予実管理とは？数値目標の管理方法・手法、進め方などのポイント

予実管理とは

予実管理（よじつかんり）とは、予算と実績の管理を意味します。経営目標に対して予算と実績に大きな乖離がないか、軌道修正する必要がないかを管理するのが目的です。

どのような企業であれ、実績が経営目標に滞りなく向かっているかを確認するために予実の管理が必要です。売上や経費など予算を適切に配分して実績を管理することは、意思決定における重要な材料になります。

たとえば、1年間で1,000万円の予算が与えられた部門において、わずか半年で予算達成した場合を考えてみましょう。この場合、予算達成に満足するだけでなく、余裕のあるヒト・モノ・カネの経営資源を再度適切に分配する必要が出てきます。

順調な経営実績をさらに成長させるためにも、組織として進んでいる方向や手法が正しいのか、軌道修正する必要はないのかなど、予算と実績を比較するチェックが必要です。

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予実管理の目的

予実管理の目的は「企業が設定した数値予算と実績が合致しているか」「予算と実績の数値にギャップがありすぎないか」を確認するためのものです。そして、ブレがある場合は軌道修正し、伸ばすべき分野は伸ばしていかなければいけません。これらの理由から、健全な企業運営にとって、予実管理は管理会計のなかでも非常に重要性が高い業務と言えます。

予実管理の必要性

予実管理を行うと、自社の状況を数値で分析して把握できるようになります。「なんとなく今期は予算を達成できないかもしれない」といった感覚的なものではなく、どの部分がどれほど不足しているかを具体的に把握可能です。具体的に問題点が発見できるため、改善策を早い段階で打ち出せるようになります。業績が好調な場合でもさらなる向上のための施策策定にも役立ちます。

さらに、予実管理表はスケジュールの進捗をフローにして把握すれば、さらに業務の効率化も期待できるでしょう。

また、上場している場合は業績予想の開示が求められるため、証券取引所に予算実績比較表の提出が必須です。予算実績比較表を作成する際に月次の予実管理表が必要となります。予実管理表は、状況により予測情報を修正する場合があるものの、いずれにしても行っておけば、さまざまな用途に活用できるでしょう。

予実管理するときのポイント

次に、実際に予実管理をする際のポイントについて、予算設定時に注意すべきところや数値に関する注意点に注目しつつ、次の5つのポイントを中心に解説していきます。

• 適切な予算設定を行う
• 細かな数字を気にしすぎない
• 原因の究明を必ず行う
• 集計作業がスムーズになる事前準備
• リアルタイムな数字の把握をする

適切な予算設定を行う

予実管理では少し高めの予算設定を行いましょう。

予実管理では、実際に設定した予算と実績の比較が定量的に可能になります。両者の比較を恐れて、故意に達成しやすい予算目標を立てたり、逆に見栄を張って実現不可能な予算を設定したりしてはいけません。

低すぎる予算は簡単に実現できてしまうため、企業の抱える問題点をあぶり出せません。一方、実現不可能な高すぎる予算では、強みや弱点の見極められなくなります。

そこで予算は少し高めに設定し、予実管理によってしっかりと課題を抽出できるようにする必要があります。Plan（編成）・Do（執行）・Check - Act（フィードバック）という、PDCAサイクルを用いた予算管理の方法や予算設定についてはこちらの記事も参考にしてみてください。

細かな数字を気にしすぎない

細かすぎる予算設定や、一つひとつの数字にこだわりすぎることも、適切な予実管理を妨げる原因となります。数字を気にしすぎて効率を下げることにつながるためです。

つまり予算の構成要素のどの部分が重要で、達成する優先順位が高いのかを見極める必要があります。重要視する項目は何か、どの程度の予実の差分が出てきたら対処する必要があるのかを事前に決めておくと効率よく進められます。

原因の究明を必ず行う

予実管理によって、重要かつ優先度の高い課題が判明したら、原因の究明を行います。何が成長の足かせとなるのかを明らかにし、有効な対策を立てるために問題を深堀りしていきます。

重要なのはうわべの問題ではなく、問題の本質に目を向けることです。たとえば「顧客単価は高いのに顧客回転率が悪い」といった結果が浮き彫りになったならば、なぜ回転率が悪いのかを徹底的に調査します。次に仮説と検証を繰り返しながら原因を究明し、次のアクションにつなげることが必要になります。

