DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

弊社では提供しているサービスの特性上、短期間で契約を更新する機会が多く、ドットサインの導入以前は紙ベースでの運用であったため、複数の契約を管理していく中で確認漏れを起因とする契約更新トラブルが起きやすくなっていました。ドットサインの導入以降は契約進捗を画面上にて一覧表示できるようになったうえに期限に合わせた並び替えもできることで確認漏れがなくなり、契約更新のトラブルを削減する事ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 アナログな契約業務は契約書を相手方に郵送して署名、返送を待たなければいけないので大体2週間前後は掛かっており、待機時間が長かったのですが、クラウドベースのドットサインを導入してからは郵送待ちがなくなり、平均2日以内で契約を締結できるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 紙利用が減った事でペーパーレスを促進できたと同時に社内のサステナビリティ強化に寄与できました。

弊社では国内だけでなく海外の取引先があり、従来は独自で作成したpdf書類を使って契約を行っていたのですが、改ざん性という部分で不安が出た事で、専用サービスを使おうということになりドットサインが導入されました。 ドットサインは書類にタイムスタンプを付与できることで改ざん性を最小限に抑える事ができ、かつ英文書類の作成やUIの多言語化に対応している事で、常にセキュアな状態で海外の顧客と契約を結べるようになりました。

導入前は、契約書の印刷・郵送にかかるコストが高く、特に海外取引では郵送の待ち時間が長くなり、業務のスピードが低下していた。 導入後は、契約書の電子化により、郵送コストが削減され、契約締結までの時間も短縮。環境負荷の軽減にもつながり、企業のSDGsへの取り組みに貢献できる。

導入前は通常の契約業務だったので作成〜郵送〜返送待ち、と契約業務には時間とコストを要していた。さらに複数の上司の署名待ち、というのもありスムーズとは程遠い契約業務であり、またそれが契約業務だと思っていた。 導入後、見積もりから作成、契約全てをクラウド上でできるようになり契約書が手元に戻るまでに20分かからず締結した時には感動を覚えた。 以前使用していたファイル等はそのままインポートもでき、またテンプレートの多さも良い。 過去の書類等も一元管理できる上検索も容易になった。またクラウド上の圧倒的な違いは可視化された業務になったということ。進捗状況がわかるようになったことでチーム内のワークフローがスムーズになった。一括送信、署名機能があり時間も節約。署名依頼に関しては振り分けが可能と業務がスムーズになる機能が多い。デバイスを選ばないのでどこでも署名ができるのもポイント。eメールもあるがSMSもあるので取引先により使い分けれる。リマインダー機能付きなので見逃しもない。価格面でも今までの印紙代ら郵送代に比べたら断然安い。契約の多い弊社に向いている。

【導入前の課題】 紙の契約書の場合は契約後の保管作業まで含めると平均して二週間はかかっており、お金や時間などのコストが課題となっていました。 【導入後の効果】 契約後のデータ保管作業まで最短で１日で済むようになり、大幅な時間短縮につながりました。また機能がシンプルなのでスタッフのITリテラシーにあまり依存せずに扱えています。

これまでは契約を進めるにあたって書類の郵送、もしくは対面で行う必要がありましたが、郵送は時間が掛かるし、対面は日程調整が必要でした。それが、ドットサインの導入後はオンラインで電子書類上に署名できるようになったため、基本的に書類ができたら即日契約を締結できるようになり、自社、取引先共に契約業務にかかる工数を大幅に削減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は書類作成をする担当とそれを封入して郵便を出しに行く担当が異なったため郵送忘れが発生したり、書類内に記載ミスがあった場合に修正に手間が掛かるという課題がありましたが、ドットサインの導入で同じ担当が自分のデスクに居ながら書類作成と送信の両方を行えるようになったことで郵送忘れを防止でき、記載ミスに関してもオンライン上で素早く修正できるようになりました。

社内の複数の業務で承認を行う立場なので、作業の合間合間で時間を作って承認作業を行っていましたが、どうしても対応が遅くなってしまうことがあり業務の素早い進行を妨げる要因になってしまっていました。 ドットサインの導入後は、手書きの承認作業と比べて、場所を選ばず承認後の書類もオンライン上で管理できるため作業のスピードが上がり、遅延なく承認できるようになりました。

DottedSignを導入してからは、全ての契約業務をオンライン上で完結できるようになりました。 書類の印刷・製本・郵送が一切不要になったことで、リードタイムが従来の数日から数時間に短縮され、業務効率が格段に向上しました。 契約状況がダッシュボードで一覧できるため、進捗管理が容易になり、抜け漏れもなくなりました。

・導入前の「課題」 書類を活用しての契約作業は印刷や郵送、ファイリング、倉庫で保存などの工程が生まれ、かなり時間がかかっていました。 ・導入後の「効果」 電子契約ツールを利用することでアナログにまつわる多くの作業が不要になり、スピーディーになりました。時間短縮につながった他にペーパーレスになったことでコストカットにもなりました。また海外との契約がスムーズになったこともメリットとして大きいです。

①導入前の「課題」 紙で契約などの管理などをしている時は、従業員が一人入社するだけで十枚以上の用紙に記入、ミスをチェックして管理する必要があり、事務スタッフの負担となっていました。 ②導入後の「効果」 十枚以上ある書類のチェックが簡単にできるようになったほか、控えはメールで送信すればよく郵送費のカットに繋がりました。記入漏れなどがほぼなくなり、チェックもスピーディーになったので時間削減になりましたね。

