文書管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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文書管理システムの費用相場
文書管理システムの費用相場は、初期費用が0円〜20万円程度、月額利用料はもっとも安いプランで1万円〜10万円程度が目安です。この相場は、主要な41サービスの料金を調査し、公式に公開されている最低価格をもとに算出しました。
文書管理システムを導入する際には月額利用料が発生し、利用するユーザー数や容量によって金額が大きく変わります。費用相場はシステムやサービスによっても異なるので、導入前には必ず見積もりを取りましょう。
【調査】文書管理システム41サービスの費用・料金比較表
主要な文書管理システム41サービスについて、初期費用や月額費用を調査しました。公式サイトで料金が公開されているサービスをもとに分析したところ、次のような傾向が見られました。
- 文書管理タイプは、中堅企業以上がメインで使うようなサービスが多く、最低価格は月額5万円以上の傾向
- ナレッジ共有タイプは、1,000円/ユーザー以下で使えるものの、WordやExcelなどの文書管理がメインではない点に注意
- 契約書管理タイプは、費用相場が1万円から。電子契約の効率化にもあわせて取り組みたいならおすすめ
- 電子帳簿保存タイプは、文書の保存に特化していることもあって、1万円以下から導入できるサービスが大半
文書管理タイプ12サービスの料金表
文書管理タイプは、文書の保管や管理に特化したサービスです。大量のドキュメントを高いセキュリティ環境で保管できるので、大企業をはじめとしたセキュリティを重視する企業におすすめです。ただし、関連する機能が増えてしまい、その分費用も高くなりやすい特徴があります。
| サービス名 | 初期費用 | 月額費用 | 補足 |
|---|---|---|---|
| DocuWorks | 要問い合わせ | 900円/ユーザー〜 | ボリュームディスカウントあり。たとえば1,000ユーザーだと325円/ユーザー |
| 楽々Document Plus | 300,000円〜 | 90,000円/100ユーザー | クラウド版の価格 |
| SmartDB | 要問合せ | 要問合せ | 2021年のニュースリリースには、500名までは月額500,000円との記載あり |
| FileBlog | 要問合せ | 62,000円〜 | 機能、ユーザー数、文書数などで変動 |
| 活文 Contents Lifecycle Manager | 要問合せ | 要問合せ | |
| Ridoc Smart Navigator V2 | 350,000円〜 | 要問合せ | オンプレミス型。別途クライアントライセンスが必要 |
| Documal SaaS | 要問合せ | 要問合せ | |
| PROCENTER/C | 要問合せ | 50,000円〜 | クラウド版。21ユーザー以上は1,000円/ユーザーが発生 |
| DocuWare | 2,000,000円〜 | 要問合せ | クラウド版の価格 |
| MyQuick | 0円 | 20,000円〜 | |
| ASTRUX SaaS | 100,000円 | 77,500円〜 | クラウド版の価格 |
| Final Document | 0円 | 400円/ユーザー | 5ユーザーから利用可能 |
また、一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。
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※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
ナレッジ共有タイプ7サービスの料金表
ナレッジ共有タイプは、システム上でマニュアルや社内Wikiなどの文書を作成・共有する仕組みです。従業員同士がオープンに情報共有することを目的としており、ユーザー数に応じた課金モデルが多い点も特徴です。
| サービス名 | 初期費用 | 月額費用 | 補足 |
|---|---|---|---|
| Notion | 0円 | 1,650円/ユーザー | フリープランあり。最安プランはUSDだと10ドル |
| Confluence | 0円 | 920円/ユーザー〜 | フリープラン（10ユーザーまで）あり。ボリュームディスカウントあり |
| NotePM | 0円 | 4,800円〜 | 編集者、閲覧者、ストレージ容量で料金が変動 |
| Kibela | 0円 | 550円/ユーザー〜 | フリープラン（5名まで）あり |
