「稟議書の回覧が遅い」「紙やExcelでの管理が限界」といった業務の滞りは、多くの企業で生じています。利用人数や申請件数が無料の範囲に収まる製品を選べば、0円で稟議や申請の電子化を始められます。
本記事では、無料で使えるワークフローシステム4選と、無料トライアルで試せる7選を、無料で使える範囲や有料への切り替え目安とあわせて紹介します。
【30秒でわかる無料のワークフローシステムのポイント】
・無料で使えるのはワークフローEX・GroupSession・HRMOS稟議など
・無料プランの制限は「ユーザー数」「申請フォーム数」「データ保存期間」が中心
・申請件数の急増・複雑な承認フロー・外部連携が必要になったら、月額300〜900円程度の有料プラン切り替えがおすすめ
有料プランも含めた比較・選び方は、次の記事で紹介しています。
＞ワークフローシステムのおすすめ比較をチェックする
各サービスの料金・機能を比較検討したい場合は、下記のボタンからワークフローシステム各社の資料をまとめてダウンロードできます。
※掲載料金は税区分の記載を含め、各社公式サイトの表記に基づいています。
ワークフローシステムを無料で使う方法
ワークフローシステムを無料で使うには、主に次の3つの方法があります。
- ワークフローシステムやグループウェアの無料プランを利用する
- ワークフローシステムの無料トライアルを利用する
- GoogleフォームやスプレッドシートでシンプルなWebフォームを自作する
他、オープンソース（OSS）を利用する方法もありますが、IT専任担当者のいない中小企業にはおすすめしません。まずは上記3つの方法を順に見ていきましょう。
ワークフローシステム・グループウェアの無料プランを利用する
ワークフローシステムやワークフロー機能を搭載するグループウェアのなかには、期間制限なく使い続けられる無料プランを提供するサービスがあります。ただしユーザー数や申請フォーム数、データの保存期間には上限が設けられています。
無料プランを提供する製品を、ユーザー数・機能・保存期間・サポートの観点で比較しました。詳しい特徴は「無料プランのあるワークフローシステム4選」で紹介します。
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|---|---|---|---|---|
| ワークフローEX | GroupSession | HRMOS稟議 | AppRemo | |
| 無料枠(人数) | 無制限 | 無制限 | 30名まで | 20名まで |
| 申請フォーム数 | ● | ● | ● | 10個まで |
| データ保存期間 | 6か月 | 無期限 | 無期限 | ー |
| 承認ワークフロー | ● | ● | ● | ● |
| 通知機能 | × | ● | ● | ● |
| モバイル対応 | ● | ● | ● | ● |
| サポート | 操作サポート | FAQ・保守有償 | ヘルプ・メール | マニュアル |
| 有料プラン月額 | 要問い合わせ | 300円/ユーザー〜（税抜・年契約） | 100円/ユーザー（税抜・月額最低3,000円） | 250円/ユーザー（税抜） |
凡例：●＝使える／×＝使えない／ー＝要問い合わせ・記載なし
無料プランでは電話サポートや専任担当者による支援を受けられない場合が多いため、マニュアルやFAQを見ながら自力で設定するのが基本です。ワークフロー機能を搭載するグループウェアを利用する場合は、無料プランの範囲でワークフロー機能を使えるかを事前にチェックしましょう。
ワークフローシステムの無料トライアルを利用する
ワークフローシステムの中には、30日〜60日ほどの無料トライアル期間を設けているサービスもあります。トライアル期間中は有料プランの機能を実際に動かして試せるため、システムの操作性や自社業務との相性を確かめられます。有料プランへの本契約を検討する際の判断材料として活用しましょう。
下記は、無料トライアルを提供する7つの有料ワークフローシステムを、トライアル期間・料金・機能で比較したものです。詳細は「無料トライアルを提供しているワークフローシステム7選」で解説します。
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|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ジョブカンワークフロー | サイボウズ Office | X-point Cloud | Questetra BPM Suite | コラボフロー | Create!Webフロー | Styleflow | |
| 無料の形態 | トライアル | トライアル | トライアル | トライアル | トライアル | トライアル | トライアル |
| トライアル期間 | 30日 | 30日 | 30日 | 60日 | 30日 | 1か月 | あり（期間の記載なし） |
