大企業向け文書管理システムおすすめ11選！選定ポイントと導入メリット

大企業が抱える文書管理の課題

文書管理システムを導入していない大企業が、文書管理でよく起きている課題についてまとめていきます。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの文書管理システムで解決できる可能性が高いです。

• 文書の作成・承認・共有にかかる時間とコストが多い
• 文書のバージョン管理や履歴管理が難しい
• 文書の検索や閲覧が煩雑で効率が悪い
• 文書の電子化が進まずテレワークに対応できない

文書の作成・承認・共有にかかる時間とコストが多い

紙媒体でのやり取りや、メール添付でのファイル共有が主流である場合、印刷・郵送・押印といった手間が発生し、承認プロセスも煩雑になりがちです。結果として、時間とコストが大幅に増加してしまうことがあります。

文書のバージョン管理や履歴管理が難しい

ファイルサーバーや個人のPCにファイルを保存していると、最新版の特定が困難になり、誤ったバージョンのファイルで作業してしまうリスクが生じます。また、誰がいつファイルを編集したのかといった履歴を追うことも難しく、責任の所在が不明確になる可能性があります。

文書の検索や閲覧が煩雑で効率が悪い

ファイル名や保存場所が統一されていない場合、目的のファイルを探すのに時間がかかることがあります。また、紙媒体での保管の場合は、膨大な書類の中から必要な情報を見つけ出す作業は非常に非効率です。

文書の電子化が進まずテレワークに対応できない

紙媒体での文書管理が中心だと、テレワーク環境下でのファイル共有や共同作業が困難になります。また、セキュリティ面でも不安があり、情報漏えいのリスクが高まる可能性があります。

大企業が文書管理システムを導入するメリット

大企業が文書管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• 文書の検索・共有・閲覧がスムーズになる
• 文書のライフサイクルを一元管理できる
• 文書のセキュリティとコンプライアンスを強化できる
• 文書のバージョン管理や履歴管理ができる

文書の検索・共有・閲覧がスムーズになる

文書管理システムでは、キーワード検索やタグ付けなどの機能を活用することで、必要な文書を素早く見つけ出せます。また、権限設定によって特定のメンバーとのみファイルを共有したり、閲覧制限をかけたりできます。

文書のライフサイクルを一元管理できる

文書の作成から承認、保管や廃棄まで、文書の一連の流れをシステム上で管理できることも文書管理システム導入のメリットです。各段階でのステータスや担当者を明確にすることで、業務の進捗状況を把握しやすくなり、ボトルネックの解消にもつながります。

文書のセキュリティとコンプライアンスを強化できる

アクセス権限の設定や、ファイルの暗号化などのセキュリティ対策によって、情報漏えいのリスクを低減できることもメリットと言えるでしょう。また、監査証跡の記録やコンプライアンス違反の防止機能など、内部統制を強化するための機能も充実しています。

文書のバージョン管理や履歴管理ができる

過去のバージョンとの比較や、誰がいつ編集したのかといった履歴を確認できます。誤った編集や、情報漏えいなどのトラブル発生時にも、原因究明が容易になることもメリットの一つです。

大企業が文書管理システムを選定する際のポイント

大企業が文書管理システムを選定する際の、代表的なポイントについて解説します。

文書のバージョン管理や履歴管理ができるか

誰がいつどのファイルを編集したのか、といった履歴を詳細に記録できるかを確認しましょう。過去のバージョンとの比較や、変更箇所の特定が容易に行えるシステムであれば、誤編集や情報漏えいなどのトラブル発生時にも迅速な対応が可能になります。

契約書管理やISO文書管理を支援する機能があるか

契約書の有効期限管理やISO文書の改訂履歴管理など、業種や業務内容に特化した機能が搭載されているかを確認しましょう。自社のニーズに合った機能を備えたシステムを選ぶことで、より効率的な文書管理を実現できます。

大企業におすすめの文書管理システム11選

大企業におすすめの文書管理システムを紹介します。

クラウドサインは、官公庁や金融機関での導入実績をもつ電子契約サービスです。クラウドサインには、次のような特徴があります。

• 業界問わず契約書類の管理、電子契約に対応
• アップロードした契約交渉済み契約書に相手方が承認するだけで契約締結
• 受信者側は登録不要、コストなしで利用可能

GMOサイン契約レビューパックは、「GMOサイン」との連携で、契約書作成からレビュー、押印締結や文書管理まで一元管理が可能にするサービスです。契約レビューパックには、次のような特徴があります。

