DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

導入前は契約業務は個々で行うため出社が必須な上、形式も個々違い見辛くまとめづらかった書類関係、faxや郵送などといった諸費用や事務作業が本業を圧迫していた。導入後はテレワークで場所を選ばず契約業務が行える上にメンバーをリマインダー機能で設定すれば情報をリアルタイムで共有できるようになりお互いの仕事が見えるようになり業務遂行の効率化を実感している。レポート機能でチームの成績を可視化したことはチームの団結にも繋がりそして問題点も見えるようになっていった。テンプレート雛形を登録、統一したことによ見やすくなった契約書類は仕事もスムーズに管理も簡単になった。

以前から海外企業との取引があったのですが、毎回契約書の準備と国を跨ぐ郵送で相手を待たせる時間が長いのが悩みでした。 それがドットサインの登場以降、契約書の準備には元から英語のテンプレートを使えることで作成にかかる時間を1/5に短縮でき、郵送に関してもオンラインで送付できることで電子契約書ができたら即日相手が署名できる環境を作ることができるようになり、こちらの都合で相手方を待たせることが無くなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・契約ステータスの可視化 以前は契約進捗を把握しているのは契約に関係している当事者のみだったが、ドットサインの進捗確認機能により当事者以外も進捗を確認できるようになった。 ・電子契約書には収入印紙を貼らなくて良いのでそれだけで毎月2万円ほどの経費削減ができた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内申請で遅延が出る原因として最も多いのが承認者がつかまらないことでした。休暇や出張、外回りや病欠など理由は様々ですが、なんにせよ承認者がいないとフローが進まず、しかも無駄に社内を歩き回るはめになり貴重な時間も取られるというダブルパンチが痛いところでした。 それが、DottedSignの機能で遠隔地からの電子署名が可能となり、急ぎの承認依頼があれば一本電話を入れて即時承認をもらえるようになったので、重要な社内申請において損害が出るような遅延が発生することがなくなりました。

契約業務は専任がおらず個々で業務遂行していたので手作業でのミスや情報共有も口頭が多く人為的ミスは避けられませんでした。契約業務をクラウド上で一元管理にすることで他の社員の業務も可視化し情報共有はスムーズな契約業へと大変役に立っております。契約書類も統一し見やすくなりました。契約状況がリアルタイムでわかるということは他の業務をする上でかなり有効です。リマインド機能は特に役立っています。さらに検索も楽になりました。 出社も不要で契約業務が数日で終わるようになりました。セキュリティ面でも暗号化で保護され本人証明は二要素認証と安心して使用できます。

【導入前の課題とサービスでの解決】 リモートワークに移行し今までの紙媒体では契約業務に余計時間がかかるようになった。且つ紙媒体での問題、郵送代や紛失やミスにも対応する必要があった。 電子契約にしてからは個々の持っている仕事をオープンに全てグループ内でリソース共有することによりスムーズな契約業務へ。リマインダー機能がついているので更新の度に周知され業務の可視化へ繋がりより効率的になった。クラウド上で契約業務を終結できるので、リモートワークに一役買っている。また、やはり対面のほうが良い場合もタブレット上で署名をもらうことができ、ニーズにあった契約業務が可能である。

【導入前の課題】 紙の用紙での契約には保管のコストやセキュリティ面の不安、郵送費の問題などがありました。 【導入後の効果】 サインフローの自動化により、最短で３０分ほどで契約完了できた。また電子サインの活用や個人認証の導入により、セキュリティ面の不安も払拭された。当然データは電子化されるので、倉庫管理などの物理コストもなくなった。

ドットサインの導入前は契約書のpdfファイルを作ったら印刷して、印刷した契約書に捺印をしてからFAXで取引先へ送り、取引先にはFAXで受け取った書類に捺印をして再びFAXで返送してもらっていたので、多くのコピー用紙を使っていたのですが、ドットサインはそれらの作業を全てオンラインで完結できるので紙の使用量を大幅に削減でき、社内で推進されているペーパーレス化に貢献できました。

紙の契約書を送付すると相手からの返送を待つわけですが、相手に契約書が無事に届いているか、届いてから開封されているかは確認の仕様が無いので、どうしても確認が必要な場合は電話かメールで連絡を入れる必要がありましたが確認連絡によって相手の時間を取ってしまうのが気にかかるところでした。ドットサインなら連絡を入れなくても送付した契約書の開封状況、署名状況を確認できるので相手の時間を取りません。 また、紙の契約書には必要な収入印紙が電子契約書では不要となるため、契約書のために毎回購入していた収入印紙代を節減できました。