| 1ユーザー月額 | 300円〜（税抜・最低利用料金5,000円/月） | 600円〜（税抜・最低5ユーザー＝月額3,000円〜） | 500円〜＋基本20,000円/月（税抜） | 1,200円〜（税抜） | 500円〜（初期費用0円・最低5ユーザー＝月額2,500円〜） | 500円（税抜・初期費用0円） | 350円（税込） |
| 承認ワークフロー | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● |
| 条件分岐承認 | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ● |
| API・外部連携 | ● | ● | ● | ● | ● | ● | ー |
| サポート | メール（有料〜） | 電話・メール | 専任チーム | オンライン | 導入サポート・サポートサイト | ー | ー |
凡例：●＝使える／×＝使えない／ー＝要問い合わせ・記載なし
期間内は機能に制限なく利用できるサービスもあれば、一部機能に制限があるサービスもあります。トライアル前に自社の申請書類・決裁ルートに合うかを確認しておくと、有料プランへの移行判断がスムーズです。
GoogleフォームやスプレッドシートでシンプルなWebフォームを自作する
Googleフォームとスプレッドシート、Google Apps Scriptを組み合わせれば、シンプルなワークフローを自作できます。Google Workspaceを利用中の会社であれば、追加費用0円で始められる方法です。
基本的な流れは、Googleフォームで申請フォームを作成し、回答をスプレッドシートに集約、Apps Scriptで承認通知メールを自動送信する構成です。単純な申請フローや、部署内での試験運用には十分対応できます。
一方で、多段階の承認や条件分岐、承認履歴の一元管理、内部統制対応などは実装しづらく、複雑な承認業務には向きません。アクセス権限の設定やデータ保護にも十分注意する必要があります。全社的な稟議・申請の電子化を目指す場合は、専用のワークフローシステムを検討しましょう。
フリーソフトやOSS（オープンソース）のワークフローシステムをおすすめしない理由
オープンソース（OSS）型のワークフローシステムは、ライセンス費用がかからず、機能をカスタマイズできる自由度が長所です。
ただし、OSS版を業務利用するには、自社でサーバー構築・保守・バックアップ・セキュリティ対応まで担える体制が前提です。IT専任担当者のいない中小企業では、設定不備によるトラブルや脆弱性の放置につながるリスクがあります。
体制構築の難しさから、社内にサーバー管理・セキュリティ運用の担当者がいない場合は、クラウド型の無料プランや無料トライアルからの検討をおすすめします。
有償の保守サポートを併用すれば体制不足を補えますが、その場合はクラウド型の有料プランと総額で比較したうえで決めましょう。
「結局どの製品がいいのか選べない」といった方へ向けて、簡単な質問に答えるだけでおすすめ製品がわかる診断を用意しました。製品選びに迷っている方はぜひご活用ください。
無料で使えるワークフローシステム かんたん診断
最大3つの質問で、自社が無料で使えるか、有料の検討が必要かがわかります。
なぜ紙やExcel・メール運用は限界なのか？無料システムでこう変わる
「稟議書がどこかで止まっている」「いつ承認されるか読めない」といった課題は、担当者個人の責任ではなく、紙やExcel、メールを用いたアナログな運用の限界から生じています。
紙やExcel運用の最大の課題は、届いた申請内容を「人の手」で回覧・確認しなければならない点にあります。申請数が増えれば、人が確認できる量をいつかは超え、滞留や抜け漏れが起きやすくなります。
無料プランのあるワークフローシステムに切り替えると、これらの課題は次のように変わります。
| あなたの課題 | 紙・Excel・メール運用 | 無料システム |
|---|---|---|
| 稟議書がどこかで止まる | ・紙の稟議書やメールでの回覧 ・誰で止まっているのかわからない | ・申請経路と現在の承認者が自動で表示 ・どこで止まっているかを一目で把握 |
| 承認までのリードタイムが読めない | ・誰がいつ承認するのか不明 ・進捗はメールや電話で都度確認 | ・申請日時・承認期限・経過日数が自動で記録 ・承認リードタイムをリアルタイムに把握・分析 |
| 申請状況の見える化ができない | ・部署ごとにExcelや紙で別々に管理 ・全社で何件・どのステータスかは集計しないとわからない | ・リアルタイムに全申請の件数やステータスを可視化 ・部門別・種別ごとの状況もすぐに確認 |
| 在宅勤務・拠点間で紙が回らない | ・原本の紙は本社に郵送、PDFはメール送信 ・テレワークや拠点間での決裁に時間がかかる | どの拠点・在宅勤務中でも同じフローで申請・承認 |
| コスト | 0円 | 0円 |
現在の運用に限界を感じているなら、まずは無料のワークフローシステムから試す価値があります。ただし、無料で使えるワークフローシステムにも、使いやすいサービスと使いにくいサービスがあります。自社に合うサービスを見極めるポイントを押さえておきましょう。
