楽楽精算導入事例　社内説得の資料作成から従業員向けの説明会まで　手厚いサポートが決め手に

従業員数51〜100人のメーカー/製造系系企業に勤めるNさんは、経費精算システム「楽楽精算」を導入しました。どのようにサービスを選んだのか、実際に使ってみてどう感じたのか、お話をうかがいました。

株式会社ラクス

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導入事例 Nさん・男性 30代後半
・メーカー/製造系
・従業員数 51〜100人
・人事総務
・係長・主任クラス

導入前の課題：出張や在宅で申請できない。紙・Excel運用が招いていた毎月の混乱

―――まずは、楽楽精算導入前の経費精算業務における課題を教えてください。

導入前は、Excelで管理を行い、申請票を紙で出力して回覧するフローをとっていました。

最大の課題は、「紙」であることによる物理的な制約です。締め日が近くても出張に出ていると申請書が出せませんし、領収書を添付して回すために、わざわざ代理の人が記入したり、帰社するまで待ったりする必要がありました。

―――紙運用ならではのトラブルも多発していたのでしょうか？

はい、毎月のように精算の遅れが発生していました。領収書の紛失も起きていましたし、経理担当としては、提出されていない申請について本人を探して電話をかけたり、確認したりする手間に追われていました。中には「もう間に合わないから」と、申請自体を諦めて自腹を切ってしまう社員もいたほどです。

会社としても、正しい経費処理ができない状態は是正すべき課題でした。

―――システム導入を検討されたきっかけは何でしたか？

会社全体で「業務効率化」というテーマが掲げられたことがきっかけです。経費精算を「いつでも・どこでも・誰でも」簡単にできるようにすれば、申請者だけでなく、我々経理部門の業務も効率化でき、一石二鳥だと考えました。

―――比較検討はされましたか？また、楽楽精算を選んだ決め手は何だったのでしょうか？

ジンジャー経費やマネーフォワードクラウド経費など、3社ほどを比較しました。重視したのは、クラウド型であること、そして導入実績とシェアの広さです。多くの会社で利用されているサービスなら、使いやすさや信頼性、アフターサービスも間違いないだろうと判断しました。

―――最終的な決断を後押ししたポイントはありましたか？

ベンダーの手厚い導入サポートです。こちらの要望に対して、役員会に提出するための説得資料を一緒に作成してくれたり、従業員向けの説明会を実施してくれたりと、導入をスムーズに進めるための提案を積極的にしてくれました。これが最終的な決め手になりました。

―――導入後、業務フローはどのように改善されましたか？

現在はスマートフォンやPCから本人が申請を行い、承認フローを経て経理に届く形になりました。

効果は劇的で、経費精算のスピードが格段に上がりました。特に経理担当者の負担となっていた不備チェックや仕訳処理が自動化されたことで、チェックにかかる工数は従来の1/3程度まで削減されました。

―――コスト面でのメリットはいかがでしょうか？

以前は経費精算業務に月15時間ほどかかっており、人件費換算で月6〜7万円程度のコストがかかっていました。導入後はシステム費用を含めても月4〜5万円程度に収まっており、業務が自動化・効率化された分も含めると、明確に費用対効果が出ていると感じています。

―――現場の社員の方々の反応はいかがですか？

紙の紛失や添付忘れといったミスがなくなりました。スマホで撮影してその場でPDF化・添付できるため、申請者にとっても手間が減り、無駄な確認作業がなくなったことは全社的なメリットだと感じています。

―――楽楽精算を10段階で評価するなら、いくつをつけますか？

8点です。機能やサポートには満足していますが、マイナス2点の理由は、ITリテラシーに課題がある従業員への対応です。

―――具体的にどのような課題があるのでしょうか？

年配の社員など、ITツールに慣れていない層にとっては、領収書のアップロード方法などが難しく感じられるようです。現状では、分からない社員のために経理担当が横について教えたり、代理入力を行ったりするケースが残っています。

―――今後のシステムに期待することはありますか？

AIによる対話型のサポート機能などが追加されると嬉しいですね。「ここを押して、次はこれ」といったように、ITが苦手な人でもAIと会話しながら一人で申請を完結できるような仕組みができれば、代理入力の手間もなくなり、文句なしの10点満点になると思います。

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