集計作業がスムーズになる事前準備をする

予実管理では、実績をさまざまな角度から集計・分析していきます。集計作業が効率的で、正しく実態を把握できているかを確認することも重要です。つまり、集計の際の事前準備にも目を向けます。

万が一、分析するための指標が間違っていたり、適切な集計方法ではなかったりすれば、実態を正しく把握できません。膨大なデータを効率よく分析できるBIツール（Business Intelligence）も、合わせて活用されることがあります。

導入しやすいExcelを使って無料で行う方法もありますが、データが膨大になったときの集計が困難になることもあります。ファイルの共有や保存に課題を抱えている場合も、クラウドサービスの予実管理ツールの利用も検討してみましょう。

リアルタイムな数字の把握

予算と実績を比較するうえでは、できるだけリアルタイムの数字を正確に把握することが重要です。ビジネスの状況は常に変化しているので、時間が経過すればするほど環境も変わっていってしまいます。

そのため、なるべく週ごとに集計したものを比較し、迅速に改善できるようにしましょう。具体的なアクションプランを立てて実行し、そこからフィードバックを得て、再びアクションプランへと落とし込んでいくことで、PDCAサイクルも加速します。

予実管理の進め方

予実管理は、次のステップにわかれます。各フェーズでやるべきことを分解して説明していきます。

予算目標を立てる

まずは予算目標を確立します。ポイントは利益にフォーカスしながら、達成に少々の努力を要する程度のハードルを設定することです。企業としてどれぐらいの利益を出したいのかを前提に、現在の能力に見合った目標を掲げましょう。

必要な数字や情報を集める

過去の実績をもとに、具体的な予算の数値を決定します。分析に必要となる数値を洗い出し、どの期間の実績を参考にするかを考慮する必要があります。

とくにビジネスの繁忙期と閑散期で数値が大きく変動するようなものは、数値の平均で比較するなどの工夫をしなければいけません。

予算を立てる

必要な数字や情報を集めたら、実際に予算を設定します。これまで説明してきたように、予算は高すぎても低すぎてもいけません。

状況に見合ったハードルを設定すべきです。無理をしすぎないように注意しながら、重要な課題が浮き彫りになったら、すぐに対応策を考えるようにします。

月ごとにチェックする

予実管理はなるべく月毎にしっかりと決算することで精度が上がります。設定した予算と週ごとの実績に差異が出た時点で、軌道修正するようにしましょう。

また、月ごとに予算全体を俯瞰し、何が重要で何がそうではないかの優先順位を見直す必要があるでしょう。

予算と実績を比較する

決算によって、当初企業が目標としていた営業利益と、実際の業務を経て積み上げられた利益に差があるならば、ギャップを埋めていくことが求められます。

もっとも売上に寄与している商品や活動を明らかにし、そこにリソースを割けるように調整していく必要があるでしょう。そのためには、しっかりと数値ベースで費用対効果を判断することが重要となります。

分析して対策を実践に移す

予算と実績の比較により課題が浮き彫りになったら、改善策を立てて実行に移します。重要なのは売上にもっとも貢献している活動は何かを分析によって明確にすることです。

また予算に対して実績が大きく乖離している場合は手法を変える、継続しないなどの判断となることもあります。

予実管理表を作成する方法

予実管理表を作成するには、ExcelやGoogle スプレッドシートを活用する、もしくはツールを導入するといった方法があります。

導入コストが発生せず編集の自由度の高いExcelは、個人事業主や中小企業などで用いられていることが多いです。ただし、手動で関数を設定し分析する必要がある、複数人での同時編集ができず人により最新の情報を確認しにくいといったデメリットがあります。

Googleスプレッドシートは複数人での同時編集が可能で、リアルタイムで情報確認が可能なものの、Excelと同様に手動での分析が必要です。一方で、ツールを導入する場合は、手動での分析が必要なく工数を抑えられます。

Excelでの予実管理

フォーマットの作成

Excelを使って予実管理を行う際は、まず予算・実績・差異といった必要項目を作成します。項目にとくに決まりはないため、管理したい項目があれば追加します。そして、予算のデータをあらかじめ入力しておき、差額は自動で計算できるよう数式を設定したフォーマットを作成しておきましょう。

