DocBaseの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 これまでマニュアルは紙だったのでマニュアルを見るためには保管してあるオフィスに出向く必要がありましたが、DocBaseでマニュアルを電子化したことでパソコンやスマホからどこにいてもマニュアルを確認することができるようになりました。

テンプレート機能を活用することで、メモや資料の書式が統一されました。また、同じフォーマットを共有できるので、部署を越えた連携も円滑になりました。書類の作成から管理、情報共有において大きなメリットを得られます。

過去に使っていたツールだと、探すのが大変である情報にリーチしづらい課題がありましたが、docbase導入でグループやタグ、単語検索など探しやすくなりました。

DocBaseを使うまではナレッジ共有するツールが無く、メールや口頭での伝達だったのでナレッジが定着しなかったのですがDocBaseを使うことで属人化していたナレッジをシームレスに共有でき、定着を進めると共に業務へ効果的に応用することができるようになりました。

DocBaseが導入されるまではそれぞれのメンバーが各々自分のナレッジを蓄積していましたが、導入以降はナレッジをDocBase上で蓄積、共有するようになり、何か業務上にトラブルが起きた際にDocBaseを参照することで大抵の解決策が見つかるようになりました。 業務向けのナレッジだけでなく議事録や仕様書などの保存、共有にも役立っています。

これまで各メンバーに属人化していたナレッジをDocBaseに集約したことでプロジェクト間を跨いだナレッジ共有が可能となり、多様なシチュエーションで業務に応用して作業の効率化やトラブルの対処ができるようになりました。

ナレッジマネジメントツールは他の製品も利用したことがありますが、DocBaseには他の製品には無いメモのアクセス解析機能が付いていて、マニュアルや業務連絡をシェアしたときに誰が既読済みか確認できるのが非常に便利です。

基本的に社内のナレッジ共有ツールとして利用していますが、社外の相手にURLを発行して個別でナレッジやメモを共有でき、TPOに応じて柔軟に使い分けられることで情報共有の効率化に繋がりました。

Docbaseの優れた検索機能により、メモの記録が簡単に検索結果に表示され、情報の見落としや探し回る手間が大幅に削減されました。これにより、業務上のストレスが軽減され、効率的な業務遂行が可能となりました。

リモートワークになり、ツールの煩雑化や、テキストの共有が課題となっていたが、 DocBaseを導入したことにより一気に解決。 マニュアルや議事録など今では様々な文書管理に活用できている

社内の情報が集約されるため、部門ごとにバラバラだったリソースが溜まり、わざわざ確認するという手間が減った。そのおかげで自分の知らない部門の情報や案件の情報を知れるので、顧客対応の質も上がった。

何もない状態で業務マニュアルを作れと言ってもどうしても、その内容やクオリティにばらつきがでてしまうが、フォーマットが統一され、前任者や類似のマニュアルを閲覧できる状態であるため、そういったものを参考にある程度の質を持ったものを作りやすい環境にあるのが良い。

自分が編集者でないケースでも、認証過程さえ経れば容易にアクセスでき、更新の経緯もわかりやすいので、重要情報のシェアに非常に役立ちました。

議事録をここに一元管理をすることで、議事録を探す手間が減ったと思います。 過去の議事録にもアクセスしやすく、情報がたくさんの人に共有されやすくなったと思いました。

それまでは大手提供の無料サービスを使っていたが利用中の不具合とセキュリティ性の疑問からナレッジ共有に限られたサービスであるDocBaseが選ばれ、利用中のエラーもほとんど起きることなくテキストの作成から共有までが至極シンプルな作業であることで情報共有に要する工数を削減することができた。

各部門でバラバラに管理していたマニュアルを一元管理できています。そのため、新しい社員が入社してきても、まずはDocBaseにあるマニュアルを参照してもらい学習を進めてもらうことができており、マニュアルを探す手間や管理する手間が省けました。また、内容に変更が生じても記載した内容を簡単に修正でき、変更した内容の通知も自動的に対象者へ送ることができるので、情報共有も簡単になりました。

【サービスを利用していて実感しているメリット】 今までは1人が議事録を記載していたが、複数人で同時編集する事が可能なので 記載漏れが今までよりも少なくなった。 また、他社の類似サービスよりも安価に使用する事ができるため社内展開も容易にできた。

導入背景はマニュアルを始めとしたドキュメントが散乱している状況であったこと、 またあるドキュメントのクオリティがまちまちであったことから導入検討を行いました。 結果としてこれらの課題はクリアを出来たと感じますし、 社内のドキュメントのクオリティが総じて高まったという風に感じています

業務の見える化が進んだことで、上司にまで業務の把握が行き届きやすくなり、プロジェクトがしっかり前に進行させることができました。また全てDocBase内で資料作成ができるのでペーパーレス化も進めることができ、経費削減につながった。

メモは基本文章のみで覚え書きに近いものも出てきますが、テンプレートの利用によって一定のクオリティのメモがキープできるのは気が効くと思いました。メモの同時編集もスムーズです。

目的の情報がどのフォルダにあるのか分からず、余計な時間を費やしたり、1から作り直すこともあったのですが、DocBaseによってそういったトラブルはなくなりました。タグ付けして分類ごとに分けることで情報の中身を一目で判断できるようになり、簡単に整理整頓できるようになりました。

口伝以上、手順書以下となるTipsは体系化しづらく属人化しやすい。そのため、部署横断で管理＆共有できる本ツールを導入することとなった。

リアルタイムで複数人がドキュメントを確認し合えるので、記載ミスが少なくなりました。 また、DocBaseはあえて階層構造を作らずタグやグループでドキュメントを管理するようにできています。 そのため、ドキュメントが増えたときに階層化したフォルダを探すよりも、タグ検索やグループ検索によってコストが抑えられるので、中規模・大規模プロジェクトで利用するのにおすすめです。

サービス導入により、これまで業務の流れがいちいちドキュメントを探して、作って、の繰り返しだったのですが、スムーズに運用することが可能になりました。

NASへ、エクセルやワードでデータ管理すると、新しい者と古いものがごっちゃになって良く分からなくなってくるため、カテゴリごとに、みんなで更新をしていけるところが便利かなと思います。正しい情報共有ができるようになると感じます。