社内SNSが盛り上がらない原因は？失敗しないための運用ポイント
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社内SNSが盛り上がらない状況とは
社内SNSを導入したけれど、利用している社員が少なかったり浸透していなかったりと、社内SNSが盛り上がらないケースもあります。
社内SNSが盛り上がらない状況とは、投稿数や閲覧数、コメントやいいねなどの反応が少ない場合や、投稿者が一部の社員に限られている場合や、情報が更新されていない場合などが挙げられます。
これらの状況が続くと、社内SNSの運用がうまく進まず、本来の導入目的や効果が失われてしまいます。
社内SNSが盛り上がらない理由
社内SNSが盛り上がらない理由は、大きく分けて次の4つがあります。
- 利用の目的や投稿の必要性が理解されていない
- 経営陣や上司に萎縮している
- 使い方や利用のルールが定まっていない
- 既存のコミュニケーション手段から移行できていない
利用の目的や投稿の必要性が理解されていない
社内SNSを導入する際に、目的や利用のメリットを社員に十分に説明しなければ、社内SNSを利用する目的がわかりません。
また、投稿することでどのような効果が得られるのか、どのような内容を投稿すべきなのかなどのガイドラインが明確でないと、社員は投稿することに抵抗感や不安感を持ちます。
経営陣や上司に萎縮している
社内SNSは、経営陣や上司とのコミュニケーションの機会を増やせるメリットがあります。しかし、経営陣や上司の目が気になり、自由な発言ができないと感じる場合もあります。
使い方や利用のルールが定まっていない
社内SNSは、社員が自由に情報共有やコミュニケーションを行えるツールですが、それゆえに、使い方や利用のルールが曖昧になりがちです。
たとえば、どのような内容や投稿頻度が適切なのか、どのような場合にコメントやいいねをするといいのかなど、運用にあたってのルールが定まっていないと利用しづらくなります。
既存のコミュニケーション手段から移行できていない
社内SNSを導入するときに、既存のコミュニケーション手段との整合性や連携性を考慮する必要があります。
たとえば、社内SNSとメールや電話などの他のコミュニケーション手段の使い分けができてい場合や、他のプラットフォームやデバイスとの互換性がない場合には、どうしても利用頻度が下がってしまうでしょう。
【原因・シーン別】社内SNSを盛り上げる方法
社内SNSが盛り上がらない理由に応じて、社内SNSを盛り上げる方法を紹介します。
SNSの導入に消極的な社員が多い場合
SNSの導入に消極的な社員が多い場合には、次のような対策を講じましょう。
目的を周知し理解してもらう
社内SNSの目的や利用のメリットを社員に周知し、なぜ利用すべきかを理解してもらうことが重要です。たとえば、プロジェクトに関わる情報共有やコミュニケーションの円滑化など、具体的な利用シーンを示すとわかりやすいでしょう。
社員が社内SNSを利用することで、どのような効果が得られるのか、どのような課題が解決できるのかを事例やデータなどで示して、関心を持ってもらいましょう。
窓口や担当者を設ける
社内SNSを運用する際に、専用窓口や担当者を設けることも一つです。社内SNSの利用状況や効果をモニタリングし、分析や評価をしたり、改善のための企画や施策立案を行ったりする担当者を設けることで、活性化につながります。
さらに、社内SNSの利用に関する問い合わせや相談への対応、サポートやアドバイスを行うなども良いでしょう。担当者による適切なサポートで、利用者のハードルを下げましょう。
上司とのコミュニケーションが少ない場合
上司とのコミュニケーションが少ない場合には、次のような対策が有効です。
上司が積極的に利用する
上司の目が気になり利用を躊躇しているケースが見受けられる場合は、まず経営陣や上司が社内SNSを積極的に利用することで、社員が利用しやすくなります。上司が率先して投稿したり、コメントやいいねを残したりする姿勢を示しましょう。
上司が社内SNSを利用することで、社員は上司との距離感が縮まり、コミュニケーションが円滑になります。また、上司が社内SNSを利用することで、社員は上司の考えや感情を、理解や信頼が深まります。
ガイドラインを策定する
社内SNSの利用にあたり、コミュニケーションに関するガイドラインを策定しましょう。ガイドラインを策定することで、コミュニケーションの方法やルールが明確になります。
