不動産業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題と事例

不動産業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、稟議をはじめとした各種申請業務と、その確認・承認フローを効率化するシステムを指し、業界・業種を問わず広く導入されています。

各種申請書類の作成機能や申請から承認フローの設計機能、さらに文書管理に関する機能などが実装されており、クラウド型のシステムの場合、社員が社外から書類の申請やチェックが可能です。外部システムと連携できる製品も多く、書類申請以外にも、広く業務効率化を実現できる場合もあります。

ワークフローシステムシステムの機能について、さらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

不動産業界におけるペーパーレス化の課題

不動産業界は人手不足が深刻化しており、高齢の社員が多いことから、紙文化が強く根付いている企業が珍しくありません。積極的にDXを推進しているところもありますが、紙ベースでの申請・承認が当たり前で、ペーパーレス化が進まない企業が多くあります。

不動産業界におけるペーパーレス化の課題を紹介します。

紙でのやり取りが基本の企業が多い

何十年にもわたって不動産業を営んでいる企業は、古くからの慣習で業務をこなしているところが多く、紙ベースでのやり取りが当然の文化として根付いています。

稟議をはじめとした申請書類はもちろん、見積書や契約書も紙で取り交わしている企業もあり、ペーパーレス化が進まないところが少なくありません。

高齢の社員を中心に業務のデジタル化に積極的ではない層もいることから、若手を中心にデジタル技術の利便性を説明し、紙文化からの脱却を図ろうとしている企業が目立ちます。

DXの必要性を感じていない社員もいる

近年は業界・業種に関わらず、広くDXの導入が進められていますが、不動産業界にはDXの必要性を感じていない経営者もいます。

しかし、今後は不動産取引においてもシステムの利用が一般的になるため、多くの顧客や取引先に対応するためにもデジタル技術の活用が不可欠です。

国土交通省を中心に不動産IDの整備^※も進められているので、ワークフローシステムの導入をはじめとして、早急にペーパーレス化を進めるとともに、DXによる業務効率化への注力が求められます。

※出典：国土交通省「不動産市場整備：不動産ID官民連携協議会」（2024年1月23日閲覧）

不動産業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

ペーパーレス化やDXの遅れなど、不動産業界の課題を解決するには、ワークフローシステムの導入が有効です。ワークフローシステムがどういった形でペーパーレス化の促進に役立つか、具体的な機能とともに確認しておきましょう。

生産性の維持・向上が可能

ワークフローシステムは各種申請書類の作成から、承認に至るまでの流れを電子化できます。紙ベースのやり取りでは申請から承認まで、どうしても時間がかかってしまいますが、ワークフローシステムならば処理のほとんどをシステム上で完結できるので、社員の手間を大幅に削減できます。

不動産業界は慢性的な人手不足のところも多く、さまざまな業務を兼任している社員が珍しくありません。書類に関する業務をシステムで効率化できれば、他のコア業務にかけられる時間が増えるため、業務生産性も向上するでしょう。

作業の高速化と人的ミスの削減につながる

ワークフローシステムによる書類申請業務の効率化により、作業の高速化と人的ミスの削減も可能です。基本的にシステム上での作業となるので、ミスが発生した場合にも気付きやすく、素早く修正ができます。

ワークフローシステムの中には、作業漏れが発生した場合や、申請のし忘れが起こった場合に、アラートで知らせてくれる機能を有する製品も少なくありません。最適な承認ルートを任意に設計できる機能もあるので、全体の効率を考えて作業フローを構築できます。

また、書類の作成に関してテンプレートを登録・利用できるシステムも多いため、稟議に関するものだけではなく、見積書や請求書の作成も効率化できます。

不動産業界におけるワークフローシステムの導入事例

不動産業界でワークフローシステムを導入している企業の例を、業務改善例とともに紹介します。

これからシステムを活用した承認フローの設計や書類管理を検討している企業は、他社がどのようにペーパーレス化を実現し、業務効率化を達成したかチェックしておきましょう。

株式会社オープンハウスグループ

株式会社オープンハウスグループでは、それまで紙による申請書類の作成・申請・承認をしていたため、回覧に時間がかかり、意思決定のスピードが遅れていました。さらに、申請の途中経過が把握できず、常に書類紛失のリスクを抱えていたようです。

そこで、多くの業界で利用されているワークフローシステム「AgileWorks」を導入したところ、申請から承認までの流れを電子化でき、ペーパーレス化を実現できました。

さらに、情報データベースの構築も可能になり、意思決定のスピードアップと正確性を担保できるようになったようです。正確でタイムリーな情報を全社的に共有できるようになり、社員の労働生産性も向上しています。

※出典：株式会社日立システムズ「不動産業界向け導入事例ワークフローを基盤とした業務管理システム：オープンハウスグループ様：株式会社日立システムズ」（2024年1月23日閲覧）

不動産業界向けワークフローシステムの比較

Gluegent Flowは、シンプルな操作性で使いやすい、クラウド型のワークフローシステムです。端末を選ばず稟議の申請から確認・承認が可能で、申請フォームの作成とルート設計が簡単にできます。

書類はExcelやWordをコピー&ペーストして作成できるほか、60種類以上のテンプレートを利用できます。承認経路もノーコードで設計できるので、初めてワークフローシステムを導入する組織でも、問題なく運用できるでしょう。

さらに、グループウェアと連携して文書やタスクを管理できる機能や、ビジネスチャットと組み合わせて承認依頼や確認などの自動通知ができる機能もあります。IT業界を中心として建設業界や保険業界、不動産業界にも多くの導入事例があり、あらゆる業界に柔軟に対応できるシステムです。

