文書管理システムの費用相場と料金比較・おすすめソフト

クラウド型文書管理システムの費用相場

クラウド型の文書管理システムの費用相場は初期費用が0円〜20万円程度、月額利用料は1ユーザーあたり400円ほどで利用できる従量課金タイプのものから、月額固定費用で12万円程度のものまでさまざまです。サービスによっては、ユーザー数限定で使えるフリープランも提供されています。

内訳	費用相場
初期費用	0円～20万円程度
月額利用料	従量課金タイプの場合：1ユーザーあたり400円〜 月額固定費用タイプの場合：月額料金0円〜12万円程度

文書管理システムを導入する際には月額利用料が発生し、利用するユーザー数や容量によって金額が大きく変わります。費用相場はシステムやサービスによっても異なるので、導入前には必ず見積もりを取るようにしましょう。

文書管理システムの導入形態における費用の違い

文書管理システムには複数の導入形態があり、どのような形態で導入するかによって費用や導入期間などが異なります。そのため、それぞれの特徴を理解して、適した形態で導入を進めることが大切です。

文書管理システムの導入形態と、それぞれの費用の違いは次のとおりです。

• スクラッチ開発
• カスタマイズ
• クラウド型のパッケージ
• オンプレミス型のパッケージ

スクラッチ開発

スクラッチ開発とは、ゼロから文書管理システムを構築し運用する方法です。

特定のニーズや業務フローをもとにオリジナルでシステムを作成するため、自社に適したシステム構築が可能で、運用をスムーズに進められるメリットがあります。

一方で、オリジナルのシステムになるため開発期間が長期にわたるほか、開発コストが高額になるのがデメリットです。そのため、導入までのスピードを重視する場合や初期コストを抑えたいには、他の形態を選ぶ方がよいでしょう。

システム開発全体での費用は機能により異なりますが、200万円程度からが目安で、このうちの多くを人件費が占めています。人件費は「単価×人数×開発にかかった期間」で決まるため、この金額を目安に開発費用を把握して検討するとよいでしょう。

カスタマイズ

カスタマイズは、すでに存在しているシステムをもとにカスタマイズし、機能を最適化して使用する方法です。

システムをゼロから開発する必要がないため、スクラッチ開発と比べ開発期間が短くなり、初期コストも抑えられるのがメリットです。ただし、大幅なカスタマイズを行う場合には、初期コストや運用後の保守に高額な費用がかかる可能性もあります。カスタマイズの規模によっては、スクラッチ開発よりもコストが高くなる可能性もあります。

また、既存のシステムをベースにするため、自由に独自システムを構築できるわけではありません。カスタマイズできる範囲には制限があり、要望どおりに拡張できない場合もあります。そのため、基本的な機能はシステムに搭載されているものを使用し、必要な機能だけを追加して業務効率を高めたい場合に利用するとよいでしょう。

クラウド型のパッケージ

クラウドで提供されているパッケージを利用する方法です。

パッケージとは、どのような企業でも汎用的に活用できるよう開発されたシステムを利用する方法で、クラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型のパッケージソフトは、すでに備わっている機能しか利用できないものの、初期費用は無料で月額費用を支払うだけで利用できるケースが多いです。そのため、導入時の初期費用を抑えられるほか、短期間で導入できる点がメリットです。

ただし、パッケージを導入する場合、高機能でも利用しない機能が多いと逆に業務効率を下げてしまう可能性もあります。そのため、どのような機能が必要かを検討し、求めている機能が備わったシステムを選びましょう。

オンプレミス型のパッケージ

オンプレミス型のパッケージは、文書管理システムのソフトウェアを購入し、自社サーバーにインストールして運用する方法です。

オンプレミス型のパッケージはカスタマイズがしやすく、また自社でデータを管理するためセキュリティ性に優れているのがメリットです。ただし、導入にはソフトウェアの購入やシステム構築などに費用がかかり、初期コストは高額になります。さらに、システム運用や保守管理が必要になるため、これらにかかる人件費も発生します。

とくに、サーバーやネットワーク機器を新たに用意する場合は費用が大きくなるため、サーバーやネットワーク機器を保持する必要性がある場合に、オンプレミス型の導入を検討してみるとよいでしょう。

