クラウドサイン
導入事例 Oさん
- 男性 30代前半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：週2件の製本作業と、往復3時間の持参による残業
―――まずは、クラウドサインを導入する前の契約業務の状況を教えてください。
以前は完全に紙ベースでのやり取りでした。契約書を印刷して製本し、実際にお客様先へ持参するか郵送するのが基本的な流れでした。
―――紙の業務の中で、特に負担を感じていたのはどの部分でしたか？
一番大変だったのは製本作業です。1件あたり6枚から10枚程度の書類を製本するのですが、これが週に2件、月にすると8件ほど発生していました。さらに、お客様先が遠方の場合は、車で片道1時間半かけて移動し、往復で3時間ほどかけて直接持参することもありました。
―――それだけの移動や作業が発生すると、他の業務への影響も大きかったのではないでしょうか。
おっしゃる通りです。製本作業自体に30分ほどかかりますし、移動に3時間取られると、本来日中に対応したい業務に十分な時間を割けなくなってしまいます。結局、その分の仕事をこなすために、業務外の時間に作業することになり、慢性的に残業が増えてしまうという状況でした。
取引先での利用が、使いやすさへの確信に
―――電子契約システムの導入を検討し始めたきっかけは何だったのでしょうか。
主なきっかけは、大手の取引先がクラウドサインを使用しており、実際に目にしたことです。第一印象として、メールだけで契約が完結することが印象的でした。これなら時間を大幅に短縮できると、直感的に思いました。
―――導入にあたって、他のサービスと比較検討はされましたか？
ほとんど比較はせず、当初からクラウドサインを有力候補として考えており、結果としてクラウドサインの導入に決めました。大手の取引先がすでに使っていたという安心感もあり、社内でも「本サービスで進めよう」という経緯で社内の意思決定がまとまりました。
もし時間に余裕があれば価格比較などもしたかもしれませんが、今回は取引先との親和性やスピード感を優先した結果です。
―――選定において最も重視したポイントはどこにありましたか？
最も重視したのは、使いやすさです。導入が簡単であることはもちろん、運用開始後に、自分以外の社員全員が迷わず使えるかどうかを重視しました。メールアドレスさえあればすぐに契約が進められるという点が、私たちのニーズに合致していました。
月に5万〜6万円程度の残業代削減と、現場の前向きな変化
―――導入後の社内への展開はどのように進められましたか？
サービス提供会社から提供されたマニュアルを、社内チャットの「LINE WORKS」で共有しています。特別な教育プログラムは組んでいませんが、週に一度の部門ミーティングで運用ルールを話したり、困りごとがないか確認したりする場を設けていました。
取引先を通じてシステムを知っている社員も多く、現場からは「とても便利だ」と前向きな反応が多く、スムーズに定着しました。
―――具体的な導入効果について教えてください。
印刷、製本、郵送といった作業は大幅に減りました。1回あたり約3時間かかっていた作業時間がなくなったインパクトは大きいです。
―――コスト面ではどのような変化がありましたか？
残業代は月に5万〜6万円程度、削減できています。さらに、今までかかっていたガソリン代や高速代、郵送費などの諸経費も数万円単位で抑えられているため、費用対効果は高いと感じています。
直感を信じた一歩が、DX推進の後押しになる
―――現在の運用について、不満点などはありますか？10段階で評価してください。
今のところ、満足度は10点に近いです。現状では、不満に感じる点は見当たりません。Dropboxと組み合わせて、顧客名や年月ごとにフォルダを分けて管理する運用も定着しており、契約書の検索性がかなり向上しました。
―――最後に、電子契約システムの導入を検討している企業へアドバイスをお願いします。
世の中にはさまざまなサービスがあり、比較に時間をかけすぎると導入検討が長引く場合もあるかと存じます。もちろん比較も大切ですが、「取引先が使っているから」といった理由や、直感的な使いやすさを信じて一歩踏み出すことも、DXを推進させる上では必要だと思います。
クラウドサイン
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
