【発行・受領】請求書をExcelで管理する方法 | 課題とおすすめサービス
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【発行側】請求書をExcelで管理する方法
請求書の発行側はどのようにExcelで管理すればいいのか、流れに沿って手順を解説します。
STEP1.請求の一覧表を作成する
請求の一覧表を作成して請求書番号や発行日、取引先名、請求金額、入金状況などの項目を設けます。STEP4.にて、請求書を発行するたびにこの一覧へ必要事項を記入していきます。
STEP2.請求書のテンプレートを作成する
請求書のテンプレートを作成して、のちの請求書発行で使えるように準備しておきます。この際、請求書番号は自動で採番されるように関数で設定しておくと便利です。
STEP3.請求書控え用のフォルダを作成する
作成した請求書の控えを、フォルダ分けして保存します。取引期間や送付先にて分ける想定で、フォルダ作成するとよいでしょう。
STEP4.一覧表やテンプレートの運用をはじめる
1〜3が完了したら、実際に請求書発行の運用を開始しましょう。請求書を発行することになったら、一覧表に詳細を記入し、テンプレートから新規に請求書を作成。作った請求書を相手に送付するのと並行して、複製した控えを社内のフォルダへ格納します。
【受領側】請求書をExcelで管理する方法
請求書の受領側はどのようにExcelで管理をすればいいのか、流れに沿って手順を解説します。
STEP1.支払管理簿を作成する
受領した請求書の支払状況を管理するために、支払管理簿を作成します。請求書番号、発行日、発行元、請求金額、支払期限、支払方法、支払状況などの項目を設けます。
STEP2.受領した請求書用のフォルダを作成する
受領した請求書は、取引期間や発行元、ステータスごとなどでフォルダ分けし保存します。この際、紙の請求書の取り扱いをどのようにしておくのかあらかじめ決めておきましょう。
STEP3.支払管理簿やフォルダの運用をはじめる
1と2が完了したら、請求書受領の運用へ反映します。請求書を受領したら内容があっているか確認し、支払管理簿へ記入。受領した請求書用のフォルダへ格納します。この際、未払なのか支払済なのかが管理できるようフォルダを作成しておきましょう。そして、支払いが完了したら支払管理簿のステータス変更やフォルダの移動を済ませます。
請求書をExcelで管理することの課題
請求書をExcelで管理すると次のような課題が発生します。これらの課題は、企業が成長するにつれて申告さも増していきます。
- 手作業による計算ミスや操作ミス
- 複数人におけるデータ共有のしづらさ
- 法改正時にテンプレを手動で更新
これらの問題点を解消するには、「請求書発行システム」や「請求書受領サービス」が有効です。たとえば次のような点でメリットを得られます。
- システムによる計算でミスを抑制
- 同一システムにて簡単に共有
- 法改正時にはテンプレへ自動で反映
- 会計や販売管理のシステムとデータ連携
- 電子帳簿保存法へ対応
そのため、請求書発行や請求書受領に悩んでいるのであれば、Excelよりもそれぞれのソフトを導入したほうが工数を抑えつつ正確に処理できるためおすすめです。
請求書発行システムとは
請求書発行システムとは、請求書の作成から発行、送付、保管、入金管理までを自動化できるシステムのことを指します。導入のメリットとしては人的ミスやコストの削減、法改正時の対応、電子帳簿保存法への適応などがあります。
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さらに請求書発行システムを詳しく比較したいには、次の記事がおすすめです。選び方や選定時のポイント、機能一覧などを紹介しています。
請求書受領サービスとは
請求書受領サービスとは、取引先より送付される請求書をスキャンやAI-OCRにてデータ化してくれるサービスです。システムによっては仕訳データや振込データの作成もしてもらえます。請求書発行と同様にインボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているサービスがほとんどです。
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請求書をシステムで管理してExcelから脱却しよう
請求書のExcel管理には限界があるためあまりおすすめしません。請求書発行システムや請求書受領サービスにて、業務効率化やコンプライアンス強化を検討しましょう。
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