ドットサインが選ばれた理由は外部アプリとの連携性の高さで、特にMicrosoft Teamsと連携できるのが大きなポイントでした。 Teamsとの連携が取れることで署名依頼があった場合にTeamsの画面上で署名をおこなうことができるようになり、署名依頼の作成、送付もTeams上で行うことができました。 ここ数年で色々なクラウドサービスを利用し始めてから、作業中に複数のアプリをひたすら遷移し続けるというのが大きなストレスになっていたため、常に開いているTeams上で契約や署名作業ができるようになったのはとても効率が良く作業中のストレスも軽減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前、異なるサービスを利用して契約の電子化を図りましたが、取引先のほとんどに「難しそう」「登録が面倒」といった理由で電子契約の導入を断られてしまい、製品を導入したものの電子化できた契約は全体の15%ほどでした。その時の失敗をもとに、取引先の使いやすさを重視して複数の製品を比較した結果、取引先のユーザー登録が不要で、なおかつ数回のクリックで署名ができるDottedSignの導入が決まりました。 DottedSingの導入後、ゆっくりではありますが半年間で全体の契約の70%までを電子化することに成功しており確かな導入効果を実感しています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 最近値上げされた郵送代金をカットできているのは経費削減に大きく貢献しています。

【導入前の課題】 雇用契約や契約の承諾書、さらに領収証など現場に書類を持っていくのは荷物になるし、紛失のリスクもあって懸念事項だった。 【導入後の効果】 契約を交わさずに帰るなどのトラブルがなくなり、契約管理が効率化された。また書類の紛失リスクがなくなった他、契約内容の確認や契約履歴の参照などもクラウドから簡単にできて、担当者に問い合わせる必要がなくなった。

ドットサインで契約業務をクラウド化できたことで契約の遅延が発生しなくなりました。 紙の契約書を使っていたころは郵便で契約書を送るという工程が必須だったので、土日をはさむと契約書の到着が遅れたり、台風や地震などの災害で契約書が届かないといった予期せぬトラブルで契約スケジュールに遅延が発生することがあったのですが、契約業務をクラウド化できたことで契約書をメールで送付できるようになり、物理的な原因でスケジュールに遅延が発生することが無くなりました。

販売している製品の利用者は40代以上の方が多いので契約時のやりとりを電子化することに対してお客様に受け入れてもらえるか不安がありましたが、DottedSignはパソコンが無くてもスマホだけで署名ができて、お客様側の登録作業が不要、そして操作方法が簡潔なことで約8割のお客様に電子署名を受け入れてもらうことができました。 それにより紙媒体での契約業務を大幅に削減でき、空いた時間をお客様のケアやマーケティングに充てることができるようになりました。

海外との契約に使えるツールはもう一つ有名なものがあり、知名度としてはそちらの方が高いのですがDottedSignを選んだのは料金形態の違いでした。 もう一つ検討していたツールは一定期間中に送付できる電子契約書の数が決まっており、それを超えると超過分の追加支払いが発生しますが、DottedSignは無制限に電子契約書を作成、送付できるので契約を交わす機会が多い弊社としてはDottedSignの方が圧倒的にコスパが良いです。 また、もう一つのメリットとして、DottedSignはアジア圏での知名度が高く、弊社の顧客や外注企業はアジア圏の方が多いので使いやすいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 契約には作業工数面でのコストが掛かるだけでなく、収入印紙代、紙代やコピー機を多用するためインク代、そしてなにより郵便代とさまざまなコストが必要で、金額の少ない契約が多くなるとそれらのコストが多少なりとも予算を圧迫するようになりました。 そこでドットサインが導入され、現在は3アカウントで回していますが、アカウントごとに発生する月額よりも契約のオンライン化によってカットできたコストの数字が大きく、予想よりも多額の経費削減ができ、さらに契約にかかる作業工数も従来より60%カットできました。まさに使っていてメリットしかないので電子契約を考えている方にはお勧めです。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 「契約数×いくら」という従量課金制ではなく何回契約しても料金が変わらない定額制なので少額の契約が多い弊社としては最低限のコストで利用できるのが大きなメリットだと感じています。

