NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 コア業務が忙しいと紙媒体の業務マニュアルを新規作成、更新する作業はなかなか行えず、業務内容に変更があってもマニュアルは以前のままといったことがよくあったのですが、NotePMならパソコンやスマホで空き時間にサクッとマニュアルを作成したり更新できることで、常に最新の業務内容に合わせたマニュアルを共有できるようになりました。

リモートワーク導入にあたり、以前のように隣のデスクの社員に聞きたいことを聞くということができなくなり、他のツールのチャットを引き続き使用していたがあまりにも非効率になっていた。また他の業務を可視化するツールを徐々に導入していたが、一元管理の保管場所の問題、情報共有の場を作る必要があった。 そこでいくつかトライアルをした結果御社導入に至る。どのファイル、PDFに入っている情報も検索できるという検索力の高さ、他のツールにない全文検索が可能という強力なツール。容易な投稿に閲覧記録もわかりモチベーションが向上し投稿したくなる使用でコミュニケーションも活発になった。共有、管理が容易になったので業務も効率化。属人化の問題もなくなる。わからないこともNotePMで質問でき他の部署からのアドバイスも返ってくるようになりリモートワークでも連帯感を感じれるので意欲向上になった。マークダウンも慣れる。散在していたファイルがまとまり他部署のワークフローをも可視化したことでお互いの業務への理解が深まった。新しいコミュニケーションの形だと実感している。

導入前はナレッジ共有、マニュアルに対する意識が低く情報の集約ができておらず、更新もしばらくしていない状態であった為、必要な情報は他の部署に確認のメールをすることが多かった。その為業務遂行に関して時間を要することが多かった。トライアルでマニュアル作成を実施。ステップガイドを参照にテンプレートで容易に作成できた。フォルダ階層が無限にできるという他にない機能もあり管理面、ユーザー面共に使用勝手が良い。アップロードにファイルを選ばないので手間も省け他のツールと比較して断然早い。検索面、ファイルはもちろんPDF内のファイルまで検索できるという高機能で見つからないがなくなった。 他に、変更、編集後の自動更新で常に最新の情報を載せれ、お知らせ通知機能で周知が容易になった。また閲覧記録もわかる。デバイスはモバイルも可能だが作成はパソコンからの方が良い。エクスポートインポートも容易。社全体で言うと、検索力の高さから積極的に利用するようになり、また投稿も容易なのでコミュニケーションが活発になりナレッジ共有への意識も変わった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前からナレッジの蓄積が推進されていたがHTMLでの作成だったので一部の社員しか投稿できないといった課題がありました。 NotePMはHTML要らずでノートを投稿できることで、文字通り誰でも簡単にナレッジをノート化することができ、上記の課題を改善できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの蓄積が進み、さまざまな業務で応用できるようになったことで業務を円滑に進められるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前利用していたツールと比べて編集の操作が簡単になったことで情報更新の頻度が増したことに加え、検索性が高いことで必要なノートに素早くリーチでき、情報確認の速度化によって業務全体の生産性を向上できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ノートの更新履歴が詳細に残るので何か問題があった場合に原因がわかりやすいのはありがたいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で発生する問い合わせの中で、新人が増える時期や繁忙期に特定の重複した内容の問い合わせが多く発生することで対応業務の負荷となっていましたが、NotePMを使ってそういった問い合わせに対する答えをどんどんマニュアル化して共有することができるようになり、問い合わせの数を減らして問題となっていた対応業務の負荷を軽減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内のファイルサーバは検索性が悪く、キーワード検索をかけてもなかなか必要な情報に辿りつくことができず、無駄に時間を使うことが多かったのですが、NotePMは検索性能が優秀で、さまざまな絞り込みに対応しているため個人的には今のところ検索で時間を取られたことがありません。

属人化しているナレッジのマニュアル化は、会社としては非常に有益ですが、社員側からすると自分の頭に入っているナレッジをわざわざマニュアル化するという作業自体が負担であるとも言えるので、自発的にマニュアルを作成してくれる社員は少ないのが現状でした。 NotePMならマニュアル化されたページにいいねをつけたり、感謝のコメントを書き込めるほか、ページを見た人がわかる、閲覧数をランキング形式で表示できるなど、ナレッジをマニュアル化することで会社への貢献度を感じやすいためモチベーションが生まれやすく、NotePMの導入以降は積極的にマニュアルを投稿してくれる社員が増えました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMの導入以前は、自社独自のツールでナレッジの蓄積を進めていたのですが、そのツールではページを作成するためにHTMLの知識が必須で、それがネックとなり思ったようにナレッジが集まらないという問題がありました。 NotePMの場合はマークダウンでページを作成でき、HTMLと比べて非常に簡単であるため、NotePMを使い始めてからは急速にナレッジの投稿数が増えました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの数が増えることで自社マニュアルとしての品質をより向上することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 導入当初はマニュアルをデジタル化することが目的でしたが、使っているうちに日報や署名済みの稟議書、議事録などの書類を電子化して保存できることの利便性に気付き、今では社内の電子化できる書類は全てOCRで読み込んでNotePM上で一元管理しています。紙書類を管理する手間が省けたうえに、書類検索を大幅に効率化できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 マニュアルが紙媒体だった時は「マニュアルはすでに完成されているので新規項目の追加は基本的に無い」という共通認識になっており、自分自身も新たなマニュアルを追加することなど考えてもいなかったのですが、NotePMの導入で属人化していたナレッジをマニュアル化する流れができ、紙媒体の頃と比べてより質の高い自社独自マニュアルを作ることができています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 マニュアルの項目が増えれば増えるほど作業がスムーズに進み、社員間での問い合わせもなくなるので非常に効率が良いです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 毎年新入社員が入る時期になると、作業の手順はもちろん各申請方法、社内手続きなどの方法に関して新入社員からの問い合わせが急増し、顧客からの問い合わせ対応に支障が出ることがありました。 NotePMの導入後は問い合わせがあった場合にその内容とアンサーをマニュアルにまとめるようにしたことで、問い合わせがあってもNotePMを確認するように指示するだけで済むようになり、顧客対応の遅延を防ぐことができています。

