NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 導入当初はマニュアルをデジタル化することが目的でしたが、使っているうちに日報や署名済みの稟議書、議事録などの書類を電子化して保存できることの利便性に気付き、今では社内の電子化できる書類は全てOCRで読み込んでNotePM上で一元管理しています。紙書類を管理する手間が省けたうえに、書類検索を大幅に効率化できました。

自分が新人だった頃はこういったオンラインマニュアルが無く、作業方法がわからないがいちいち質問で上司を煩わせるのも気が引け、独自の判断で進めてしまい結果的にミスにつながるというパターンがありましたが、今ではNotePMがあり、基本的なマニュアルから多種多様なトラブルの対処法、作業を早く進めるためのノウハウまで様々なTipが共有されているので、導入によって新人のミスを大幅に減らすことができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 マニュアルが紙媒体だった時は「マニュアルはすでに完成されているので新規項目の追加は基本的に無い」という共通認識になっており、自分自身も新たなマニュアルを追加することなど考えてもいなかったのですが、NotePMの導入で属人化していたナレッジをマニュアル化する流れができ、紙媒体の頃と比べてより質の高い自社独自マニュアルを作ることができています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 マニュアルの項目が増えれば増えるほど作業がスムーズに進み、社員間での問い合わせもなくなるので非常に効率が良いです。

以前はチャット、メールを使い、個人間、もしくはグループ内で情報共有をしていたので、共有した情報は時間が経つにつれてスレッドやメールボックスの奥に埋もれてしまい、あとから探すのも面倒ですし、蓄積されるということがありませんでした。 NotePMを利用し始めてからは蓄積する価値があると判断した情報に関しては全てNotePM上に残すようにしたことで、時間が経っても埋もれてしまうことがなく、価値のある情報を蓄積、活用できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 毎年新入社員が入る時期になると、作業の手順はもちろん各申請方法、社内手続きなどの方法に関して新入社員からの問い合わせが急増し、顧客からの問い合わせ対応に支障が出ることがありました。 NotePMの導入後は問い合わせがあった場合にその内容とアンサーをマニュアルにまとめるようにしたことで、問い合わせがあってもNotePMを確認するように指示するだけで済むようになり、顧客対応の遅延を防ぐことができています。

以前は社内で各個人とのメールやチャット、または異なるクラウドストレージ上に情報が散在していた事で、いざ何かしら過去のデータを参照するとなったときに該当情報がどこにあるかわからず非効率的な場面が多々ありましたが、NotePMが使われるようになってからは全ての情報の保存管理をNotePMにまとめることができ、過去のデータ検索も容易になりました。

以前利用していたナレッジマネジメントツールは社内サーバーで運用されていたので個人の私用デバイスでは開く事ができず、社外で確認が必要なシチュエーションが発生しても自分では確認できないために社内にいる者にその都度連絡して代理で確認してもらい、再度こちらへ内容を伝えてもらっていたのですが、NotePMが導入されてからは社外にいてもスマホからNotePMにアクセスできるようになったためすぐ必要な情報を確認でき、社内の問い合わせを大幅に削減する事ができました。

導入前は他のツールを使用していたが情報が散在しておりまた部署による属人化も課題の一つであった。導入後は窓口を一つにしたことによりナレッジ共有を平等に行えるようになった。ファイル、PDF検索が非常に容易にでき検索スピードが格段と上がり見つからないがなくなった。テンプレートの多さでマニュアルのみならず目標管理などもできシンプルな操作、見やすいアイコンは作成を容易にしてくれている。形式を選ばないアップロードはかなり便利。そして早い。レポート機能、既読した人がわかるのも状況把握に役に立っており業務の改善も積極的に行えるようになった。連携しているLINEWORKに更新の度周知が行き届くので見逃しがない。

以前はマニュアルが紙だったので、顧客から問い合わせがあった場合に紙のマニュアルから対応方法を探すのに時間がかかり、顧客を長時間待たせてしまう事がありましたが、NotePMの導入でマニュアルをオンライン化した事で、顧客からの問い合わせに対してすぐに適切なマニュアルを呼び出すことができるようになり、顧客からの問い合わせに素早く対応できるようになりました。

社員の増加に伴い、それぞれの教育担当により研修の手順に違いが出てしまい、その結果として作業の抜け漏れが出るという事が社内で問題となっていました。 NotePMが導入されてからは、共通認識となる研修内容をノートで作成、共有したことで社内の研修内容を標準化することができ、作業手順のムラをなくして問題となっていた抜け漏れを解決できました。

導入前は店舗により異なるマニュアルだったので店舗により差が出てしまっていた。委託社員を店舗に増員したことにより更に差が広がってしまい導入を検討、トライアルの勝手の良さで導入を決定。 導入後はマニュアルを統一したことにより平等にナレッジ共有が可能となり属人化もなくなった。 また以前のツールでは文字だけだったが御社は動画も共有でき、それが非常にわかりやすいと評判。ナレッジ共有の場を作ったことで他の社員も積極的に使用し始めオープンな業務になった。 ナレッジ共有は知識の偏りをなくし店舗社員だけでなく、顧客にも平等に対応できるようになり業務の効率化、業績の向上を共に実感。

・検索性の向上 社内のデータを一元管理しているが、検索時の細かなオプション設定が可能なことで検索に時間を要する事がなく従来利用していたツールと比較して段違いに速くデータが見つかる。 ・シンプルな操作性 従来利用していたツールは専用のアプリが必要で、操作もやや煩雑な部分があり一部の社員からは使いづらいと言われ敬遠されていたが、NotePMはブラウザで使えてUIのデザインや操作がシンプルなので使いづらいというクレームが出ておらず、全ての社員が平等に利用できている。