文書管理システムの費用・料金比較表

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費用対効果が高い文書管理システム17選

文書管理システムの中でも費用対効果が高いおすすめのツールを紹介します。各ツールの特徴や詳しい料金プランなどを解説しているので、文書管理システム選びや比較検討の参考にしてみてください。

利用できる機能

invoiceAgentは、帳票といった文書の保管、記録管理をサポートする文書管理ソリューションです。PDFや画像ファイル、テキストファイルなどを保存でき、日付や文字列、数字などの条件に応じ指定のフォルダに自動で振り分けてくれます。

保存文書は、全文検索に加え、数字や日付、文書IDなどによる検索が可能です。文書の作成から廃棄までの証跡残し、文書の保存期間に応じた自動削除を自動化できます。

invoiceAgentの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
invoiceAgent 文書管理	0円〜	30,000円〜
invoiceAgent AI OCR	0円〜	30,000円〜
invoiceAgent 電子取引	200,000円〜	45,000円〜
invoiceAgent 電子契約	200,000円〜	45,000円〜

利用できる機能

クラウドサインは、契約締結から契約書の管理まで対応した電子契約サービスです。契約書の作成から締結、管理、検索をシステム上で行え、取引先は登録不要で利用できます。

締結済みの紙の契約書も管理でき、インポートした書類の取引金額や日付などの書類情報は自動で入力されます。メール認証や2段階認証で本人性を担保するほか、電子署名やタイムスタンプで非改ざん性においても担保可能です。

クラウドサインの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
Light	要問い合わせ	10,000円（税抜）
Corporate	要問い合わせ	28,000円（税抜）
Business	要問い合わせ	要問い合わせ
Enterprise	要問い合わせ	要問い合わせ

利用できる機能

LegalForceキャビネは、締結済みの契約書をAIで自動管理するクラウドサービスです。契約書をアップロードするだけで、AIが全文テキストデータ化し、管理台帳を自動生成します。また、契約書の検索・閲覧・更新・共有を簡単に行えるほか、契約書の有効期限や更新時期を自動で通知します。契約書のリスクをAIで分析し、リスクを早期に発見可能です。これらの特徴により、契約書の管理工数を大幅に削減し、リスクを抑えられます。

LegalForceキャビネの料金プラン・価格

要問い合わせ

利用できる機能

GMOサイン契約レビューパックは、電子印鑑GMOサインのオプション機能で、契約書の作成・レビュー・承認・締結・管理をワンストップで行えるサービスです。契約書の作成・レビュー・承認・締結・管理を効率化し、過去の契約書も含めたすべての契約書を一元管理することで、契約ステータスの可視化を実現し、法務業務の効率化と生産性向上に貢献します。

GMOサイン契約レビューパックの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
要問い合わせ	要問い合わせ	50,000円〜

利用できる機能

Confluenceは、社内に点在する情報を一元管理し、必要な情報をすぐに見つけられる機能を備えた、社内の情報共有とコミュニケーションを円滑にするプラットフォームです。また、企画書や議事録などのドキュメントを簡単に作成できる機能や、遠方にいるメンバーともリアルタイムで情報共有や共同作業ができる機能も備えています。これらの機能を活用することで、チームのコラボレーションを強化し、業務効率化を実現できます。

Confluenceの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
Cloud、Free	要問い合わせ	0円
Standard	要問い合わせ	790円／1ユーザー
Premium	要問い合わせ	1,510円／1ユーザー
Enterprise	要問い合わせ	要問い合わせ
Data Center	要問い合わせ	3,660,000円／500ユーザー（年額）

利用できる機能

Final Documentは、請求書や営業資料などのドキュメントの管理から、ファイル転送まで対応した文書管理システムです。パスワードつきZIPファイルの送受信にも対応し、動画といった大容量ファイルのやり取りにも対応しています。利用人数が多いほどお得な料金体系なのもポイントです。

Final Documentの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
スターター	0円	400円（税抜）／ユーザー※5ユーザーから契約可能
ビジネス	0円	300円（税抜）／ユーザー※100ユーザーから契約可能
ビジネス＋	0円	250円（税抜）／ユーザー※500ユーザーから契約可能
エンタープライズ	0円	200円（税抜）／ユーザー※1,000ユーザーから契約可能

