SmartHR労務管理
導入事例 Mさん
- 女性 40代前半
- サービス/外食/レジャー系
- 従業員数 1,000人以上
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：年末調整の対応漏れが100〜200人分、残業は36協定の上限に迫り、紙の運用が限界を生んでいた
―――「SmartHR労務管理」導入前の労務管理の状況を教えてください。
入社手続きの身上事項届、住所変更、給与口座変更、雇用契約書、退職届まで、すべて紙のやり取りでした。
勤怠システムはあったのですが、労務管理システムはなく、書類が届いてからチェック・差し戻し・再回収・システム入力・ファイリングという一連の作業をすべて手作業で対応していました。
―――書類の行き来にかかる時間が特に問題だったのですね。
紙だと提出まで1週間程度かかる場合がありました。不備があれば再提出をお願いするので、さらに時間を要していました。給与処理の締め日が決まっている中で、通勤手当や口座情報が間に合わなければ翌月の給与に影響が出てしまいます。この点には大いに苦慮していました。
―――繁忙期になるとさらに厳しくなるわけですね。
年末調整の時期が特に大変で、不備の確認や回収の対象が100〜200人分に上ることもありました。弊社は副業している従業員も多いので、全員分の書類管理が必要です。
11月中に年末調整を完了させつつ、12月初めの賞与支給、12月中旬の給与支給もあり、2週間で対応する必要がありました。その時期は残業時間が増え、36協定の上限を超えないよう、より厳密な就業管理が求められる状況でした。
スマホから24時間、各拠点からいつでも申請できることが外せない条件だった
―――システムの選定はどのように進めましたか。
4〜5社を比較しました。弊社は複数拠点を有し、24時間365日稼働しているため、時間帯や場所を問わず申請できることが前提条件でした。パソコンを持たない従業員も多いため、スマートフォンから申請できるかどうかも重要な観点です。
―――その条件に「SmartHR労務管理」が合致したのですね。
いつでもどこからでもスマートフォンで申請できるという要件を満たしていたのが、「SmartHR労務管理」でした。拠点と本社の書類のやり取りにかかる時間をなくしたかったことと、従業員が時間を気にせず申請できる環境を整えたかったこと、その2点が根本にあります。
600〜700件の雇用契約が電子化され、担当者の手間が大きく軽減された
―――導入後の業務はどう変わりましたか。
住所変更・口座変更・退職届などの申請が「SmartHR労務管理」上で完結するようになりました。従業員が申請を提出したら内容を確認して、不備があればメッセージで差し戻し、問題なければ承認するだけです。
書類の行き来がなくなったことで、回収・チェック・入力・ファイリングという工程が2〜3つ削減されています。
―――時間換算するとどのくらいの削減になりましたか。
月間で10〜20時間は減ったと思います。紙だと書類回収まで数日から1週間かかっていたところ、電子だとその日のうちに完結することもあります。
一番大きな変化は、勤務時間帯が不規則な従業員への雇用契約書の配信です。以前は作成・押印・送付・提出状況の管理で1〜2か月かかっていた600〜700件の処理が、電子化によって1か月ほどに短縮されました。
押印や本人署名に代わる電子契約・合意の手続きへ移行したことで、担当者の手間が大きく軽減されました。
―――年末調整などの繁忙期にも変化がありましたか。
扶養追加や扶養削除のような複雑な申請も、電子申請だけで完結するようになりました。以前は書類の郵送・不備確認・差し戻しで最長1か月かかることもありましたが、システム上でやり取りが完結するのでリードタイムが大幅に短くなっています。
給与処理の締め日への影響も、以前と比べると格段に少なくなりましたね。
―――満足度は10点満点で何点ですか。
8点で、残り2点の理由は、弊社の規模や運用に合わせた一部のカスタマイズ機能が、現在の利用コースの枠組みによるものであるためです。今後のさらなる機能拡張や柔軟なコース設計への期待を込めて、あえて伸びしろとして2点を残しました。
―――最後に、まだ紙運用を続けている企業の人事担当者へメッセージをお願いします。
人事担当者にとって使いやすいシステムであることが、何より大切だと思っています。「SmartHR労務管理」を導入してから、何時間もかけていた作業が大幅に減りました。
従業員側も時間を問わずスマートフォンから申請できるようになり、双方の負担が軽減されています。まだ紙で運用している会社には、導入をご検討いただければと思います。
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