予実管理とは？数値目標の管理方法・手法、進め方などのポイント

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予実管理とは

予実管理（よじつかんり）とは、予算と実績の管理を意味します。経営目標に対して予算と実績に大きな乖離がないか、軌道修正する必要がないか管理することが目的です。

どのような企業であれ、実績が経営目標に滞りなく向かっているかを確認するためには予実の管理が不可欠です。売上や経費など予算を適切に配分して実績を管理することは、意思決定における重要な材料になります。

たとえば、1年間で1,000万円の予算が与えられた部門において、わずか半年で予算達成した場合を考えてみましょう。
この場合、予算達成に満足するだけでなく、余裕のあるヒト・モノ・カネの経営資源を再度適切に分配する必要が出てきます。

順調な経営実績を成長させるためにも、組織として進んでいる方向や手法が正しいのか、軌道修正する必要はないのかなど、予算と実績を比較するチェックが必要です。

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予実管理の目的

予実管理の目的は「企業が設定した数値予算と実績が合致しているか」「予算と実績の数値に大きなギャップが生じていないか」を確認することです。

さらに、ギャップの原因を明らかにし、改善や戦略の再調整につなげる点が重要です。伸ばすべき分野は投資を強化し、課題のある分野は早期に対策を講じることで、企業全体の健全な成長を支えられます。

そのため、予実管理は管理会計のなかでも非常に重要性が高い業務といえるでしょう。

予実管理の必要性

予実管理すると、自社の状況を数値で分析して把握できるようになります。

「なんとなく今期は予算を達成できないかもしれない」といった感覚的なものではなく、どの部分がどれほど不足しているかを具体的に把握可能です。具体的に問題点が発見できるため、改善策を早い段階で打ち出せます。業績が好調な場合でも、さらなる向上のための施策策定にも役立ちます。

また、上場している場合は業績予想の開示が求められるため、証券取引所に予算実績比較表の提出が必須です。予算実績比較表を作成する際には、月次の予実管理表が必要となります。

しかし、予実管理をうまくこなすのは難しいのが現実です。BOXILがExcelで予算管理している担当者にアンケートしたところ、「いつの間にか数式がズレていて幹部に間違った数字の報告を半年していた」「複数ある毎月の売り上げがすべて合算されてなく、一年近く売り上げが小さくなっていた。」などのエピソードが見受けられました。

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予実管理の必要性を理解したからこそ、予算管理システムの導入を検討することをおすすめします。予算管理システムなら予算管理ができるだけでなく、予算と実績のシミュレートを搭載しているサービスが多数あります。もっと精度の高い管理をしませんか。
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予実管理するときのポイント

次に、予算設定時に注意すべきところや数値に関する注意点に注目しつつ、5つのポイントを中心に解説していきます。

• 適切な予算を設定する
• 細かな数字を気にしすぎない
• 原因の究明を必ず実施する
• 集計作業がスムーズになるよう準備する
• リアルタイムな数字の把握をする

適切な予算を設定する

予実管理では少し高めの予算を設定しましょう。

予実管理では、実際に設定した予算と実績を比較できます。

しかし、比較の結果を恐れるあまり、わざと簡単に達成できる目標を設定したり、逆に無理な目標を立てたりすることは避けましょう。

低すぎる予算は簡単に実現できてしまうため、抱える問題点をあぶり出せません。一方、実現不可能な高すぎる予算では、強みや弱点の見極められなくなります。

そこで予算は少し高めに設定し、予実管理によってしっかりと課題を抽出できるようにする必要があります。

Plan（編成）・Do（執行）・Check - Act（フィードバック）など、PDCAサイクルを用いた予算管理の方法や予算設定についてはこちらの記事も参考にしてみてください。

細かな数字を気にしすぎない

細かすぎる予算設定や、一つひとつの数字にこだわりすぎることも、適切な予実管理を妨げる原因となります。数字を気にしすぎて効率を下げることにつながるためです。

つまり予算の構成要素のどの部分が重要で、達成する優先順位が高いのかを見極める必要があります。
重要視する項目は何か、どの程度の予実の差分が出てきたら対処する必要があるのかを事前に決めておくと、効率よく進められます。

