DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

ドットサインの導入前は、外回り後に帰社してから書類作業を行なうルーティンとなっており、外回りに予想以上の時間がかかるとその後の書類作業で残業になってしまう事が多く、仕事の後の予定が潰れることも多かったのですが、ドットサインの導入以降、承認や契約関係の書類作業を外回り中の空いた時間で消化できるようになり、帰社後の書類作業を減らして残業を90％以上削減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来契約といえ取引先や顧客宅で行なったり、遠隔地の場合は郵送で契約書を送るのが一般的でしたが、ドットサインの導入以降は場所関係なくオンライン上で契約を締結させることが可能となったので、移動にかかるコストや時間、また郵送にかかるコストを削減でき、契約の業務負荷を軽減できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 書類テンプレートが活用できるので、初心者でも簡単に契約書類が作れてリソースの削減に役立っています。 紙書類の電子化で書類保管の物理的スペースを減らし他に活用できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内稟議において複数の承認を得る場合に書類を物理的にリレーさせる必要があり、社内での受け渡しのほか在宅勤務の社員に郵送するプロセスも発生し得ることで署名収集が遅延し業務がストップすることがありましたが、ドットサインならクラウド上で署名を収集できることで物理的な受け渡しが不要になり、スケジュール期間内に100%署名を集めることが出来るようになりました。

契約文書の送信が郵送からメールに変わり、相手先に届くまで数日かかっていたところが、メールで即時届けられるようになり、以前は対応できていなかった急ぎの要望にも応えられるようになりました。また、契約業務の工数が減ったことでより重要な業務に集中できる時間が増えて生産性を向上できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 複数の上司から署名を受けなければいけない場合に、遅れが出ていても立場上なかなか催促ができなかったのですが、ドットサインなら自動のリマインダーで上司の気に触ることなく催促でき、クラウド上で簡単に署名を集められるのが本当に楽で助かっています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ドットサインでペーパーレスの促進、ワークフローのスピードアップができました。

自分は基本的に在宅勤務で、必要性が無い場合は2、3週間会社に出ない場合もあるのですが、数少ない出勤が必要露なる作業が紙媒体の書類への署名でした。それが、ドットサインで、オンラインで電子署名をすることができるようになってからは署名作業での出勤が不要となり、無駄な移動を減らし、署名収集のスピードアップにもつながりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙書類は手元に実物に書類がないと内容を確認したり、署名をすることができませんが、ドットサインならオンラインで書類を確認し、電子署名を付与できるので、場所にとらわれず、時間を有効活用して作業を進めることが可能となりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 書類の送料、印刷代や紙代、封筒代など細かなコストカットができた他、収入印紙の貼り付けも不要となりました。

ドットサインは他の電子署名ツールと比較して国内だけで無くグローバルに活用できる機能が豊富で、特に英文のテンプレートが用意されているのは非常に便利でした。英語圏の顧客に向けて、以前はGoogle翻訳を使いながら、時間をかけて拙い文章で書類を作成しており、顧客から誤字脱字を指摘されることすらありましたが、ドットサインを使い始め、英文テンプレートを使う事で作業時間を短縮しながら誤字脱字を無くす事ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ドットサインの導入前は紙の書類を作成し、顧客へ送付、署名後に返送してもらっていたので書類作成から返送が届くまで平均して一週間以上かかっていたところ、ドットサインの導入後は書類作成してオンラインで即時署名をしてもらえるようになり、顧客に契約書発行のスケジュールを伝えておく事でほとんど当日中に署名をしてもらえるようになった。また、署名が早まることでビジネスサイクルを速度化できた。

①導入前の「課題」 紙での契約はかなり多くの枚数が必要となり、郵送や印刷、製本のコストなどは大変でした。 ②導入後の「効果」 契約が非常にスピーディーになったほか、データの確認が簡単になりました。製本されたものから探す手間も省けますし、契約に記入ミス・記入漏れなどがあった場合の再転送も簡単です。 また、契約までの時間も大幅に短縮されました。今までは大体平均で三日は掛かっていましたが、現在ではほぼ即日です。

多段階承認が必要な書類に署名を集める際に、以前は紙書類の物理的なリレーが必要だったので、署名が集まるのに1週間以上かかることもあり、また署名が遅れている場合に誰のターンで遅れているのかすぐにわからないという状態でした。 Dottedsignの導入後は、書類、署名を電子化した事でまず物理的な書類リレーが無くなっただけでなく、公開フォームで署名を集めることで署名をしていない担当者が把握でき、素早く署名を促す事ができるようになりました。

契約関連のタスクはメインの業務が終わってから行っており、期日が決まっているため翌日に持ち越せず残業になってしまいがちで、仕事終わりに予定が入っている時などは歯がゆい思いをすることも多々ありましたが、ドットサインの導入後はスマホを使って作業できるようになったことで隙間時間を活用して細かく作業を消化できるようになり契約関連の作業を原因とした残業が発生しにくくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は契約書を郵便で送付して返送を待つ形だったのですが、返送がなかなか無い場合に相手先に催促の連絡をしなければならず、仮にすでに返送済みである場合には催促が失礼にあたり不快な思いをさせてしまう事がありましたが、ドットサインの導入後はオンライン上で署名状況をステータスとして確認できるようになった事で都度連絡する必要がなくなりました 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約に業務で発生していた郵送代や用紙代、コピーにかかるインクや電気代、収入印紙代などのコストを丸ごと削減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 常に複数の契約業務が同時進行しており、基本的に一人で複数対応することになるので書類作成のミスによる再送や送付漏れが起きやすかったが、ドットサインの導入後は各契約をタスクとして管理でき、書類の作成後にクラウド上でダブルチェックを行い、未送付の書類があればすぐに気付ける事で相手側から催促が来る前に送付できるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 郵送だと書類が相手側に届くまでに2〜3日、そして返送も同じく2〜３日で大体1週間は見ていましたが、ドットサインならクラウド上で書類に署名してもらえるので相手の都合が悪いような事がなければ基本的には当日中に署名をしてもらい、スピーディーに契約を締結できるようになりました。

