進捗管理とは？プロジェクトを計画通りに進めるコツ・失敗例と解決策
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進捗管理とは
進捗管理とは、プロジェクトが計画どおりに進捗しているかを管理することです。
進捗管理はプロジェクトを進めるうえでなくてはならないものですが、多くのプロジェクトマネージャーが計画と現実のギャップに苦しみ、解決方法を模索しているのが現実です。
進捗管理が滞る理由
進捗管理が滞る理由は、プロジェクトを行うなかでさまざまな問題が発生するからです。スケジュールの遅れ、人手不足など問題はさまざまで、一度プロジェクトの予定を立ててから開始しても、完了まで予定どおりに進むとは限りません。
プロジェクトを進めるうえでは、定期的に進捗管理を行い、状況に合わせて修正していく必要があります。
進捗管理のポイント
実際に進捗管理で重要なのは、「仕事をどのくらい行ったか」ではなく、「仕事がどのくらい残っているか」で進めることです。
プロジェクトの作業状況を把握し、完了までの作業力・期間を予測、計画の工程表を見直し、遅延や予定とのギャップに対する解決方法を講じていきます。この一連の流れをプロジェクト完了まで繰り返し行います。
進捗管理を正確かつ効率的に進めるなら、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
進捗管理の必要性
進捗管理がなぜ必要とされているのか、理由としては次の3つが挙げられます。
- タスクの対応漏れを防げる
- 納期遅れを防止できる
- 問題の早期発見が可能になる
タスクの対応漏れを防げる
進捗管理を行うことで、タスクの対応漏れを防ぐことにつながります。進捗管理によりタスクのステータスや優先順位を可視化できるようにすれば、全体の作業状況を簡単に把握できるため、対応の漏れや抜けを防ぎ、効率的に業務を行えるようになります。
また、追加のタスクが発生したときにも、業務量に応じて適切にメンバーへ割り振りが可能です。メンバーの進捗状況に合わせてタスクを割り振れるため、あらかじめ個別に状況を確認する必要もありません。
さらに、進捗管理で全体の状況を可視化できれば、メンバーの意識統一や期日への意識を高めることにつながり、生産性を向上させられるでしょう。
納期遅れを防止できる
進捗管理をメンバーで共有することで、納期の遅れを防げます。
進捗管理ができていないと進捗状況を可視化できないため、優先順位をつけられず、一日の作業計画を立てられません。そのため、作業に取りかかるのが遅くなり、スケジュールに遅れが生じたり納品物の品質低下につながったりする恐れがあります。
しかし、進捗管理を共有することで、業務の優先順位が明確になります。今するべきことが一目でわかるようになるため、スケジュールを意識して業務に取り組めるでしょう。結果として、スケジュールの遅延を防ぎ、納期を守ることにつながります。
問題の早期発見が可能になる
進捗管理を行うと、トラブルや問題があったときにも早期発見が可能なため、迅速に対処しプロジェクトを円滑に進められます。
進捗管理では、工程ごとに進捗に問題ないかを確認しながらプロジェクトを進めます。そのため、ミスや遅延などの問題を早期に把握でき、適切に対処が可能です。
また、進捗状況を全体で共有すれば、進捗状況の遅れがあったときにも、余裕のあるメンバーへ迅速にタスクを割り振れるでしょう。メンバー1人の遅れが全体の遅れにつながる可能性もあるため、問題を早期に発見して対処することが重要です。
進捗管理の方法
進捗管理の基本となるステップは次のとおりです。
- 作業の現状把握
- 作業時間・作業期間の推定
- 予定と現実の比較
- 解決策の思索
それぞれのステップについて説明します。
作業の現状把握
プロジェクトの進行が現時点でどこまで完了していて、今後予定されている作業がどの程度残っているかを確認し、プロジェクトの進捗率を明らかにします。
