身上変更手続き機能を搭載する労務管理システムおすすめ8選

労務管理システムの身上変更手続き機能とは？

身上変更手続き機能とは、住所や氏名の変更、結婚・離婚、子どもの誕生など、身の上に変化が生じた際にシステム上で変更申請を行える機能です。

オンライン上で従業員が変更手続きを行い、人事労務担当者が確認・承認します。身上変更手続き機能を活用することで、業務の効率化やヒューマンエラー防止に役立ちます。

身上変更手続き機能のメリット・活用場面

身上変更手続き機能のメリットや活用場面について紹介します。

業務の効率化

身上変更手続きを従来の紙ベースからオンラインに移行することで、業務を効率化できます。

身上変更があった際、従業員は自身でシステム上から申請を行え、書類の準備や提出の手間が不要になります。また、人事労務担当者は申請内容を確認して承認するだけで済み、変更内容は従業員情報に自動で反映されるため、書類処理の業務が軽減されます。

結果として、業務の効率化が図れ、人件費や消耗品費などのコスト削減に貢献します。

人的ミスの防止

身上変更手続き機能は、従来の手書き書類に比べて人的ミスを防止できます。書類をシステム上で電子化し一元管理できるため、たとえば、書類の紛失や従業員と担当者間での申請内容の認識の相違を防げます。

また、システムによる自動チェック機能を活用すれば、記入漏れのリスクを低減できます。

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身上変更手続き機能を搭載するおすすめ労務管理システム8選

身上変更手続き機能を搭載した労務管理システムを紹介します。身上変更手続き以外に、どのような労務業務に対応しているかをあわせてチェックしておきましょう。

カオナビ労務は、雇用契約や給与明細、年末調整などの機能を搭載した労務管理システムです。わかりやすいユーザー画面で、直感的に操作できることが強みです。雇用契約書や秘密保持誓約書など雇用時の書類は、自由にカスタマイズ可能です。給与明細や賞与明細、源泉徴収票は、オンライン上で発行・配布できます。住所変更といった身上変更を従業員がオンラインで申請できます。身上変更の履歴は、システム上で一元管理されます。

クラウドハウス労務は、社員情報の一元管理や年末調整電子化、申請承認のオンライン化などの機能を備えた労務管理システムです。蓄積した人事データを組織の現状分析や人事戦略の策定に活用できることが強みです。従業員データを一元管理でき、最新の人事情報が常に把握できます。年末調整の手続きは、従業員のPCやスマートフォンから簡単に行えます。身上の変更といった各種申請もオンラインで実行可能で、データを一括管理できます。

SmartHRは、マイナンバー管理や予約管理、給与明細の配付などの機能を備えた労務管理システムです。人事労務担当者・従業員双方の業務負担軽減を強みとしています。マイナンバーはパソコン・スマートフォンから提出可能で、暗号化と監視ログで安全に管理できます。予約管理機能では、異動や昇格時の情報変更を予約しておけば、適用日に自動反映されます。スマホなどから簡単に身上変更の申請ができ、申請内容は自動で従業員情報に反映されます。

ジョブカン労務HRは、社会保険・労働保険の電子申請やストレスチェック、従業員の情報管理などの機能を搭載した労務管理システムです。e-Govと連携しており、社会保険や労働保険の主要な書類は役所へ電子申請が可能です。ストレスチェックは、従業員への調査依頼から集団分析までをシステム上で完結できます。身上変更申請は、従業員自身がオンライン上で実行可能です。

マネーフォワード クラウド人事管理は、ワークフローや従業員情報の管理、書類作成などの機能を備えた労務管理システムです。「クラウド給与」や「クラウド勤怠」などの周辺サービスとのシームレスな連携が強みです。ワークフロー機能では、提出された情報の確認・承認作業を複数人で担当でき、修正時はオンライン上で従業員へ差し戻せます。収集した従業員情報は履歴として管理でき、給与計算や勤怠管理などのサービスとの連携も可能です。身上変更の申請は、クラウド上の申請フォームを使うことで正確な情報を回収できます。

オフィスステーション 労務は、ホールディングス機能やデータ分析機能、有期雇用・在留期限アラート機能などを備えた労務管理システムです。グループ横断の管理機能を備えていることが強みです。ホールディングス機能では、グループ会社とのシステム連携が可能で、企業グループ内での一括管理が行えます。人材データの可視化・分析機能を備えており、従業員情報をもとに女性管理職比率や育児休業取得率などの人材指標を確認できます。身上変更時の情報収集もWeb上で行えます。

ジンジャー人事労務は、組織管理やロール管理、入社処理などの機能を備えた労務管理システムです。企業に合った情報管理をサポートする、豊富なカスタマイズ機能が強みです。マウス操作で直感的に組織構成のシミュレーションができます。ロール管理機能では、役職に応じた権限設定により、情報へのアクセス範囲を制御できます。入社時の従業員情報や身上の変更などはWeb上で完結し、入力データは自動で人事情報に反映されます。

freee人事労務は、給与明細の作成や給与計算、勤怠管理などの機能を備えた労務管理システムです。他社のさまざまなサービスとデータを連携できることが強みです。給与明細の発行から配布、管理までをオンライン上で行えます。勤怠データと給与計算を連動させることで、給与明細のみならず各種必要書類も自動作成できます。入社時の情報登録や身上変更時の手続き、給与所得などの人事データを一元的に管理可能です。

サービスを比較しましょう

労務管理システムの身上変更手続き機能では、住所や氏名、家族構成など従業員の身の上に変化があった際に、システム上で変更申請を行えます。

この機能を活用することで、業務の効率化が進み、人件費や消耗品費のコスト削減につながります。また、システム上の一元管理やエラーチェック機能などにより、人的ミスの防止にも役立ちます。

労務管理システムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは労務管理システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

労務管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。