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電子印鑑とは?電子署名との違いや法的効力、無料で押印する方法

最終更新日時:
記事の情報は2022-04-26時点のものです。
企業のテレワークやペーパーレスを推進できる電子印鑑とは何か?電子署名との違いやメリット、法的効力といった基本知識をわかりやすく解説します。電子印鑑を無料で押印する簡単な方法やソフト、おすすめ電子契約サービスも紹介します。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、印影を画像化してデジタルデータにしたものです。この電子印鑑は紙の書類における認印のような役割を果たします。紙の書類を回覧させなくても押印できるため、テレワークの普及に伴って注目を集めている技術で、PDF・Word・Excelなどの文書ファイルにPC上で押印が可能です。

電子印鑑には、単に印影を画像化したもの以外に、印影データに押印者や作成者、タイムスタンプなどの識別情報が組み込まれているものもあります。

また、印影をデジタル化した電子印鑑ではなく、電子契約で実印のような役割を持つ「電子署名」も存在します。電子契約システムの電子署名とは、公開鍵暗号基盤を使った電子契約の本人認証と真正性を証明する電子的な仕組みのことです。実質的にはシステム上での署名や押印の必要はありませんが、書面でのビジネス慣習に則り、電子サインや電子印鑑を記す機能も提供されています。

この電子契約システムの擬似的な押印をもって、法的効力の高い電子印鑑と認識している方も少なくないかもしれません。印影を画像化した電子印鑑や識別情報が付与された印影データと違い、電子署名は、電子契約プラットフォームの電子メールや認証局が発行する電子証明書の仕組みにより署名の信頼性を実現しています。印影の有無によって電子契約書の法的効力は変わりません。

企業が他社との契約に使いたいのであれば、電子印鑑ではなく電子契約サービスの利用がおすすめです。

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電子印鑑と実印・認印の違い

実印とは、印鑑登録をして公的に認証された印鑑のことを指します。一方で認印とは、実印以外のハンコのことを指し、本人が認証して押印したと判別するための簡易的な役割を持つ印鑑のことです。

画像データによる電子印鑑は、前述のとおり認印のような役割を持つため、あくまで「本人が合意のもと作成されたと思われる」という証明には利用できます。

電子印鑑の法的効力

電子署名には、電子署名法の第3条によって、「契約書に本人による電子署名が行われているときは真正性を推定する」と規定され、法的効力が認められています。印影をデジタルデータに付与するだけの電子印鑑と、一定の手続きやフローにより本人認証を行う電子署名では、電子署名の方が法的効力が高いと思われます。

契約そのものに関しては、契約は基本的に両者の合意によって成立するため、契約書に印鑑がなくても合意が認められれば契約は成立することが定められています。

私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
特段の定めがある場合を除き、契約にあたり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。
引用: 経済産業省 押印に関するQ&A 契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。

ただし、印鑑は合意の有無があったのかの証拠能力を持っているため、日本の契約では多用されています。

民事訴訟法228条4項にて、印鑑があることで本人またはその代理人が合意を持って作成したとされているため

私文書は、本人[中略]の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
引用: 経済産業省 押印に関するQ&A 押印に関する民事訴訟法のルールは、どのようなものか。

電子印鑑がなくとも、電子署名や電子サインを用いた電子契約は成立しますが、気になる場合は電子印鑑を付与できる電子契約サービスを利用するといいでしょう。

次の記事では電子署名とは何かを、法的効力や電子サインとの違いとともに解説しています。こちらもあわせてご覧ください。

電子署名とは? 基礎知識と仕組みやメリット、電子サインとの違い
電子署名とは、公開鍵暗号基盤を使った電子契約の真正性と非改ざんを証明する電子的な署名のことです。電子的に本人認証を...
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電子印鑑のセキュリティ

印影を画像化した電子印鑑は、デジタルデータのため複製や流用が簡単に行えてしまいます。よって、セキュリティは担保できません。

セキュリティを重視するのであれば、印影に識別情報が保存された電子署名を用いる方法がいいでしょう。電子署名は、認証局が第三者機関として電子証明書という本人性を担保する書類を発行するため、高いセキュリティを持っています。

電子印鑑のメリット

物理的な印鑑による本人確認作業を電子印鑑に置き換えることによって、書類の回覧にまつわるコストと時間を削減し、結果として業務効率の改善とコスト削減効果が期待できます。具体的には次の5つのようなメリットがあります。