ここで重要になるのは、今後予定されている作業の中で、遅延する可能性のある要因、問題点や課題などを洗い出して進捗率に盛り込むことです。ここですべての可能性を考慮することで、さまざまなリスクの洗い出しができるようになります。
作業時間・作業期間の推定
残されている作業量、問題点や課題を総合して、プロジェクト完了まで必要な作業時間、作業期間を推定します。
プロジェクト開始時に想定していなかった課題やタスクの追加、変更など、プロジェクト進行にはリスク要因がつきものです。リスク要因を特定したうえで、これまでの進行状況と照らし合わせ、できる限り正確な作業時間、作業期間を推定することが重要です。
予定と現実の比較
現実であるプロジェクトの進捗率と、予定されている残りの作業時間・作業期間が特定されたら、それを予定である本来の工程表と比較し、現時点でどの程度のギャップが生じているのか把握します。
もちろん、予定どおりの進捗状況であれば問題ありませんが、遅延が発生している場合は、スケジュール調整を含んだ解決方法の思索が必要です。
解決策の思索
作業の現状把握および、作業時間、作業期間の特定時に表面化した問題や追加タスク、課題をいかに解決するか思索します。
スケジュール調整はもちろんのこと、どの程度の追加コストやリソースを投入可能などの解決法を探ります。ただし、遅延の原因となる事柄を見逃すような、場当たり的な対応を行ってしまうと、次回のチェック時にも同様の問題で遅延が発生してしまいかねません。
進捗管理の失敗例と解決策
進捗管理を行うプロジェクトマネージャーが重要なポイントを理解していたとしても、進捗管理を失敗してしまう場合があります。
進捗管理の失敗例と解決方法を紹介します。
進捗率と進み具合の差
進捗率と進み具合の差に関する、ある事例を紹介します。
メンバーに進捗率を報告させていたプロジェクトマネージャーは、10日間のプロジェクト進捗率が80%に達したため、残り20%＝2日間でプロジェクト完遂だと考え、メンバーに確認を行いました。
ところが、メンバーは追加の作業があるので2日間では終わらないと返答します。では、なぜ進捗率を80%と報告したのかの問いに、本来のタスク自体は80%完了しており、追加分は別と答えられたのです。
このケースでの失敗原因は、プロジェクトマネージャーとメンバーとの間にコミュニケーションの齟齬があったことでしょう。プロジェクトに関する情報の透明性や共有ができていませんでした。
解決策としては、プロジェクト開始の段階でメンバー間の情報共有を行うことです。また、単純に進捗率をメンバーに報告させるようなことをせず、プロジェクトマネージャーみずからタスクの追加や問題点をメンバーに確認する姿勢が重要です。
作業量の把握ができていない
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況や問題点、追加のタスクの有無や量をメンバーに確認していました。しかし、各メンバーの返答はさまざまで不透明です。そして、各タスクの進捗が少しずつ遅れていき、最後には取り返しのならない遅延につながってしまいました。
この失敗は、状況把握の仕方が各メンバーでまちまちであったため、作業量の統一した基準を持てなかったこと、それをプロジェクトマネージャーが鵜呑みにして作業量を把握できていなかったことが原因です。そもそも想定していた作業量を実作業量が上回ることは珍しくなく、正確な作業量を把握するのは困難です。
これを解決するためには、プロジェクトマネージャーを含むメンバー間の密接な連携および、クライアントとの調整が重要になります。作業の進捗状況を日々確認していくとともに、不測の事態に備えた調整・報告・確認を徹底して行っていき、こういった小さな積み重ねで作業量を把握して行くことが重要です。
進捗管理を成功させるコツ
上記のような失敗を回避し、進捗管理を成功につなげるためのコツとして、次の5つのポイントにも注目しましょう。
- プロジェクトチームの雰囲気をよくする
- 定例的に進捗確認の会議を行う
- 業務を細分化して管理する
- リアルタイムで情報共有できる環境を作る
- 進捗率・進捗管理の定義を決めておく
