PBXとは？電話交換機の仕組みを図解！種類・選び方・ビジネスフォンとの違い

離れた場所でも複数の交換機が接続でき、広いエリアで電話網が構築可能です。ほとんどの企業は代表電話番号にかけると、PBXにつながり内線へと転送されます。近年は社内LANと統合するIP-PBXや、クラウド上に構築されるクラウドPBXといった種類のPBXが多く導入されています。

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PBXの機能

PBXには外線を内線につなぐ機能と、各電話機を外線につなぐ機能があります。

外線との発信・着信の制御

PBXには、電話制御機能がいくつもあります。

着信制御

着信制御は、契約された電話番号を親番号に設定し、回線共有した内線を子番号として追加することで、番号ごとに通話が振りわけられる機能です。

発信制御

発信制御は、部署ごとの電話番号・回線を選択できる機能で、相手にどこからかかってきた電話かをわかりやすく伝えられます。外線への発信を制御する発信制御機能には、LCRとACRがあります。

内線同士の通話機能

PBXには、内線同士で通話できる機能があります。内線同士の通話は同じ回線が使われるため、通信料金がかかりません。大企業で複数の拠点がある場合は、専用回線で各拠点のPBXを接続し、内線として扱います。

代表番号着信機能

代表番号着信機能とは、代表番号への着信を事前に登録したグループの電話機につなぐ機能です。あらかじめ設定された優先順位に従い電話を接続します。

転送機能

PBXの転送機能は、不在時や通話中の際に、他の電話機やモバイル端末に転送する機能です。

• 不在転送：不在時や忙しくて出られないときに、指定の番号に転送する
• 話中転送：電話機が通話中の際に、設定された転送先に転送する
• 応答遅延転送：設定された呼び出し音の回数内に応答がない場合に、別の電話に転送する
• 着信選択転送 ：設定された条件に合う着信だけを転送する
• 圏外転送：スマートフォンを内線化して使用する場合、スマートフォンが使えない圏外にある場合は他の圏内の電話に転送する

パーク保留機能

通話中にパーク保留ボタンを押すと、任意の電話機で外線を受けられます。外線を誰に転送すればわからず保留しても、他の電話機で保留から再開できます。

ダイヤルイン機能

ダイヤルイン機能とは、特定の電話番号にかけると、直接担当者や特定の部署に接続できる機能です。例えば、コールセンターでは、複数の企業からの外注を受けている場合、各企業ごとに専用のダイヤルイン番号を設定します。顧客がそれぞれの番号にかけることで、指定された担当者に直接つながり、迅速かつ効率的な対応が可能になります。この機能により、電話の振り分けがスムーズになり、顧客満足度を向上させることができます。

PBXとビジネスフォンの違い

PBXとよく混同される電話用語にビジネスフォンがあります。ビジネスフォンは電話機そのものを指すことがあるため、電話システムに必要な主装置であるPBXと区別されるケースが多いです。

PBXとビジネスフォンの共通点

ビジネスフォンとPBXは次の機能が共通ものとして挙げられます。

• 一つの回線を複数の内線電話機で共有
• 外線の発着信
• 内線同士の通話や転送

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PBXとビジネスフォンの違う点

PBXのみ可能で、ビジネスフォンにできないことは次のとおりです。

• スマートフォンを内線化して使用（IP-PBXやクラウドPBXの場合）
• 離れた拠点を内線で接続（IP-PBXやクラウドPBXの場合）
• 着信相手の情報を表示
• パソコンとの接続

またビジネスフォンとPBXは次の点でも異なります。

接続可能な電話機数

ビジネスフォンはアナログ的に接続するため、つなげられる電話機の数に上限があります。一方PBXはデジタルが主流で、数千台以上を接続できるうえに、複数の拠点をまとめて管理可能です。

そのため、従業員が数百人規模ならビジネスフォン、それ以上の規模の企業やコールセンターならPBXを選んでおいた方がよいでしょう。

事業所の形態

ビジネスフォンは拠点が一か所の場合や、階をまたがないワンフロアでないと使えません。しかしPBXならば支店や工場、複数フロアにまたがる会社など、複数の拠点がある場合でも使えます。

海外拠点でもPBXは使えるので、グローバルに展開する企業にはおすすめです。クラウドPBXであれば、インターネットにつながってさえいれば、どの拠点でも同じ通信環境で電話ができるので、細かい設定や制御も可能になります。

システムの安定性

ビジネスフォンはシステムがダウンすると使えなくなります。PBXは、システムを二重化しておけば一つのシステムが落ちても、稼働を続けられる点がメリットです。

PBXは、内蔵バッテリーを増設することで停電時も数時間の稼働が可能です。またクラウドPBXでスマートフォンを内線化していれば、スマートフォンのバッテリーがある限りクラウドPBXを利用できます。

