オフィスステーション
導入事例 Mさん
- 女性 30代後半
- 医療系
- 従業員数 201〜300人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：紙のタイムカードの打刻漏れによって生じていた業務上の非効率
―――勤怠管理システムを導入する前は、どのように勤怠管理を行っていましたか？
紙のタイムカードで打刻していました。締め日になると担当者がすべてのタイムカードをまとめて、社会保険労務士のところへ郵送するという流れでした。
―――その運用でどのような課題を感じていましたか？
課題はいくつかありました。まず、紙のタイムカードは打刻漏れが非常に多く、記録された勤務時間が正確かどうかを確認できない状況でした。
紙のタイムカードを取り寄せなければ勤務状況を確認できないため、役員が即時に確認する必要があっても、迅速に対応できません。間違いがあっても、社会保険労務士から報告がなければ把握できない、という点も大きな問題でした。
―――具体的に困った場面はありましたか？
助成金の申請時期に、紙のタイムカードを取り寄せたところ、空欄が多く、記入されているものも不明瞭な手書き文字が多数ありました。
確認事項を整理するだけで、1人あたり半日かかることもあり、課題でした。弊社では申請時期になると約20人分の確認作業が必要になるので、そのたびに相当な手間がかかっていました。
他社のクラウドシステムと連携できる点が決め手
―――システムの選定にあたって、どのように比較を進めましたか？
2社を比較しました。オフィスステーション 勤怠とキングオブタイムです。クラウド型のシステムを入れることで、管理者であれば、誰でもすぐにログインして確認できるようになる、という点に着目して選定を進めました。
―――オフィスステーション 勤怠を選んだ決め手は何でしたか？
オフィスステーション 勤怠は、労務システムや給与システムとも連動できる点が大きかったです。
クラウド上で雇用形態や雇用条件を一度に確認できるのは、弊社のような複数店舗を抱える運営体制にとって非常に魅力的でした。特に重視していたのは、雇用形態と雇用条件の管理を一元化できる点です。
―――導入を決める際に懸念した点はありましたか？
初期設定の複雑さが気になりました。
オフィスステーション 勤怠は社労士の方が作った会社のシステムと聞いていましたので、細かい設定項目が非常に多く、社会保険労務士の指示を受けながら進めることになり、初期設定には相当の時間を要しました。
定着のために、担当者に直接説明するとともに、専用マニュアルを作成した
―――導入時の展開はどのように進めましたか？
私が各店舗を訪問して、勤怠管理者に直接説明しました。不明点はその都度Zoomなどのオンライン会議でフォローするようにしていました。
―――従業員からはどのような問い合わせが多かったですか？
スケジュール設定の方法や、申請時に選択するスケジュール項目が適切かどうかという質問が非常に多かったです。特に、時短勤務や振替休日を取得した際の申請方法が分からないという問い合わせが集中しました。
―――定着させるためにどのような工夫をしましたか？
マニュアルを作成して各店舗に配布しました。
オフィスステーション 勤怠にはヘルプセンターがあるので、特に問い合わせが多かった項目についてヘルプページのURLをマニュアルに記載し、担当者がすぐに参照できるようにしました。
確認工数がほぼゼロとなり、給与計算ミスも減少
―――導入後、業務はどのように変わりましたか？
まず、紙のタイムカードを郵送するという手間が完全になくなりました。以前は月あたり半日かけて行っていた郵送・取りまとめ作業が、導入後はゼロになっています。
現在は、各事業所の勤怠管理者がシステムを確認してエラーを解消し、締め処理を行うという流れです。
従業員が打刻漏れや有給をシステム上で申請し、勤怠管理者が承認した後、締め処理と社会保険労務士による確認、給与計算を行う一連の流れが、クラウド上でスムーズに完結するようになりました。
―――最も大きな削減効果はどこにありましたか？
社会保険労務士が締め後に各勤怠管理者へ個別に確認をするやり取りが、ほぼなくなったことです。
以前は8店舗それぞれについて、締め後に半日以上かけて確認対応をしていました。導入後は確認対応が不要な月も多く、勤怠管理者が他の業務に集中できるようになりました。また、社会保険労務士の給与計算ミスも減少しています。
―――費用面での評価はいかがですか？
費用に見合っていると感じています。紙のタイムカード自体にはそれほどコストはかかっていませんでしたが、人的工数の観点で比較すると、導入の効果は明らかです。
―――サービスを10点満点で評価すると何点ですか？
10点だと思っています。初期設定には時間がかかりましたが、設定後はほとんど手間がかからないというのが最大の理由です。
―――最後に、これから導入を検討されている方へメッセージをお願いします。
勤怠システムは、最初にどのように活用するかを決めておくことが大切だと感じました。
弊社では労務・給与計算システムとも連携させる前提で導入したので、初期設定は確かに大変でしたが、設定が完了すれば、その後の業務の大部分に対応できます。以後の作業負担が大幅に軽減され、非常に効率的な運用が実現できています。
また、導入前に複数回の面談を設け、操作方法をご説明いただければ、なおよかったと感じました。勤怠管理に携わるすべての担当者が、導入段階からともに習得できる機会があるとさらによかったと思います。初期設定の複雑さを乗り越えれば、初期設定後は、非常に使いやすいシステムです。
オフィスステーション
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