小売業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題と事例

小売業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、主に稟議書をはじめとした各種書類の申請から、承認までの流れを電子化できる製品・サービスです。申請の条件やルートを任意に設定できるので、業界・業種を問わず多くの企業が導入しており、小売業界での導入例も増えています。

書類や情報の入力フォームの作成機能をはじめ、申請から管理者による内容の承認までのルートを設計できる機能、さらに作成した文書を管理するための機能などが実装されています。

さらに、他の管理システムと連携できる製品も多いので、組織のペーパーレス化を実現しつつ、社員の業務全体の効率化・迅速化にも役立つでしょう。

ワークフローシステムは主に、申請書類の処理の効率化を図るシステムですが、うまく活用すれば限られた人員でも労働生産性の向上を実現できます。小売業界のように人手不足が問題視されている業界では、特に有用なシステムです。

なお、ワークフローシステムの機能に関しては、こちらの記事でも詳しく解説しています。参考にしてください。

小売業界におけるペーパーレス化の課題

小売業界は他の業界に比べて、とりわけペーパーレス化が遅れているわけではありません。しかし、紙ベースで申請や承認、契約などをしている企業もまだ多いため、今後ペーパーレス化とともに積極的なDXへの注力が求められています。

アナログなバックオフィス業務を問題視する企業は多い

エイトレッドが2022年に実施した調査^※によると、小売業界におけるバックオフィス業務では、多くの管理職がアナログなやり取りを問題視しているようです。

紙媒体でのやり取りが多く、業務が統一されていなかったり、情報の共有がされていなかったりするケースは、けっして少なくありません。

アナログなやり取りが目立つ業務としては、領収書や契約書の管理などが主に挙げられていますが、稟議をはじめとした申請・承認業務の無駄を指摘する声も多くあります。同調査では申請や承認業務に関して、約4割が「紙ベースでの運用を続けている」と回答しており、いまだペーパーレス化が進んでいない企業が目立ちます。

※出典：PRTIMES「【小売業のバックオフィス業務運用の実態を調査】本社と店舗間の決裁業務、4割以上が「月に100件以上」発生　「アナログなやりとり」「意思決定までのスピード」が課題」（2024年1月23日閲覧）

業務効率化による人手不足のケアが不可欠

小売業界は人手不足に陥っている企業が多く、常に人材を募集しているところも珍しくありません。既存社員の業務負担が大きくなりがちで、過度な負担から離職を選択する人もいます。

さらに消費者ニーズの変化も早いので、限られた労働力で状況にうまく対応していくために、業務の無駄を削減し、一人ひとりの社員の生産性を向上する取り組みが必要です。

そういった意味でも、社内のペーパーレス化をはじめとしたDXの推進は、多くの小売業界の企業にとって欠かせない要素といえるでしょう。申請書類の作成から承認までの流れを電子化し、無駄な工数を削減することで、社員の生産性が向上し、より重要な業務に従事できるようになります。

小売業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

小売業界の抱えるペーパーレス化やDXに関する課題を解決するには、ワークフローシステムの導入が有効です。ワークフローシステムがどういった観点で役立つか、活用できる機能とともに簡単に解説します。

労働力不足や長時間労働をケア

ワークフローシステムは、稟議をはじめとした各種書類の申請から、確認・承認までの流れを効率化・自動化できます。システム上で書類を作成し、設定したルートで申請から承認までを完結できるので、紙ベースでの申請に比べて作業時間を大幅に短縮できます。

労働力不足や社員の長時間労働に悩む企業にとっては、書類に関する業務時間を削減できるメリットは大きいでしょう。他のシステムと連携できる機能を有するシステムも多いので、うまく運用すれば、多くの社員の業務生産性を向上できます。

社員のコア業務に充てる時間を増やせる

ワークフローシステムは、主に申請書類の処理を効率化できるシステムですが、作業時間の短縮を通じて、小売業回の社員がコア業務に専念できる時間を増やせます。結果的に、営業をはじめとした重要な仕事に充てる時間が増えるので、売上の向上も期待できるでしょう。

また、システム上で書類を管理するようになれば、ペーパーレス化を実現できるとともに、作業漏れを含む戻り工数の発生も抑えられます。

重要な稟議がなかなか通らず売上につながる重要な施策を、ベストなタイミングで打てないといった事態も回避でき、組織としての機動性を高められるのもメリットです。

小売業界におけるワークフローシステムの導入事例

小売業界におけるワークフローシステムの導入例を、業務改善例とともに紹介します。自社の環境に照らし合わせて、どのように運用すべきか考えてみましょう。

株式会社エービーシー・マート

株式会社エービーシー・マートでは、これまで各店舗で紙の勤怠申請書を作成し、FAXやメール文で本社に送付する体制を取っていました。

毎月4,000部以上のやり取りが発生しており、紙ベースの申請から脱却するために、クラウド型のワークフローシステムである「X-point Cloud」を導入した経緯があります。

システムの導入・運用を図った結果、紙のやり取りを大幅に削減でき、正確でスピーディーな業務フローを実現できました。同システムは申請書のやり取りや勤怠管理だけではなく、他の業務にも応用できるため、今後は経理部門や営業部門でも本格的に活用する予定のようです。

※出典：株式会社エイトレッド「株式会社エービーシー・マートのワークフローシステム導入事例 | X-point Cloud」（2024年1月23日閲覧）

カルビー株式会社

カルビー株式会社では、それまで管理システム同士の連携が取れておらず、書類の申請業務を含めて、処理が煩雑な状況に陥っていました。また、電子帳簿保存法にしたがって、契約書の保管を手間なく実行したいといったニーズもあったようです。

そこで、ワークフローシステム「MAJOR FLOW Z」を導入したところ、クラウドサインとの連携により、稟議を終了した案件をスムーズに電子契約に進められるようになりました。