稟議書の書式そのものを整えたい場合は、次のテンプレート記事も参考にしてみてください。
＞稟議書の書き方・フォーマット6選（例文・テンプレート）を見る
無料で使えるワークフローシステムの選び方
無料で使えるワークフローシステムを選ぶ際は、次の4つの観点で確認しましょう。とくに「無料で使える人数で足りるか」を最初にチェックすることをおすすめします。
【ユーザー数】チーム全員で「無料」で使えるか？
無料で使えるサービスを選ぶうえで、最も重要なのがユーザー数の制限です。
管理者1人だけが無料で利用できても、部下を含めた現場の業務改善にはつながりません。紙やExcel・メールでの申請・承認から脱するには、申請内容やステータスをチーム全員がリアルタイムで共有できる必要があります。
ワークフローEXやGroupSessionのようにユーザー数無制限の無料プラン、あるいはHRMOS稟議（30名まで）・AppRemo（20名まで）のように上限に余裕のあるサービスを選べば、部署単位で導入しても運用に支障をきたしにくいでしょう。
将来的に利用部門を広げたい場合は、最初からユーザー数に余裕のあるサービスを選んでおくと、上限到達時のプラン変更や乗り換えの手間を減らせます。
中小企業がワークフローシステムを選ぶ際の観点は、次の記事でも詳しく紹介しています。
【月間申請件数・フォーム数】自社の運用量に対応しているか？
ユーザー数に加え、「月間の申請件数」「申請フォーム数」「保存できるデータ容量」「データ保存期間」といった機能単位の制限もチェックが必要です。
無料プランの多くは「申請フォームは3〜10種類まで」「データ保存は30日〜6か月間」のような利用上限を設けており、稟議や経費精算、各種申請が多い企業ではすぐ上限に達し、以前の非効率な運用に逆戻りするリスクがあります。自社の月間申請件数を大まかに把握したうえで検討しましょう。
たとえばHRMOS稟議は30名まで主要機能が無料で、少人数組織の申請業務を網羅できます。
「件数の制限」と「機能の充実度」の両方を見て、自社の使い方に合うかを確認しましょう。
【サポート体制】無料でも問い合わせ先はあるか？
IT専任担当者がいない会社では、無料プランでも最低限の問い合わせ先が用意されているサービスを選ぶのが安心です。
システムの初期設定や急なトラブル時に頼れる窓口がないと、申請・承認業務そのものが止まる可能性があります。
無料プランでも「どこまでサポートしてくれるのか」を事前に確認しておくと、導入後の運用がスムーズです。
【導入形態】クラウド・オンプレ・OSSのどれが向くか？
ワークフローシステムには、大きく3つの導入形態があります。それぞれ体制や運用条件で向き不向きが分かれるため、自社の状況に合わせて選びましょう。
- クラウド型（無料プラン）：初期設定が短時間で済み、サーバー管理も不要。ワークフローEX・HRMOS稟議・AppRemoなどが該当。少人数チームでの試験導入や、まずは1部門で始めたい企業に向く
- オンプレ型（無料版）：自社サーバーへインストールし、ユーザー数無制限で利用可能。GroupSessionが代表例。社内にサーバー管理担当がいて、社内ネットワーク完結で運用したい企業に向く
- OSS型：ライセンス費用0円だが、構築・保守・セキュリティを自社で担う。IT専任担当者のいる会社で、独自のカスタマイズを行いたい場合に向く
試験導入から本格運用まで見据えて、自社の体制と運用イメージに合う形態を選びましょう。
無料のワークフローシステムを利用するメリット
無料のワークフローシステムを利用するメリットは、主に次の3つです。
コストがかからない
無料のワークフローシステムを利用すれば、初期費用や月額費用をかけずに稟議・決裁の電子化を進められます。有料プランは1ユーザーあたり月額300〜900円程度が一般的で、数十名規模で導入すると月額数万円の固定費になります。
無料プランならこうしたコストをかけずに始められるため、「システム化を進めたいが予算を確保しづらい」という中小企業でも、紙やExcelでの運用から一歩踏み出せます。まずは無料の範囲で効果を確かめ、必要になった段階で有料プランへ移行するという進め方ができるのも利点です。
導入のハードルが低い
クラウド型の無料ワークフローシステムであれば、アカウント登録をするだけですぐに利用を始められます。サーバーの構築やソフトのインストールが不要なため、IT専任担当者がいない企業でも導入時の負担が小さく済みます。
申請フォームの作成や承認ルートの設定も、画面の案内に沿って直感的に操作できるものが多く、専門的な知識がなくても運用を始められます。初期費用が発生しない分、社内での導入合意も得やすく、まず一部門で試してから全社に広げるといった段階的な進め方もしやすいでしょう。
業務の効率化を試験運用できる
