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労務管理システムの契約更新日通知機能とは？
労務管理システムの契約更新日通知機能は、雇用契約の満了日や在留期限の満了時期を事前に通知する機能です。
この機能を活用することで、人的ミスを防ぎ、更新手続きの遅れや漏れを抑えられます。
契約更新日通知機能のメリット・活用場面
契約更新日通知機能のメリットや活用場面を紹介します。
- 更新手続き漏れのリスクを抑えられる
- 一括で更新手続きの準備ができる
更新手続き漏れのリスクを抑えられる
契約更新日通知機能では、有期雇用契約の満了日が近い従業員に対して、事前に自動通知が届きます。多くのシステムでは、通知のタイミングを柔軟に設定できるため、更新手続きの準備期間を確保できます。また、一部のシステムでは、外国人従業員の在留期限に関する通知機能も提供されています。
事前に通知が届くことで、更新手続きの遅れや漏れによるリスクを抑えられます。
一括で更新手続きの準備ができる
システムによっては、更新時期が近い対象者を抽出可能です。この機能を活用することで、個別に更新時期を確認する手間を省けます。
一括での更新準備を行うことで業務負荷が軽減され、エラーリスクも抑えられます。
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契約更新日通知機能を搭載するおすすめ労務管理システム7選
続いて、契約更新日通知機能を搭載するおすすめの労務管理システムを7つ紹介します。
かんたん雇用契約 for クラウド
- 入社から契約更新、退職までの手続きをシステム上で完結できる
- 有期契約社員の契約更新をアラート通知できる機能を搭載
- 契約締結時は「タイムスタンプ」が付与される
かんたん雇用契約 for クラウド は、名前のとおり「雇用契約」に特化した労務管理クラウドサービスです。入社から契約更新、契約内容の変更、退職までの手続きをシステム上で完結できます。契約だけでなく、それに付随する個人情報まで管理可能です。有期契約社員の契約更新や、外国人従業員の在留期間のアラート通知機能も搭載されています。
同システムでは、雇用形態に応じて必要書類やフローの設定も可能です。契約書はもちろん、誓約書や給与届出書、交通費申請などもデジタル管理できます。契約が結ばれる際は、証拠性を担保する「タイムスタンプ」が付与されるため、コンプライアンスリスクも軽減可能です。
カオナビ
- 期日管理したい項目の選択、通知条件と本文テキストを設定するだけ
- 最新の社員データと連動し対象者に自動通知
- 最大20件※まで通知設定を登録可能
カオナビは、雇用契約の満了期限や資格の更新日などの、期日管理を自動化できる労務管理機能を備えたタレントマネジメントシステムです。
システム内の人材データベースと連携し、あらかじめ設定した条件に該当する社員へ、適切なタイミングで通知を自動送信できます。通知の条件や本文は自由に設定できるため、雇用契約の更新案内や在留資格の更新期限など、多様な用途で利用可能です。
※出典：カオナビ「「カオナビ」が、資格更新・研修期限などのリマインドを自動化する新機能「条件通知設定」を提供開始｜ニュース｜株式会社カオナビ」（2026年1月20日閲覧）
クラウドハウス労務
- 人事労務に関する業務が平均70%※圧縮された実績をもつ
- 契約社員を含めた従業員の「契約更新の通知」が可能
- あらゆる人事情報を従業員データベースに集約できる
クラウドハウス労務 は、入退社の手続きや雇用契約、年末調整といった煩雑な労務を効率化できるクラウドシステムです。パソコンはもちろんスマートフォンにも対応しており、平均70%※の業務が圧縮されたデータもあります。契約社員を含めた従業員の「契約更新の通知」も可能です。事前にアラート通知の設定をすることで、従業員の「契約終了日」が迫ったタイミングで、人事担当者に自動通知されます。
また同システムでは、従業員データベースも構築可能です。紙やExcel、基幹システムなどに散らばっていた情報をワンプラットフォームに集約でき、従業員からの申請データは自動保存されます。マイナンバーは自動で暗号化されるためセキュリティリスクも安心です。
※出典：Techouse「 大手法人向け人事労務SaaS – クラウドハウス労務 」（2025年1月21日閲覧）
