ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
⇒
【料金・機能比較表つき】ワークフローシステムの資料をダウンロードする（無料）
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
ワークフローシステム導入にかかる費用の内訳
ワークフローシステムの導入コストを抑えるためには、費用の内訳を把握し、ニーズに合ったシステムを選定することが大切です。
ワークフローシステム導入にかかる主な費用の内訳は次のとおりです。
初期費用／クラウド型の場合
クラウド型のワークフローシステムは、初期費用が無料で利用できることが多いです。クラウドサービスの特性上、物理的なサーバー設置やソフトウェアのインストールが不要なため、これらに関する費用も発生しません。
ただし、一部のサービスでは、初期設定やデータ移行などのサポート費用が発生することもあるので、事前に確認しておきましょう。
月額費用／クラウド型の場合
クラウド型のワークフローシステムは、一般的に月額料金制を採用しています。料金は利用するユーザー数や機能によって異なり、1ユーザーあたり数百円から数千円程度と幅が大きいです。
また、ストレージ容量やサポート体制など、オプションサービスによって追加料金が発生することもあります。
ライセンス購入費用／パッケージ型の場合
パッケージ型のワークフローシステムは、初期費用としてライセンス購入費用が発生します。費用は導入規模や機能によって異なり、数十万円から数百万円程度と幅が大きいです。
また、導入時の設定やカスタマイズ費用、保守費用なども別途発生することがあります。長期的な利用を検討する場合は、ランニングコストも含めて総合的に判断しましょう。
ワークフローシステムの料金相場
ワークフローシステムの費用相場は1ユーザーあたり月額300円〜800円程度ですが、サービスごとの性能や搭載機能により大きく異なります。
| 内訳 | クラウド型費用相場 |
|---|---|
| 月額利用料 | 1ユーザーあたり300円〜800円程度 |
費用を抑えてワークフローシステムを使用する方法
ワークフローシステムは、工夫次第で費用を抑えて導入できます。無料ツールを利用したり、必要最低限の機能に絞った格安プランを選んだりといった方法です。
初期投資を抑えることで、まずは小規模に試験導入して効果を確かめてから、本格導入へとスムーズに移行しやすくなります。
有料サービスも含めて広く検討したい方は、こちらの記事もぜひお読みください。
無料のワークフローアプリを自作する
簡単なワークフローであれば、Google フォームとGoogle スプレッドシートを組み合わせることで無料で構築できます。申請内容を自動的にGoogle スプレッドシートへ反映でき、進捗の共有も容易です。
さらに、Google Apps Scriptを活用すれば、自動通知や承認機能の追加も可能です。大規模システムほどの柔軟性はありませんが、小規模組織や簡易な申請フローの電子化には十分に役立ちます。
ワークフローアプリを自作する方法
ワークフローアプリは次の3つの手順で自作できます。
| 手順 | 詳細 |
|---|---|
| 1.申請フォームを作成 | Googleフォームを新規作成し、申請者名・所属部署・件名・内容など必要な入力欄を設けます。シンプルな情報には「短答式」、詳細入力が必要な箇所には「段落」を設定すると入力しやすくなります。 |
| 2.回答をスプレッドシートに連携 | フォームの「回答」タブからスプレッドシートを紐づけると、送信内容が自動的に一覧化されます。これにより、申請履歴や承認の流れを記録として残せます。 |
| 3.メール通知を自動化 | スプレッドシートの「拡張機能」からスクリプトエディタを開き、メール送信処理を記述します。トリガーを設定することで、申請送信と同時に管理者や承認者に通知メールを飛ばせるようになります。内容を本文に反映させることも可能です。 |
無料のワークフローシステムを利用する
無料で利用できるワークフローシステムもあり、申請や承認などの基本機能を備えています。機能やユーザー数には制限がありますが、増員予定のない小規模事業者なら問題なく運用できる場合もあります。
導入のハードルを下げたい場合には、有料サービスの無料トライアルを活用することも有効です。実際の操作感や機能を事前に確認できるため、導入判断の際のリスクを抑えられます。
費用が安いワークフローシステムを利用する
無料製品では機能制限が課題となる場合、低価格で提供されているワークフローシステムを選ぶのがおすすめです。
初期費用が無料の製品も多いため、比較する際には月額利用料の安さに注目しましょう。必要な機能を備え、長期的なコスト負担が少ないサービスを選ぶことが大切です。
▼費用が安いワークフローシステムおすすめ8選を見る
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
ワークフローシステムを格安で利用できるサービスの特徴
格安で利用できるワークフローシステムには次のような特徴があります。これらの特徴を踏まえて、費用が安いワークフローシステムを比較してみましょう。
ワークフロー機能に特化している
格安で利用できるワークフローシステムは、その名のとおりワークフロー機能に特化しており、ほかの機能を搭載していない場合が多いです。グループウェアやERP、経費精算など多機能なシステムは、費用が高額になりがちです。
必要な機能を絞り込み、ワークフロー効率化に注力することで、コストを抑えられます。
搭載している機能がシンプル
格安なワークフローシステムは、機能がシンプルです。大企業で必要とされるような複雑なフロー設定や高度な機能は搭載していないことが多く、中小企業向けのサービスといえるでしょう。
ただ、シンプルな機能といっても承認プロセスやタスク管理など、ワークフローの基本的な機能は十分に備わっています。業務フローに合わせて、必要な機能を見極めることでコストを抑えられます。
費用が安いワークフローシステムおすすめ8選
ワークフローシステムの中でも費用が安いおすすめサービスを紹介します。各サービスの特徴や詳しい料金プランを解説しているので、ワークフローシステム選びの参考にしてください。
| 製品名 | 月額利用料 |
|---|---|
| ジンジャーワークフロー | 300円〜/ID |
| ジョブカンワークフロー | 300円〜/ユーザー |
| バクラク申請 | 10,000円〜/50ユーザー |
| rakumo ワークフロー | 500円〜/ユーザー |