• 修正したドキュメントの変更箇所や履歴を比較する差分比較機能搭載で、効率的な確認が可能
• 担当部署や契約内容に合わせた柔軟な承認フローの設定が可能
• Slackとの連携でコミュニケーションツールの統一が可能

SmartDBは､大企業向け業務デジタル化クラウドです。SmartDBには、次のような特徴があります。

• バックオフィス業務からフロント業務まで、全社プラットフォームとして利用できる
• 少人数から数千人規模まで幅広く対応している
• 他システムとの連携を容易に実現する豊富なAPI機能を搭載

DocYouは、複数企業にまたがる多様な取引書類を1つのプラットフォームで相互連携し、企業間取引のさまざまな書類業務をサポートするクラウドサービスです。DocYouには、次のような特徴があります。

• 複数企業にまたがる企業間取引を、1つのプラットフォームで相互連携すえため相手先ごとの使い分けが必要なく、送受信した書類を組織全体で統合管理が可能
• 電子契約だけでなく企業間取引に必要な書類をまるごとペーパーレス化でき、見積依頼や注文などの双方向送受信や請求書の一括配信なども可能
• 取引先からの回答結果をDocYouで精査してから基幹システムに反映するような業務や、出来高請求のような業務にも利用可能

TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の要件を満たしあらゆる国税関係書類を保存するクラウド文書管理システムです。TOKIUM電子帳簿保存は、次のような特徴があります。

• アカウント数・データ容量が無制限に利用できる
• 各書類同士の紐づけ・相互確認ができる
• タイムスタンプは電子帳簿保存法に対応しJIIMA認証も取得済み

invoiceAgentは、高精度な文字認識で帳票をデータ化するAI-OCRです。invoiceAgentは、次のような特徴があります。

• 用途に合わせて選べる5つのOCRエンジンと自動画像補正機能で認識率を向上
• 位置指定型・項目指定型の2つの読み取り設定でフォーマットに関係なくデータ化できる
• 1つの読み取り項目に対して複数のOCRを設定することで、目視・確認作業の工数を削減

Fileforceは企業様に必要な多彩な機能と高度で安全な管理を実現させる、法人向けの国産クラウドストレージ・オンラインストレージサービスです。Fileforceには、次のような特徴があります。

• 権限設定の柔軟性を持ち、多要素認証やSSOと連携し高いセキュリティと効率性も両立を実現
• ユーザーID数に制限がなく社内外との大容量ファイル共有にも最適
• 30日間すべての機能を試せる無料トライアル期間あり

HGPscanServPlusは、ネットワーク内の監視フォルダにファイルを⼊れるだけで⾃動でPDFに変換するような、DXで業務効率化を高める手作業なしの電子ファイリングシステムです。HGPscanServPlusには、次のような特徴があります。

• 社内でさまざまなメーカーの複合機を併⽤している場合にも対応可能
• ユーザーライセンスフリーのサーバーソフトウェアのため、利用者数や利用拠点数に制限なし
• ライセンス費用と年間保守費用のみで利用可能

クラウドサイン SCANは紙の契約書のスキャンや、取引相手・金額・契約締結日などの書類情報の入力などを代行し、すべての契約書のクラウド上での管理を実現するクラウドサービスです。クラウドサイン SCANには、次のような特徴があります。

• アラート機能の利用で、契約書の更新日や終了日の管理が可能
• 契約締結日や自動更新の有無、部署名などさまざまな情報で契約書を参照可能
• 過去の契約書をすべてスキャンし、契約日といった書類情報の入力もすべて代行可能

楽楽電子保存は、電子請求書発行システム「楽楽明細」で受け取った電子請求書のような帳票を、一元管理できる無料サービスです。楽楽電子保存には、次のような特徴があります。

• 操作時にタイムスタンプを自動で付与
• 楽楽明細で受け取った請求書の保存は永久無料
• 請求書だけでなく、領収書や納品書などあらゆる帳票の電子保存が可能

SMART CATALOGは、ペーパーレス化により生産性・業務効率の向上や多様なワークスタイルを実現させるドキュメント配信管理クラウドサービスです。SMART CATALOGには、次のような特徴があります。

• 閲覧者ごとにコンテンツの閲覧ログを確認でき、利用状況の把握が可能
• 探したいコンテンツをすぐに発見できるコンテンツのジャンル分けやしおりの機能を搭載
• コンテンツ編集では簡単なマウス操作でリンクや画像・動画などの埋め込みを実現

サービス選びは比較して検討しよう

文書管理システムを選ぶ際に重要なのは「自社の状況に合った機能が備わっているか」他システムとの連携、運用コストなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミなども見ておくとよいでしょう。