desknet's NEO
導入事例 Aさん
- 男性 30代前半
- 出版系
- 従業員数 101〜200人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：チャットとメールだけでは誰が何をしているのか把握できず、対応遅延が月2〜3回発生
―――desknet’s NEO導入前は、社内の情報共有や連絡はどのような方法で行っていましたか？
主にTeamsのチャットとメールを使っていました。スケジュール共有という仕組みがなかったので、誰がいつどこにいるかはチャットやメール、電話でその都度確認していました。
―――その方法で特に困った点はどのあたりでしたか？
チャットだと情報が流れてしまうことが一番の課題でした。
一つのプロジェクトを進める中で共有されたやり取りも、後から確認することが難しい状況です。会議中や別の作業で手が離せないときにメッセージを受け取っても、後で確認しようとしたときには埋もれてしまっていることがありました。
―――その課題が実際の業務に影響した場面を教えてください。
私は管理部でバックオフィス業務を担当しており、お客様対応について営業部に確認を依頼する機会が多くありました。
ところが、当社の営業は全国に出張することが多く、誰が今どこにいるのかがすぐには分からない状態でした。電話してもつながらないことがたびたびあり、確認できず、月に2〜3回、対応が遅れることがありました。
特に影響が大きかったのは契約書の締結プロセスです。契約書の内容変更の有無について確認が必要なときに、やり取りが止まってしまい、お客様への契約書送付が2〜3週間遅れてしまうこともありました。
費用とスケジュール管理機能の充実が決め手に
―――導入を検討し始めたきっかけは何でしたか？
展示会でdesknet’s NEOを知り、スケジュール管理の機能に興味を持ったのがきっかけです。社員数が増えてきて、スケジュール管理や書類の保管場所の共有、就業規則の保管場所が分からないといった課題が社内で積み重なっていたタイミングでした。
―――候補として何社を比較されましたか？
desknet’s NEOとサイボウズ Officeの2社を比較しました。
―――最終的にdesknet’s NEOを選んだ理由を教えてください。
機能面は比較したサイボウズ Officeと大きな差はなかったですが、費用が最終的な決め手になりました。導入時の初期コストや月額費用を抑えられ、全体的なコストパフォーマンスの高さが決め手となりました。
―――妥協した点はありましたか？
UIにやや古さを感じる点は、妥協した部分です。機能は十分なのですが、デザインが以前のホームページのような印象で、フラットなデザインになると今風でよりよいかなとは思います。
マニュアルを整備し、管理職主導で定着を促進
―――社内への展開はどのように進めましたか？
まずマニュアルを整備して、口頭でも使い方を案内しました。特に各部署の部長や課長クラスの社員に先行して利用してもらい、その後、現場のメンバーへ周知してもらう形が効果的でした。
また、スケジュール機能を中心に、利用を組み込んだ業務運用を整備することで、自然な定着を促せました。
―――導入後にユーザーから多かった反応や質問はどのようなものでしたか？
「便利になった」という声が多かったです。
一方で、文書配布機能とインフォメーション機能など似た機能が複数あり、「探している書類がどこにあるか分からない」という問い合わせも寄せられました。その点は、機能の整理と案内を丁寧に行うことで対応しました。
スケジュールの可視化で契約書の送付遅延をほぼゼロに、週4〜5回発生していた確認作業も解消
―――導入後の業務はどのように変わりましたか？
営業担当者がdesknet’s NEOのスケジュール画面に、いつ・どの病院を訪問するかを入力しています。管理部では、誰がいつどこにいるかをリアルタイムで確認できるようになりました。
たとえば備品や荷物を渡したい場合も、担当者の出社日をスケジュールで確認してタイミングを合わせられるので、わざわざチャットやメールで調整する必要がなくなりました。
―――定量的な効果はどのくらいでしたか？
以前は週4〜5回ほど、スケジュールを確認するためだけに電話やメール、チャットで確認する手間が発生していました。1回あたり約5分かかっていたものがほぼ不要になりました。
また、文書配布に関しても、月に最大10件ほどあったURL共有の問い合わせ対応が、desknet’s NEOの文書配布機能を利用することで解決できるようになり、1件5分程度の対応時間が削減できています。
新型コロナウイルス感染症の流行以降に在宅勤務が増えましたが、各部署で定められた出社人数のルールに沿って運用する際にも、スケジュールを可視化したことで、都度確認する必要がなくなりました。
契約書の送付遅延についても、営業のスケジュールを見ながら適時確認できるようになったことで、2〜3週間の遅れがほぼ解消されました。
スケジュール機能だけでも、情報共有や連絡にかかる手間を減らすという点で大きな効果がある
―――desknet’s NEOを10点満点で評価してください
9点です。UIにやや古さを感じる点が惜しいと感じており、フラットなデザインになれば10点になると思います。機能面と費用面は非常に満足しています。
―――グループウェア導入を検討している方へのアドバイスをお願いします。
スケジュール機能だけでも、情報共有や連絡にかかる手間を減らすという点で、大きな効果があります。まず「誰が現在どのような業務に取り組んでいるか」を全員が見られる状態を作るところから始めるのがおすすめです。
導入の際は、現場に利用したいと思ってもらえるよう、上長が率先して利用方法を示し、定着を促す進め方が効果的だと感じています。
desknet's NEO
＼ 【限定特典】Excelで編集できる比較表つき／
