社内SNSのメリット・デメリットとは？導入目的と成功へ導く運用のコツ

社内SNSとは

社内SNSは、企業内で従業員同士のコミュニケーションを促進し、情報共有を効率化するためのツールです。スムーズなコミュニケーションを実現できることで、業務効率の向上や組織分化の醸成などあらゆるメリットがあります。

社内SNSとは？ルール・導入目的・事例 – コミュニケーションツール以外の使い方も

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社内SNSを導入する主な目的

社内SNSが注目されている背景はいくつかありますが、主に次のような導入目的が挙げられます。

• コミュニケーションの活性化
• 多様な働き方にへの対応
• スムーズな情報共有

コミュニケーションの活性化

社内コミュニケーションが活発でない場合、必要な情報が一部分にしか周知されていなかったり、更新された情報が伝わっていなかったりすることで、業務に支障をきたすことも考えられます。

社内SNSを導入することで、社内のコミュニケーションが手軽に取れるため、必要な情報の共有がスムーズに行えます。さらに、従業員同士の距離が近くなることで、従業員同士が互いに助け合ったり、フィードバックをし合ったりとチームワークの強化も期待できます。

多様な働き方への対応

リモートワークやフレックスタイムなど、働き方が多様化したことにより、より気軽に相談できる環境をづくりが課題の場合も多いでしょう。どのような勤務形態でも、出社しているようなコミュニケーションを取れることが理想です。

社内SNSは、手軽に効率よくやりとりを行えるツールのため、リモートワークやフレックスタイムの場合のコミュニケーション不足の課題にも役立ちます。

スムーズな情報共有

近年は、情報量の多さに加え、情報変化のスピードも著しいです。そのため、最新の情報を迅速にキャッチアップできる環境が必要です。スムーズな情報共有は業務の効率化や品質の向上につながります。

情報や業務の属人化やナレッジの共有不足、引き継ぎ不足などの課題がある場合は、社内SNSの導入で手軽に情報共有とキャッチアップが行えるようになります。

社内SNSを導入することで得られるメリット

社内SNSを導入するメリットには、次のようなことがあります。

• コミュニケーションが円滑になる
• 業務効率化を図れる
• 情報管理やマネジメントがしやすくなる
• サービス改善や顧客満足度の向上につなげられる

コミュニケーションが円滑になる

社内SNSを利用することで、部署間や物理的な距離に関係なく、スムーズなコミュニケーションが可能です。必要な情報のスピーディーな共有や、迅速な意思決定、アイデアの共有などを行えます。

また、スマートフォンアプリに対応した社内SNSも多くあるため、出張先や出先でも対応可能です。コミュニケーションが円滑になることで、伝達不足によるミスやトラブルを防止し、業務の品質向上にもつながります。

業務効率化を図れる

社内SNSの活用で、要件や情報をスムーズに共有できたり、こまめなコミュニケーションが取れたりすることで、業務の効率化が図れます。

また、社内SNSではメールのような挨拶文や定型文などが不要なため、必要なときに要件だけのやりとりができることも双方にとってメリットです。

情報管理やマネジメントがしやすくなる

情報が一元管理されるため、必要な情報をすぐに見つけられます。社内SNSでは重要な共有事項はもちろん、プロジェクトの更新情報などをリアルタイムで共有できます。さらに、過去のやりとりや共有されたナレッジが蓄積されるため、後から遡って確認できます。

加えて、メールや文書での情報伝達に比べ、スピーディーに伝わることもメリットです。組織全体の情報やナレッジの蓄積されることで情報管理やマネジメントがよりスムーズに行えます。

サービス改善や顧客満足度の向上につなげられる

社内SNSという気軽なプラットフォームでは、社員同士の意見交換や、アイデアが活発に発信されやすいことも特徴です。自由にアイデアを出し合えるため、新しいサービスの企画や改善案を生み出しやすくなります。