無料のワークフローシステムを使えば、本格導入の前に業務効率化の効果を試験的に検証できます。実際の稟議や申請フローを無料の範囲で動かしてみることで、システムの操作性や自社の承認ルートとの相性、現場のメンバーが無理なく使いこなせるかを見極められます。
有料プランを契約してから「現場に定着しなかった」「必要な機能が足りなかった」と後悔するリスクを抑えられるのが大きな利点です。無料プランで手応えを確かめたうえで、ユーザー数の上限に達したり高度な機能が必要になったりした段階で有料プランへ移行すれば、無駄のない投資につながります。
【0円で使える】無料プランのあるワークフローシステム4選
期間無制限で使える無料プランを提供する4社を紹介します。無料の範囲でできることや機能制限を解説しているので、ワークフローシステム選びの参考にしてみてください。
ワークフローEX
- 既存のExcel稟議書をそのまま画面に取り込めるワークフローシステム
- 無料プランはユーザー数・申請フォーム数がともに無制限で、通知など一部を除く大半の機能を利用可能
- 申請データの保存は6か月間まで／本格運用や長期保管は有料プラン
ワークフローEXは、株式会社Knowlboが提供するワークフローシステムで、既存のExcel稟議書をそのまま画面に取り込んで利用できるのが強みです。
社員が見慣れたExcelレイアウトのまま電子申請・電子捺印に移行できるため、現場への浸透が早く、紙やExcel運用からスムーズに脱却したい企業に向いています。無料プランはユーザー数と申請フォーム数がともに無制限で、通知機能および一部オプション機能を除いたほとんどの機能を試せます。
申請データの保存期間が申請日ベースで6か月間に限られるため、長期保管には向きませんが、半年間ほど部署単位で本番に近い形で試したい場合のトライアル用途には適しています。また、無料プランでも操作サポートを受けられます。
データ保存期間を気にせず本格運用したい場合は、有料プランへの移行を検討しましょう。
ワークフローEXを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | ユーザー数の上限なし |
| 機能制限 | 通知機能および一部オプション機能は利用不可。申請データの保存期間は申請日ベースで6か月間 |
| サポート | 無料プランでも操作サポートに対応 |
| その他の制限 | 長期保存が必要な申請データの運用には不向きで、本格運用には有料プランへの移行が前提 |
GroupSession
- スケジュール・掲示板・ワークフローをまとめて使えるオンプレミス型グループウェア
- 無料版はユーザー数無制限（サーバー性能の範囲内）で、申請フォーム数・申請件数に明確な上限なし
- インフラ構築・保守・バックアップは自社対応／個別サポートは有償の保守契約
GroupSessionは、日本トータルシステム株式会社が提供するオンプレミス型のグループウェアで、スケジュール・掲示板・ファイル共有・ワークフローなどをまとめて利用できます。
社内サーバーへインストールして使うため、稟議や各種申請のフローをブラウザだけで運用できます。無料版はユーザー数無制限（サーバー性能の範囲内）で、申請フォーム数や申請件数にも明確な上限がありません。稟議や申請の件数が多い企業がまとめて電子化したい場合にも向いています。
一方で、インフラの構築やバックアップは自社で行う必要があるため、社内にある程度ITに詳しい担当者がいる企業にとくにおすすめです。もし自社でサーバーを持たずに運用したい場合は、月額1ユーザーあたり約300円から利用できるクラウド版（byCloud）への移行も検討できます。
GroupSessionを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 制限なし（サーバー性能の範囲で無制限に利用可能、快適なご利用のための目安として〜300ユーザー） |
| 機能制限 | ワークフローを含む主要機能はおおむね制限なし。申請フォーム数・申請件数も明確な上限はなし |
| サポート | 公式マニュアル・FAQが中心。個別問い合わせは有償の保守契約（年54,000円／1〜10名）で利用可能 |
| その他の制限 | 自社サーバーへのインストールが必要で、インフラ構築・保守・バックアップは自社対応 |
HRMOS稟議
- 各種稟議をスマートフォン・PCから申請・承認できるクラウド型ワークフローシステム
- ユーザー数30名までは初期費用・月額費用ともに完全無料（2026年12月末まで31名超でも0円のキャンペーン中）
- キャンペーン終了後、31名以上の継続利用は月額100円/ユーザー（税抜・月額最低3,000円）の有料プラン
HRMOS稟議は、株式会社ビズリーチが提供するクラウド型のワークフローシステムです。契約申請・備品購入申請・経費精算などさまざまな稟議を、スマートフォンやPCから申請・承認できます。
コメント機能やアラート機能、稟議履歴の管理にも対応しており、承認プロセスの見える化や内部統制の強化にも役立ちます。ユーザー数30名までであれば初期費用・月額費用ともに完全無料で利用可能で、まずは特定部門だけで稟議のペーパーレス化を進めたい企業に適しています。
