グループウェアとAIの連携でできること | AI搭載のグループウェア6選

グループウェアとAIを連携させることで何ができるのか、どのようなAIツールがグループウェアと連携できるのかをBOXIL編集部が解説。業務効率化や生産性の向上に役立つツールやサービスも紹介します。

グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
⇒ 【料金・機能比較表つき】グループウェアの資料をダウンロードする（無料）

＼【限定特典】Excelで編集できる比較表つき／

グループウェアの資料を無料ダウンロード

ボクシルおすすめグループウェア【Sponsored】

Confluence

・社内の情報共有とコミュニケーションを1カ所に集約・エディターやテンプレートで用途に沿ったページを作成・共同編集機能やソーシャル機能でメンバーとやり取り可能

製品資料をダウンロード

グループウェアで活用できるAI

グループウェアで活用できるAIには、主に次のような種類や機能があります。

AIチャットボット

24時間365日の対応が可能となるため、顧客満足度の向上や従業員の負担軽減につながる可能性があります。

また、過去の対応履歴から学習し、回答精度を向上させることも可能です。

生成AI

生成AIは、テキストや画像、音声といったコンテンツを生成できるAIです。

たとえば、マーケティング資料の作成やアイデア出し、翻訳作業などを効率化できます。

また、顧客の行動履歴や購買データから、パーソナライズされたコンテンツの生成もできます。

※顧客データをAI分析・生成に利用する際は、自社のプライバシーポリシー等における利用目的の明示や個人情報保護法に即した安全管理措置が必要です。

各社独自のAI

そのほか、ベンダー各社が独自に開発・搭載したAI機能も活用できます。

たとえば、表計算ソフトにおける関数の入力支援や、文書へ挿入する画像の自動生成などが挙げられます。

グループウェアとAIの連携によりできること

グループウェアとAIが連携することで、さまざまな日常業務の効率化につながる可能性があります。
AIは文章作成や下書きチェックなどの一次対応に適しています。人の目によるチェックは必要なものの、草稿を作る際に役立ちます。

たとえば、次のような業務において、グループウェアとAIの連携による効率化が期待できます。

メールの要約
文章の作成と添削
問い合わせの自動応答
表計算ソフトでの関数入力
議事録の作成

グループウェアとAIを連携させるメリット

グループウェアとAIを連携させて得られるメリットは次のとおりです。

ルールベースのRPAや文字認識を中心としたOCRに加え、生成AIを組み合わせることで、より柔軟なテキスト生成や要約といった非定型業務の効率化も目指せます。

定型業務の自動化
情報検索の迅速化
コミュニケーションの円滑化
データ分析による課題発見
パーソナライズされた情報提供

グループウェアとAIを導入する際のポイント

生産性向上のためにAIツールやグループウェアを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

AI機能の充実度

自社の課題に合ったAI機能が搭載されているかを確認しましょう。

チャットボット、データ分析、自動化など、さまざまなAI機能があります。業務プロセスを分析し、どの機能が最も効果的かを検討することが重要です。

連携性

既存のシステムやツールとの連携が可能かを確認しましょう。

APIが公開されているか、連携実績があるかなどを確認することで、スムーズな導入と運用が可能になります。

拡張性

将来的なAI技術の進化に対応できる柔軟性があるかを確認しましょう。

AI技術は日々進化しているため、将来的な機能追加やアップデートに対応できる製品を選ぶことが重要です。

セキュリティ

AIが扱うデータの安全性は非常に重要です。

機密情報を扱う場合はセキュリティ対策が十分な製品を選びましょう。暗号化技術やアクセス制限など、セキュリティ機能が充実しているかを確認しましょう。

サポート体制

AIツールの導入や運用には専門知識が必要になる場合があります。

導入支援や運用サポートが充実しているベンダーを選ぶことで、スムーズな導入と安定した運用が可能になります。

費用対効果

AIツールやグループウェアの導入費用と、それによって得られる効果を比較検討しましょう。

初期費用だけでなく、運用費用や保守費用なども考慮し、総合的な費用対効果を評価することが重要です。

導入事例

類似業種での導入事例を参考にしましょう。

導入事例を確認することで、自社での運用イメージを具体的に把握しやすくなります。また、導入企業の課題や解決策を知ることで、自社における課題解決のヒントを得られます。

カスタマイズ性

独自の業務フローにあわせてカスタマイズが可能かを確認しましょう。

標準機能だけでは対応できない場合でも、カスタマイズによって自社のニーズに合わせた運用が可能になります。

ユーザーインターフェース

直感的に操作できるか、AI機能が使いやすいかを確認しましょう。

従業員がストレスなく利用できるツールを選ぶことで、AIツールの導入効果を最大限に引き出せます。

学習機能

AIが継続的に学習し、精度を向上できる仕組みがあるかを確認しましょう。

AIは、入力されたデータを学習することで、より精度の高いアウトプットを生成できます。継続的に学習できるAIツールを選ぶことで、長期的な業務効率の向上につながります。

自社専用モデルでの学習機能であるか、また外部のAIモデルに社内データや個人情報が学習（再学習）されない設定・規約になっているかを必ず確認しましょう。機密情報や個人データの漏えいを防ぐため、入力データがモデルの学習に二次利用されないエンタープライズ保護が担保されたサービスを選ぶことが極めて重要です。

【候補が絞れないなら、まずは3分で診断してから比べませんか？】
全サービスを一から比較するのは時間がかかります。下記の診断では、回答内容に応じたおすすめサービスをピックアップ。絞り込んでから資料を確認すると、比較の手間を大きく減らせます。
＞グループウェアのおすすめを診断する（無料）