AI／ナビ搭載 業務自動化RPA RKシリーズ
導入事例 Kさん
- 男性 40代後半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 51〜100人
- 購買・調達
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：慢性的な人手不足と、特定個人への業務集中
―――まずは、RKシリーズ導入前の業務状況と、抱えていた課題について教えていただけますか。
弊社は製造業の部品サプライヤー兼商社として、月に1万件〜2万件の注文件数を扱っています。当時は売上が伸びる一方で人手不足が深刻化しており、採用活動を強化しても必要な人材を確保しきれない状況でした。
また、商社という性質上、顧客ごとに仕様が異なるため業務の標準化が難しく、特定の担当者に事務作業が集中していました。定時後に、ほぼ毎日2時間程度の残業が常態化しており、受注ミスや納期遅延が発生することがあり、改善が必要な状態でした。
―――RPAツールの導入を検討し始めたきっかけは何だったのでしょうか。
当初は、RPAという言葉自体を存じておりませんでした。もともと製造現場でキーエンス製の検査機器を導入していた縁があり、営業担当の方から業務自動化ツールとして提案を受けたのがきっかけです。慢性的な残業を解消したいと考えていたため、まずは詳細を伺うことにしました。
直感的に操作しやすい点と、導入後の伴走サポートが選定の決め手
―――ツールの選定にあたって、比較検討はどのように行われましたか。
インターネット上で各種ランキング等を参考にし、上位3社ほどを検討しました。その中で「RKシリーズ」を選んだのは、専門知識がなくても取り組みやすく、サポートやマニュアルが手厚く整備されていたからです。
―――具体的にどのような点を重視して導入を決められたのでしょうか。
サポート体制の充実、画像認識精度の高さ、操作しやすさの3点を重視しました。特に操作性に関しては、日本語で書かれた「アクティビティ」というパーツを組み合わせるだけでプログラムが組めます。最近のビジュアル型のプログラミング学習に近い感覚で、画面上の要素を組み合わせて設定できる点が魅力に感じました。
導入後の伴走サポートも、採用を決めた要因の一つです。全4回、Web会議で実際にツールを動かしながら基本的な使い方を説明していただいたので、スムーズに使い始めることができました。
―――ライセンスの運用面で、工夫された点はありますか。
費用を抑えるために、同時起動数に制限のある最小限のプランから開始しました。全社員が各自のPCで自由に動かすのではなく、専用のPCを1台設置し、そこでRPAを集中管理し、自動化する運用にしています。
1つ目のシナリオだけで月額約18万円の削減効果が得られた
―――実際に導入してみて、どのような業務が自動化されましたか。
最も効果が大きかったのは、仕入れ先への納期回答を促すメール配信の自動化です。毎日、数千件の保留案件から必要な情報を抽出し、約40社の仕入れ先へメールを送る作業ですが、以前は膨大な時間がかかっていました。これが今では、毎日わずか10分程度で完了しています。
他にも、在庫約1万点の回転率集計や、品証部が作成したデータのメール送信、図面管理システムからのデータダウンロードなど、多岐にわたるルーティン業務を自動化しました。
―――導入によって得られた定量的な効果を教えてください。
1時間あたりの人件費を4,000円として計算したところ、1つ目のシナリオだけで月約18万円の削減効果が得られました。5分、10分という小さな削減の積み重ねですが、現在では月約40万円相当の工数削減を実現しています。当社の試算では、工数削減の効果がツール費用を上回る結果となりました。
―――社内での評判や、今後の運用についてはどのようにお考えですか。
現在は、私を含めた3名でシナリオ作成を担当しています。全社員に向けて「このような業務を自動化しました」と周知するうちに、「自分の業務も自動化できますか？」という問い合わせが増えてきました。
特にExcelでの作業については「自動化が可能です（または、実現可能性があります）」と答えています。現場からヒアリングを行い、単に今の手順を自動化するだけでなく、さらに一歩踏み込んで「こうすればさらに便利になる」という要素を組み込んで提供するようにしています。
―――最後に、RKシリーズを検討している方へメッセージをお願いします。
RKシリーズは、やりたいと思った業務の自動化に幅広く対応できるツールです。当社のケースでは、専門知識がなくても、約1か月でシナリオを完成させられました。導入期間の制約がないため、まずは最小限のプランで試行導入すると、社内の決裁を得やすくなると考えます。
AI／ナビ搭載 業務自動化RPA RKシリーズ
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