利用人数が31名を超える場合は、1ユーザーあたり月額100円（税抜・月額最低3,000円）からの有料プランに移行することで、同じ機能をそのまま全社展開できます。
なお公式サイトでは、2026年12月末まで「31名以上でも月額費用0円」のキャンペーンを実施中です。無料プランの段階から本格運用に近い形で試せる点も魅力です。
HRMOS稟議を無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 30名まで完全無料（キャンペーン期間中は31名超でも0円） |
| 機能制限 | 30名以内であれば、ワークフロー（申請・承認）や稟議履歴など主要機能はほぼ制限なく利用可能 |
| サポート | オンラインヘルプや問い合わせフォームが中心。個別のサポート範囲はプランにより異なる |
| その他の制限 | 31名以上での継続利用には、キャンペーン終了後に月額100円/ユーザー（税抜）の有料プランへ切り替えが必要 |
AppRemo
- Excelで作成した既存の申請書をそのまま取り込んでワークフロー化できる
- Freeプランはユーザー数20名まで、有効化フォーム10個まで利用可能
- ディスク容量2GB・添付1MBの制限あり／全社展開は月額250円/ユーザー（税抜）の有料プラン
AppRemoは、株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステムで、Excelで作成した既存の申請書をそのまま取り込んでワークフロー化できるのが特徴です。
紙やExcelで運用している稟議書・各種申請書をほとんど作り直すことなく電子化できるため、「フォーマットは変えたくないが、承認フローだけオンラインにしたい」といった企業に向いています。Freeプランではユーザー数20名まで、申請フォーム10個までの制限で利用できます。
少人数の部署や限られた申請種別から試験導入したい場合にちょうどよく、紙の稟議書から段階的に切り替えていくシーンにおすすめです。
制限を超えて全社展開したくなった場合は、1ユーザーあたり月額250円（税抜）からの有料プラン（AppRemo Cloud Basic）へ移行できます。パッケージ版（オンプレミス）も選択でき、より柔軟なワークフロー運用がしやすくなります。
AppRemoを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 20ユーザーまで無料（Freeプラン） |
| 機能制限 | 有効化可能フォーム（アプリ）は10個まで。※登録可能なフォーム数の制限ではなく、同一タイミングで利用できるフォーム数の制限。 |
| サポート | オンラインマニュアルやヘルプを中心に提供。個別のサポート範囲はプランにより異なる |
| その他の制限 | Freeプランではディスク容量2GB、添付ファイルの上限容量1MBの制限がある |
無料トライアルを提供しているワークフローシステム7選
無料トライアルを提供している7社を紹介します。無料トライアルは有料プランの機能を期間限定で試せるため、有料契約前の適合性チェックに活用できます。なお試せる範囲はサービスによって異なり、一部の機能や環境に制限が設けられている場合もあります。
ジョブカンワークフロー
- 稟議書や各種申請書をノーコードで作成し、ドラッグ＆ドロップで承認ルートを組めるクラウド型システム
- 30日間の無料トライアルで全機能を試せる
- トライアル後は月額300円/ユーザー（税抜・最低利用料金5,000円/月）の有料プランで継続
ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供するクラウド型ワークフローシステムです。稟議書や各種申請書をノーコードで作成し、ドラッグ＆ドロップで承認ルートを組める操作性が魅力です。
ジョブカン勤怠管理をはじめグループ製品との連携もしやすく、紙やExcelベースの申請フローをそのままクラウドに置き換えたい企業に向いています。30日間の無料トライアルで全機能を試せるため、有料契約前に自社の稟議・申請フローとの相性を確認できます。
トライアル終了後は月額300円/ユーザー（税抜・最低利用料金5,000円/月）の有料プランで継続でき、フォーム数や保存期間の制限なくAPI連携や詳細なログ管理も利用できるようになります。
サイボウズ Office
- スケジュール共有から承認ワークフローまでワンパッケージで使えるクラウド型グループウェア
- 30日間の無料トライアルで全機能を利用でき、期間中も電話・メールのテクニカルサポートを受けられる
- 有料プランは月額600円/ユーザー（税抜・最低5ユーザー＝月額3,000円〜）。ワークフロー機能単体では選べない
サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型グループウェアで、誰でも簡単に使えることにこだわった設計が特徴です。