原因の究明を必ず実施する

予実管理によって、重要かつ優先度の高い課題が判明したら、原因を究明します。何が成長の足かせとなるのかを明らかにし、有効な対策を立てるために問題を深掘りしていきます。

重要なのはうわべの問題ではなく、問題の本質に目を向けることです。
たとえば「顧客単価は高いのに顧客回転率が悪い」といった結果が浮き彫りになったならば、なぜ回転率が悪いのかを徹底的に調査します。
次に仮説と検証を繰り返しながら原因を究明し、次のアクションにつなげることが必要です。

集計作業がスムーズになるよう準備する

予実管理では、実績をさまざまな角度から集計・分析していきます。集計作業が効率的で、正しく実態を把握できているかを確認することも重要です。つまり、集計の際の準備にも目を向けます。

万が一、分析するための指標が間違っていたり、適切な集計方法ではなかったりすれば、実態を正しく把握できません。
膨大なデータを効率よく分析できるBIツール（Business Intelligence）も、あわせて活用されることがあります。

導入しやすいExcelを使って無料で設定する方法もありますが、データが膨大になったときの集計が困難になることもあります。
ファイルの共有や保存に課題を抱えている場合も、クラウドサービスの予実管理ツールの利用も検討してみましょう。

リアルタイムな数字の把握

予算と実績を比較するうえでは、できるだけリアルタイムの数字を正確に把握することが重要です。ビジネスの状況は常に変化しているので、時間が経過すればするほど環境も変わります。

そのため、なるべく週ごとに集計したものを比較し、迅速に改善できるようにしましょう。
具体的なアクションプランを立てて実行し、フィードバックを得て、再びアクションプランへと落とし込んでいくことで、PDCAサイクルも加速します。

予実管理を効率的に進める6ステップ

予実管理は、次のステップにわかれます。各フェーズでやるべきことを分解して説明していきます。

1.予算目標を立てる

まずは予算目標を確立します。ポイントは利益にフォーカスしながら、達成に少々の努力を要する程度のハードルを設定することです。

企業としてどれぐらいの利益を出したいのかを前提に、現在の能力に見合った目標を掲げましょう。

2.必要な数字や情報を集める

過去の実績をもとに、具体的な予算の数値を決定します。分析に必要となる数値を洗い出し、どの期間の実績を参考にするかを考慮する必要があります。

とくにビジネスの繁忙期と閑散期で数値が大きく変動するようなものは、数値の平均で比較するといった工夫をしなければいけません。

3.予算を立てる

必要な数字や情報を集めたら、実際に予算を設定します。

予算は高すぎず、状況に見合ったハードルを設定す流ことがポイントです。無理しすぎないように注意しながら、重要な課題が浮き彫りになったら、すぐに対応策を考えるようにします。

4.月ごとにチェックする

予実管理はなるべく月ごとにしっかり決算することで精度が上がります。設定した予算と週ごとの実績に差異が出た時点で、軌道修正しましょう。

また、月ごとに予算全体を俯瞰し、何が重要で何がそうではないかの優先順位を見直す必要があるでしょう。

5.予算と実績を比較する

決算によって、当初企業が目標としていた営業利益と、実際の業務を経て積み上げられた利益に差があるならば、ギャップを埋めることが求められます。

最も売上に寄与している商品や活動を明らかにし、そこにリソースを割けるように調整していく必要があるでしょう。そのためには、しっかりと数値ベースで費用対効果を判断することが重要です。

6.分析して対策を実践に移す

予算と実績の比較により課題が浮き彫りになったら、改善策を立てて実行に移します。重要なのは、売上にもっとも貢献している活動は何かを分析によって明確にすることです。

予算に対して実績が大きく乖離している場合は手法を変える、継続しない判断もあります。

予実管理表を作成する方法

予実管理表を作成するには、ExcelやGoogle スプレッドシートを活用する、もしくはツールを導入するといった方法があります。

導入コストが発生せず編集の自由度の高いExcelやGoogle スプレッドシートは、個人事業主や中小企業などで用いられていることも少なくありません。ただし、手動で関数を設定し分析する必要があります。