さらに改正電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、情報の記録・管理を電子化したことで、工数の削減や対応漏れリスクを回避できる体制を確立しています。

※出典：パナソニックネットソリューションズ株式会社「カルビー株式会社 | ワークフローならMAJOR FLOW Z」（2024年1月23日閲覧）

小売業界向けワークフローシステムの比較

コラボフローは、社内の書類申請業務を全般的に整備でき、トータルに効率化できるワークフローシステムです。申請書の内容をシステムが自動判別し、適切な承認経路に回せるので、複雑な申請フローの企業にも対応できます。

申請・承認に関する基本機能に加えて、期限切れのリマインド機能や、処理が停滞している書類を検索できる機能、任意の条件で書類を絞り込める機能などが実装されています。書類に関してはすべての項目を検索対象にできるので、必要な情報を素早く入手できるのが特徴です。

小売業界をはじめ製造業界や金融業界・サービス業界や教育機関に至るまで、幅広く利用されており、事業規模に関わらずスムーズに導入・運用が可能です。

Create!Webフローは、稟議書をはじめとして、紙ベースの書類の申請・承認・決裁フローを電子化でき、ペーパーレス化を推進できるシステムです。

基本となる書類の作成や申請・承認はもちろん、書類の保管・検索に関する機能や、データ集計機能なども実装されており、さまざまな外部システムとの連携も可能です。承認時の押印もシステム上で完結でき、データ検索で過去の文章もすぐに抽出・確認ができます。

さらに、どこまで承認が進んでいるかリアルタイムにチェックでき、誰がいつ申請・承認・決済したか判断できるので、内部統制の強化にも役立つでしょう。導入事例も豊富で、製造業界やサービス業界・IT業界・金融業界や官公庁など、業界・業種問わず広く導入されています。

X-point Cloudは紙イメージの申請書で、誰でも簡単に入力・申請ができるワークフローシステムです。書類の作成・申請に関する機能はもちろん、データの集計・検索に関する機能や、外部システムとの連携機能が充実しています。

グループウェアをはじめとした数多くのクラウドサービスと連携できるので、業務効率化を図りたい小売業界の企業をはじめ、建設業界や広告業界・医薬品業界など、さまざまな業界で導入されています。

30日間の無料トライアルが利用可能で、専任のサポートチームが導入前の検証から相談まで対応してくれるので、初めてシステムを導入する企業も安心です。社員のタイムロスを削減したい企業や、社内の情報共有を強化したい組織などにおすすめです。

MAJOR FLOW Z FORMは、FormDesignerの利用により、簡単に申請書の管理画面を作成できるワークフローシステムです。

豊富なサンプルの利用により短時間で導入が可能であり、マスタ参照やスクリプトによる機能拡張で、環境に合った運用体制を構築できます。

書類を業務ごとに分類できる共有トレイや、必要な書類を素早く検索できる機能に加えて、Excel印刷やPDF印刷などにも対応しています。クラウド版とパッケージ版のどちらも選択可能で、業界や事業規模に関わらず、広く活用できるシステムです。

小売業界をはじめ、IT業界や金融業界・各種サービス業界など、幅広く導入されています。無料トライアルも利用できるので、まずは機能性や操作性をチェックしてみるとよいでしょう。

AgileWorks - 株式会社エイトレッド

AgileWorksは、複雑な組織構造の企業でも問題なく対応できるワークフローシステムで、システムの管理経験がなくてもノーコードで制御が可能です。

特に組織改編や業務変更時の設定がスムーズで、ドラッグ&ドロップを中心に申請・承認ルートの設定ができます。さらに、SharePointやGaroonなど、さまざまなグループウェアとの連携も可能なので、組織全体の業務効率化を実現したい企業におすすめです。

小売業界への導入事例も多く、流通業界や建設業界・不動産業界から医療法人に至るまで、多くの企業に導入・運用されています。無料体験デモの利用やベンダーへの個別相談もできるので、まずは問い合わせをしてみましょう。

AppRemo - 株式会社システムエグゼ

AppRemoは、Excelをダイレクトにワークフロー化できるシステムで、申請・承認業務を手軽に電子化できます。媒体を選ばず、オフィス同様に外出先から申請・承認業務が可能で、マニュアルが不要なほど操作がシンプルなため、テレワークや在宅勤務でも問題なく運用できるでしょう。

基本となる申請・承認にかかる機能はもちろん、申請書に記入されたデータの活用や、一括出力機能など、管理者に役立つ機能も実装されています。また、文書保管システム「invoiceAgent文書管理」との連携により、申請承認されたデータは添付文書を自動保存できるのも特徴です。

IT業界や不動産業界などに導入されており、小売業界でも問題なく運用が可能です。無料体験版もあるので、特にExcelを利用している企業は、使い勝手を確かめたうえで、導入を検討してみるとよいでしょう。

小売業界向けワークフローシステムで申請業務を効率化

稟議をはじめとした各種申請書類の処理を効率化し、ペーパーレス化を実現できるワークフローシステムは、小売業界の生産性の向上に役立ちます。小売業界の中にもアナログ的なやり取りが多く残っている企業が多いので、ワークフローシステムをはじめとして、積極的にデジタル技術を導入し、DXを推進することが重要です。

システムを導入する際には、費用だけに注目するのではなく、機能性や操作性、さらに他のシステムとの連携性などにも目を向ける必要があります。無料体験版やトライアル版が利用できる製品・サービスも多いので、うまく活用しながら、環境に合ったシステムを慎重に選択しましょう。

なお、小売業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも利用されています。あわせて導入を検討してみましょう。

• 小売業界向け採用管理システム
• 小売業界向け人事評価システム