日本の中小企業の業務に合わせて、スケジュール共有から承認ワークフローまで社内情報共有の機能をワンパッケージで提供しています。30日間の無料トライアルではすべての機能を利用でき、期間中も電話やメールでテクニカルサポートを受けられるのも安心材料です。
有料プランは月額600円/ユーザー（税抜・最低5ユーザーからの契約で月額3,000円〜）から利用可能で、ワークフロー機能単体では選べないため、稟議書と社内情報共有をまとめてクラウド化したい会社に向いています。
X-point Cloud
- 紙のイメージそのままの画面でフォーム設計ができるクラウド型ワークフローシステム
- 30日間の無料トライアル期間中は専任サポートチームが導入前の検証・検討をサポート
- 有料プランは月額500円/ユーザー（税抜）＋基本サービス費用20,000円/月〜
X-point Cloudは、株式会社エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローシステムで、紙のイメージそのままの画面でフォーム設計ができるのが特徴です。
プログラム知識がなくても、Excelで作られた既存の申請書レイアウトを画面に再現できるため、現場ユーザーが使いやすいフォームを作れます。
30日間の無料トライアル期間中は、専任サポートチームが導入前の検証・検討をサポートしてくれるため、初めてワークフローシステムを導入する会社でも安心して試せます。
有料プランは1ユーザーあたり月額500円（税抜）＋基本サービス費用20,000円/月から利用でき、手厚い運用サポートを受けながら全社的な稟議・申請の電子化を進められます。
承認フローの設定・差戻しや承認済みのアイコンの見やすさ
【操作性・使いやすさ】
動作が非常にスムーズ。
【他のサービスとの連携面(カスタマイズ性)】
他のサービスとの連携なし
Questetra BPM Suite
- ワークフローに沿ってタスクを進めるだけで案件の進捗・実績をモニタリングできる業務改善プラットフォーム（クエステトラ提供）
- 機能制限なく使える無料トライアルを申し込みから数分で開始できる
- 有料プランは月額1,200円/ユーザー（税抜）〜。BPMN形式のプロセス設計やAPI連携に対応
Questetra BPM Suiteは、株式会社クエステトラが提供するクラウド型の業務改善プラットフォームで、ワークフローに沿ってタスクを進めるだけで、案件の進捗や実績をモニタリングできるのが特徴です。
業務の手順を可視化しながらボトルネックを特定でき、既存サービスや生成AIとの連携により、自動で行う工程も業務に組み込めます。
機能制限なく利用できる無料トライアル※を提供しており、申し込みから数分で利用開始できるため、稟議・申請だけでなく業務全体のフロー改善を検討したい会社にも向いています。
有料プランは月額1,200円/ユーザー（税抜）から利用でき、承認フローの自動化・BPMN形式でのプロセス設計・API連携などを本格運用できます。
※無料基盤はメモリ等のリソースが最小限に設定されています。パフォーマンスやスケーラビリティといった非機能テストをご検討の際は、別途、連絡が必要です。
改修を楽にできる機能があれば5点。（この点はどのサービスでも同じような課題を持っているとは思いますが）
コラボフロー
- Excelで作った既存の申請書をそのまま取り込んでWeb申請にできるクラウド型ワークフローシステム
- 30日間の無料トライアルを提供。申請金額などの条件で承認経路を自動で分岐させる設定も試せる
- 有料プランは月額500円/ユーザー〜（初期費用0円・最低5ユーザー＝月額2,500円〜・最低利用期間2か月）
コラボフローは、株式会社コラボスタイルが提供するクラウド型ワークフローシステムで、Excelで作成した既存の申請書をそのまま取り込んでWeb申請にできるのが特徴です。
申請された金額や任意の条件によって承認経路を自動で分岐させる機能に対応し、代理申請や一括承認、AND・OR・議決承認といった実務的な承認パターンも設定できます。
30日間の無料トライアルが用意されており、自社の稟議書フォーマットと承認ルートを実際に組んだうえで導入を判断できます。kintoneやMicrosoft Teams、LINE WORKSとの連携にも対応します。
有料プランは月額500円/ユーザーから、初期費用0円・最低5ユーザー（月額2,500円〜）・最低利用期間2か月で利用できます。既存の紙やExcelの帳票を活かしたまま電子化を進めたい中小企業に向いています。
Create!Webフロー
- 紙の帳票イメージに近い画面で申請フォームを設計できるワークフローシステム
- クラウド版は1か月の無料トライアルを提供。申請内容によって承認者が変わる条件分岐も試せる
- 有料プランは月額500円/ユーザー（税抜）・初期費用0円
Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステムで、紙の帳票イメージに近い画面で申請フォームを設計できるのが特徴です。