| Qast | 要問合せ | 要問合せ | |
| ナレカン | 要問合せ | 要問合せ | |
| flouu | 0円 | 600円/ユーザー〜 |
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契約書管理タイプ13サービスの料金表
契約書管理タイプは、契約書の保存や管理、更新リマインド機能などに特化したサービスです。電子契約システムに一体化しているサービスも多いです。契約書1件あたりで課金されるケースもあるので、問い合わせ時に確認しておきましょう。
| サービス名 | 初期費用 | 月額費用 | 補足 |
|---|---|---|---|
| クラウドサイン | 0円 | 10,000円〜 | 送信件数ごとに+200円発生。フリープラン（無料）あり |
| 電子印鑑GMOサイン | 0円 | 8,800円〜 | 署名方法によって100〜300円/件が発生。フリープラン（月5件まで）あり。 |
| DocuSign | 0円 | 3,000円/ユーザー〜 | 個人向けプランは月額1,333円 |
| LegalOn | 要問合せ | 10,000円〜 | 強化したい機能によって追加料金が変動 |
| LegalForceキャビネ | 要問合せ | 要問合せ | |
| Hubble | 0円 | 要問合せ | お試しPlan（3ユーザー、30件）あり。有料プランは要問合せ。 |
| ContractS CLM | 要問合せ | 要問合せ | |
| ジンジャーサイン | 要問合せ | 10,000円〜 | |
| DocYou | 要問合せ | 20,000円〜 | |
| OPTiM Contract | 要問合せ | 要問合せ | |
| Ofigo契約書管理 | 要問合せ | 36,000円〜 | クラウド版 50ユーザーの価格 |
| BUNTANリーガル | 150,000円〜 | 30,000円〜 | ユーザー数の制限なし |
| Legaledge | 要問合せ | 8,000円〜 |
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電子帳簿保存タイプ9サービスの料金表
電子帳簿保存タイプは、電子帳簿保存法に対応し、法的要件を満たした形で書類を保存できるサービスです。請求書や領収書を提供するベンダーがセットで提供しているサービスも見られます。保存する書類の件数で料金が増すサービスが多いです。
| サービス名 | 初期費用 | 月額費用 | 補足 |
|---|---|---|---|
| マネーフォワード クラウドBox | 0円 | 2,480円〜 | |
| TOKIUM電子帳簿保存 | 要問合せ | 要問合せ | |
| バクラク電子帳簿保存 | 0円 | 12,000円〜 | 無料プラン（〜200件/月）あり。 |
| invoiceAgent | 0円 | 30,000円〜 | 電子取引や電子契約は別料金 |
| 楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud | 0円 | 900円〜 | ファイル登録件数に応じた従量課金あり。 |
| invox電子帳簿保存 | 0円 | 1,980円〜 | |
| CLOUD CABINET | 要問合せ | 700円/3GB〜 | |
| OPTiM 電子帳簿保存 | 0円 | 9,980円〜 | 無料トライアル（10件/月まで）あり。 |
| PATPOST | 要問合せ | 6,400円/5ユーザー〜 | 6ユーザー以降は1,280円/ユーザーが発生 |
なお、今回は紹介しませんが、AI-OCRやオンラインストレージにも文書を管理する機能を付帯しているサービスがあります。詳しくは、次の記事にて費用相場や料金を紹介しています。
文書管理システムの料金モデル
文書管理システムには大きく4つの料金モデルがあり、それぞれおすすめの企業が異なります。
1. 企業規模固定
企業規模固定型は、従業員の人数に関係なく、システム全体に一定額の料金が設定されているモデルです。中には完全固定料金の場合もありますが、実際は文書の件数やオプション機能によって前後するのが一般的です。
2. ユーザー数課金
「1ユーザーあたり月額○○円」といった、ユーザー数による課金モデルです。多くのサービスでは、ユーザー数が増えるにつれて、1人あたりの単価が段階的に下がる仕組みになっています。
3. 文書の件数に応じた課金
保存する文書の件数ごとに料金が発生するタイプです。1件ごとに課金されることは少なく、100件単位や1,000件単位で課金されるケースが一般的です。契約書管理タイプでは、電子契約の件数によって料金が変わる場合もあります。