ワークフローEXは、Excel で作成した稟議を、そのままワークフローに適用できるシステムです。インストールが不要で、そのままドラッグ&ドロップで申請ができるので、誰にでも使いやすいのが魅力です。

手軽でシンプルな画面構成ですが、申請から承認に関する基本機能をはじめ、文書の検索やリマインダーなど、ワークフローの設計と効率化に必要な機能が網羅されています。オンプレミス・クラウドのどちらもリリースされているので、環境にマッチした方を選択するとよいでしょう。

自動車業界や運送業界・小売業界など、さまざまな業界で導入されており、不動産業界にも問題なく対応できます。

MAJOR FLOW Z FORMは、XML形式で帳票フォームの設計データを作成できる「FormDesigner」を利用して、簡単に申請書画面を作成できるツールです。

書類の申請から承認までの流れを自由に設計でき、「承認」や「否認」「催促」「代筆」といったように、さまざまな場面に対応できるのが特徴です。立場によって使い分けが可能な共有トレイ機能や、申請書の検索機能も備えているので、書類業務全般の効率化を実現できます。

クラウド版とパッケージ版のどちらも利用可能で、事業規模はもちろん、さまざまな業界に広く対応できるシステムです。無料トライアル版が利用できるので、まずは機能性や操作性を確認してみるとよいでしょう。

X-point Cloudは、紙イメージの入力フォームをベースに、ノーコードでワークフローを設計できるシステムです。紙の帳票をそのまま運用する感覚なので、電子システムに不慣れな社員でも問題なく利用できるのが魅力です。

書類の作成から申請・承認に関する機能はもちろん、文書の検索やデータ集計に関する機能も充実しています。柔軟なルート設計が可能であり、部門・部署による柔軟な使い分けが可能なので、複雑な組織構造の企業でも問題なく運用できます。

実際、不動産業界をはじめ、建設業界・広告業界・流通業界・小売業界など幅広く導入されており、学校法人への導入事例も少なくありません。あらゆる組織に柔軟に対応できるシステムといえるでしょう。

AgileWorks - 株式会社エイトレッド

AgileWorksは、組織改編や業務変更に対して、柔軟に対応できる拡張性を備えたワークフローシステムです。紙の入力フォームのような感覚で操作が可能で、ノーコードでシステムを運用できるのが特徴です。

既存の文章フォーマットをそのままフォームとして利用できる機能や、書類の申請から承認までのフローを任意に設計できる機能はもちろん、書類管理に関する機能も充実しています。基幹システムやマスタ連携で機能を拡張できるので、多くの業界に柔軟に対応できるのも魅力です。

実際、不動産業界をはじめ、製造業界や建設業界・広告業界・金融業界など幅広く導入されており、学校法人への導入事例もあります。環境の変化に応じて柔軟に業務フローを変更したい場合や、グループウェアをはじめ、さまざまな外部システムとの連携を図りたい場合などにおすすめです。

intra-mart ワークフロー - 株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート

intra-mart ワークフローは、申請・承認などの業務プロセスをデジタル化し、社員の生産性を向上できるワークフローシステムです。

社員の書類申請から承認までのフローのみならず、業務プロセス全般の処理やシステム連携にも対応しています。これから書類業務を電子化したい企業はもちろん、すでに管理システムを運用している企業にもおすすめです。豊富な連携機能により、組織全体の業務生産性を向上できるでしょう。

日本の商慣習に合ったワークフローを設計できるので、不動産業界はもちろん、建設業界や製造業界などにもおすすめです。実際、これらの業界を含め、さまざまな業界の企業に導入されています。導入にあたっては無料トライアルに加えて、オンラインデモの利用も可能です。

Streamline - 株式会社ミトリ

Streamlineは、稟議書や各経費精算書など、さまざまな申請書に対応したワークフローシステムで、金額や内容による条件分岐や柔軟なルート設定ができます。

紙の書式やExcelをそのままのイメージで電子化でき、入力項目をドラッグ&ドロップするだけで、簡単にフォーマットの作成が可能。わかりやすい管理画面で、複雑なルート設定ができる機能も有しています。

さらに、Google WorkspaceやMicrosfoft365との連携や、APIを用いることで外部システムからの自動申請やデータ取得にも対応しています。

IT業界を中心に保険業界や広告業界・建設業界などで広く利用されており、不動産業界にも問題なく導入可能です。30日間は無料でお試しできるので、まずは使い勝手を確かめてみましょう。

不動産業界向けワークフローシステムで社員の生産性を向上

各種申請書類の承認までの流れを効率化でき、ペーパーレス化にも役立つのがワークフローシステムです。

不動産業界はDXが遅れているといわれていますが、今後は業務のあらゆる面でデジタル技術の活用が不可欠になるので、ワークフローシステムの導入をきっかけに、業務フローの電子化を進めるとよいでしょう。

ワークフローシステムを選ぶ際には、料金プランの確認はもちろん、利用できる機能やベンダーのサポート体制なども確認することが大事です。組織全体の生産性の向上を目指すならば、電子契約システムや経費精算システムなどとの連携できるかも確認する必要があります。

環境に合ったシステムを慎重に選択し、社員の業務負担を軽減するとともに、生産性の向上に努めましょう。なお、不動産業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。

• 不動産業界向け電子契約システム
• 不動産業界向け顧客管理システム