申請内容によって承認者（決裁者）が変わる条件分岐に対応し、稟議や各種申請の承認ルートを自社の決裁規程に合わせて組めます。Microsoft Teamsやkintone、クラウドサイン、SharePointとの連携やAPI連携にも対応します。
クラウド版は1か月の無料トライアルを提供しており、実際の申請フォームと承認ルートを作ったうえで導入を判断できます。有料プランは月額500円/ユーザー（税抜）・初期費用0円で、パッケージ版も選べます。
Styleflow
- 紙・Excel・Wordの既存の申請・承認業務をそのまま電子化できるクラウド型システム
- サンプルデータ登録済みの無料トライアル環境で「さくっとコース」「じっくりコース」を選んで検証できる
- 有料プランは月額350円/ユーザー（税込）〜、初期費用0円・最低利用期間3か月
Styleflowは、TDCソフト株式会社が提供するクラウド型業務フロー効率化システムで、紙やExcel、Wordで運用してきた既存の申請・承認業務をそのまま電子化できるのが特徴です。
専門知識がなくとも、ノーコードで自社の承認ルールに合わせた複雑な承認ルートを自由に設定でき、承認スピードを高められます。サンプルデータが登録された無料トライアル環境が用意されており、「さくっとコース」「じっくりコース」を目的に応じて選択して検証できます。
有料プランは月額350円/ユーザー（税込）から利用でき、初期費用0円、最低利用期間3か月です。申請書をそのまま電子化する機能や、ノーコードで複雑な承認ルートを設定できるかを、導入前に検証できます。
無料プランと有料プランの違い
無料プランと有料プランでは、利用できる機能・ユーザー数・保存期間・サポート体制などが大きく異なります。主な違いは次のとおりです。
| 比較項目 | 無料プラン | 有料プラン |
|---|---|---|
| ユーザー数 | 10〜30名までなどの上限あり（無制限のサービスもあり） | 上限なし、または大幅拡張。全社展開に対応 |
| 申請フォーム数 | 3〜10個までなどの上限あり | 上限なし、または大幅拡張 |
| データ保存期間 | 30日〜6か月間などの制限あり | 制限なしまたは長期保存に対応（監査・内部統制に活用可） |
| 外部連携（API・会計・給与ソフト） | 基本的に利用不可 | API連携・SSO・会計/給与ソフト連携が可能 |
| サポート | マニュアル・FAQ中心、メールのみが多い | 電話・チャット・専任担当者による導入支援を利用可能 |
| セキュリティ | 標準的な機能のみ | IPアドレス制限・監査ログ・SSOなど高度なセキュリティ機能 |
無料プランは「まずは少人数・少件数で試したい」「導入コストをかけずに始めたい」会社に向いています。ユーザー数や申請フォーム数の上限内であれば、稟議・申請の電子化に必要な基本機能は無料でも十分にまかなえます。
一方、有料プランは「全社的な運用」「複雑な承認ルート」「他システムとの連携」が必要な段階で選ぶのが基本です。
とくに会計・給与ソフトとのAPI連携や、監査ログ・IPアドレス制限といったセキュリティ機能は無料プランでは使えないことが多く、内部統制やデータ保護を強化したい場合は有料プランが前提になります。
無料で始めて、自社の運用が上限や必要な機能を超えた時点で切り替えるのが現実的な進め方です。
有料プランへの切り替えを検討する場合は、下記のメイン比較記事で製品ごとの料金・機能を比較しておくと選定がスムーズです。
＞ワークフローシステムのおすすめ比較をチェックする
有料プランの費用相場や、料金を抑えられるサービスの選び方は、次の費用記事で解説しています。
＞費用が安いワークフローシステム8選と料金内訳を見る
有料ワークフローシステムを検討するべきケース
無料のワークフローシステムは、小規模な組織や簡単な承認業務には適しています。しかし、組織の成長や業務の複雑化にともない、有料システムの導入を検討する必要が出てくる場合もあります。有料のワークフローシステムを検討すべきケースを説明します。
- 増員計画がある
- 複雑な承認フローが必要
- 申請数が多い・必要な添付ファイルが多い
- カスタマイズや外部システム連携が必要
増員計画がある
事業拡大にともなって増員計画がある場合は、有料のワークフローシステムへの移行を検討しましょう。無料プランはユーザー数の上限が10〜30名程度に設定されていることが多く、組織の拡大にともなって上限に達すると、それ以上のメンバーを追加できなくなります。
上限に達してから慌てて移行先を探すと、これまでの申請データの引き継ぎや現場への再周知に手間がかかります。
将来的な増員が見込まれる場合は、無料プランで運用を始めつつ、同じサービスの有料プランへスムーズに移行できるか、あるいは最初からユーザー数無制限のサービスを選んでおくかを検討しておくと安心です。
複雑な承認フローが必要
多段階の承認や条件分岐など、自社の業務プロセスが複雑な場合は、有料のワークフローシステムを検討しましょう。無料プランでは承認ルートの段数や条件分岐の設定が制限されていることが多く、複雑な承認フローには対応しきれないケースがあります。