4. データ容量に応じた課金
保存するデータの容量によって料金が決まるモデルです。オンラインストレージ型のサービスは文書以外のデータにも対応しているため、容量で料金を決める仕組みも多く見られます。
クラウド型文書管理システムの費用内訳
クラウド型文書管理システムの費用は、初期費用と月額費用（または年額費用）の2つが基本で、さらに必要に応じてオプション費用が発生します。
初期費用
初期費用は無料となっているサービスが多いものの、設定代行や操作方法のレクチャーを依頼すると別途費用が発生することがあります。コストを抑えたい場合は、初期設定を自社で対応できるよう、あらかじめ人員の確保を検討しましょう。
月額費用・年額費用
月額費用（または年額費用）は、ユーザー数や文書の件数に応じて料金が変動するプランが一般的です。標準プラン以上に多くのアカウント数が必要だったり、文書の件数が多かったり、データ容量の大きな書類が含まれていたりすると、追加料金が発生しやすくなります。
なお、文書管理の機能であれば比較的安く利用できますが、電子契約や請求書発行および受領などを追加すると料金は高額になります。どの機能が必要か、また他の機能も一緒に導入した方が効率化を図れるかは、社内の状況をよく踏まえて検討しましょう。
【注意】見落としがちな追加コスト
文書管理システムの導入時、初期費用と月額利用料だけで予算を組んでしまうと、予想外の追加コストが発生して驚くことがあります。実際に運用を始めてから「こんな費用も必要なのか」と困ることがないよう、見落としやすい追加オプションについても事前に確認しておきましょう。
| チェック項目 | 例 |
|---|---|
| 追加機能 | 電子契約、請求書発行、請求書受領、AI-OCR、画像や動画の保存 |
| システム連携 | 他システムからのデータ取り込み、他社への共有 |
| セキュアな環境の利用 | IPアドレスやクライアントを限定するアクセス制限、プライベートサーバーの利用 |
| サポート | 初期設定、コンサルティング |
文書管理システムの導入形態における費用の違い
文書管理システムは、導入形態によって費用や導入期間などが異なります。そのため、それぞれの特徴を理解して、適した形態で導入を進めることが大切です。
- スクラッチ開発
- カスタマイズ
- クラウド型のパッケージ
- オンプレミス型のパッケージ
文書管理システムの導入形態と、それぞれの費用の違いは次のとおりです。
スクラッチ開発
スクラッチ開発とは、ゼロから文書管理システムを構築し運用する方法です。
特定のニーズや業務フローをもとにオリジナルでシステムを作成するため、ニーズに合ったシステム構築が可能です。運用をスムーズに進められるメリットがあります。
一方で、オリジナルのシステムになるため開発期間が長期にわたるほか、開発コストが高額になるのがデメリットです。そのため、導入までのスピードを重視する場合や初期コストを抑えたい場合は、他の形態を選びましょう。
システム開発全体での費用は機能により異なりますが、200万円程度からが目安です。このうちの多くを人件費が占めています。人件費は「単価×人数×開発にかかった期間」で決まります。そのため、金額を目安に開発費用を把握・検討しましょう。
カスタマイズ
カスタマイズは、すでに存在しているシステムをもとにカスタマイズし、機能を最適化して使用する方法です。
システムをゼロから開発する必要がないため、スクラッチ開発と比べ開発期間が短くなり、初期コストも抑えられることがメリットです。ただし、大幅にカスタマイズする場合には、初期コストや運用後の保守に高額な費用がかかる可能性もあります。
カスタマイズの規模によっては、スクラッチ開発よりもコストが高くなるでしょう。
また、既存のシステムをベースにするため、自由に独自システムを構築できるわけではありません。カスタマイズできる範囲には制限があり、要望どおりに拡張できない場合もあります。
そのため、基本的な機能はシステムに搭載されているものを使用し、必要な機能だけを追加して業務効率を高めたい場合に利用するとよいでしょう。
クラウド型のパッケージ
クラウドで提供されているパッケージを利用する方法です。
パッケージとは、どのような企業でも汎用的に活用できるよう開発されたシステムを利用する方法です。クラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型のパッケージソフトは、すでに備わっている機能しか利用できないものの、初期費用は無料で月額費用を支払うだけで利用できるケースが多くあります。
そのため、導入時の初期費用を抑えられるほか、短期間で導入できる点がメリットです。
