電子印鑑GMOサイン導入事例 電子と紙のハイブリッドで運用。契約変更をすぐに電子締結して、仕事準備を前倒し
電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
・不動産/建設
・従業員数 約700名（お勤め当時）
・営業、技術職
電子契約の導入に最初は大混乱。2〜3週間でシステムが浸透
――― Tさんは電子契約システム導入時にどのような立場でしたか？
導入したのは6年ぐらい前（2019年ごろ）でした。直接の導入担当者ではなかったものの、支店長という現場の立場から意見を出していました。ずっとアナログでやってきていたので、システム導入による混乱の可能性、特に年配の方が対応できるのか心配があると伝えていましたね。最終決定は本社の総務・経理が行っていました。
―――電子契約システムの候補には何が挙がっていましたか？
電子印鑑GMOサイン以外に、たしかクラウドサインなどの名前が出ていました。でも、すでにGMOの他サービスを利用していたので、1社にまとめようということで電子印鑑GMOサインになったようです。
――― 電子契約システムを導入してみていかがでしたか？
電子印鑑GMOサインを導入した直後は大混乱でした（笑） 電子契約を交わすには、1人目がここにサインして、2人目は誰にして…と設定が必要ですが、それが大変で。
1個設定が抜けてしまっていて締結できなかったり、書かなくていい設定を忘れた箇所にお客様が記入してしまって使えなくなったり。操作のわからない年配のお客様のために、テレビ電話を繋いで1つずつ指示を出してということも、予想通り発生しました。
アシスタントの方にお願いしていたのですが、仕組みを理解するまでにかなり時間がかかりましたね。導入後3〜4日間ぐらいは「契約ができない。どうしよう」となって、紙の契約書でいこうと応急処置をしていました。これはどの電子契約システムを使っても同じだったと思います。
でも2〜3週間ぐらいで電子契約が浸透していって、混乱が落ち着いていきました。
電子と紙の使い分けが便利。契約内容変更を電子締結して仕事の準備がスピーディーに
――― かなりご苦労もあったようですが、使い続けてみていかがですか？
導入直後は「すぐ電子契約は廃止になるのでは」と感じていましたが、今は紙と電子を使い分けるハイブリッドが便利だなと思います。
ネットなどに慣れている方、特に若い方は「電子でお願いします」と言われることも多く、電子契約でぽんぽんと進みます。一方で、電子機器が苦手な方やガラケーしか持っていない方もお客様にはいらっしゃるので、そういった場合は紙の契約書を使いますね。
――― 電子契約と紙の契約書の割合はどのくらいですか？
半々くらいですね。
仕事柄、何百万円、何千万円という大金を交わす手前、最初の契約は必ず対面して紙で交わすというのが慣例になっています。ですので、100%電子契約に切り替わるということはないのかなと思います。でも、金額の変更などといった2回目以降の契約は、電子契約システムで交わすことが多いですね。
――― 電子契約システムを使うメリットはどういったところにありますか？
建設業なので現場へ伺うことが多く、本来であれば訪問時に紙の契約書を持っていけばいいだけなんです。ですので、電子契約システムの利用で移動時間が削減されるといったことは実はほとんどありません。
でも、次回訪問を待たずに電子契約システムで変更内容などを締結できると、仕事の準備を前倒しで進められるので、そこは大きなメリットですね。口約束だけして、次回訪問時に紙の契約書を正式に交わすフローだと、”言った言わない”が発生する可能性があるので、電子契約システムですぐに締結しておくとリスク軽減になります。
独立後も電子印鑑GMOサインを利用中。不満はなし
――― 現在は独立されたということですが、電子契約システムはご利用されていますか？
はい。電子印鑑GMOサインを利用しています。
――― そうなんですね。電子印鑑GMOサインを選んだ理由はなんですか？
前職で使っていて慣れているというのが大きいですね。
いろいろ検索して、クラウドサイン、freeeサイン、Adobe Acrobatなども調べてはみました。でも、「契約する」という基本機能が同じなのであれば、電子印鑑GMOサインのままでいいかと落ち着きました。料金や機能に不満はないので、これからも電子印鑑GMOサインを使い続けると思います。
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