たとえば「金額が一定以上なら部長と役員の両方の承認が必要」「部署によって承認ルートを変える」といった分岐は、有料プランでないと設定できないサービスも少なくありません。
承認の抜け漏れや差し戻しを防ぎ、内部統制を効かせたい場合は、自社の承認ルートを無料プランで再現できるかを事前に確認しておくことが大切です。
申請数が多い・必要な添付ファイルが多い
申請の件数が多かったり、見積書や請求書などの添付ファイルを大量にやり取りしたりする場合は、無料プランのデータ保存容量や保存期間の制限がネックになります。
無料プランは保存期間が30日〜6か月程度に区切られていたり、保存容量が数GBまでに制限されていたりすることがあり、過去の申請履歴をさかのぼれなくなるおそれがあります。有料プランでもストレージが無制限とは限りませんが、保存容量や保存期間は無料版より大幅に広いのが一般的です。
監査や内部統制のために申請データを長期保管したい場合は、有料プランへの移行を検討しましょう。
カスタマイズや外部システム連携が必要
組織固有の要件にあわせて画面や項目をカスタマイズしたり、会計・給与ソフトやチャットツールなどの外部システムと連携したりする必要がある場合も、有料のワークフローシステムを検討しましょう。
無料プランではAPI連携やカスタマイズ機能が制限されていることが多く、他システムとのデータ連携や自社仕様への作り込みが難しくなります。
たとえば承認済みの経費データを会計ソフトへ自動で連携できれば、二重入力の手間や転記ミスを減らせますが、こうした連携は有料プランの機能であるのが一般的です。手作業の削減や既存システムとの一体運用を目指す段階になったら、有料プランへの移行を検討するとよいでしょう。
無料ワークフローシステムに関するよくある質問
無料プランと無料トライアルの違いは何ですか？
無料プランは期間の制限がなく使い続けられる代わりに、ユーザー数や機能に制限があるプランです。一方、無料トライアルは30日〜60日など期間限定で全機能を試せるプランで、有料契約前の適合性確認が主目的です。
継続的に0円で運用したい場合は無料プラン、有料契約を前提に事前検証したい場合は無料トライアルを選びましょう。
Googleのワークフロー機能は無料で使えますか？
Google Workspaceに標準搭載された「ワークフロー」機能はなく、Google Workspace自体は有料の月額サービスです。
ただし、Googleフォームとスプレッドシート、Google Apps Scriptを組み合わせることで、簡易的なワークフローを無料で自作可能です。多段階の承認や条件分岐が必要な業務には向きませんが、単純な申請フローや部署内の試験運用には利用できます。
ワークフローシステムの料金相場はいくらですか？
有料プランの料金相場は1ユーザーあたり月額300〜900円が中心です。初期費用は0円のサービスが多いものの、大企業向けの製品では基本サービス費用（月20,000〜30,000円）が別途かかる場合もあります。料金の詳細比較は、ワークフローシステム比較記事で確認できます。
LINE WORKSのワークフローは無料で使えますか？
LINE WORKSにはワークフロー（申請・承認）機能がありますが、フリープランには含まれず、スタンダード以上の有料プランのオプション（1ユーザーあたり月額250円〜・年額契約時）で利用できます。
フリープランはトークや掲示板、カレンダーなどの基本機能が中心です。全社的な稟議・申請の電子化を目指す場合は、有料プランまたは専用のワークフローシステムの導入を検討しましょう。
ワークフローシステムを自作するにはどうしたらいいですか？
ワークフローシステムを自作する場合、GoogleフォームとGoogle Apps Script、あるいはExcelとVBAを組み合わせる方法が代表的です。
Googleフォームで申請フォームを作り、回答をスプレッドシートに集約、Apps Scriptで承認通知を自動送信する構成が一般的です。ただし、多段階承認や条件分岐、承認履歴の一元管理は実装しづらいため、複雑な承認業務では専用ワークフローシステムの導入が現実的です。
まずは無料でワークフローシステムを比較
自社に合うワークフローシステムを選ぶには、実際にツールを操作してみて、ユーザー数・機能制限（申請件数やフォーム数など）・サポート体制・導入形態の4つを確認することが重要です。
まずは期間無制限の無料プラン、または無料トライアルを活用して、画面の見やすさや承認フローの組みやすさ、社内メンバーとの相性を確認してみましょう。少人数から始めたい場合は無料プラン、有料前提で全機能を試したい場合は無料トライアルが向いています。
本格的な導入や有料プランへの移行を検討する場合は、各社のサービス資料を比較検討することが有効です。下記から人気サービスの資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ社内検討にご活用ください。
