rakumo ワークフローの評判・口コミ

Google Workspaceを利用していましたが、稟議や経費精算などの正式な申請・承認プロセスを効率的に管理する仕組みがなく、メールでのやり取りや、一部残っていた古いオンプレミスのワークフローシステムに依存しており、承認状況の把握が困難で、プロセスが停滞しがちでした。導入後は、これらの申請・承認業務がGoogle Workspaceと連携したクラウド上で一元管理できるようになり、申請者は迷わず申請でき、承認者はどこからでも迅速に処理できるようになりました。Googleグループウェアとの互換性が高いため、ユーザーは違和感なく利用を開始でき、承認状況もリアルタイムで可視化されるため、業務の透明性とスピードが大幅に向上しました。オンプレミスからの脱却も実現できました。

以前は、老朽化した日報システムと紙ベースの申請業務に悩まされていましたが、rakumoワークフローを導入したことで、これらの問題が解決しました。rakumoワークフローのAPIを活用することで、Appsheetを利用した自社アプリにも簡単に組み込むことができ、日報作成や申請業務の効率が大幅に向上しました。

【導入前の課題】 旧システムはフォーム作成ツールが有料で操作難易度が高く、特定メンバーに依存していました。オンプレミス型のため保守コストも課題でした。 【導入後の効果】 Googleアカウント連携によりアカウント管理工数が80%削減。条件分岐機能で稟議内容に応じた自動ルーティングを実現し、差し戻し率を半減させました。クラウド移行でサーバー保守費用も年間150万円節約でき、20種類の申請書を部署単位で自律管理できるようになりました。

【導入前の課題】 旧グループウェアでは、部署間の物品依頼や権限申請が頻繁に滞留。特に「Googleドライブのアクセス権付与」は毎回IT部門に問い合わせが必要で、レスポンス遅延が慢性化していました。自社開発も検討しましたが、コスト面で断念。 【導入後の効果】 rakumo導入後は、各部署が直接ワークフローを起動できるようになり、IT問い合わせが半減。例えば「広告画像の法務チェック」は自動で法務チームにルーティングされ、承認まで2日→3時間に短縮。さらに休暇申請は親会社システム、独自制度はrakumoで使い分け、柔軟性が向上。今後はAIチャット連携でさらなる効率化を目指しています。

【導入前の課題】 ・容量課金制の旧グループウェアで長期的なコスト増加 ・人事申請やプロジェクト登録が基幹システムと連携できず手作業多発 ・社内ポータルの反応率が低く、競合情報の遅延が常態化 【導入後の効果】 rakumo導入後はワークフローの自動経路設定で申請ミスが90%減少。特に「カスタムグループ機能」で他部署のスケジュールを即時確認できるようになり、イベント準備期間が2週間→1週間に短縮。社内ポータルではrakumoボードで記事をストックし、競合情報のレスポンス速度が3倍向上。外出先ではrakumoコンタクトでメンバーの連絡先を即検索でき、緊急時の対応時間が半減しました。

rakumoサービス導入前は、紙ベースの請求書回覧や、会議室の設備予約に課題を抱えていました。 これらの課題に対して、rakumoワークフローとrakumoカレンダーを導入した結果、請求書の回覧が大幅に短縮され、業務のスピードアップと効率化が実現しました。また、rakumoカレンダーのカスタムグループ機能により、部署を横断するプロジェクトのスケジュール管理も容易になりました。

【導入前の課題】 以前はメールサーバの老朽化で端末ごとの履歴差異が発生し、ファイルサーバの容量不足も深刻でした。申請業務は紙ベースで、緊急時は社内を駆け回る必要があり、3〜4日かかることも。コロナ禍でテレワーク移行が急務となった際、既存システムでは対応不能な状態でした。 【導入後の効果】 rakumoワークフロー導入後、申請は外出先からも承認可能になり、業務スピードが大幅向上。年間の紙使用量を約40%削減し、保管スペースも有効活用できました。さらにGoogle Meetやドライブ連携でテレワーク移行がスムーズに実現し、緊急事態宣言下でも管理部門の業務を継続。グループ企業間のスケジュール共有も一元化され、意思決定が迅速になりました。

【導入前の課題】 ・オンプレミス型グループウェアのサーバ老朽化でメンテナンスコストが増大 ・メールベースの申請処理が煩雑で、進捗管理が困難だった ・営業のSalesforce入力とGoogleカレンダーの連携遅延により、スケジュールミスが発生しがち 【導入後の効果】 ・rakumoワークフローで出張申請やPC管理をペーパーレス化し、承認フローが可視化 ・rakumo SyncによりSalesforceの予定が即時Googleカレンダーに反映され、内勤との連携ミスが90%減少 ・設備予約の重複防止機能や部署別ボード活用で、社内情報共有の効率が向上。

【導入前の課題】 以前はスプレッドシートで申請管理していましたが、セルの上書きや履歴追跡の難しさ、2段階承認の非効率さが課題でした。月末は承認漏れを防ぐため手動で何度もCSV出力する必要があり、経理部門の負担が膨大でした。 【導入後の効果】 rakumo導入後はフォーム入力のミスが減り、承認フローが明確化。さらにAPI連携で申請データが自動的にスプレッドシートに反映され、手作業が完全になくなりました。経理部門の月次業務で約1日分の工数削減に成功し、コンプライアンス面でも履歴の追跡が容易になりました。