電子署名ツールを利用するのは初めてではなく、以前は別のツールを利用していましたが、使える署名モードが少なく、結果として対面での署名では紙の書類を使わざるを得ず、その後の管理を含めやや非効率的でした。dottedsignへ乗り換えて、手書き署名機能があったことで対面契約のデジタル化が可能となり、契約業務をより効率化できました。

【導入前の課題】 紙の契約書のケースでは契約相手や時期、内容によってすぐに契約ができないこともあり、後で回収する必要がありました。また締結後の契約書の確認などの際には倉庫を探す必要があり、時間がかかることもしばしばでした。 【導入後の効果】 その場で契約しない場合は後で署名をメールで送信してもらえば良いので、回収作業が不要になりました。 契約後のデータはクラウドデータとして電子保存しており、確認のための検索や閲覧も非常にスピーディーに行えて、心理的にもストレスが低減して楽になりました。

導入前は契約業務に関しては郵送で行っており契約締結までの所有時間は長く特に海外との取引には多くの時間を費やしていた。 その上リモートワークに移り余計に業務や負担が増えてしまっていた。 導入は無料プランを使用した際にものの30分もかからず契約締結できてことにより決定した。 導入後はテンプレートを使用して10分ほどで作成、送信が可能になった。メール送信の際に言語設定ができ主要言語は網羅しているので誤認もない。リマインダー機能があるので双方忘れてしまうこともない。またクラウド管理することで紛失などの問題もなくなり検索、整理、管理が簡単になった。

契約書の物理的な郵送が減り、オンラインでの送信がメインとなったことで、切手代や返送用の封筒代、紙代などのコストカットをすることができました。 印刷、封入の作業が無くなり、空いた時間を他の仕事に充てられるようになったことで時間ごとの生産性を向上することができました。

以前は自社で独自に作成したPDFの電子契約書を利用していたのですが、複数の取引先からセキュリティ性や改ざん性への質問があり、安心しきれないということでドットサインが導入されました。タイムスタンプがある事で改ざん性が限りなく低く、セキュリティ性に関しても第三者からの認証を受けている事で、取引先に安心して利用してもらえています。

言語対応が充実しており、英語の書類テンプレートが利用可能であったり、UIの言語設定を変更できるなどグローバルなビジネスに利用しやすく、導入以前と比べて海外のクライアントと書類をやり取りしたり、契約全体をスムーズに進めやすくなりました

【導入前の課題】 紙の契約書を利用していた頃は、まず契約書を作成して、その後印刷して製本、捺印をして封入、郵送の業務を順々に行っており、非常に手間がかかっていました。 【導入後の効果 契約書はテンプレートを使いすぐに作成できて、署名なども簡単、その後は電子データとして保存するだけなので工程がかなり簡略化されました。大体時間にすると、二週間はかかっていた工程がほぼ１日で完了するようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 私の場合、社外に出ていることが多いので一日のうちに溜まった署名依頼は帰宅前に署名すると決まっていたのですが、ドットサインなら出先でも署名依頼にリアルタイムで対応できるため、署名を待たせることがなくなりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約と契約に関する書類の管理をワンストップで行えるのはアナログと比べて細かい作業を減らせてとても楽です。

【導入前の課題とサービスでの解決】 複数人の署名が必要な際、以前であれば書類を持って社内を歩き回り、時には自宅に郵送してそれぞれの担当者に署名をもらってまわる工程が必要でしたが、DottedSignの導入以降はオンラインで署名依頼を出してからはただ待つだけで署名が集まるようになり、空いた時間で他の重要な仕事ができるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 切手代の削減に加えて封入や宛先記入といった作業が無くなったのはありがたいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 弊社では海外向けのサービスを提供しており、海外の顧客が多いのでUIの多言語化に対応していることと、英文契約書の作成が容易であるという点で、ドットサインは弊社のニーズに完全に対応できており、ドットサイン無しでの契約業務は考えられません。

営業において、以前は顧客が商品の購入を決めてから契約のために色々な書類を出したり、追加で会社から契約に必要な物品、書類を取ってきたりする必要があり、やや煩雑に感じる部分がありましたが、ドットサインが導入されてからは持参しているタブレット一台で契約業務を完遂できるようになり、営業からその場で契約するという流れを円滑化することができました。

弊社では出社もあり、リモートワークありのハイブリッドワークを推進しているのですが、その中で署名に関しては物理的に行うのが当たり前という意識があり紙の書類を使っていました。しかし承認を依頼する人がリモートワークの場合に次の出社まで承認がもらえないという事案が続出したことでドットサインが導入されました。ドットサインならオンラインで承認がもらえるのでリモートワークをしている人からも瞬時に承認をもらうことができるようになり、問題となっていた承認待ちの待機時間を省略できました。

自社製品が一部海外で販売され、取引先に海外の企業が増えてきたが、もともと海外事事業部が無かったので英文契約書の作成、及び電子契約の導入が大きな障壁となっていました。 ドットサインなら英文の契約書テンプレートがあり、難しいことなく取引先情報や特筆事項、金額を入れればすぐに契約書として完成するので英文契約書の作成が非常に簡単になりました。 また、ドットサインはシステムのUI自体が英語変換できるので、英語圏の担当者の方が使いやすい点も大きなメリットです。