・検索性の向上 社内のデータを一元管理しているが、検索時の細かなオプション設定が可能なことで検索に時間を要する事がなく従来利用していたツールと比較して段違いに速くデータが見つかる。 ・シンプルな操作性 従来利用していたツールは専用のアプリが必要で、操作もやや煩雑な部分があり一部の社員からは使いづらいと言われ敬遠されていたが、NotePMはブラウザで使えてUIのデザインや操作がシンプルなので使いづらいというクレームが出ておらず、全ての社員が平等に利用できている。

紙媒体でマニュアルや議事録、日報等を管理していましたが、保存管理に手間が掛かることに加えて、膨大な紙書類の中から必要な書類を探すのがかなり大変で、1時間経っても書類が見つからないようなことも多々ありました。 紙書類を電子化してNotePMでの管理にシフトして以降は書類を探すときに検索をかけられるため必要な時すぐに書類を見つけられるようになりました。また、それまで紙媒体の書類を保存管理するために使っていた物理的なスペースも空ける事ができ書棚がスッキリしました。

もともとpdfのマニュアルデータを共有して利用していたのですが、担当者によっては独自の手順をpdf上書きしていたり、一部の工程だけ変更されているなどマニュアルの内容が異なる事で共同作業がしづらくなっていましたが、NotePMにマニュアルを作成し、それ以降マニュアル確認はNotePMで行うようルールが定められた事でマニュアルの標準化に成功しました。

①課題： ナレッジの蓄積がうまくいかず、同じ質問が何度も繰り返される。うんざりしていた。 ②効果： Q&Aやマニュアルを簡単に構築・共有できることで、同じ質問を繰り返さず、自主的な知識の向上につなげることができた。

社内におけるさまざまなナレッジの蓄積をスタートしたいということで、一度別のナレッジマネジメントツールを導入しましたが、操作方法がやや特殊で使い方を慣れるまでに時間がかかり、新人への教育も予想以上に手間がかかっていました。 そういった点でNotePMは非常に操作が簡単で、教育コストもかかりませんし、投稿手順もシンプルなためナレッジが集まりやすくなりました。

①導入前 社内情報が分散しており、必要な情報へのアクセスに時間がかかっていた。 ②導入後 社内のあらゆるドキュメントやナレッジをNotePMに一元管理できるようになった。 キーワード検索だけでなく、ファイルの中身まで検索できる全文検索機能で情報探索時間が大幅に短縮された。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内における有益なノウハウの属人化、また情報の散乱が問題となっていましたが、NotePMの導入以降、属人化していたノウハウのマニュアル化と散乱している情報の統一管理が進み、前述の問題をスムーズに解決できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 各情報共有が効率化したことは肌で感じていますが、特に業務の引き継ぎ情報がNotePM上にあることで急な引き継ぎや前任者不在の引き継ぎに対応できるのが便利に感じています。

社内の各部署でこれまで蓄積してきた紙書類が膨大な量になっており、何らかのタイミングで過去の書類を確認する必要がある際、悪い場合だと半日かかっても該当書類が見つからず、既に紛失している可能性もあるがそれすらも100%断定できないというひどい状況でした。それらの書類をデータ化してNotePMに集約した事で、書類の確認が必要な場合にワード検索で該当書類を素早く呼び出す事が可能となり、書類検索に要する時間を劇的に短縮できました。

マニュアルや取引先情報、社員情報などを紙管理から電子化してクラウド管理に変更して以降、検索にかける時間を大幅に短縮することができ、必要な情報を必要な時に素早く参照できるようになったことで、マニュアルが見られないことが起因となるトラブルを減らしてスムーズに業務を進行できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で各部署、各担当による業務情報のブラックボックス化が進んでしまい、問い合わせの頻度が増えたことで業務進行が遅れる事案が増えていました。 NotePMの導入以降はブラックボックス化していた情報をノート化して共有した事で、各担当に問い合わせをしなくても必要な情報を確認できるようになり、社内の問い合わせを約70％削減できました。

社内の多種多様なデータ、情報、マニュアルなどを一元管理していますが、カテゴリ分けやファイルの階層設定ができること、またワード検索の精度が高い事で、膨大なデータが保存されていても探す時に迷う事がないのが使っていて快適です。 こういったツールはいかに速くデータにたどり着けるかが使いやすさのネックだと思っているので、NotePMには満足しています。

これまで社内でマニュアルの内容を更新するというということが基本的に少なく、業務手順に細かな変更があってもマニュアルの最新化ができていなかったことでミスに繋がることも多かったのですが、NotePMを使い始めてからは紙のマニュアルからデータに変わったことで編集が容易になり、マニュアルの内容が頻繁に更新されるようになりました。

NotePMを利用する前はオンラインの業務マニュアルというものが存在せず、在宅勤務をしている人が必要な時にマニュアルを確認できないことで作業がストップし、その都度社内に問い合わせを入れなければいけないことが非効率的でしたが、NotePMでオンラインマニュアルを作成して共有したことで、在宅勤務でも、出張中でも場所関係なくマニュアルを確認できるようになり業務の円滑化ができました。