テレワークが推進できる

新型コロナウイルスの流行とともに注目されるようになった「ハンコ出社」問題。ハンコ出社問題とは、出勤せずリモートで仕事が可能なのに、書類にハンコを押すためだけに出社せざるを得ない状況を指します。手続きを物理的なハンコではなく電子印鑑で行えば、メールや社内システムで書類を回覧・押印できるので出社する必要はなくなり、テレワークが推進できます。

ハンコ出社がなくなることにより、移動時間の削減と感染症や災害発生時の従業員の安全確保が可能になります。

押印の間違いや失敗が起こらない

押印の間違いや失敗が起こらないことも電子印鑑のメリットです。紙の書類の場合、押印すべきでない書類に誤って押印してしまうと、修正に手間がかかってしまいます。また、押印の失敗により印影が不鮮明になったときに、書類の作り直しになるケースも考えられます。

電子印鑑であればログが残る形で押し間違いを訂正可能で、押印の失敗も起こりません。

書類の承認時間を短縮できる

電子印鑑であれば、押印が必要な書類の回覧に伴う時間も解消できます。たとえば、承認者が出張中や離れたオフィスにいる場合に決裁を待ったり、別のオフィスに書類を郵送したりするための時間が不要になります。

電子印鑑なら、メールやシステム経由で承認者に押印を依頼できるため、スピーディーな決裁業務が可能になります。

印刷の手間やコストが不要になる

電子印鑑であれば、書類を印刷する必要がないので印刷の手間やコストがなくなり、印紙を貼り付ける必要もありません。

従来の紙の書類を印刷するためにはコピー代が必要であり、大量な場合は印刷すること自体に手間がかかります。

情報管理がしやすくなる

紙の書類の場合、まず必要なのが保管スペースです。文書の保管期間は任意でです、経理関係は7年、会社法関係の書類は10年といったように、法律によって長期間の保存が定められている書類もあります。デジタルデータの保存については電子帳簿保存法に基づきます。

書類をデジタルデータとして管理することにより保管コストが削減され、検索機能で欲しい書類に効率的にアクセスできるようになるため、情報管理がしやすくなります。

次の記事では、書類のファイリングや保管のコツを紹介しています。電子化できない書類の保管に役立ててください。

ファイリングのコツとは?仕事効率が劇的に上がる書類の保管方法
書類が机の上に山積みになっていて、その中には必要のないものもありませんか?書類を分類することはもちろん、捨てること...
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無料の電子印鑑作成ソフトおすすめ4選

電子印鑑の導入を検討しているものの、コストをかけたくない場合は、無料の電子印鑑作成ソフトを使用するのがよいでしょう。おすすめの電子印鑑作成ソフトの中から無料で使えるフリーソフトを4つ厳選して紹介します。

電子三文判

電子三文判
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  • よくある200名字印、ビジネス印20種類に対応
  • 文書番号、日付、承認者名なども承認印オブジェクトに挿入できる
  • OLE機能を活用した簡単な電子印鑑

電子三文判200名字の印影と「済」「控」「重要」などの20種類のビジネス印に対応した電子印鑑フリーソフトです。WordのOLE機能をベースに制作されており、文書番号、日付、承認者名なども承認印オブジェクトに挿入できます。社名、個人名を伴わない事務手続きに関する押印作業ならばこの程度の機能があれば十分でしょう。

クリックスタンパー

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  • 文字を入力するだけでレイアウトを自動調整できる
  • 通知領域に常駐させられるのですぐ使える
  • 押印日が自動で設定できる

クリックスタンパーは文字を入力するだけでレイアウトを調整し、最適な電子印鑑を作成してくれるソフトです。通知領域に常駐させられるので、いちいちシステムを開かなくても簡単に押印作業ができます。また、日付印の日付も自動で設定できる点が便利で、認印感覚で手軽に利用できるでしょう。ただし、Windows 7までしか動作環境が保証されていないので注意してください。

印鑑透過

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  • Webサイト上から簡単に電子印鑑が作成できる
  • 文字入力、印影画像のどちらからでも作成可能
  • スマートフォンからでも電子印鑑が作成できる

印鑑透過は、Webサイト上で簡単に電子印鑑が作成できるオンラインサービスです。文字を入力してそれを印鑑化するパターン、印影画像を読み取ってそれを電子印鑑化するパターンのどちらからでも作成できます。Webサイト上で完結するのでソフトのインストールも必要なく、スマートフォンからでも無料で電子印鑑の作成が可能です。