【導入前の課題】 ・本社以外の拠点での承認フローが紙ベースで、ハンコ待ちによる遅延が頻発 ・手書き経費申請の記入漏れや自腹精算が多く、正確な管理が困難でした 【導入後の効果】 ・ワークフローの電子化で、どこからでも申請・承認が可能に ・経費と連携し、定期券の区間を自動控除する機能で経費精算のミスがほぼゼロに ・マネージャーは紙の山から解放され、経理部門の作業時間も30%削減

【導入前の課題】 以前は自社サーバーと複数グループウェアを併用し、ログイン情報が分散していました。G Suite移行時にカレンダーの組織管理やワークフローの一元化が難しく、別システムのアカウントが必要で非効率でした。 【導入後の効果】 rakumo導入後はGoogleアカウントで全ツールにアクセス可能に。rakumoカレンダーでチーム単位のスケジュール共有が容易になり、年間10回以上ある組織改編もストレスなく対応できました。ワークフローはAPI連携で社内チャットと接続され、申請から承認までがリアルタイム化。管理部の工数が約30%削減され、利用度のフィードバックも良好な結果がでてます。

【導入前の課題】 以前はスケジュール管理がバラバラで会議調整に時間がかかり、ビデオ会議ツールも2アカウントしかなく順番待ちが頻発。情報共有はメールやチャット中心で「見ていない人」が多く、新商品の周知も非効率でした。 【導入後の効果】 Googleカレンダーで全社スケジュールを一元化し、会議室予約もオンライン化。rakumoボードで社内ポータルを構築し、設備点検や人事発令を掲載した結果、情報の見逃しが激減。新商品情報も事前に共有できるため、会議がスムーズになりました。

【導入前の課題】 従来は紙ベースの申請が主流で、緊急時は社内を書類が駆け回る状態。メールサーバの老朽化もあり、テレワーク環境構築の遅れが懸念されていました。 【導入後の効果】 rakumoワークフロー導入後、申請業務が中1日で完了するようになり、工場と管理部門の連携が格段に向上。Google Meetやドライブと組み合わせ、申請から承認までを完全ペーパーレス化。テレワーク移行後も業務停止ゼロを達成し、社内スペースの有効活用にもつながりました。

【導入前の課題】 ・紙の申請書回覧に1週間以上かかっていた ・ホワイトボード管理によるスケジュールの見える化不足 ・オンプレミスファイルサーバのメンテナンス負荷 【導入後の効果】 申請フローがデジタル化され決裁期間が1-2日に短縮。クラウド型カレンダーでリアルタイムな予定共有が可能に。特に設備予約機能では、他部署との会議室調整時間が80%削減され、予約競合トラブルが解消されました。

導入前は、他社システムと一部はExcelでした。管理が煩雑なのと、旧システムでは柔軟性に欠けるところがあり、Excel文化が残ってしまっていました。これを自社で好きなフォーマットで作れるrakumoワークフローで好きにカスタマイズすることで、rakumoワークフローに1本化することができました。

①どの申請がどの段階にあるのかを把握するのが難しく、承認が遅れている場合のフォローアップも手動で行わなければなりませんでした。 ②申請のステータスがリアルタイムで更新され、どの段階にあるのかが一目でわかるようになりました。進捗状況が可視化されることで、フォローアップも簡単になり、遅延を防ぐことができました。

これまでワークフローは紙ベースだったのですが、rakumoでワークフローを電子化したことによって申請作業の簡略化、承認待ちの短縮、ペーパーレスなどの効果が見られ、出張や在宅勤務中でもワークフローの流れに支障をきたさないため業務の進行が速まりました。

本サービスを導入したことにより、各種申請手続きを簡単にオンライン上で行えるようになり、申請から承認までの進捗状況を確認することができたり、メールで通知も届くので、承認までの期間の短縮につながり業務の効率化を行うことができた。

申請者側として各申請書のテンプレートがあり短時間で申請書が作れるのが楽で申請も数クリックで簡単、承認側としてはクラウドサービスなので社外からの承認作業が行えるのが楽ということで利用者全体にメリットがあり、全てオンラインで完結するので申請から承認までのスピードが上がりました。

今までは申請関連の書類はメールでいちいち送信して、承認を得ていました。週の半分以上は出張のため、時間がかかり煩わしかったのですが導入してからは承認までがとてもスムーズに行えました。テンプレートも見やすくて良いです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 在宅勤務制度を導入するにあたり、ペーパーレス化でシステムでの申請承認の仕組みが必要であった。 rakumoワークフロー導入により、ネットさえ繋がればどこからでも申請、承認できるため、海外出張中でも申請承認ができるようになったことも大きい。

稟議提出後に決済者のどこで申請が止まっているのかが一目でわかるので、もし遅かった場合にも口頭かメールで直接依頼すれば良いので助かっています。また紙のワークフローと比べると格段にやりやすいですし管理しやすいのでストレス軽減になりました。

紙媒体に捺印…といった時間と管理スペースを取られる承認ルートを全て解決してくれたのがこのワークフローシステムで、全体的な承認スピードが格段に早まった。

いつでもどこでも提出できるので在社していないから滞るという事がない。クラウドなら当たり前ですが。もう少しモダンなUIにすれば受けると思う。

導入前はすべて紙で稟議書、出張申請書、経費申請書などの書類の運用をしており、その承認を受けるための時間調整や書類の管理に非常多くの時間を使っていましたが、申請者・承認者ともに場所を選ばず対応が出来るため、時間の大幅短縮が出来ました。 また、紙の資料が多い会社でしたので（導入当時）、承認書類が紛失することもよく起きていましたが、こちらにより管理にかかる業務負担、ストレスも軽減されました。