大企業向け「名刺管理ソフト」おすすめ4選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

大企業が抱える名刺管理の課題

名刺管理ソフトを導入していない大企業が名刺管理で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの名刺管理ソフトで解決できる可能性があります。

部署や支社が多く、全社的な名刺共有ができていない

拠点や部署ごとに名刺情報が分散してしまうと、全社的な情報共有が滞ります。たとえば、営業部が獲得した顧客情報をマーケティング部が活用できない、あるいは過去の取引情報を把握できずに同じ顧客に重複してアプローチしてしまう、といった事態が発生し、ビジネスチャンスの損失や非効率な業務につながります。

大企業は拠点や部門、従業員数が多いため、こうした状況が生まれやすい課題があります。

名刺の物理的な保管と管理が属人化している

紙の名刺は紛失や破損のリスクが高く、個人での管理に依存すると情報漏えいの危険性も増します。また、担当者が異動や退職した場合、名刺情報の引き継ぎがスムーズに行えず、顧客との関係性が途絶えてしまう可能性もあります。

名刺情報の検索も困難になり、必要な情報をタイムリーに活用できないといった課題も生じます。

大企業が名刺管理ソフトを導入するメリット

大企業が名刺管理ソフトを導入して得られるメリットは次のとおりです。

全社で名刺情報を一元管理できる

名刺管理ソフトを導入することで、部門や拠点関係なく、全社員が同じプラットフォーム上で名刺情報を閲覧・共有できるようになります。

たとえば、営業担当者が獲得した顧客情報をマーケティング担当者が活用することで、より効果的なアプローチが可能です。また、過去の取引履歴や商談内容も一目で確認できるため、顧客との関係性を深め、ビジネスチャンスを最大化できます。

保管コストやスペースを削減できる

紙の名刺を電子化することで、保管スペースや管理コストを削減できます。名刺の紛失や破損のリスクも軽減され、情報漏えい対策にもつながります。また、名刺情報の検索も容易になり、必要な情報を迅速に探し出せます。

これにより、従業員の業務効率が向上し、より生産性の高い業務に集中できるようになります。

大企業が名刺管理ソフトを選定する際のポイント

大企業が名刺管理ソフトを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

スキャンやOCRの読み取り精度を確認する

名刺管理ソフトを選ぶうえで、スキャン機能やOCR（光学文字認識）の読み取り精度は重要です。読み取り精度が低いと、手入力による修正作業が発生し、業務効率が低下してしまいます。

トライアルや無料プランを活用し、自社の環境で実際に名刺を読み取らせて、どこまで正確にデータ化できるかを確認しましょう。

既存のCRMやSFAとの連携できるか

名刺管理ソフトで取得した顧客情報を、既存のCRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）と連携させることで、より効果的な営業活動やマーケティング施策につなげられます。

連携できるシステムの種類や連携方法などを確認し、自社の業務フローに合うものを選びましょう。

自社のセキュリティ要件を満たすか

名刺情報は個人情報を含むため、セキュリティ性能は重要です。アクセス権限の設定やデータの暗号化など、どのようなセキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。また、ISMSやプライバシーマークなどの認証を取得しているかどうかも、重要な判断基準となります。

名刺管理ソフトの比較表

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大企業におすすめの名刺管理ソフト4選

大企業におすすめの名刺管理ソフトを紹介します。

Sansanは、名刺管理や接点管理、企業情報、マーケティング機能など、営業DXを実現する機能が利用できるサービスです。Sansanは次のような特徴があります。

• 名刺をAIと手入力で高精度にデータ化し、全社で人脈を共有できる
• メールやデジタル名刺、スマートフォームなど、さまざまな接点から顧客情報を蓄積できる
• 100万件^※を超える最新の企業情報や役職者情報を搭載し、ターゲットに最適な施策を行える

※出典：Sansan「機能 - Sansan - 営業DXサービス」（2024年6月28日閲覧）

トーニチ ネクスタ メイシは、名刺情報を社内全体や部署単位で共有できる名刺管理システムです。トーニチ ネクスタ メイシは次のような特徴があります。

• 一度に100枚の名刺を登録でき、登録枚数の制限もない
• オンライン名刺交換機能で名刺情報を簡単に取得・共有できる
• シンプルでわかりやすい画面設計と高いセキュリティを備えている

ホットプロファイルは、名刺のデータ化や企業属性情報の自動付与、営業メール配信など新規開拓から営業支援までをワンストップで実現するサービスです。ホットプロファイルは次のような特徴があります。

• 名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込み、顧客データベースを自動作成できる
• データ化した名刺情報に業種や上場区分などの属性情報を自動付与し、ターゲットの絞り込みや分析ができる
• 名刺のデータ化で組織図を自動生成でき人脈を可視化

SmartViscaは、さまざまな顧客データをSalesforceに登録・更新できる顧客データ構築・活用ソリューションです。SmartViscaは次のような特徴があります。

• 紙名刺を1分で高精度にデジタル化
• 顧客管理・営業活動・自社従業員の情報を一元管理できる
• 対象顧客といつ、誰が名刺交換をしたのかを時系列で確認できる

サービス選びは比較して検討しよう

名刺管理ソフトを選ぶ際には、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

名刺管理ソフトは、次の記事でも詳しく紹介しています。