職印くん32

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  • 5種類の形状からフォーマットを選択できる
  • 職印として部署×名前を設定できる
  • 日付設定機能がある

職印くん「認印」「訂正印」「銀行印」「丸形印」「楕円形印」の5種類からフォーマットが選べる無料の電子印鑑作成サービスです。印影には日付と部署、氏名を入力できますが、それ以上の情報は付与できません。無料かつシンプルで使いやすいので社内の認印としては使用できますが、いわゆる三文判以上の効力を発揮するのは難しいでしょう。

有料の電子印鑑作成ソフトおすすめ4選

本格的に電子印鑑を導入したい、書類の真正性を高めたいといった場合は有料の電子印鑑作成ソフトを導入するとよいでしょう。無料のソフトよりも機能が拡張されていることが多いので、自社に合うものを比較検討して見つけてください。

パソコン決裁7+電子印鑑パック

パソコン決裁7+電子印鑑パック
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  • WordやExcelファイルに簡単に押印できる
  • ユーザー認証、改ざん防止機能などセキュリティが充実
  • ユーザーの一括管理が可能

パソコン決裁7+電子印鑑パックでは、専用の書類作成システムを使用しなくてもWord、Excelに簡単に押印できる電子印鑑が作成可能です。電子印鑑はユーザー認証、改ざん防止機能、押印履歴機能など、セキュリティ対策機能が充実しているので書類関連の不正も防止できます。また、ネットワーク上の共有フォルダで電子印鑑を一括で管理できるため、利用者はパスワードを入力すれば社外でも電子印鑑が使用できます。

とろろこんぶ電子印鑑

とろろこんぶ電子印鑑
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  • 認印、日付印の2つの電子印鑑を搭載
  • 押印の際にパスワードを設定できる
  • Word、Excelにそのまま押印できる

とろろこんぶ電子印鑑は、とろろこんぶシステム工房の「三文判」の機能が拡張された有料版の電子印鑑サービスです。名字の印影は200種類から2,700種類まで拡充。押印時にパスワード入力を必要にする設定変更ができたり、承認履歴をログファイルとして出力可能であったりと、セキュリティ機能がより充実しています。Word、Excelファイルにも簡単に押印できるため、書類手続きのオペレーションをほとんど変更せずに導入が可能なサービスです。

電子印鑑作成サービス

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  • 手作業でオリジナルの印影になるようにデザイン
  • 実際の印章として物理的な印鑑にもできる
  • 実際の印鑑デザインと同じ工程で制作

京都光林堂は印鑑作成を行っている会社で、電子印鑑作成サービスも行っています。実際に印鑑を作成している企業だからこそ、最大27種類のフォントをベースにデザインが作成できます。さらに一つひとつのデザインに手作業で微調整を加えるのでオリジナリティの高い印影の電子印鑑が作成できます。また、電子印鑑用にデザインした印章を実際に彫刻して、物理的な印鑑にしてもらうことも可能です。

パパッと電子印鑑3PRO

パパッと電子印鑑3PRO
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  • 印章用フォントを利用した本格的な電子印鑑
  • 好みの写真やイラストでオリジナルスタンプも
  • ソフトを起動しなくても押印できる「印鑑パネル」を搭載

パパッと電子印鑑3PROは、パソコンソフト専門ショップの株式会社GINGが提供する電子印鑑作成ソフト。「AR古印体B」や「AR教科書体M」など印章用フォントを利用した本格的な電子印鑑を作成できます。認印や角印だけではなく、好みの写真やイラストで作成するイラスト印など作成できる印鑑は多種多様。デスクトップ上に「印鑑パネル」を設置すればソフトを起動しなくても押印ができるので、普段から押印業務が多い場合には重宝するでしょう。

電子印鑑を利用できる電子契約サービス比較

他社との契約に使いたいのであれば、電子印鑑ではなく電子契約サービスがおすすめです。電子印鑑のような擬似的な印影を付けられるサービスもあるので、契約書のやりとりやフローも効率化したい場合は、電子契約サービスを利用してみましょう。

電子印鑑は必須ではなく、印影の有無によって契約書の法的効力が変化することはありませんが、慣習的にそういう機能がほしい場合に有効なサービスを紹介します。

ドキュサインの電子署名 - ドキュサイン・ジャパン株式会社

ドキュサインの電子署名
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  • 世界180か国以上、44言語で署名されている
  • 数々の情報セキュリティ規格に対応済み
  • 30日間のトライアル期間あり