①導入前の「課題」 以前は紙の書類を使用しており、印刷や夜間の郵送費のコスト、FAXにかかる時間など手間がかかっていました。特に国外との契約には時間がかかり、大きな課題となっていました。 ②導入後の「効果」 紙の契約にかかるすべてのコストがカットされて、時間も大幅に削減されました。基本的に契約にかかる時間は一日ですむので、特に海外との契約に２〜４週間ほどかかっていたことを考えると、かなり楽になりました。 また紙の書類の紛失リスクを恐れる必要がなくなったことは心理的に大きいですね。

ここ数年のSDGsの波に乗り、自社内のペーパーレスを推進したいと思っていたのですが、小規模な企業で予算も限られているため中々簡単にクラウドツールを導入というわけにはいきませんでした。しかし、ドットサインに関しては毎月1万円ほどで5つのアカウントを利用でき、さらに収入印紙代や紙代、郵便代など併せて月々3万円ほどの経費が浮いたため、ドットサインの利用料金を相殺できただけでなく余剰の2万円を他のクラウドツール導入に利用することができました。

弊社はフルリモートで仕事に参加してもらっているスタッフが多く、以前は雇用契約にあたり対面、もしくは紙契約書のやりとりが必要だったのですが、ドットサインを使うことで雇用契約をオンラインで行うことができるようになりました。対面や郵便でのやり取りだと時間が掛かる作業もオンラインで行えば1日で契約を結べるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社外との新規契約は営業へ行った者が個人で進める慣習があり、自社側で複数承認が必要な場合を除いて進捗確認も営業担当に属人化していました。そのため、管理者は契約に遅延が発生したタイミングで初めて進捗を知ることになり、素早い対応をとりずらいというのが課題になっていました。 DottedSignが新たに導入され、契約の進捗が視える化できたことによって遅延が出そうな契約に対して早めのフォローを入れることができるようになり、課題となっていた契約の属人化を改善できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 紙管理の契約書もデータ化して電子契約書と一緒に保存でき、後から探すとき検索で素早く呼び出せるので物理的にファイルを探すことがなくなりました。

従来の契約方法では契約書を作成するところから始め、相手が返送してくるまでの待機時間が平均して10日前後ありました。そのほとんどが郵送待ちの時間であるため、ドットサインを利用して郵送を省いたことで9割方の契約が2日以内で完了できるようになりました。また、社内での書類管理に関してもデジタル化でき、管理工数を削減することができました。

弊社は大きな額ではありませんが契約の数が多く、毎日契約作業に掛ける時間が1～2時間ありました。契約作業はすべて職場で行っていたのですがドットサインを使い始めるようになってからは全体の契約中、約7割を電子化でき、その分職場以外の場所でも契約に関する作業ができるようになりました。 その結果外回りや出退勤の移動時に隙間時間を使って契約作業を済ませることができるようになり、職場での作業が減ったことで導入前に比べて平均して1時間以上早く帰宅できるようになりました。

サブスクリプションのサービスを提供しておりますが、ドットサインを利用して契約締結の速度を向上できたおかげで、顧客のサービス利用開始日時が早まり、それによって全体的な入金サイクルの速度を向上したことにより従来よりも資金を多くプールできるようになりました。もちろん買い切り製品の購入契約にも便利に使っていますが、サブスクの場合は利用開始が早まることで次回入金も早まるという副産物的な効果があるのでありがたいです。

ドットサインを使うまでは他のツールを使っていたのですが、電子契約を交わすにおいて双方が該当製品を本導入していることが前提だったので、取引先が該当製品を導入していない場合は新たな導入負担となるので、新規の取引先とはほとんど電子契約を行うことができませんでした。 ドットサインならこちら側がドットサインを導入しておけば取引先はドットサインを導入していなくても送られてきた契約書へ署名をすることができることから導入負担が掛からないので新規の取引先相手にも気軽に電子契約を提案できるようになりました。

ドットサインの前に利用していた製品と比べて複数人の署名フローを比較的自由に設定することができるようになりました。 また署名が集まらない場合に以前であればフローに組み込まれた全員に連絡して確認しなければいけなかったところを、ドットサインなら署名フローの中で誰が署名を止めているのかステータスから確認できるので、署名を止めている人物にピンポイントで催促できるようになったのが非常に効率的だと感じています。