大企業向け契約書管理システムおすすめ9選！選定ポイントと導入メリット

大企業が抱える契約書管理の課題

契約書管理システムを導入していない大企業が、契約書管理で抱えがちな課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの契約書管理システムで解決できる可能性が高いです。

契約書の作成やレビューに時間がかかる

契約書の作成において、過去の契約書や雛形を探す手間、関係部署との調整、法務担当者によるレビューなどの多くの工程が必要になります。また、契約内容に変更が生じた場合、関係者間での調整や修正作業に多くの時間を費やしてしまうことも課題の一つです。

契約書の検索や管理に時間がかかる

契約書が紙媒体で保管されている場合、必要な契約書を探すために膨大な時間を費やすことになります。また、契約書の保管場所が部署ごとに分散している場合、必要な契約書を探すために各部署に問い合わせる必要があり、業務効率が低下してしまいます。

契約書のバージョン管理ができない

契約書の修正履歴や変更履歴が適切に管理されていない場合、どのバージョンが最新のものかわからず、誤った内容の契約書に基づいて取引を進めてしまうリスクがあります。また、過去のバージョンとの比較が困難なため、契約内容の変更点を確認する作業にも時間がかかります。

契約書の保管場所が分散している

契約書が紙媒体で保管されている場合、保管場所の確保や管理に手間がかかります。また、部署ごとに保管場所が分散している場合、必要な契約書を探すのが困難になり、紛失や盗難のリスクも高まります。加えて、自然災害や火災などが発生した場合、紙媒体の契約書は消失してしまう可能性があります。

大企業が契約書管理システムを導入するメリット

大企業が契約書管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

紙の契約書の管理コストや手間を削減する

契約書管理システムを導入することで、紙の契約書の保管費用や印刷費用、郵送費用などを削減できます。また、契約書を探す手間やファイリングの手間も省けるため、業務効率が向上し、人件費の削減にもつながります。

契約書のバージョン管理ができて内容改ざんや漏えいを防ぐ

契約書管理システムでは、過去のバージョンや変更履歴を記録・管理できるため、常に最新の契約書を確認できます。また、アクセス権限を設定することで、権限のない者が契約書を閲覧・編集することを防ぎ、情報漏えいのリスクを低減できます。さらに、電子署名やタイムスタンプ機能を活用することで、契約書の改ざんを防止し、証拠としての価値を高められます。

契約書の更新期限や契約状況の自動通知でトラブルを防ぐ

契約書管理システムでは、契約書の更新期限や契約状況を自動的に通知する機能があります。これにより、契約書の更新漏れや失効を防ぎ、契約不履行によるトラブルを未然に防げます。また、契約状況をリアルタイムで把握できるため迅速な対応が可能になり、ビジネスチャンスを逃すリスクも低減できます。

大企業が契約書管理システムを選定する際のポイント

大企業が契約書管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

ワークフロー機能を備えた連携ができるか

契約書の作成から承認、締結や管理までの一連の流れをシステム上でスムーズに行えるワークフロー機能は、大企業にとって必須といえるでしょう。稟議システムや電子署名サービスとの連携機能があれば、さらに業務効率化を図れます。

契約書の量と種類に対応できるか確認する

大企業では、契約書の量や種類が膨大になることが予想されます。そのため、システムのストレージ容量や検索機能が十分であるか、自社で扱う契約書の種類に対応しているかを確認することが重要です。また、将来的に契約書の量が増えた場合にも対応できる拡張性があるかどうかも考慮しましょう。

電子契約に対応しているか

電子契約は、契約締結にかかる時間やコストを大幅に削減できるだけでなく、印紙税の削減にもつながります。そのため、電子契約に対応している契約書管理システムを選ぶことで、さらなる業務効率化とコスト削減を実現できます。また、電子契約に対応していることで、取引先との契約締結もスムーズに進められます。

大企業におすすめの契約書管理システム9選

大企業におすすめの契約書管理システムを紹介します。

マネーフォワード クラウド契約は、契約書の作成〜管理までをカバーする電子契約・契約書管理サービスです。マネーフォワード クラウド契約には、次のような特徴があります。

• 契約書の作成から申請・承認、締結や保存、管理までの契約業務に関わる機能を網羅
• 紙の契約書と電子契約をまとめて管理可能
• マネーフォワード製品との連携でバックオフィス全体を効率化

TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の要件を満たしあらゆる国税関係書類を保存するクラウド文書管理システムです。TOKIUM電子帳簿保存は、次のような特徴があります。

• アカウント数・データ容量が無制限に利用できる
• 各書類同士の紐づけ・相互確認ができる
• タイムスタンプは電子帳簿保存法に対応しJIIMA認証も取得済み

クラウドサインは、「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をオンラインだけで完結させます。クラウドサインには、次のような特徴があります。

• 電子署名法に準拠したクラウド型電子契約サービス
• 官公庁・金融機関も利用実績もある、各種認証制度をクリアした万全のセキュリティ
• 外部サービスの連携数が圧倒的

電子印鑑GMOサインは、豊富な機能を標準搭載し、面倒な契約業務を誰でも簡単にする電子契約サービスです。電子印鑑GMOサインには、次のような特徴があります。

• 契約印タイプ（⽴会⼈型 電⼦署名）の送信料は1件あたり100円（税込110円）
• 標準機能の権限設定や閲覧制限で、⼤切な⽂書を確実に管理
• 電子帳簿保存法に準拠

LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートするAI契約管理システムです。LegalForceキャビネには、次のような特徴があります。

• AIが契約情報を⾃動で抽出し、管理台帳を作成
• 所属組織やユーザーごとに自由に閲覧権限を設定でき、全社運⽤にも対応可能
• 原契約書と変更覚書の紐づけが可能

Hubbleは、あらゆるツールと連携し、効率的に契約業務を構築する契約書管理クラウドサービスです。Hubbleは、次のような特徴があります。

• ユーザーの課題解決に合わせたサポートでサービス継続率99%
• 操作画面は3画面のみでシンプルで使いやすい
• 既存利用システムとの連携でシームレスな業務フローを構築できる

LAWGUEは、AIを用いて、契約書などのビジネス文書作成、過去文書の検索、レビュー業務を効率化できるクラウドドキュメントワークスペースです。LAWGUEは、次のような特徴があります。

• 参考にしたい文書をAIが自動で見つける
• 数百社を超える企業、さまざまな業界・事業規模での導入実績がある
• やりとりがLAWGUEで完結し、コメント履歴も社内共有ナレッジに残せる

RICOH Contract Workflow Serviceは、法務部門の業務をまとめてサポートする統合支援ツールです。RICOH Contract Workflow Serviceは、次のような特徴があります。

• 法務への相談と締結した契約を紐づけて一元管理できる
• 組織別の運用、管理項目、審査承認ルートなどカスタマイズができる
• 4か月で50%が電子契約へ移行の実績

WAN-Signは、高機能かつ安心・安全な電子契約・契約管理サービスです。WAN-Signは、次のような特徴があります。

• 当事者型・立会人型のどちらの署名に対応
• 紙とデジタルの契約書を一元管理できる
• 業界最高水準のセキュリティを標準装備し機密情報の漏えいを防止

サービス選びは比較して検討しよう

契約書管理システムを選ぶ際に重要なのは「自社の状況に合った機能が備わっているか」他システムとの連携、運用コストなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミなども見ておくとよいでしょう。