ジョブカン勤怠管理 導入事例 勤怠の見える化がコミュニケーションを変えた 無理なく働き続けられる環境に
・サービス/外食/レジャー系
・従業員数 201〜300人
・企画・事業開発
・契約・派遣・委任
導入前の課題：手書きによる「時間のズレ」と集計の手間。現場の不透明さが課題に
―――まずは、勤怠管理システム導入前の状況について教えてください。
当時は観光関係の業務を行っており、勤怠管理はすべて紙ベースで行っていました。各自が紙に出勤・退勤時間を手書きする運用です。
―――紙での管理には、どのような課題を感じていましたか？
一番の課題は、記入内容の正確性が担保できない点です。 手書きのため、どうしてもいい加減になってしまう部分があり、実際の勤務時間より少し長く書いてしまうようなケースもありました。月末に上司が記録を確認した際、「この勤務時間は何かおかしいぞ」と違和感を覚え、しっかりとシステムで管理をしていくべきだという話になりました。
また、紙の記録を集計する手間も大きく、手計算で残業代などを算出する必要があったため、管理者側の負担も重い状況でした。
決め手は「直感的な見やすさ」。トップダウンの指示でも現場が納得したUI
―――システム選定はどのように進められましたか？
きっかけは上司からの指示でした。「ジョブカンというシステムが良いらしいから調べてみなさい」と言われ、私が担当者として調査を行いました。
―――実際にジョブカン勤怠管理を調べてみて、どのような印象を持ちましたか？
非常に画面が見やすく、操作が分かりやすいと感じました。 実は、他社のシステムとは比較検討を行っていません。上司の推奨があったこともありますが、実際に画面を見て「これなら視覚的に分かりやすく、誰でも入力しやすいシンプルさがある」と確信できたため、そのまま導入を決定しました。
―――導入時、従業員の方への定着はスムーズでしたか？
最初は「紙で書いた方が楽だ」という声もありましたし、パソコン操作に慣れていない職員もいたため、打刻漏れが頻発することもありました。 そこで、マニュアル配布だけでなく、各自のパソコンやスマートフォンを使って当日一緒に練習を行ったり、スマホに通知が出るような工夫を促したりしました。結果として、現在は大きな問題なく運用できています。
集計工数が月8時間削減。勤怠の見える化がコミュニケーションを変えた
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
まず、手計算による集計作業が不要になり、システム上の確認だけで済むようになりました。これにより、感覚値ですが月に約8時間、つまり1日分の仕事量が削減できたと感じています。残業代の計算も即座にできるため、事務作業の負担は大幅に軽減されました。
―――工数削減以外に感じているメリットはありますか？
勤怠の「見える化」ができたことが非常に大きいです。 お互いの勤務状況がすぐに分かるようになったことで、「働きすぎているからここは休もう」といった具体的なコミュニケーションが即座に取れるようになりました。
―――職場の雰囲気にも変化があったのでしょうか？
はい。これまでは「実労働時間を超えて働くのが当たり前」という曖昧な空気がありましたが、システム導入によって時間をきっちり管理する意識が根付きました。結果として、職員が無理なく働き続けられる環境になり、離職する方も減っているように感じます。
評価は満点の「10点」。シフト管理やコスト意識の向上にも必須
―――今回の導入に対する総合評価を教えてください。
10点満点です。 導入前はここまで「きっちり管理ができる」とは思っていませんでした。月額費用も数千円程度とリーズナブルで、それに対して1日分の業務工数が削減できているので、費用対効果は非常に高いです。
―――最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。
勤怠管理システムは必ず入れるべきだと思います。 管理が楽になるだけでなく、数字で状況が目に見えるようになることで、シフト管理も効率化されますし、従業員と雇用する側の双方が納得して仕事ができるようになります。コストを度外視してでも導入する価値があるツールだと感じています。
勤怠管理システムを探している方はこちらの記事もチェック