利用できる機能

楽々Document Plusは、契約書やISO文書など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレス化を促進する文書管理システムです。高性能な全文検索エンジンと高速ビュワーにより、必要な情報をスピーディーに検索・閲覧できます。また、ワークフロー機能を標準搭載し、ペーパーレスでの登録・承認・公開を実現します。アクセス制御や持ち出し制御など、万全のセキュリティ対策を備えているのも特徴です。契約書の更新通知や自動更新、版管理など、業務に合わせた機能を充実させています。これらの特徴により、文書管理を効率化・高度化し、働き方改革を推進できます。

楽々Document Plusの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
要問い合わせ	-	1,500,000円（税抜）〜 クラウド版：100ユーザー90,000円（税抜）〜

利用できる機能

SmartDBは、大企業向けの業務デジタル化クラウドサービスです。業務部門みずからが簡単に業務アプリケーションを作成できるノーコード開発プラットフォームで、大企業の複雑な業務フローにも柔軟に対応します。また、他システムとの連携により、高度な業務デジタル化を実現します。

SmartDBの料金プラン・価格

要問い合わせ

利用できる機能

NotePMは、社内ナレッジを簡単に共有・蓄積できるツールです。高機能エディタで読みやすいドキュメントを作成でき、全文検索でほしい情報をすぐに見つけられます。また、スマートフォンやタブレットでも操作可能で、セキュリティ対策で大切なデータを守ります。柔軟なアクセス権限でスムーズな情報共有が可能です。

NotePMの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税込）
プラン8	0円	4,800円（ユーザー数8人まで）
プラン15	0円	9,000円（ユーザー数15人まで）
プラン25	0円	15,000円（ユーザー数25人まで）
プラン50	0円	30,000円（ユーザー数50人まで）
プラン100	0円	60,00円（ユーザー数100人まで）
3001人以上	要問い合わせ	要問い合わせ

利用できる機能

Adobe Acrobatは、文書業務の効率化とセキュリティ強化を実現するツールです。管理者の負担を軽減するユーザー管理機能により、文書のアクセス権限や認証を簡単に管理可能です。また、安全に文書を共有・閲覧・編集できる機能により、社内外での情報共有を円滑にします。電子署名や認証などのセキュリティ機能により、文書の改ざんや漏えいを防止します。

Adobe Acrobatの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
Acrobat Standard	-	1,518円
Acrobat Pro	-	1,980円
Acrobatグループ版	-	2,380円〜

利用できる機能

DocYouは、電子契約や電子取引、書類配信、ドキュメント管理の4つの機能をオールインワンで提供するクラウドサービスです。基幹システムとの連携により、業務効率化を実現します。また、セキュリティに配慮した環境構築と、導入から活用までのサポートを提供することで、企業間取引のペーパーレス化をスムーズに進められます。

DocYouの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
トライアル	-	0円
スタンダード	-	20,000円
エンタープライズ	-	30,000円

利用できる機能

TOKIUM電子帳簿保存は、月額1万円から利用できる電子帳簿保存法対応のクラウド文書管理システムです。ユーザー数・データ容量が無制限で利用でき、国税関係書類のデータ化は3つのプランから選択できます。また、ISMS認証・Pマークを取得済みの安心のセキュリティ体制を備えています。これらの特徴により、コストを抑えながら電子帳簿保存法への対応を実現し、業務効率化が可能です。

TOKIUM電子帳簿保存の料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金
要問い合わせ	-	10,000円〜

利用できる機能

CLOUD CABINETは、さまざまな方式で管理できるハイブリッドな文書管理システムです。紙の契約書や電子契約・PDF化した契約書を、倉庫保管とバーコード管理、クラウド上での締結・保管・管理、OCRによるテキスト化などで管理が可能です。これらの特徴により、紙と電子の契約書を混在させていても、効率的に管理できます。

CLOUD CABINETの料金プラン・価格

要問い合わせ

利用できる機能

Boxは、容量無制限でセキュリティ万全なコンテンツクラウドサービスです。容量無制限で大容量ファイルも安心して保存・共有でき、高度なセキュリティ機能で情報漏えいを防止します。また、直感的な操作性で誰でも簡単に利用できます。