機能の特徴

ビジネスフォンでは、外線着信からの転送、着信拒否、通話録音といった主に外線通話に特化した機能が充実しています。医療機関ではナースコールといった内線通話がメインとなるため、システムの安定性を重視し、PBXを選択するとよいでしょう。

価格

ビジネスフォンは高くてもおおよそ数百万円ですが、PBXは数百万から数千万円の費用がかかります。しかしクラウドPBXを利用すれば初期費用を抑えられるため、予算に悩んでいる企業でもPBXの導入を検討可能です。

ビジネスフォンの詳細については次の記事で解説しています。

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PBXの種類

現在多くの企業で使われているPBXは、IP-PBXやクラウドPBXといった種類のPBXの普及が進んでいます。PBXとIP-PBX、クラウドPBX、それぞれの機能と特徴を紹介します。

レガシーPBX

従来使用されているPBXは、企業の構内に電話線と電話機といった物理的な設置するタイプで、レガシーPBXとも呼ばれています。ラックに収める形で設計されているケースが多いでしょう。また、コンピューターに電話交換機の機能をもたせたPBXは「UnPBX」と呼ばれ、設定をプログラムで柔軟に変更可能です。

レガシーPBXには次のような機能が搭載されています。一部には内線電話のみに特化したPBXも存在するものの、大半のPBXは外線と通信する機能も備えています。

• 外線との発信・着信の制御
• 内線同士の通話機能
• 代表番号着信機能
• 転送機能
• パーク保留機能

メリットとしては、インターネットに接続せずに利用できるため、通信状態が不安定なときでも音質がよく、内蔵バッテリーにより停電時でも電話が可能です。またネットにつながないことで、情報のセキュリティレベルも高められます。

ただし、物理的な主装置を利用しているため拡張の際は追加で機器が必要であり、老朽化したら機器を交換するのがデメリットです。設置工事や機器の購入、交換などで費用がかかり高いと数千万円にもおよぶ場合があります。

またオフィスを引っ越しする場合、新たなオフィスで設置工事を行う必要があり、なにかとコストがかかりやすい種類といえます。

IP-PBX

IP-PBXとは、「Internet Protocol PBX」のことで、従来のPBXと同じく企業の構内に物理的な主装置を設置します。ただしレガシーPBXと違い電話線をつなぐのではなく、各端末にIPアドレスを割り当て構築するタイプで、社内LANに接続するだけで設定可能です。IPネットワーク上で音声をやりとりするVoIP（Voice over IP）を用いています。

IP-PBXの種類には、ハードウェアとして提供されるIP-PBXと、サーバーにインストールするソフトウェアのIP-PBXがあります。

IP-PBXのメリットは次のとおりです。

• 席を替えても電話番号が変わらない
• パソコンと連携
• 拠点ごとのPBX設置が不要
• 拠点間の内線化により通話料金を削減
• パソコンで簡単に管理
• スマートフォンも内線化

またインターネットを利用することで、レガシーPBXにはない機能が利用できます。

• 通話内容をパソコンに記録
• 留守番電話をメールにて送信
• 電話帳から発信
• パソコンやスマートフォンを内線端末として利用
• 発信相手の情報をポップアップで表示
• ビデオ通話
• 通話内容や履歴のバックアップ
• ペーパーレスのFAX

ただし、レガシーPBXと同様主装置本体の設置やネットワークの配線は必要であるため、やはり導入コストは高額になりがちな点がデメリットです。またインターネット回線を利用するため、セキュリティ対策は必要です。

クラウドPBX

クラウドPBXでは、構内にPBX機器を設置するのではなく、クラウドに構築されたPBXを使い、電話交換機能サービスを利用します。クラウドPBXをIP-PBXとの比べたときの違いとメリットは次のとおりです。

• 初期費用や運用コストの削減ができる
• 運用業務の削減が可能
• 拡張が容易
• 必要な機能のみを利用可能
• モバイル端末と連携できる
• 工事が不要
• 在宅勤務の従業員も利用可能
• 海外の拠点も通話無料

IP-PBXとクラウドPBXの最も大きな違いは、物理的な装置を設置するかどうかです。クラウドPBXは物理的な装置を設置する必要がないため、工事や機器の購入が不要であり、この分のコストを削減できます。

またこのようなメリットの一方で、クラウドPBXはサービスによって、次のようなデメリットがある場合もあります。

• 毎月費用が発生する
• 発信できない番号がある
• セキュリティリスクがある

こちらの記事では、クラウドPBXの機能やメリット、おすすめのクラウドPBXについてさらに詳しく比較・説明しています。導入を検討している方はあわせて参考にしてください。