データの入力

フォーマットを作成したら、実績のデータを入力していきます。グラフを活用すれば、視覚的にわかりやすい管理表を作成できます。Excelのフォーマットは一から作成する以外に、無料のテンプレートを活用するのもおすすめです。テンプレートを活用すれば、社内で数式の設定を行う必要がなく、大きく業務を効率化できるでしょう。

BIツールを使用した予実管理

BIツールを活用しても予実管理が行えます。BIとは「Business Intelligence」の略語でさまざまな場所にあるデータを一元化することです。BIツールは、組織がデータに基づいた意思決定を行えるようにサポートします。

Excelを利用するよりもBIツールの方が、グラフ化などの可視化を簡単に行えます。進捗状況を分析して新しい気づきを得たい場合もBIツールの使用を検討してみてもよいでしょう。ツールにより扱いが難しいものもありますが、初心者でも感覚的に操作可能なものもあるので、利用を検討してみるのもおすすめです。

予実管理システムを使用した予実管理

大企業のように社員数が多くなると、Excelで予実管理を行うのは厳しくなります。

予実管理システムを導入すれば、会社の規模が大きくても問題なく予実管理を進められます。また、導入済みのさまざまなツールと連携できるシステムであれば、すべてを一元管理するのも可能です。

大規模なシステムになるほど高額にはなりますが、大量のデータを一度に処理をして業務効率化を目指すのであれば、予実管理システムやツールの導入を検討してみてもよいでしょう。

予実管理でありがちな失敗例

予実管理を導入した企業でありがちな失敗例を紹介します。

• 分析が目的になる
• 予算を低く見積る
• 予算達成にこだわる

分析が目的になる

差異の数字を分析するだけで満足してしまい、目標を達成できなかった場合でも原因を追求せずに終わってしまうケースも少なくありません。

本来、予実管理は早期に問題発見を行い、経営改善のための対策をとる手段として行います。そのため、差異が生じた原因を追求・改善策を検討・実行し、課題解決が実現するといったプロセスがあるべき姿です。

そのため予算管理の目的を忘れず、手段が目的にならないように注意が必要です。

予算を低く見積る

目標達成に失敗することを恐れ、予算の設定を低くあえて見積ってしまう場合があります。予算と実績の差が大きくなることで、社外からの低評価につながるのを恐れる場合もあるでしょう。

しかし、目標達成ばかりを重視し目標を低く設定しても、成長にはつながりません。適切な理由をもとに、少し高めの予算を設定するほうがよいでしょう。あくまでも高く設定しすぎず、努力で達成できる程度の数値設定が大切です。

予算達成にこだわる

予算の達成にこだわり過ぎてしまうことも、予実管理にありがちな失敗例の一つです。

目標達成が難しい場合に、差異を埋めることにこだわって、売上の水増しのような虚偽の報告が行われるケースがあります。また、無理に目標を達成しようとして従業員に負担がかかり、かえって生産性が落ちることもあります。

しかし、差異が大きくなる場合には、そもそも目標設定が現実的ではなかった可能性が高いです。また、競合の登場といった外的要因が影響を与えている可能性もあります。そのため、差異が大きい場合には、目標達成にこだわるよりも予算設定の見直しが必要です。

予実管理のプロセスを理解しよう

企業が予算と実績を正しく管理する必要性や目的は、あくまでも企業の存続と成長のために利益を確保することです。そのために定期的に目標を立て、実績と比較しながら改善点を修正していくわけです。

適切な予実管理をすることで企業はビジネスの停滞を防ぎながら、継続的な成長を成し遂げられるようになります。

予実管理に役立つシステム紹介

予実管理を効率化するために、Excelでの予実管理を行っている方はこちらの記事もご覧ください。

予実管理に役立つおすすめシステムやツールをまとめて比較できます。寄せられた口コミをもとにランキングも作成しているので、サービス導入検討の際にはあわせてご覧ください。

注目の予算管理システム、サービス資料まとめ

また、こちらの記事で、リアルタイムで数値を把握できる予実管理システムのおすすめを比較しています。

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