たとえば、挨拶についてのルールや、感謝のコメントを活用するなど具体的な利用シーンを示すことで、従業員が社内SNSを活用しやすくなります。社内SNSを利用する際に、どのような内容を投稿すべきなのか具体例を提示することが有効です。
さらに、投稿することで、どのような反応やフィードバックが得られるのか、具体的なシナリオを示すことで、投稿意欲を高められます。
利用ツールが多くばらつきがある場合
利用ツールが多く、利用頻度のばらつきがある場合や定着しない場合には、次のような方法が有効です。
社内SNSの利用メリットを知ってもらう
他のツールとの差別化として、社内SNSの利用メリットを社員に知ってもらうことが重要です。社員が社内SNSの利用メリットを知ることで、社内SNSを利用する背景や目的がわかります。
社内SNSの利用メリットとしては、情報共有や検索がスムーズであることやチームワークの強化、社内文化の醸成などさまざまなことが挙げられます。
また、必要に応じて他のツールとの比較、ツールの用途を明確に分けるなども行いましょう。
利用するツールを絞る
社内SNS以外のツールを複数導入している場合は、ツール利用の見直しやまとめられる情報はないか今一度見直し、社内SNSを主要なコミュニケーションツールとして位置づけましょう。
また、社内SNSは、メッセージやチャットなどのコミュニケーション機能だけでなく、ナレッジ蓄積や日報の作成・管理など、日々の業務をサポートする機能を備えているものが多いです。
日ごろ利用していた内容やデータを社内SNSに一元化できる場合もあるため、検討しましょう。
投稿する人が限られている場合
投稿する人が限られている場合には、次のような方法が有効です。
社員が気軽に投稿できる環境にする
社員が気軽に投稿できる環境にすることが重要です。社員が投稿することに抵抗感や不安感を持たないよう、投稿に対して積極的にコメントやリアクションをつけることはもちろん、批判的な意見や個人的な攻撃や中傷をしないなどのルールを取り締まることも必要です。
安心して利用できる環境を整えることで、利用の活性化につながります。
利用方法についての研修を実施する
社内SNSの利用について、従業員がルールや方法を理解し、習熟することも重要です。そのために、利用方法についての研修を実施することも一つの方法です。
社内SNSの利用についての研修を行う場合には、定期的な開催やレベルやニーズに合わせること、フィードバックやフォローアップを行うことなどに気をつけて実施してください。
社内SNSの導入を成功させるためのポイント
社内SNSの導入を成功させるためには、次の2つのポイントが重要です。
- 明確なルールを作成する
- 利用を強制しない
明確なルールを作成する
社内SNSを利用する際は、使い方や利用のルールを作成することがポイントです。ルールを作成することで、社内SNSの利用に関するトラブルや問題を防げたり活性化を促したりできます。
たとえば、夜遅くの投稿や業務時間外の投稿を避けることや、投稿に関しては必ずコメントやリアクションを行うなど、時間や対応についてのルールを明確に示しましょう。
また、あまり細かくルールを設定すると盛り上がらない原因となる恐れがあるため、必要最低限守る項目を洗い出してから作成するといいでしょう。ルールは、明確で簡潔であることはもちろん、適宜見直しや改善を行うことも必要です。
利用を強制しない
社内SNSの利用を活性化したいために強制してしまうと、反対に抵抗感や不満感につながってしまいます。
また、社員が社内SNSの利用を強制されると、社内SNSの利用の質や効果が低下します。社内SNSの利用を強制しないためには、利用目的やメリットに対する周知と理解を促すことだけではなく、良い活用事例の紹介や、社内SNSの効果や成果の報告を従業員に行うなどの工夫が必要です。
自社に合う社内SNSの導入で業務効率向上やコミュニケーション活性化を図ろう
社内SNSは、社員同士が情報共有やコミュニケーションを行うためのツールです。社内SNSを導入することで、業務効率の向上やチームワークの強化、社員のモチベーションの向上などのメリットが期待できます。
一方で、社内SNSを導入しても、なかなか盛り上がらないケースも多いことは否めません。社内SNSが盛り上がっていない場合は、原因と解決するための施策を実施しましょう。
また、社内SNSの利用を活性化するためには、社内SNSのツールが自社に合うものであるかや、使いやすさを考慮して選ぶ必要があります。
社内SNSは機能や特徴がそれぞれ異なるため、自社に合うものを比較検討して選ぶことがおすすめです。