Boxの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
Individual	不明	無料
Personal Pro	不明	1,390.40円/シングルユーザー（年払い：1,320円）
Business Starter	不明	636.90円/ユーザー（年払い：574.75円）
Business	不明	2,084.50円/ユーザー（年払い：1,881円）
Business Plus	不明	3,473.80円/ユーザー（年払い：3,135円）
Enterprise	不明	4,864.20円/ユーザー（年払い：4,620円）
Enterprise Plus	不明	6,600円/ユーザー（年払い）

利用できる機能

改正電子帳簿保存法に対応したオンライン文書管理ストレージサービスPATPOSTは、月額980円/ID（税抜）から利用できます。AI-OCRで書類を全ページテキスト化することで、キーワードや取引先・取引年月日・取引金額で検索でき、目的の書類を簡単に見つけられます。また、電帳法キャビネットに保存することで、訂正や削除ができない仕様となり、電子帳簿保存法への対応も容易です。ファイル共有機能や自動ラベル分け機能により、業務効率化やペーパーレス化を実現します。

PATPOSTの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
法人プラン	要問い合わせ	980円／1ID

利用できる機能

FileBlogは、ファイルサーバーを全文検索・文書共有システムに変えるソフトウェアです。優れた全文検索エンジンで目的の文書を素早く見つけられるほか、文書やフォルダに属性を追加して管理できます。また、Webブラウザからパソコンやスマートフォン、タブレットから文書を閲覧できるほか、電子帳簿保存法にも対応しています。

FileBlogの料金プラン・価格

要問い合わせ

利用できる機能

Fleekdriveは、ファイルの共有・共同作業を安全かつ効率的に実現するクラウドサービスです。ファイルの共有や同時編集、チャットによるコミュニケーションを安全に行い、Salesforceとの連携により、Salesforceのデータを活用したファイル管理も可能です。

Fleekdriveの料金プラン・価格

プラン	初期費用	月額料金（税抜）
Team	不明	600円/ユーザー（最低10ユーザー）
Business	不明	1,800円/ユーザー（最低10ユーザー）

文書管理システム導入時の注意点

文書管理システムを導入して適切に書類を管理し、業務効率化を図るためには、費用・料金だけでなく、次のポイントにも注意して導入するサービスを選びましょう。

課題を明確にする

文書管理システムを導入する前に文書管理の課題を明確にすることは、導入するシステムの機能や要件を適切に検討するために重要です。文書管理の課題としては、次のようなものが挙げられます。

• 文書の検索性や整理性が悪い
• 文書の共有や共同作業が難しい
• 文書の保管や廃棄が煩雑
• 文書のセキュリティが不十分

文書管理の課題を明確にするには、文書管理の担当者や関係者へのヒアリング、文書管理の現状分析、文書管理に関するアンケート調査などの方法が考えられます。

運用体制を整える

文書管理システムを導入しても、運用体制が整っていないと導入効果を十分に発揮できず、かえって業務の負担が増えることもあります。そのため、文書管理システムの運用体制を整えることが重要です。

具体的には、次のような部分の体制を整えておくといいでしょう。

• 文書管理のルールや運用手順
• 文書管理の担当者を決める
• 文書管理の教育や研修を行う

運用体制を整えるには、文書管理システムの導入に合わせて運用マニュアルを作成・配布し、文書管理の担当者を複数名配置したうえで役割分担を明確にし、文書管理の教育や研修を定期的に実施することが考えられます。

文書管理システムを導入する際は、料金以外の注意点にも留意して、導入を検討することが大切です。

費用対効果の高い文書管理システムを導入しよう

文書管理システムの費用は、提供形態や機能、利用者数などによって大きく変わります。一般的には、クラウド型の場合は月額料金制、オンプレミス型やパッケージ型の場合は初期費用と年間保守費用が発生します。

費用だけでなく、機能の選定や既存システムとの連携、サポート体制の充実度なども注意するべきポイントです。費用対効果の高い文書管理システムを導入するためには、ニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。