①導入前の「課題」 対面での契約はともかく、遠隔地との契約の場合は郵送のコストがかなりかかっていました。また、紙で保存する場合も手間がかなりかかっていましたね。 ②導入後の「効果」 遠隔地との契約でもほぼ対面と同じような感じで完了することができるようになりました。紙での契約書保存と違い、そのままクラウドなどに保存すれば良いので簡単です。また、契約書を探す際も非常にスピーディーになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 顧客と書類をやり取りする際に、オリジナルpdf書類では改ざんされる可能性があり安全性が低いという課題があった。 ドットサインは本人確認やタイムスタンプ機能があることで改ざん性が非常に少なく、自社側も取引先側不安なく書類をやり取りできるようになった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 紙への署名は会社に行かないと処理できませんが、ドットサインを使うことでどこにいても電子署名ができるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙書類ベースで契約を行なっていた頃は取引先との対面契約において必要書類や印鑑を失念して取引先に迷惑をかけてしまうことがあったが、ドットサインが導入されて以降、対面契約で必要な持ち物はタブレット1つだけになり、画面上の電子書類にサインできることで、書類や印鑑の不備が一切発生しなくなった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ドットサインの導入で紙書類を扱う必要がなくなったのは作業や管理がとても楽になったし、ペーパーレスにも大きく貢献できた。

導入前の課題は国内外の契約業務フローの円滑化。コストや手間をなくす為に紙からクラウドへ業務を移行。 導入後の成果として、契約締結までのフローが非常に迅速になった。時系列で業務が記録されるので社員が自分たちでタイムリーに状況把握できるようになり遅延、無駄なやり取りなどがなくなった。 機能面、カーソル移動のみで行う方式はドラッグ&ドロップより使用勝手がよく迅速に作成可能。テンプレートも多く一から準備しなくてもよい。 対面署名があり、取引先によってはかなり有効。 署名順序を設定すればあとは自動フロー。グループ単位のファイル共有、一括送信、リマインダーやアラームなど業務をスピーディーにする機能が充実している。弊社はアジアと取引があるので中国語、韓国語に対応しているのは頼もしい。

【導入前の課題とサービスでの解決】 契約業務に関しては、基本的に契約を取ってきた社員に属人化していたため、何か問題が生じていても第三者が認知できないような状態だったのですが、ドットサインの導入により、全ての契約進捗がタスクとして表示されるようになったことで、進捗に問題があれば他の社員も気づくことができ迅速な対応が可能となりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 取引先との打ち合わせや企業訪問など基本的に動き回っているので会社にいる時間の方が少ないと言える中、紙書類への署名に関しては必ず会社で行う作業でした。それがドットサインを使い始めてからは書類が電子化されたことで、会社にいなくても電子書類へ電子署名をすることが可能となり、私としては署名作業のために会社による必要がなくなったのが楽ですし、署名速度が上がったことでワークフローも速度化することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は国産の電子署名ツールを使っていたのですが、予想せず海外の顧客が増えた際に多言語化ができないことで従来のツールを使って契約を結ぶことが難しいといった問題が発生しました。 それが、ドットサインであれば顧客側のUIが多言語化できることにより、こちら側では日本語のUI、顧客側のUIは顧客に合った言語で使ってもらうことができ、海外の顧客との契約を円滑に進めることができるようになりました。

ドットサインの導入以前は契約関連の膨大な紙書類を作成、仕分け、保管するために多くの管理コストを要していましたが、ドットサインの導入により全ての契約関連の書類をデジタル化する事ができ、紙書類での運用が減った事で管理コストを大幅に削減できました。また、電子書類はオンラインで扱えるため郵送コストに関しても削減することができ、まさに一石二鳥といった感じです。

①導入前の「課題」 紙での契約の場合は、印刷作業から始まり、署名、郵送、ファイリングなどの作業があるので、全体で平均二週間はかかっていました。 ②導入後の「効果」 契約内容の確認までは一緒ですが、その後の実際の契約作業は全てネット上で完結するので、ほぼ即日で完了します。契約後のデータ保存、履歴確認もスムーズで非常に助かっていますね。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は自分が出張中やリモート勤務中は署名をすることができなかったので、その期間は自分の署名が必要な作業がストップしていましたが、ドットサインの導入後はいつでもスマホから署名を行う事ができるようになったため、署名待ちが原因で仕事が止まるという事がなくなりました 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約を結ぶ際に書類を郵送しなくても良くなったことで、郵送のための作業工数と切手代を削減する事ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙の契約書を使っていたときは、署名をもらうために各担当へ書類を郵送する必要があり、担当者が不在のケースなどスケジュールに遅れが出ることも多かったのですが、ドットサインを使い出してからは契約書を電子化できたことで担当者が不在でもスマホかパソコンがあれば署名をしてもらえるようになり、スケジュールに遅れが出る事がなくなりました。