BtoBプラットフォーム 請求書
導入事例 Sさん
- 男性 30代前半
- 輸送/交通/物流/倉庫系
- 従業員数 1,000人以上
- 経理・財務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：請求書の様式が異なるため、事務手続きが煩雑になり、ミスが発生
―――今回のシステム導入前、社内ではどのように請求書を発行・処理していましたか。当時の状況を教えてください。
当時は、社内の多くの部署がそれぞれ異なる様式で請求書を作成していました。全社共通のフォーマットはそもそも存在しませんでした。
―――フォーマットが統一されていないことで、具体的にどのような課題や問題点が生じていたのでしょうか。
まず、請求書の形式が取引先様ごとに異なるため、取引先様が「いつもと違う」と困惑されることがありました。
また、財務部が社内各所から請求書を集める際、形式が統一されていなかったため、チェックなどの事務手続きが非常に煩雑になっていました。1件あたりの処理に約15分かかり、月間の処理件数は約200件にのぼっていたため、全体として膨大な工数がかかっていたのです。
―――処理にかかる時間のほかに、業務への悪影響はありましたか。
フォーマットが統一されていなかったため、入力ミスや確認漏れが増えていました。月に約10件のミスが発生し、その原因の追及や修正対応にも追われるという悪循環に陥っていました。
各部署のメンバーが利用した際の連携のしやすさも意識して選定
―――そうした課題を抱える中で、請求書発行システムの導入を本格的に検討し始めたきっかけは何だったのでしょうか。
おかげさまで、取引先の案件が増加してきました。それに伴い、財務部内では「このままでは部全体の人手が回らなくなるのではないか」という強い危機感が芽生えたことが、導入検討のきっかけです。
特に、請求書の発行後に、内容の総合チェック、仕分け、費用処理まで行う一連のプロセスに非常に時間がかかっていました。業務量が増える前に、手を打つ必要がありました。
―――システムを選定するにあたり、何社ほどのサービスを比較検討されましたか。
当時は、3社ほどのシステムを候補に挙げて検討を進めました。具体的には、今回導入した「BtoBプラットフォーム 請求書」のほかに、「楽楽明細」や「マネーフォワード クラウド請求書」などです。
―――多くの候補がある中で、最終的に「BtoBプラットフォーム 請求書」を選定された理由や、重視した基準を教えてください。
重視したのは、コスト、操作性、サポート体制の3点です。
まずコスト面ですが、社内で設定された予算内にしっかりと収まることが大前提でした。私たちの場合、処理件数はそれほど多くなかったので、発行件数に応じて安価に利用できるプランがある点が魅力的でした。
次に操作性については、提供されているマニュアルの見やすさに加え、財務部だけでなく他部署のメンバーが利用したときの連携のしやすさも意識して選びました。
―――サポート体制に関しては、どのような点を期待されていたのでしょうか。
私たちは鉄道運行に関わる企業のため、トラブル発生時の対応スピードを何よりも重視しています。「BtoBプラットフォーム 請求書」は提供企業の規模が大きく実績もあるため、問い合わせへの回答やトラブル時の対応が早いだろうという安心感がありました。
実際に導入した後も、この手厚いサポート体制は非常に心強く感じています。なお、導入にあたって妥協した点や諦めた機能などは特にありませんでした。
処理時間は15分から7分へ。ミスがほぼゼロになり、残業時間が顕著に減った
―――システム導入後の、具体的な運用フローを教えていただけますか。
まず、請求書の作成はそれぞれの課や部署の担当者が行います。作成した請求書は、すべて「BtoBプラットフォーム 請求書」にアップロードする運用です。
その後、各部署の担当者が内容をチェックし、上長がシステム上で承認します。このプロセスが終わると、データが財務部へと回ります。最後に財務部で、金額や勘定科目が合っているかを厳密にチェックする流れです。財務部の上長が承認処理を終えると、請求書の確認と確定が完了します。
―――システムを導入したことで、課題だった事務手続きの手間やミスの発生件数にはどのような変化がありましたか。
大きな効果がありました。まず、請求書のフォーマットが一律で整ったことで、財務部でのチェック作業のミスが大幅に減りました。
それだけでなく、他部署の入力に誤りがあった場合でも、フォーマットが同じなのでミスを発見しやすくなったのです。結果として、より正確な記帳や会計取引ができるようになりました。
具体的には、導入前は月に10件ほど発生していたミスが、導入後はほぼゼロになりました。
―――ミスの撲滅に加え、業務にかかる時間や工数はどのくらい削減されましたか。
請求書の作成や確認の時間が特に圧縮されました。今では確認に要する手間がほとんどなく、承認がスムーズに回るようになっています。
1件あたりの処理時間は、導入前は約15分でしたが、導入後は10分になりました。現在は半分以下の約7分まで短縮されています。月200件の処理がありますから、全体で見ると作業時間が大幅に削減されています。
―――工数が削減されたことで、職場環境や働き方に好影響はありましたか。
削減できた時間を活用し、残業時間が顕著に減り、従業員が早定時退社しやすくなりました。
また、以前は紙やバラバラの書類を確認するために出社が必要な業務もありましたが、システム上で完結するため対面での打ち合わせや確認作業が不要になりました。これにより在宅勤務の頻度が増え、従業員一人ひとりの職場環境に対する満足度が非常に上がったと感じています。
各部署の総務担当者からも「フォーマットが一定になったことで、税込・税抜の処理ミスが減った」「インボイス制度への対応も一律でスムーズに行えるようになり、業務負荷が軽減された」と、喜びの声が上がっています。
動画資料の活用と窓口設置でスムーズな社内定着を実現
―――全社で従業員数が1,000名以上の御社では、新しいシステムを定着させるために、どのような工夫をされましたか。
展開にあたっては、まず関係各所の総務担当者に集まっていただき、システム導入への協力を依頼しました。次に、各所の総務担当者から各部署の一般従業員へ教育を実施いただきました。
その際、円滑にご理解いただけるよう、テキストによる説明資料に加えて動画の説明資料も作成し、セットで配布した点が工夫した点です。
―――ほかに取り組んだ施策はありますか。
不明な点をすぐに解決できる窓口を用意したことで、導入後のトラブルや不満はほとんど発生せず、非常に円滑に全社へ浸透させることができました。使いやすいシステムと丁寧な展開プロセスのおかげで、その後に特別な定着施策を行う必要がないほど、自然に社内へ根付いています。
BtoBプラットフォーム 請求書
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