| Styleflow | 350円〜/ユーザー |
| HUEワークフロー | 300円〜/ユーザー |
| EXPLANNER／FLⅡ | 400円〜/ユーザー |
| グルーエージェントフロー | 400円〜/ユーザー |
ジンジャーワークフロー
ジンジャーワークフロー は、あらゆる申請をペーパーレス化するワークフローシステムです。
申請内容を自動でデータベースに反映できるほか、各申請の承認ルートを共通で横断的に設定したり、申請書のレイアウトをカスタマイズして作成したりできます。
必要なサービスごとに利用従業員数に応じて月300円／人から利用でき、5名単位で10名から契約可能です。
ジンジャーワークフローの料金プラン・価格
| 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|
| 要問い合わせ | 300円〜/ID |
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフロー は、社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローシステムです。
シンプルかつ簡単な操作で会社独自のフォームを作成できたり、スマートフォンで簡単に申請・承認できたりします。
料金プランは初期費用・サポート費が無料で、無制限に申請書フォームを作れます。
ジョブカンワークフローの料金プラン・価格
| 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|
| 0円 | 300円/ユーザー |
バクラク申請
バクラク申請 は、購買申請、汎用申請、支払申請などに対応したワークフローシステムです。
交際費申請や採用稟議など、多様な稟議申請テンプレートを備え、入力項目や金額に応じた承認経路分岐に対応しています。申請金額の超過や重複申請に対するアラートにより、内部統制の強化が可能です。
バクラク申請の料金プラン・価格
| 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|
| 0円 | 10,000円〜/50ユーザー |
※契約は年間契約で、12か月分を一括で支払い。
rakumo ワークフロー
rakumo ワークフロー は、Google Workspaceと連携することでメンテナンス工数を削減できるワークフローシステムです。
ノーコードで申請書を作成できたり、クラウドサイン連携で社内外のやり取りもオンラインで完結したりします。
料金プランは3種類あり、年単位の契約が必要ですが、さまざまなオプションも用意されており、あらゆる規模の企業におすすめです。
rakumoワークフローの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|---|
| rakumo ワークフロー | 0円 | 500円/ユーザー |
| rakumo Basicパック | 0円 | 680円/ユーザー |
| rakumo Suiteパック | 0円 | 1,100円/ユーザー |
※契約は年間契約
Styleflow
Styleflow は、紙やExcel、Wordで運用してきた既存の申請・承認業務をそのまま電子化できる、クラウド型業務フロー効率化システムです。
ノーコードで企業独自の複雑な承認ルートを、自由に設定可能です。また、承認段階に応じた入力制御や、部門や役割に基づく申請の公開先設定を備えており、内部統制の強化を支援します。SlackやTeamsなどのチャットツールと連携して申請を通知し、承認の遅延も防げます。
Styleflowの料金プラン・価格
| 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|
| 0円 | 350円/ユーザー |
HUEワークフロー
HUEワークフロー は、ユーザー目線での使いやすさを追求したワークフローシステムです。
最短10分で設定が完了し、申請・承認だけでなく申請データの自動集計・レポート作成など業務全体の効率化を可能にします。
オプション料金は不要で、すべての機能が300円で利用できます。
HUEワークフローの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|---|
| 月額プラン（後払い） | 0円 | 300円/人 |
| 年額プラン（前払い） | 0円 | 3,000円/人 |
EXPLANNER／FLⅡ
EXPLANNER／FLⅡ は、紙による申請／承認業務を電子化し、業務効率化を促進するワークフローシステムです。
マウス操作によるノーコード設定で帳票や承認フローを簡単に作成でき、柔軟な承認ルート設定や未来日付でのシミュレーションが可能です。人事や経費などさまざまなテンプレートがあり、多様な業務に対応できます。
EXPLANNER／FLⅡの料金プラン・価格
| 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|
| 100,000円〜 | 400円/ID〜 |
グルージェントフロー
- Excel風レイアウトで使いやすいUI
- 生成AIが設定や作業をサポート
- グループウェアとの連携で効率化
グルージェントフロー は、誰でも簡単に操作できる社内稟議システムです。直感的な画面操作で申請・承認フローを作成でき、AIが複雑な設定や自動通知をサポートします。
AIアシストによる業務効率化や、グループウェア連携による自動化機能が特長です。料金は月額400円から利用できます。大企業でも全社的なワークフロー管理を低コストで実現できます。
グルージェントフローの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|---|
| ベーシックプラン | 要問い合わせ | 400円/ユーザー |
| ビジネスプラン | 要問い合わせ | 500円/ユーザー |
| プレミアムプラン | 要問い合わせ | 1,200円/ユーザー |
サービスを比較しよう
ワークフローシステムの導入で失敗しないためには、ニーズや予算に合わせて複数のシステムを比較・検討することが重要です。コストだけでなく、機能やサポート体制などもあわせて比較することをおすすめします。
コストや機能に納得できるワークフローシステムを選び、高い費用対効果を目指しましょう。
ワークフローシステムは次の記事で詳しく紹介しています。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