また、結果的にサービスの改善や品質の向上、顧客満足度の向上につながります。

社内SNSを導入するデメリット

社内SNSを導入する際には、次のようなデメリットがあることも知っておきましょう。

利用者が限定される場合がある

社内SNSは事前にルールや使い方を共有せずに導入してしまうと、一部の社員にしか浸透せず本来の目的であったコミュニケーションの円滑化や業務効率化にはつながらない場合も考えられます。

効果的な導入をするためにも、利用者が限定されることがないようあらかじめ投稿のルールや理想の使い方などを設定し、共有しましょう。

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社内SNSがストレスになる場合がある

社内SNSは業務における情報のやりとりやコミュニケーションが気軽に行える一方で、情報過多によるストレスや、プライベートな時時間にも仕事の情報が入ってくる懸念があります。

業務時間外は返信対応はしない、急ぎの場合はその旨を記載するなど、運用自体が負担にならないよう工夫をすることも大切です。

外部への情報が漏れる懸念がある

社内SNSでは、セキュリティ対策が導入されているものの、ミスや悪意によってデータが外部に流出するリスクも否めません。

外部に情報が漏れることがないよう、ルールとリスク対策の徹底が必要です。

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仕事に関係のない話に及ぶ場合がある

社内SNSは仕事の効率化を図るためのツールですが、気軽なやりとりができることで、ときには仕事に関係のない話題で盛り上がることもあるでしょう。規律の乱れやモチベーションの低下につながる恐れもあるため、ほどよい緊張感を保った運用となるようルールの徹底を行いましょう。

社内SNSを成功へ導く運用のコツ

社内SNSをうまく運用し、成功へ導くためのコツについて解説します。

課題や導入目的を明確にする

社内SNSを導入する際には、はじめにどのような課題を解決したいのか、導入目的を明確にすることが重要です。現状の課題や問題点を洗い出し、解決できる機能が備わった社内SNSを導入する必要があります。

たとえば、社員同士のコミュニケーションを活性化が必要だと感じている場合には、サンクスカード機能やスタンプ機能があるものを選ぶと、コミュニケーションのきっかけを作りやすく、利用のハードルも下がるでしょう。

利用メリットを周知する

社内SNSの活用を社内全体に浸透させるためには、利用するメリットやどのような状態を理想としているのかを社員に周知することが大切です。あらかじめ、具体的な方向性や会社や個人にとってのメリットがあることを示し、積極的な利用を促しましょう。

運用ルールを明確に決める

社内SNSは普段プライベートで使用するSNSのような手軽さがあることがメリットでもありますが、運用ルールが定まっていなければ、使わない人が出てきたり、誤った使い方をしたりする場合もあります。

投稿ルールやコメント、リアクションのルール、対応時間などのルールを明確に決め、従業員が安心して利用できる環境を作りましょう。

はじめは小規模で開始する

大規模に導入する前に、まずは小規模のメンバーで試し、徐々に拡大することで失敗した場合のリスクを抑えられます。また、小規模運用でわかった点や、投稿の方法、良かった例などを集めておくことで、利用人数を拡大した場合にも成功へ導きやすいです。

担当者を決めて活用促進や改善を行う

社内SNSを導入する際は社内SNS運用における担当者やチームを設け、ルールの更新や活用促進、改善施策を行うことで、よりよい運用環境をつくれます。

また、社内SNSの運用における問い合わせ窓口としての役割も果たすことで、社員が安心して利用できます。

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社内SNSは、コミュニケーションの円滑化や業務効率化に大きなメリットをもたらすツールです。うまく活用するためには、利用目的をあらかじめ社内で共有することや、利用ルールを設定するなどの注意が必要です。

従業員が安心して利用できる環境を整えることが、社内SNS成功への鍵となります。社内SNSはさまざまなツールがあるため、自社に必要な機能や特徴のものを比較検討して選ぶことをおすすめします。

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