SmartHR労務管理
- 入社手続きや雇用契約、年末調整などをペーパーレス化
- 従業員に対する契約更新の合意依頼ができる
- 組織図の作成や配置シミュレーション機能も搭載
SmartHR労務管理 は、入社手続きや雇用契約、年末調整といった一連の業務をペーパーレス化できる労務管理システムです。従業員データベースを構築でき、それを人的資本経営やタレントマネジメントに役立てられます。同システムでは「契約更新管理機能」も利用可能です。有期契約に関する書類を作成できるほか、契約終了日や契約期限が過ぎている書類を一覧で確認できます。
契約終了日が迫っている従業員に対して、契約更新の合意依頼も可能です。システムはスマートフォンにも最適化されており、直感的に操作できます。組織図の作成や配置シミュレーションもできるため、人事の最適化に役立ちます。
KING OF TIME 人事労務
- 人事労務を含めたバックオフィス業務を支援するシステム
- 契約社員の期限通知や勤怠に関する通知などが可能
- 身上変更やマイナンバー入力なども従業員主体で行える
KING OF TIME 人事労務 は、人事労務を含めたさまざまなバックオフィス業務を支援するシステムです。従業員データの管理をはじめ、入社手続き、給与明細、マイナンバー登録の進捗管理などに対応しています。
管理者に対する契約社員の期限通知をはじめ、有給取得義務を達成していない従業員への通知、打刻漏れ通知など、さまざまな通知設定が可能です。データベースの構築では、従業員から「身上変更」を申請できます。マイナンバーも従業員が入力するため、管理者の負担が軽減されるでしょう。
オフィスステーション
- 118種類※の帳票をデジタル化できる人事労務システム
- 有期雇用契約や在留期限における更新時期の通知機能も搭載
- 追加した機能の分だけ料金が発生する仕組み
オフィスステーション 労務 は、118種類※もの帳票をデジタル化できる人事労務システムです。雇用保険や社会保険、労働保険、入社手続きなどデジタル化できる帳票はさまざまです。同システムでは、有期雇用契約や在留期限の更新時期の通知機能も搭載しています。
ほかにも、残業の申請や承認、打刻漏れ、エラー勤務などさまざまな通知が可能です。オフィスステーションでは、年末調整や給与明細といった機能も追加、カスタマイズできます。追加した機能の分だけ料金がかかるため、キャッシュフローの調整もしやすいです。
※出典：エフアンドエム「 オフィスステーション 労務｜労務のあらゆる業務最小化を実現 」（2025年1月21日閲覧）
ジョブカン労務HR
- シリーズ累計300,000社以上※の労務管理システム
- 契約期間のアラート通知機能も搭載している
- あらゆる従業員情報を一元管理できる
ジョブカン労務HR は、経費精算やワークフローなどの業務を支援する「ジョブカンシリーズ」の労務管理版です。シリーズの累計導入数は300,000社以上※で、規模や業界を問わず多くの企業が導入しています。契約期間のアラート通知も可能です。メニューの「従業員一覧」から、該当する従業員を選択し、契約期間とアラートを設定すれば完了です。
ジョブカン労務HRでは、マイナンバーや給与、保険、扶養など、あらゆる従業員情報を一元管理できます。各種手続きにおける進捗状況の可視化や帳票の自動作成、書類準備のToDoリストなど便利な機能が豊富です。
※出典：DONUTS「ジョブカン労務HR – ジョブカン勤怠管理 」（2026年1月22日閲覧）
労務管理システムの契約更新日通知機能を活用して業務効率化を図ろう
労務管理システムの契約更新日通知機能では、従業員の雇用契約や在留期限の満了時期が近づいていることをメールやチャットなどで通知できます。
この機能を活用することで、人的ミスによる更新対応の遅れや漏れを抑えながら、更新業務の効率的な運用が可能です。
労務管理システムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは労務管理システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
労務管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。
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