ただし、パッケージを導入する場合、高機能でも利用しない機能が多いと逆に業務効率を下げてしまう可能性もあります。どのような機能が必要かを検討し、求めている機能が備わったシステムを選びましょう。
オンプレミス型のパッケージ
オンプレミス型のパッケージは、文書管理システムのソフトウェアを購入し、自社サーバーにインストールして運用する方法です。
オンプレミス型のパッケージはカスタマイズしやすく、自社でデータを管理するためセキュリティ性に優れていることがメリットです。
ただし、導入にはソフトウェアの購入やシステム構築などに費用がかかり、初期コストは高額になります。さらに、システム運用や保守管理が必要になるため、これらにかかる人件費も発生します。
サーバーやネットワーク機器を新たに用意する場合は費用が大きくなります。そのため、サーバーやネットワーク機器を保持する必要性がある場合は、オンプレミス型の導入を検討するとよいでしょう。
費用対効果が高い文書管理システム17選
文書管理システムの中でも費用対効果が高いおすすめのツールを紹介します。各ツールの特徴やくわしい料金プランなどを解説しているので、文書管理システム選びや比較検討の参考にしてみてください。
invoiceAgent
invoiceAgentについて紹介します。
利用できる機能
invoiceAgentは、帳票といった文書の保管、記録管理をサポートする文書管理ソリューションです。PDFや画像ファイル、テキストファイルなどを保存でき、日付や文字列、数字などの条件に応じ指定のフォルダに自動で振り分けてくれます。
保存文書は、全文検索にくわえて数字や日付、文書IDなどによる検索が可能です。文書作成から廃棄までの証跡を残し、文書の保存期間に応じた削除を自動化できます。
invoiceAgentの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|---|
| invoiceAgent 文書管理 | 0円〜 | 30,000円〜 |
| invoiceAgent AI OCR | 0円〜 | 30,000円〜 |
| invoiceAgent 電子取引 | 200,000円〜 | 45,000円〜 |
| invoiceAgent 電子契約 | 200,000円〜 | 45,000円〜 |
クラウドサイン
クラウドサインについて紹介します。
利用できる機能
クラウドサインは、契約締結から契約書の管理まで対応した電子契約サービスです。契約書の作成から締結、管理、検索をシステム上で実施し、取引先は登録不要で利用できます。
締結済みの紙の契約書も管理でき、インポートした書類の取引金額や日付などの書類情報は自動で入力されます。メール認証や2段階認証で本人性を担保するほか、電子署名やタイムスタンプで非改ざん性においても担保可能です。
クラウドサインの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|---|
| Light | 要問い合わせ | 10,000円（税抜） |
| Corporate | 要問い合わせ | 28,000円（税抜） |
| Business | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| Enterprise | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
GMOサイン契約レビューパック
GMOサイン契約レビューパックについて紹介します。
利用できる機能
GMOサイン契約レビューパックは、電子印鑑GMOサインのオプション機能サービスです。契約書の作成・レビュー・承認・締結・管理をワンストップで進められます。
契約書の管理を効率化し、過去の契約書も含めたすべての契約書を一元管理できるのが魅力です。契約ステータスの可視化を実現し、法務業務の効率化と生産性向上に貢献します。
GMOサイン契約レビューパックの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|---|
| 要問い合わせ | 0円 | 50,000円〜 |
Confluence
Confluenceについて紹介します。
利用できる機能
Confluenceは、社内に点在する情報を一元管理し、必要な情報をすぐに見つけられる機能を備えた、社内の情報共有とコミュニケーションを円滑にするプラットフォームです。
企画書や議事録などのドキュメントを簡単に作成できる機能や、遠方にいるメンバーともリアルタイムで情報共有や共同作業ができる機能も備えています。
これらの機能を活用することで、チームのコラボレーションを強化し、業務効率化を実現できます。
