請求書受領サービスとは？受取電子化のメリットや比較ポイント

請求書受領サービスとは

請求書受領サービスとは、取引先から送られてくる請求書を、データ化して管理できるサービスのことです。

請求書の受け取りや保存、データ化、仕訳、振込データの作成などの経理業務を効率化できるメリットがあります。また、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正にも対応しています。

請求書受領サービスの導入メリット

請求書受領サービスを導入すると、次のようなメリットがあります。

• 経理業務の品質やスピードが向上する
• 請求書のデータ化や仕訳・振込データの作成が自動化できる
• 電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に対応できる

経理業務の品質やスピードが向上する

紙の請求書を受け取った場合、開封や確認、保管などの手間がかかります。また、紛失や破損のリスクもあります。請求書受領サービスでは、請求書を電子化してクラウド上に保存できるため、受け取りや保存の手間が省けます。

また、保存した請求書データは検索や閲覧が簡単にでき、必要なときにすぐに確認できます。経理担当者の負担を軽減することで、より付加価値の高い業務に注力できます。

請求書のデータ化や仕訳・振込データの作成が自動化できる

請求書は取引先によって形式が異なります。異なる形式の請求書を項目を一つひとつ処理する作業は、時間がかかるうえ、入力ミスが起こることも否めません。

請求書受領サービスを導入することで、異なるフォーマットの請求書に対してもデータ化や仕訳・振込データの作成が自動化できるため、経理業務の効率化や精度向上につながります。

電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に対応できる

電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令への適合はもちろん、法改正するたびに仕様を変更しなければなりません。請求書受領サービスを利用すると、法令に準拠した形式で請求書を電子化できるため、法改正の反映ミスや手間が省けます。

請求書受領サービスのタイプ

請求書受領サービスには、大きく分けて次の3つのタイプがあります。

• 請求書のデータ化をサポートするタイプ
• 請求書の受け取りやスキャンを代行するタイプ
• 取引先にもサービスを利用してもらうタイプ

請求書のデータ化をサポートするタイプ

送られてくる請求書のデータ化を自社で行いますが、自動化のサポートをするタイプです。

OCRやAI-OCRなどを用いて、請求書の内容を抽出し、データ化した請求書をアップロードしてクラウド上に保存できます。

また、保存した請求書データは検索や閲覧が可能です。手書き文字や異なるフォーマットの請求書でも読み取りデータ化ができるため、これまで入力にかかっていた作業負担を軽減できます。

請求書の受け取りやスキャンを代行するタイプ

受け取った紙の請求書のスキャンから代行してもらうタイプです。サービス側では、受け取った請求書をスキャンしてデータ化し、クラウド上に保存します。スキャン作業からの手間がかからないことや、請求書の原本の保管が不要なことがメリットとして挙げられます。

また、保管についても一定期間経過したら破棄まで行ってくれるサービスもあります。

取引先にもサービスを利用してもらうタイプ

取引先にもサービスを利用してもらうことが前提となるタイプです。取引先は、紙の請求書を発行する代わりに、サービス上で電子的に請求書を作成し、導入企業に送信します。

導入企業は、サービス上で電子的に請求書を受け取り、データ化や仕訳・振込データの作成が自動で行われます。このタイプは、紙の請求書の発行や受け取りが不要なことや、直接データのやり取りができるため業務効率が大幅に向上することなどがメリットとして挙げられます。

請求書受領サービスの選び方ポイント

請求書受領サービスを選ぶ際には、次のポイントを比較して選ぶといいでしょう。

• 受領できる請求書の形式や方法
• 請求書の原本の保管期間
• 請求書のデータ化の精度や速度
• 他サービスやシステムとの連携
• データ暗号化やアクセス権限などのセキュリティ対策

受領できる請求書の形式や方法

サービスによって受領できる請求書の形式や方法が異なるため、自社の取引先や業務の特性に合わせて、受領できる請求書の形式や方法を確認しましょう。

たとえば、紙の請求書だけでなく、PDFやメールなどの電子的な請求書も受領できるか、郵送やメールや専用アプリなどの受領方法の対応範囲についても確認しておきましょう。

請求書の原本の保管期間

請求書の原本の保管期間についても確認しておきましょう。請求書の保管期間は法人の場合は7年、個人事業主の場合には5年とされています。

法人の場合7年以上の保管期間を設けているサービスを選ぶと安心です。

請求書のデータ化の精度や速度

請求書のデータ化の精度や速度は請求書業務においても重要なポイントです。たとえば、OCR技術の精度や人手によるチェックの有無、データ化された請求書の確認や修正の方法や時間など、データ化における詳細を確認しておきましょう。

データ化の精度や速度が高いほど、経理業務の効率化や精度向上につながりますが、コストなどの兼ね合いも出てくるため、自社の経理業務の状態やニーズに合わせたデータ化の精度や速度のものを選びましょう。

他サービスやシステムとの連携

請求書受領サービスには、他のサービスやシステムとの連携についても確認することをおすすめします。

たとえば、会計ソフトや給与ソフトとの連携ができると、請求書のデータ化や処理だけでなく、会計業務や振り込み業務などの経理業務の一元化や効率化にもつながります。

データ暗号化やアクセス権限などのセキュリティ対策

請求書受領サービスを利用する場合には、自社のセキュリティ体制の水準に合った管理ができるサービスであるかについても確認が必要です。

具体的には、クラウド上に保存される場合のデータの暗号化やバックアップ、アクセス権限の管理やログの記録などに対応しているかを確認しておきましょう。

おすすめの請求書受領サービス

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次の記事では、口コミ評判で人気の請求書受領サービスを多く紹介しています。請求書受領サービスを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

請求書受領サービスの導入で経理業務を効率化

請求書受領サービスとは、紙の請求書を電子化して管理するサービスのことです。請求書の受け取りや保存、データ化、仕訳、振込などの経理業務を効率化できます。

請求書受領サービスには、導入企業がスキャンした請求書を自動でデータ化するタイプ、請求書の受け取りやスキャンを代行するタイプ、取引先にもサービスを利用してもらうタイプの3つがあります。

また、サービスを検討する際は次のポイントを比較しながら選ぶとスムーズです。

• 受領できる請求書の形式や方法
• 請求書の原本の保管期間
• 請求書のデータ化の精度や速度
• 他のサービスやシステムとの連携
• セキュリティ

請求書受領サービスを導入して、経理業務の品質やスピードの向上を図りましょう。

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