紙媒体でマニュアルや議事録、日報等を管理していましたが、保存管理に手間が掛かることに加えて、膨大な紙書類の中から必要な書類を探すのがかなり大変で、1時間経っても書類が見つからないようなことも多々ありました。 紙書類を電子化してNotePMでの管理にシフトして以降は書類を探すときに検索をかけられるため必要な時すぐに書類を見つけられるようになりました。また、それまで紙媒体の書類を保存管理するために使っていた物理的なスペースも空ける事ができ書棚がスッキリしました。

もともとpdfのマニュアルデータを共有して利用していたのですが、担当者によっては独自の手順をpdf上書きしていたり、一部の工程だけ変更されているなどマニュアルの内容が異なる事で共同作業がしづらくなっていましたが、NotePMにマニュアルを作成し、それ以降マニュアル確認はNotePMで行うようルールが定められた事でマニュアルの標準化に成功しました。

以前利用していたツールは作成したノートを誰が既読したか、誰がまだ未読なのかこちらで確認する術がなく、業務手順の変更など確認必須のノートを読んでいない人がいると、そのせいでその後の業務に大きな支障が出る事がありました。 NotePMはノートごとの閲覧履歴をアカウント単位で確認できるため、未読のアカウントを簡単に洗い出す事ができ、それぞれ確認を促せることで上記のような業務への支障が発生しなくなり、情報伝達を円滑化できました。

従来は他のツールを使ってマニュアルの作成を行っていたのですが、編集方法がやや特殊で決してシンプルとは言えず、また画像や動画の埋め込み操作が複雑で、正直なところ使いづらいと感じていました。 それが、NotePMならブログの記事を書くのと同じような簡単さでマニュアルを作る事ができ、画像や動画の埋め込みも簡単なので初心者でも扱いやすく、以前よりもマニュアルとして頻繁に活用されるようになりました。

こういったナレッジマネジメントツールを使うのは初めてではなかったのですが、以前利用していたツールは必要なナレッジを確認するまでの検索や画面の遷移が多かったことで閲覧される事が少なく、せっかく投稿された有用なナレッジもあまり役に立っていませんでした。 その点新たに導入されたNotePMはダッシュボード画面において一覧表示でナレッジを確認することができ、画面の遷移も少なく操作も簡単なことで閲覧率が大幅に向上し、投稿されたナレッジがしっかりと業務で活用されるようになりました。

社内で共通認識が必要な情報に関して、口頭やメールでの伝達だと時間が経つにつれて忘れられてしまったり、口頭伝達が続くことで内容が誤って伝わる事があったのですが、NotePMにアップする事で全社員が同じソースをもとに共通認識を確実に共有できるようになり、口頭やメール伝達によるトラブルをなくす事ができました。

①課題： ナレッジの蓄積がうまくいかず、同じ質問が何度も繰り返される。うんざりしていた。 ②効果： Q&Aやマニュアルを簡単に構築・共有できることで、同じ質問を繰り返さず、自主的な知識の向上につなげることができた。

社内におけるさまざまなナレッジの蓄積をスタートしたいということで、一度別のナレッジマネジメントツールを導入しましたが、操作方法がやや特殊で使い方を慣れるまでに時間がかかり、新人への教育も予想以上に手間がかかっていました。 そういった点でNotePMは非常に操作が簡単で、教育コストもかかりませんし、投稿手順もシンプルなためナレッジが集まりやすくなりました。

これまで日報や議事録の管理、マニュアル管理、人事関係のデータなど、それぞれ専用の管理ツールを利用していたので無駄に管理の手間が多かったのですが、NotePMにそれら全てのデータをまとめて管理するようになってからは煩雑さがなくなり、同時に複数ツールを利用していた頃と比べてランニングコストを大幅に削減できました。

社内の情報を一元管理するツールは他製品も利用してきましたが、検索性能という点でNotePMはズバ抜けており、ノートのタイトルやノート内のテキストはもちろん、ノートと一緒に保存されているエクセルファイル、ワードファイル、pdfファイルの中身まで検索範囲に設定できるため、従来利用していたツールとは比較にならないほどスピーディに情報を見つける事ができるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内における有益なノウハウの属人化、また情報の散乱が問題となっていましたが、NotePMの導入以降、属人化していたノウハウのマニュアル化と散乱している情報の統一管理が進み、前述の問題をスムーズに解決できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 各情報共有が効率化したことは肌で感じていますが、特に業務の引き継ぎ情報がNotePM上にあることで急な引き継ぎや前任者不在の引き継ぎに対応できるのが便利に感じています。

社内の各部署でこれまで蓄積してきた紙書類が膨大な量になっており、何らかのタイミングで過去の書類を確認する必要がある際、悪い場合だと半日かかっても該当書類が見つからず、既に紛失している可能性もあるがそれすらも100%断定できないというひどい状況でした。それらの書類をデータ化してNotePMに集約した事で、書類の確認が必要な場合にワード検索で該当書類を素早く呼び出す事が可能となり、書類検索に要する時間を劇的に短縮できました。

マニュアルや取引先情報、社員情報などを紙管理から電子化してクラウド管理に変更して以降、検索にかける時間を大幅に短縮することができ、必要な情報を必要な時に素早く参照できるようになったことで、マニュアルが見られないことが起因となるトラブルを減らしてスムーズに業務を進行できるようになりました。