Confluenceの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|---|
| Free | 要問い合わせ | 0円 |
| Standard | 要問い合わせ | 744円／1ユーザー（300ユーザーの場合） |
| Premium | 要問い合わせ | 1,432円／1ユーザー（300ユーザーの場合） |
| Enterprise | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
Final Document
Final Documentについて紹介します。
利用できる機能
Final Documentは、請求書や営業資料などのドキュメントの管理から、ファイル転送まで対応した文書管理システムです。パスワードつきZIPファイルの送受信にも対応し、動画といった大容量ファイルのやり取りにも対応しています。
利用人数が多いほどお得な料金体系なのもポイントです。
Final Documentの料金プラン・価格
| 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|
| 0円 | 400円（税抜）／ユーザー※5ユーザーから契約可能 |
楽々Document Plus
楽々Document Plusについて紹介します。
利用できる機能
楽々Document Plusは、契約書やISO文書など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレス化を促進する文書管理システムです。高性能な全文検索エンジンと高速ビュワーにより、必要な情報をスピーディーに検索・閲覧できます。
ワークフロー機能を標準搭載し、ペーパーレスでの登録・承認・公開を実現します。アクセス制御や持ち出し制御など、万全のセキュリティ対策を備えているのも特徴です。
契約書の更新通知や自動更新、版管理など、業務に合わせた機能を充実させています。
楽々Document Plusの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|---|
| クラウド版 | 300,000円（税抜） | 100ユーザー90,000円（税抜）〜 |
| オンプレミス版 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
SmartDB
SmartDBについて紹介します。
利用できる機能
SmartDBは、大企業向けの業務デジタル化クラウドサービスです。業務部門みずからが簡単に業務アプリケーションを作成できるノーコード開発プラットフォームで、大企業の複雑な業務フローにも柔軟に対応します。
他システムとの連携により、高度な業務デジタル化を実現します。
SmartDBの料金プラン・価格
要問い合わせ
NotePM
NotePMについて紹介します。
利用できる機能
NotePMは、社内ナレッジを簡単に共有・蓄積できるツールです。高機能エディタで読みやすいドキュメントを作成でき、全文検索でほしい情報をすぐに見つけられます。
スマートフォンやタブレットでも操作可能で、セキュリティ対策で大切なデータを守ります。柔軟なアクセス権限でスムーズな情報共有が可能です。
NotePMの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金（税込） |
|---|---|---|
| プラン8 | 0円 | 4,800円（編集8名、閲覧24名まで） |
| プラン15 | 0円 | 9,000円（編集15名、閲覧45名まで） |
| プラン25 | 0円 | 15,000円（編集25名、閲覧75名まで） |
| プラン50 | 0円 | 30,000円（編集50名、閲覧150名まで） |
| プラン100 | 0円 | 60,000円（編集100名、閲覧300名まで） |
| 3001人以上 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
Adobe Acrobat
Adobe Acrobatについて紹介します。
利用できる機能
Adobe Acrobatは、文書業務の効率化とセキュリティ強化を実現するツールです。管理者の負担を軽減するユーザー管理機能により、文書のアクセス権限や認証を簡単に管理可能です。
安全に文書を共有・閲覧・編集できる機能により、社内外での情報共有を円滑にします。電子署名や認証などのセキュリティ機能により、文書の改ざんや漏えいを防止します。
Adobe Acrobatの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|---|