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PBXのメリット

PBXを利用するメリットとしては、業務の効率化やコスト削減などが挙げられます。それぞれ詳しく解説します。

電話回線や業務をまとめて管理しやすい

企業は事業拡大や業務が増加するごとに、電話環境や業務は複雑化しますが、PBXを入れればまとめて管理がしやすくなります。たとえばビジネスフォンの場合、新たに電話機を支給したり、私物の電話で使った分だけ支払ったりといった対応が必要で、手間がかかるうえすべての通信を管理するのは難しいでしょう。

しかしPBXであれば、電話回線をパソコンやスマホからブラウザを使って一括で管理可能です。また私物のスマホに内線をつないだ場合、業務に利用しているアプリと内線を連携させられます。そのため、電話と業務をまとめて管理でき、スムーズに業務を進められるでしょう。

さまざまな機能で業務を効率化

PBXには前述したように転送機能や代表電話機能といった機能があり、これらの機能を使うことで業務を効率化可能です。たとえば外線代表電話へ着信があった場合、社内の電話機だけでなく、社外にいる従業員のスマホでも受信できるため、電話を取り逃してわざわざ折り返しする手間を省けます。

また複数ある外線電話番号を1つの電話機だけで対応でき、相手に表示される番号も自由に設定できるため、幅広い人が電話を受け取りやすくできます。このように豊富な機能を利用することで、柔軟な対応ができるようになり、結果業務効率も向上するでしょう。

コスト削減

PBXはコストを大幅に削減できることも大きなメリットです。まずIP-PBXやクラウドPBXでは、現在社内で利用しているパソコンや固定電話、PHS、スマホなどのデバイスをそのまま利用できます。そのため新たに従業員用として電話機を購入する必要がなく、端末用のコストを削減可能です。

また、遠い距離に離れた拠点に対しても内線としてつなげます。内線であれば電話代がかからないため、電話代の削減にもつながるでしょう。くわえて、パソコンから回線を一括で管理すると、長く使われていない回線や不要な回線を見つけやすく、これを削減することでコストカットができます。

PBXのデメリット

PBXのデメリットとしては、設置にコストのかかることが挙げられます。先ほど紹介したように、たとえばレガシーPBXやIP-PBXの場合物理的に主装置を設置する必要があり、工事や装置代で導入費用が高額になりがちです。

ただし、クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置するため、大掛かりな工事は必要なく、インターネット回線をつなぐだけで利用可能です。月額費用は発生するものの、初期費用は上記の2つに比べて大幅に抑えられるため、デメリットを軽減したい場合はクラウドPBXの導入を検討するといいでしょう。

PBXの選び方

PBXの導入・買い換えの際に、IP-PBXとクラウドPBXのどちらを選ぶべきか解説します。なお拠点が一か所の場合や、従業員・回線が少ない場合、外線に関連する機能を重視する場合は、ビジネスフォンで十分なケースもあるためよく検討しましょう。

PBXを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• コスト
• 設置工事
• 機能のカスタマイズ
• セキュリティとBCP対策

それぞれのポイントについて説明します。

コスト

初期費用や月額費用を安く抑えたい場合は、クラウドPBXがよいでしょう。ただしクラウドPBXは月額または年額課金制であるため、規模の大きな企業は、オンプレミス型のIP-PBXを利用すると、長期的に費用を抑えられるケースもあります。

設置工事

スタートアップやベンチャー企業など、短期間で拡大しそうな企業の場合は、設置工事のいらないクラウドPBXを選ぶと余計なコストがかからずに済みます。

機能のカスタマイズ

機能をカスタマイズしたい場合、スマートフォンやタブレットを内線化したい場合はクラウドPBXがよいでしょう。

とくにクラウドPBXは、インターネットを通してカスタマイズが簡単にできるのがメリットです。回線数の増減やオプション機能の追加など、今後運用の変更が考えられる場合は、クラウドPBXがおすすめです。

セキュリティとBCP対策

セキュリティを重視する場合は、インターネットに接続しないレガシーPBXがよいでしょう。また、クラウドPBXは110番や119番の緊急通報が発信できないため、緊急時を考慮する場合はレガシーPBXの選択が考えられます。

ただしBCP対策として地震や災害時のインフラ停止を考慮すると、インターネット回線を利用するクラウドPBXの方が安心できます。

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次の記事では、代表電話や内線をスマートフォンで受発信できたり、録音機能が搭載されていたりと、多彩な機能をもったおすすめのクラウドPBXシステムを紹介しています。クラウドPBXを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

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PBXの種類を理解して最適なシステムを導入しよう

企業内の電話交換機であるPBXの仕組みを図解し、用語の意味や種類、PBXの選び方について紹介しました。PBXを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• コスト
• 設置工事
• 機能のカスタマイズ
• セキュリティとBCP対策

一つの回線を共有するビジネスフォンから、複数拠点をつなげるIP-PBX、設置工事が不要なクラウドPBXまで、働き方の変化にともないPBXのシステムは進化しています。自社の規模や予算、環境に合わせて最適なPBXを選びましょう。

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