ドキュサイン世界180か国以上、44言語で署名されているグローバルな電子契約サービスです。情報セキュリティの国際規格ISO 27001:2013をはじめとした各種セキュリティやプライバシー保護に関する認証も取得しており、アメリカの連邦政府にもサービスを提供しています。文書に電子印鑑を追加するためのDocuSign Stamps(eHanko)機能が搭載されているので、署名代わりに電子印鑑を用いたい場合におすすめです。

※ 「ドキュサイン」公式サイトより(2022年4月時点)

クラウドサイン - 弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン
BOXIL SaaS AWARD 2022 Best SaaS in Japan ランキング部門
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  • 30万社の導入実績
  • 暗号化通信、保存ファイルの暗号化といった充実のセキュリティ
  • API機能により他のシステムとの連携が可能

クラウドサインは、会社名や氏名を入力し、擬似的な電子印鑑で押印できる電子契約サービスです。ベンチャー企業から大企業まで30万社以上に導入を進められています。書類の真正性を担保できるのはもちろん、通信、保存ともに暗号化されているのでセキュリティ対策も充実しています。また、APIによってSalesforceSlackといった外部サービスとの連携も可能です。

※出典:弁護士ドットコム「クラウドサイン」公式サイトより(2022年4月時点)

電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

電子印鑑GMOサイン
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 財務・会計部門受賞
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  • 契約印タイプ、実印タイプの2つの電子印鑑を用意
  • 手書きサインにも対応可能
  • 政府機関や大手企業でも利用されているGMOグローバルサインと直接提携

電子印鑑GMOサインは、政府機関や大手企業とも取引実績があり、全世界で電子証明書を発行しているGMOグローバルサインと連携する電子契約サービスです。書面契約書の見た目を再現できる印影登録機能があり、デフォルト、ユーザーが作成して登録するもの、署名時にあわせて作成できるものの3パターンから選べます。

freeeサイン - 株式会社サイトビジット

freeeサイン
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  • 初期費用0円、お試し無料プランあり
  • ワークフローが可視化できる
  • 有効期限管理・リマインド設定が可能

freeeサインは、初期費用0円で使用できる電子契約サービスです。無料お試しのFreeプランから、個別見積もりのPro Plusプランまで5段階のプランが設定されています。freeeサインを通じてワークフローを可視化することですべての契約の流れをコントロールでき、レビュー時の履歴も残せるので内部統制強化にも貢献。また、契約書の一括管理が可能で有効期限管理・リマインド設定もあるので更新業務も効率化できます。

freeeサインでは、会社名や名前などを入力し、電子印鑑の押印をワンクリックで作成でき、押印箇所の設定まで可能です。

BtoBプラットフォーム 契約書 - 株式会社インフォマート

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  • BtoBプラットフォームですべての書類・帳票を電子化
  • 月額0円から使用できるフリープランも
  • 電子署名が不要な契約にも対応可能

BtoBプラットフォーム契約書は、社印の印影を登録して押印できる電子契約サービスです。BtoBプラットフォームシリーズには他にも「商談」「請求書」「受発注」などさまざまなシリーズがあり、組み合わせることにより、すべての書類・帳票が電子化できます。月額0円から導入できるフリープランも用意されています。

WAN-Sign - 株式会社ワンビシアーカイブズ(NXグループ)

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  • GMOインターネットグループと共同開発
  • ISO9001、ISO/IEC27001認証を取得
  • 電子×書面、電子証明×メール証明のハイブリットで活用可能

WAN-Signは、GMOインターネットグループと共同開発した電子契約サービスです。電子契約と原本契約を一元で管理できます。契約によって認証レベルを、実印版の電子証明書と認印版のメール認証、またはその組み合わせといったように締結レベルをコントロールできます。品質マネジメントシステム、情報セキュリティマネジメントシステムに関するISO認証も獲得しています。電子印鑑の画像は作成もアップロードも可能です。

SATSIGN - アイテック阪急阪神株式会社

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  • 紙の契約書や他社の電子契約も管理
  • 契約書の親子関係、関連した契約がわかる
  • 契約書の作成から締結までを完結

SATSIGN(サットサイン)は、他社の電子契約や紙の契約も統合管理できる電子契約システムです。契約書の親子関係や関連契約などを一目で確認でき、目当ての契約書を探す手間がかかりません。