| Acrobat Standard | – | 1,518円 |
| Acrobat Pro | – | 1,980円 |
| Acrobat Standardグループ版 | – | 1,848円 |
| Acrobat Proグループ版 | – | 2,380円 |
| Acrobat Pro グループ版3ライセンスパック | – | 2,200円 |
DocYou
DocYouについて紹介します。
利用できる機能
DocYouは、電子契約や電子取引、書類配信、ドキュメント管理の機能をオールインワンで提供するクラウドサービスです。基幹システムとの連携により、業務効率化を実現します。
セキュリティに配慮した環境構築と、導入から活用までのサポートを提供するところも魅力です。企業間取引のペーパーレス化をスムーズに進められるでしょう。
DocYouの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金 | 送信料（電子契約・電子取引） |
|---|---|---|---|
| トライアル | – | 0円 | 0円 |
| スタンダード | – | 22,000円 | 220円／通 |
| エンタープライズ | – | 33,000円 | 5,500円／50通 |
TOKIUM電子帳簿保存
TOKIUM電子帳簿保存について紹介します。
利用できる機能
TOKIUM電子帳簿保存は、月額1万円から利用できる電子帳簿保存法対応のクラウド文書管理システムです。ユーザー数・データ容量が無制限で利用できるほか、国税関係書類のデータ化もできます。
ISMS認証・Pマークを取得済みの安心のセキュリティ体制を備えています。これらの特徴により、コストを抑えながら電子帳簿保存法への対応を実現し、業務効率化が可能です。
TOKIUM電子帳簿保存の料金プラン・価格
| 初期費用 | 月額料金 |
|---|---|
| 要問い合わせ | 10,000円（税抜）〜 |
CLOUD CABINET
CLOUD CABINETについて紹介します。
利用できる機能
CLOUD CABINETは、さまざまな方式で管理できるハイブリッドな文書管理システムです。紙の契約書や電子契約・PDF化した契約書を、倉庫保管とバーコード管理、クラウド上での締結・保管・管理、OCRによるテキスト化などで管理が可能です。
これらの特徴により、紙と電子の契約書を混在させていても、効率的に管理できます。
CLOUD CABINETの料金プラン・価格
要問い合わせ
Box
Boxについて紹介します。
利用できる機能
Boxは、容量無制限でセキュリティ万全なコンテンツクラウドサービスです。容量無制限で大容量ファイルも安心して保存・共有でき、高度なセキュリティ機能で情報漏えいを防止します。
直感的な操作性で誰でも簡単に利用できる点も魅力です。
Boxの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|---|
| Individual | 要問い合わせ | 0円 |
| Personal Pro | 要問い合わせ | 1,390円 |
| Business Starter | 要問い合わせ | 636円／ユーザー（最低購入ユーザー数3名） |
| Business | 要問い合わせ | 2,084円／ユーザー（最低購入ユーザー数3名） |
| Business Plus | 要問い合わせ | 3,473円／ユーザー（最低購入ユーザー数3名） |
| Enterprise | 不明 | 4,864円／ユーザー（最低購入ユーザー数3名） |
| Enterprise Plus | 不明 | 6,600円/ユーザー（年払い） |
PATPOST
PATPOSTについて紹介します。
利用できる機能
PATPOSTは、改正電子帳簿保存法に対応したオンライン文書管理ストレージサービスです。AI-OCRで書類を全ページテキスト化することで、キーワードや取引先・取引年月日・取引金額で検索でき、目的の書類を簡単に見つけられます。
電帳法キャビネットに保存することで、訂正や削除ができない仕様となり、電子帳簿保存法への対応も容易です。ファイル共有機能や自動ラベル分け機能により、業務効率化やペーパーレス化を実現します。
PATPOSTの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|---|
| 法人プラン | 要問い合わせ | 6,400円〜 |
| 個人事業主プラン | 要問い合わせ | 1,980円／1ID |
FileBlog
FileBlogについて紹介します。
利用できる機能