一方で、ツールを導入する場合は、手動での分析が必要なく工数を抑えられます。

Excelでの予実管理

Excelで予実管理する方法について紹介します。

フォーマットの作成

Excelを使って予実管理する際は、まず予算・実績・差異といった必要項目を作成します。項目はとくに決まっていないため、管理したい項目があれば追加します。

予算のデータはあらかじめ入力しておき、差額は自動で計算できるよう数式を設定したフォーマットを作成しておきましょう。

データの入力

フォーマットを作成したら、実績のデータを入力していきます。グラフを活用すれば、視覚的にわかりやすい管理表を作成できます。

Excelのフォーマットは一から作成する以外に、無料のテンプレートを活用するのもおすすめです。テンプレートを活用すれば数式を設定する必要なく、業務を効率化できるでしょう。

BIツールを使用した予実管理

BIツールを活用することで予実管理が可能です。

BIとは「Business Intelligence（ビジネスインテリジェンス）」の略語で、分散したデータをまとめて管理・分析するためのツールです。

BIツールは、組織がデータに基づいて意思決定できるようにサポートします。

Excelを利用するよりも、BIツールの方が簡単に可視化できます。進捗状況を分析して新しい気づきを得たい場合もBIツールの使用を検討してみてもよいでしょう。

ツールにより扱いが難しいものもありますが、初心者でも感覚的に操作可能なものもあります。

予実管理システムを使用した予実管理

大企業のように社員数が多くなると、Excelで予実管理するのは厳しくなります。

予実管理システムを導入すれば、会社の規模が大きくても問題なく予実管理を進められます。また、導入済みのさまざまなツールと連携できるシステムであれば、すべてを一元管理するのも可能です。

大規模なシステムになるほど高額になることが一般的です。しかし、大量のデータを一度に処理をして業務効率化を目指すのであれば、予実管理システムやツールの導入を検討してみてもよいでしょう。

予実管理でありがちな失敗例

予実管理を導入した企業でありがちな失敗例を紹介します。

• 分析が目的になる
• 予算を低く見積る
• 予算達成にこだわる

分析が目的になる

差異の数字を分析するだけで満足してしまい、目標を達成できなかった場合でも原因を追求せずに終わってしまうケースも少なくありません。

本来、予実管理は早期に問題を発見し、経営改善のための対策をとります。そのため、差異が生じた原因を追求・改善策を検討・実行し、課題解決が実現するといったプロセスがあるべき姿です。

予算管理の目的を忘れず、手段が目的にならないよう注意が必要です。

予算を低く見積る

目標達成に失敗することを恐れ、予算の設定を低くあえて見積ってしまう場合があります。予算と実績の差が大きくなることで、社外からの低評価につながるのを恐れる場合もあるでしょう。

しかし、目標達成ばかりを重視し目標を低く設定しても、成長にはつながりません。適切な理由をもとに、少し高めの予算を設定するほうがよいでしょう。

あくまでも高く設定しすぎず、努力で達成できる程度の数値設定が大切です。

予算達成にこだわる

予算の達成にこだわり過ぎてしまうことも、予実管理にありがちな失敗例のひとつです。

目標達成が難しい場合に、差異を埋めることにこだわって、売上の水増しのような虚偽の報告をすることも少なくありません。
また、無理に目標を達成しようとして従業員に負担がかかり、かえって生産性が落ちることもあります。

しかし、差異が大きくなる場合には、そもそも目標設定が現実的ではなかった可能性も少なくありません。また、競合の登場といった外的要因が影響を与えている可能性もあります。

そのため、差異が大きい場合には、目標達成にこだわるよりも予算設定の見直しが必要です。

予実管理のプロセスを理解しよう

企業が予算と実績を正しく管理する必要性や目的は、あくまでも企業の存続と成長のために利益を確保することです。そのために定期的に目標を立て、実績と比較しながら改善点を修正していきます。

適切な予実管理をすることで企業はビジネスの停滞を防ぎながら、継続的な成長を成し遂げられるようになります。

予実管理に役立つシステム紹介

予実管理を効率化するために、Excelで予実管理している方はこちらの記事もご覧ください。

予実管理に役立つおすすめシステムやツールをまとめて比較できます。寄せられた口コミをもとにランキングも作成しているので、サービス導入検討の際にはあわせてご覧ください。

注目の予算管理システム、サービス資料まとめ

また、こちらの記事で、リアルタイムで数値を把握できる予実管理システムのおすすめを比較しています。

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