社内の押印請求フローを定義できる承認ワークフロー機能や、閲覧制御ができるグループ管理機能を標準で搭載。また、オプションにて契約書の作成や社内決裁といったほとんどの処理を完結させられます。電子印鑑を利用した、締結済みの紙契約書をデータ化してくれるサービスもあるので、手間をかけずにデータ化したい企業にもおすすめです。

HelloSign - Dropbox Japan 株式会社

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  • 国際的に使用されているツール
  • Dropboxと柔軟に連携が可能
  • 22か国の言語に対応し、グローバルな取引にも使える

HelloSignは、ドロップボックスが提供する電子署名サービスです。オンラインストレージDropboxとの連携を強みにしていて、Dropbox上でドキュメントの送信や署名、保管を完結できます。また、SalesforceやGoogle Workspace上で契約を進められるため、効率化に役立てやすいでしょう。データの暗号化と編集不可能な監査証跡の付属で、セキュリティ面を担保しています。

※出典:Dropbox Japan「HelloSignの対応言語」(2022年4月20日)

電子契約サービスの機能を比較

紹介したサービスを比較すると次の表のとおりです。

サービス名 タイムスタンプ 契約書管理 ワーフクロー機能 テンプレート機能 合意締結証明書の発行
クラウドサイン -
BtoBプラットフォーム契約書 -
電子印鑑GMOサイン -
ドキュサイン -
freeeサイン -
HelloSign -
WAN-Sign -

次の記事では、電子契約サービスをさらに詳細に比較しています。こちらもあわせてご覧ください。

【2022年最新】電子契約システム比較24選!料金や導入事例 無料トライアルあり
【比較あり】電子契約サービスの代表的システム徹底比較!普及率・シェア、料金をはじめ「相手方もアカウント登録が必要か...
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WordやExcelで電子印鑑を作成する方法

WordやExcelで作成した書類に対して電子印鑑を押印する方法について説明します。作成したら、完成したPNG形式の電子印鑑をPDFに貼り付けるだけです。ただし、このような方法で作った書類は、印影を電子化しただけなので簡単にコピー、悪用できる点には注意してください。

電子印鑑をせっかく導入するのならば、電子印鑑作成ソフトや電子契約システムで作成するのがよいでしょう。

Wordで電子印鑑を作成する方法

Word用の電子印鑑を作成する場合は、ツールバーの「挿入」から「図形」を選び印鑑の形(丸印・角印など)の図形を選択します。

ワードに図形を挿入する画像

図形の線の太さや色を好みの状態に変更して、中央にワードアートで文字を作成します。フォントや影などの設定はシンプルにしましょう。

ワードにワードアートを挿入する画像

図形とワードアートのバランスに注意しながら、合体させれば電子印鑑の印影が完成します。そのままの状態ではバラバラになってしまうので、図形を囲んでグループ化してコピーしてください。

ワードで図形とワードアートをグループ化する画像

Windowsに標準搭載されているペイントを起動して、印鑑のデータをペーストし、ビットマップ(背景部分が透明になるファイル形式)で保存すれば電子印鑑の完成です。

Excelで電子印鑑を作成する方法

Excelで電子印鑑を作成する場合の手順も基本的にWordと同様です。まずツールバーの「挿入」から「図形」を選択して印鑑のベースを作成。

エクセルに図形を挿入する画像

テキストボックスを追加して文字を入力します。

エクセルにテキストボックスを追加する画像

テキストを印鑑らしい色やフォントに修正して印影を作ります。

エクセルに追加したテキストボックスのフォントを修正する画像

コピーしてペイントを起動してデータをペースト、ビットマップとして保存して完成です。

本物の印鑑を印影に使いたい場合は、白い紙にハンコを押印してそれをスマートフォンで写真撮影してパソコンに保存しましょう。そして、Excelのツールバーから「挿入」→「画像」でその画像を読み込んで、Excelのトリミング機能で余白を切り取り保存します。さらにそのデータをペイントを起動して背景を透過させて保存すれば、電子印鑑として使用できるようになります。

電子契約システムの電子署名で契約業務を効率化

電子印鑑はWordやExcelなどでも簡単に作成できますし、無料で作成できるソフトも公開されています。単純に紙での押印、文書管理を辞めたいのであれば、印影を画像化しただけの無料の電子印鑑でも問題ないでしょう。

ただし、文書としての真正性を高めたい、より効率的なワークフロー、契約締結業務を実現したいのならば電子契約システムの導入がおすすめです。電子署名やタイムスタンプなどの機能が付加されることにより契約書類としての真正性が高まり、契約業務自体もシステムで一括管理できるようになります。

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