すべてのビジネスパーソンに求められる報告術
ビジネスパーソンであれば必ず求められる報告能力。
コツさえ押さえてしまえばとてもスムーズな報告ができるようになり、上司からも一目置かれるようになります。
逆に報告が下手なままでは、それだけで「仕事ができない」レッテルを貼られてしまう可能性も。
報告の方法には口頭や文字、資料ベースなどさまざまなものがありますが、今回は最も機会が多いであろう「口頭ベース」での報告術についてお教えしたいと思います。
1.事実と意見を分ける
報告の際、その内容が実際に起こった「事実」なのか、それとも自分がそうだと考える「意見」なのかは明確に分けて伝えなければなりません。
最もやってはいけないことは、事実と意見を一度の報告でごちゃまぜにして伝えてしまうことです。
どこまでの話が事実で、どこからの話が意見なのか。伝える前にしっかりと整理したうえで報告をするようにしましょう。
一次情報なのか、二次情報なのか
また事実を伝える際、自分で見たり聞いたり、調べたりした一次情報であればその情報の信頼性は高いと言えますが、それが二次情報、三次情報といったように「伝聞情報」になった途端にその情報の信頼性が下がります。
ですが報告の際、あたかも一次的な情報のように伝聞情報を伝えてしまうことは少なくありません。
「◯◯さんが言っていた（と聞いた）」
といった情報は、伝言ゲームのように情報が伝達されるタイミングで無意識、もしくは意図的に改ざんされてしまうこともしばしば。
そういった情報を伝える際は必ず情報のソースが一次的なものなのか、それとも伝聞したものなのか、はっきりと相手に伝えるようにしましょう。
2.話す順番はCRFで
報告の際は話す順番にも気をつける必要があります。
これは多々あることなのですが、たとえば上司の「いつまでにできるか」という質問に対し、現在の状況や進捗の具合をだらだらと述べてしまう人がいます。
ですがそういった報告は要点が伝わらず、話しているうちに自分でも何を言っているのかわからなくなったり、同じことを何回も言ってしまったりします。
そういう時は、Conclusion（結論）→Reason（理由）→Fact（根拠）の順番を意識して話すようにしましょう。
Conclusion（結論）
報告をする際は、必ず結論から話すようにしましょう。
一番始めに結論を伝えることで、聞き手側の混乱を防ぎかつ不用意に相手の時間を奪わずにすみます。
これは相手が上司以外の時も同様で、相手が何か質問をしてきた際、その人がもっとも知りたいのは「その質問に対する答え」です。
その答えを導き出した方法やその結論に至るまでの経緯は二の次なのです。
Reason（理由）
結論の次に話すべきことは、その結論を導き出すに至った理由です。
どういった判断でその結論に至ったのか、はたまた何か不測の事態が発生してそうなってしまったのか。そういった結論を補足する説明をします。
これもだらだらと述べてしまうと相手の時間を奪ってしまううえ、何より途中から相手の頭に入らなくなってしまいます。
そのため説明する理由は最大で3つまでに絞るのがベストです。複数の理由がある場合は重要度の大きさから順列をつけ、重要なものから3つ話すようにしましょう。
Fact（根拠）
最後に話すのは、理由を裏付けるための根拠です。
根拠にはさまざまなものがありますが、一番説得力が高く意味のあるものは定量的なデータです。
前例があり既出の数値を使ってもいいですし、データをかけ合わせて予測した数値を使ってもいいでしょう。
それらの定量的なデータをまとめたものを図やグラフにして見せるとよりわかりやすくなり、判断に対する妥当性が増します。
ですが場合によってはFactを話すとかえって長くなりすぎてしまうので、報告の際は求められた場合にのみFactを伝えるようにしましょう。
3.必ず「どうしたいか」を述べる
報告をする際に忘れてしまいがちなのが、次のアクションを伝えること。
業務は報告だけでは終わりません、あなたはその結果を踏まえて次のアクションを行う必要があります。
報告する結果を踏まえ、次はどうしたいのか
「報告」というものは結果を伝えるだけでは終わりません。その結果を踏まえた、次のアクションを伝える必要があります。
プロジェクトの進捗報告であれば、順調であれば予定どおりに進めることを伝え、もし進捗が遅れているのであればどのようにカバーするか、不測の事態が起きているのであればどのような手段で解決しようと考えているのかを必ず伝えるようにしましょう。
さらに上手な報告は、どうするべきで、どうしたいのか
たとえば数値だけを見た場合、撤退したり、今後の事業展開を見直したりしなければならない場面も少なくないでしょう。
ですが現場の温度感として、「もう少し続ければ上手くいく」と思う場合もけっして少なくないですし、実際上手くいくケースも多々あります。
そういった現場の温度感は結果を報告するだけでは伝わりにくく、さらに初期報告の段階では数値に現れにくいものです。
もし顕在化してる数値と現場の温度感が乖離しているようであれば、そこも報告に含めるようにしましょう。
「数値の遷移だけを見るならやめるべきだが、このまま続けていれば必ず伸びます。あと少しだけ時間がほしいです」のように伝えてみるといいでしょう。
合理的とは言えず、かつ最終判断は上司に委ねられますが、熱意が伝われば上司はあなたの希望をのんでくれるかもしれません。
上司が意思決定をするだけの報告にしよう
最良の報告は上司が考えるべき情報をすべて簡潔に伝え、上司が「イエス」か「ノー」のどちらかを答えられるもの。
上述しましたがそれを実現するためには、自分の次のアクションを必ず伝える必要があります。
まず結論を伝え、その理由を伝え、根拠を伝え、次のアクションを伝え、その是非を問う。これらのことを簡潔に行えば、上司が行うのはイエスかノーの判断のみで、もし何か間違いや改善点があった際もアドバイスがしやすいです。
こういった報告を徹底することで不用意に時間を奪うことなく、次のアクションの質も上がるというわけです。
報告は簡潔さがキー
報告は口頭ベースの報告と、文字ベースの報告、資料ベースの報告などさまざまな報告方法がありますが、今回は口頭ベースの報告についてお話しました。
報告はすべてのビジネスパーソンに共通して求められる、最低限身につけておくべきスキル。ですがそれを最大限身につけている人はけっして多くはありません。
本記事の内容を実践し、完璧な報告で上司を驚かせてみましょう。