FileBlogは、ファイルサーバーを全文検索・文書共有システムに変えるソフトウェアです。優れた全文検索エンジンで目的の文書を素早く見つけられるほか、文書やフォルダに属性を追加して管理できます。
Webブラウザからパソコンやスマートフォン、タブレットから文書を閲覧できるほか、電子帳簿保存法にも対応しています。
FileBlogの料金プラン・価格
要問い合わせ
Fleekdrive
Fleekdriveについて紹介します。
利用できる機能
Fleekdriveは、ファイルの共有・共同作業を安全かつ効率的に実現するクラウドサービスです。ファイルの共有や同時編集、チャットによるコミュニケーションを安全に実施します。
Salesforceとの連携により、Salesforceのデータを活用したファイル管理も可能です。
Fleekdriveの料金プラン・価格
| プラン | 初期費用 | 月額料金（税抜） |
|---|---|---|
| Team | 要問い合わせ | 600円／ユーザー（最低10ユーザー） |
| Business | 要問い合わせ | 1,800円／ユーザー（最低10ユーザー） |
| Business plus | 要問い合わせ | 2,000円／ユーザー（最低10ユーザー） |
MJS e-ドキュメントCloud
MJS e-ドキュメントCloudについて紹介します。
利用できる機能
MJS e-ドキュメントCloudは、取引文書や契約書を電子化し、保管できるクラウドサービスです。保管登録機能に加え、電子契約機能や証憑内容を解析するAI機能、書類管理機能で構成されています。
電子帳簿保存法に対応し、電子文書の保管、電子契約締結が可能です。
MJS e-ドキュメントCloudの料金プラン・価格
要問い合わせ
文書管理システム導入時の注意点
文書管理システムを導入して適切に書類を管理し、業務効率化を図るためには、費用・料金だけでなく、次のポイントにも注意して導入するサービスを選びましょう。
課題を明確にする
文書管理システムを導入する前に文書管理の課題を明確にすることは、導入するシステムの機能や要件を適切に検討するために重要です。文書管理の課題としては、次のようなものが挙げられます。
- 文書の検索性や整理性が悪い
- 文書の共有や共同作業が難しい
- 文書の保管や廃棄が煩雑
- 文書のセキュリティが不十分
文書管理の課題を明確にするには、文書管理の担当者や関係者へのヒアリング、文書管理の現状分析、文書管理に関するアンケート調査などの方法が考えられます。
運用体制を整える
文書管理システムを導入しても、運用体制が整っていないと導入効果を十分に発揮できず、かえって業務の負担が増えることもあります。そのため、文書管理システムの運用体制を整えることが重要です。
具体的には、次のような部分の体制を整えておくといいでしょう。
- 文書管理のルールや運用手順
- 文書管理の担当者を決める
- 文書管理の教育や研修を実施する
運用体制を整えるには、文書管理システムの導入に合わせて運用マニュアルを作成・配布し、文書管理の担当者を複数名配置したうえで役割分担を明確にし、文書管理の教育や研修を定期的に実施することが考えられます。
文書管理システムを導入する際は、料金以外の注意点にも留意して、導入を検討することが大切です。
既存システムとの連携を確認する
文書管理システムを導入する際は、既存の社内システムや業務フローと連携できるかを事前に確認することも重要です。
ファイルサーバーやグループウェア、ワークフローシステムなどと連携できることで、データの二重入力を防ぎ、業務全体の効率化につながります。
連携機能が不十分だと、かえって手間が増える恐れもあります。導入前にどの範囲まで連携できるかしっかりチェックしましょう。
アクセス権限を設計する
文書管理システムを導入する際は、誰がどの情報にアクセスできるか想定することも欠かせません。
社内の全員がすべての文書を閲覧・編集できる状態だと、情報漏えいや誤操作のリスクが高まります。部署や職位、業務内容に応じて、閲覧・編集・削除などの権限を適切に設定することで、セキュリティと業務効率を両立できるでしょう。
導入初期の段階で運用ルールとあわせて権限設計すると、スムーズに業務を効率化できます。
費用対効果の高い文書管理システムを導入しよう
文書管理システムの費用は、提供形態や機能、利用者数などによって大きく変わります。一般的には、クラウド型の場合は月額料金制、オンプレミス型やパッケージ型の場合は初期費用と年間保守費用が発生します。
費用だけでなく、機能の選定や既存システムとの連携、サポート体制の充実度なども注意すべきポイントです。
費用対効果の高い文書管理システムを導入するためには、ニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。