プロジェクトチーム内の雰囲気を良くする
進捗管理を成功させるには、プロジェクトチーム内の雰囲気をよくする必要があります。
チーム内の雰囲気が悪いと、コミュニケーションがスムーズに取れないため、不明点があっても解決できなかったり問題点の報告や解決を先延ばしにしたりして、ミスやトラブルにつながることもあるでしょう。
そのため、報告や質問しやすい環境を整え、チーム内の雰囲気をよい状態に保つことが大切になります。また、メンバーがミスや失敗をしても責めることなくミスが発生した原因や対処法を話しあい、全員で解決するチームを意識することで雰囲気を良好に保てるでしょう。
定例的に進捗確認の会議を行う
進捗管理を成功させるには、進捗会議を定期的に行い、全員で進捗確認する機会を作ることも重要です。
チームで定期的に集まり進捗状況を共有すれば、メンバー全員の状況を正しく把握できます。問題や遅れが発生したときでも迅速な対応が可能になります。そのため、会議や朝礼・夕礼など、全員が状況確認できる機会を作るようにしましょう。
テレワークやリモートワークで離れた場所にいるメンバーとも、チャットツールやビデオ会議活用してオンラインミーティングを実施すれば、コミュニケーションを取れるようになります。
業務を細分化して管理する
プロジェクト全体を細分化して管理することも大切です。タスクを細分化して優先順位をつけることで進捗管理がしやすくなり、対応漏れを防ぐことにつながります。
タスクが大まかに分割されている場合はするべき業務を把握できず、漏れや抜けの発生につながります。そのため、業務を細分化して、メンバーがするべきことを容易に把握できるようにしましょう。
また、業務を細分化することで、タスクの優先順位をつけやすくなることもメリットです。一つひとつのタスクがつながっていて、「このタスクを終わらせなければ次のタスクができない」といった場合もあるため、細分化した業務に優先順位をつけて、順番に対応を進めることが大切です。
リアルタイムで情報共有できる環境を構築する
進捗管理には、メンバー同士がリアルタイムで情報共有できる環境が必要です。
たとえばExcel（エクセル）で進捗管理を行う場合には、内容を更新するたびに保存する必要が出てきます。さらに、更新した内容を確認するにはファイルを開き直す必要があるため、確認漏れにつながる恐れもあります。また、ファイルを更新した際に、誰がどのような変更をしたのかがわかりづらいといった問題もあるでしょう。
しかし、ツールを導入してリアルタイムで情報共有が可能になれば進捗状況を容易に把握できるため、漏れや抜けを防ぎ、プロジェクトをスムーズに進めることにつながります。
進捗率・進捗管理の定義を決めておく
進捗管理を成功させるためには、進捗率や進捗管理の定義を決めましょう。
進捗率とは、作業の進み具合を数値化したものです。ただし、進捗率は個人ごとに基準が異なるため、メンバー間で認識にずれが生じることもあります。しかし、認識にずれをそのままにしていると、実際の作業に遅れがあっても把握できず、納期間近に発覚するといったトラブルにつながりかねません。そのため、進捗率を定量的に把握できるよう、基準を明確にすることが必要になります。
基準を明確にするには、成果物を判断基準と設定するとわかりやすいでしょう。たとえば、10ページの仕様書を作るなら2ページ完成した状態で20％、8ページでは80％、といったように成果物を判断基準にすると進捗を正しく把握できるでしょう。
進捗管理は正しい方法でメンバー間共有を
進捗管理の方法ともいえるサイクルの具体的な解説、失敗例から学べることを見てきました。プロジェクトを進捗管理する基本的な概念はどのような場合でも共通していると言えるでしょう。
また、失敗例でも述べたとおり、未来を正確に予測して対策を練るためには、メンバー間の意思統一を図ったうえで透明性のある情報共有を行うことが重要です。
また、効率的な進捗管理を行うなら、ツールの導入がおすすめです。
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