SmartHRタレントマネジメント
・IT/通信/インターネット系
・従業員数 101〜200人
・営業
・一般社員・職員
導入前の課題：情報分散と手作業の更新が招いた「最新情報不明」の危機
―――まずは、御社がタレントマネジメントシステムの導入を検討された背景にある、当時の課題からお聞かせください。
導入前は、従業員の情報、特にスキルや資格、評価データなどが、Excelファイルや紙の書類といった複数の場所に分散していることが大きな課題でした。
―――情報が分散していることで、具体的にどのような問題が発生していましたか？
最新の情報がどれなのか分からなくなることが多く、情報収集のたびに各所を確認する必要がありました。特に、チームで必要な最新の情報を共有しようとした際に、どれが正しいデータか分からず、チームメンバーや上司、先輩に一々確認を取るという作業が頻繁に発生していました。
―――その確認や情報収集の作業には、どのくらいの時間がかかっていましたか？
情報収集やデータ入力・修正作業に多くの時間がかかっていました。例えば、1回の情報収集で長くて10分以上かかることもあり、繁忙期になるとさらに時間が伸びる日もありました。これを1日に5回ほど繰り返すこともあったため、他の作業が後回しになるなど、チーム全体の業務に影響が出ていました。
従業員が入力しやすいUI、シンプルさを重視。費用もリーズナブルだった
―――その課題を解決するために、タレントマネジメントシステムの導入を検討されたのですね。候補にはどのようなシステムがありましたか？
カオナビ 、 HRBrain 、 タレントパレット など、3〜4社ほど検討しました。
―――最終的に「SmartHRタレントマネジメント」を選定された決め手は何だったのでしょうか？
従業員による直接入力がしやすいかどうか、UIのわかりやすさ、シンプルさを重視しました。
従業員が導入後に不自由なく使用しやすいシステムでなければ、システムとして定着しないと考えました。その点、SmartHRタレントマネジメントは入力しやすく、更新作業が見やすい設計だったことが決め手となりました。
―――費用面はいかがでしたか？
SmartHRタレントマネジメント は初期費用が20万円、月額費用が約4万円だったのですが、他社と比較して10万〜15万円ほど安く、リーズナブルだと感じました。
―――導入時に妥協された点、または苦労された点があれば教えてください。
データ移行時に、これまで散在していたExcelファイルを新しいシステムに移行する作業が手探りになり、大変でした。データの整理や変換の際にCSV形式への変換が必要でしたが、メンバー全体でフォーマットを統一したり、データの所在を確認したりするダブルチェックを毎日行う必要があり、苦労した記憶があります。
運用後の効果：情報入力1件あたり10分→1〜2分へ短縮。ペーパーレス化も実現
―――導入後、日々の業務フローはどのように変わりましたか？
入力作業は、私やシステム担当者、職員の方が行います。入力された情報は、他の部署や上司が確認する、という流れです。機密性の高い情報に関しては紙でのやり取りが残る場合もありますが、雇用契約や電子申請などの上司承認フローは、基本的にシステム上で完結しています。
―――具体的な効率化の成果として、どの業務がどれくらい削減されましたか？
履歴書の情報やアンケート、従業員のスキルなどの情報が紙からシステムへの入力に変わったため、ペーパーでの作業が大幅に削減しました。
作業時間としては、以前は1件あたり10分以上、長いと20分かかっていた作業が、システム導入後は1分や2分で終わることが増え、週単位の作業量が全体的に少なくなったのを実感しています。
効率化によって空いた時間で、以前まで後回しにしていた作業に取り組めるようになりました。また、上司や他のメンバーにもダブルチェックを自分からお願いする余裕が生まれました。
さらに、コスト削減効果としても、紙の印刷代が特に大幅に減り、月に2万円ほどの削減につながっています。
満足度は10点満点。膨大なデータを取り込むため、セキュリティの重要さを再認識
―――システムの定着のために、どのような工夫をされましたか？
従業員からは「操作がしやすく、データ入力が以前よりもシンプルで、画面も見やすい」といった声がすぐに上がり、定着はスムーズでした。一方で、パソコンの入力が苦手な方からは「最新の情報を確認するのにどこをクリックすれば分からない」といった声もありました。
そこで、PDFと操作動画を作成して従業員に配布しました。これによって、以前よりも操作がスムーズになり、質問も減りました。また、運用ルールも見直し、顧客情報の閲覧権限を従業員のみに限定し、重要な情報については上司以上の役職者にのみ権限を付与するなど、セキュリティ対策を強化しました。
―――SmartHRタレントマネジメントを10段階で評価するなら、いくつをつけますか？
10点満点です。
―――満点評価の理由を教えてください。
システムが全体的に見やすく、パソコンが苦手な方でも操作がしやすい設計となっていることです。トップ画面や自己評価、入力画面が特に見やすく、初めて使う従業員でもExcelシートのように複数のタブを操作する必要がなく、シンプルに入力しやすい点が非常に優れていると感じています。費用対効果についても、紙からシステムへの移行で情報が見やすく、確認しやすくなったことで費用に見合っていると実感しています。
―――導入を通じて得られた学びや、これから導入を検討する企業へのアドバイスがあればお願いします。
システム導入によって紙での記録が不要になり、従業員全体でデータの一元管理と共有ができるようになり、非常に便利になりました。しかし、システムに自社全体の顧客情報や業務データという膨大なデータを取り込むにあたり、セキュリティ面での対策が非常に重要であるということに改めて気づきました。事前にアクセス権限や外部からの脅威への対策について、より深く知識を身につけておくべきだったと感じています。今後導入される企業様は、セキュリティ面の運用ルールについても、導入前にしっかりと検討されることをおすすめします。
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