セールスフォースで帳票作成！連携可能なおすすめクラウド帳票ツール7選

求められる帳票作成とセールスフォースの連携

デジタルトランスフォーメーションが加速するなか、多くの企業が業務システムのデジタル化を進めるようになりました。

なかでも、SFAやCRMはもちろん、IoTやAIのテクノロジーを提供しているセールスフォースは、IT資産や業務コストの削減効果が見込め多くの企業が採用するにいたっています。

しかし、セールスフォースに代表されるクラウドシステムが業務の中心となっても、従来より変わらず、日本企業でより重要視される業務があります。

それが帳票作成です。

帳票とは

帳票とは、伝票類・申請書類の総称であり、見積書・発注書・請求書はもちろん、稟議書・作業指示書・出荷票など社内外問わずさまざまなものが含まれます。

従来、帳票は紙で作成されていました。しかし、紙での作成には、大きな手間や印刷・保管コストがかかるため、現在ではシステムやツールを活用して作成するケースが増えています。

紙での帳票作成や管理にかかる課題解決をサポートするサービスも増えており、帳票のデジタル化に対するニーズが高まっています。

拡大する帳票作成ニーズ

日本企業にとっての帳票は「業務を円滑に進行させる」ためになくてはならないものです。事実、帳票作成の市場規模は現在でも成長しており、企業が必要とする種類も増加傾向にあります。

特徴的なのは、拡大する帳票作成ニーズのうち「綿密で美しい帳票作成」が、必須要件の大部分を占めていることでしょう。日本企業にとっての帳票は、業務ノウハウが集約されたものであり、円滑な業務遂行のために「綿密で美しい」必要があるのです。

しかし、要件を満たす「綿密で美しい」帳票作成を可能とするシステムがあったとしても、メインとなる業務システムと分離された状態では効率的とはいえません。必然的に、セールスフォースからの「要件を満たす綿密で美しい帳票作成と出力」が、多くの日本企業で望まれているのです。

セールスフォースでの帳票作成の課題とは

もちろん、セールスフォースで企業要件を満たす帳票作成が可能であれば、問題はないでしょう。

しかし、日本ほど帳票が重視されないアメリカ発祥のセールスフォースでは、帳票作成・出力に多くの課題を抱えています。セールスフォースの帳票作成・出力のやり方を紹介します。

制限の多い差し込み印刷

セールスフォースに用意された標準の帳票出力方法といえる「差し込み印刷」の場合はどうでしょうか。この差し込み印刷には「ノーマル」と「拡張」の2種類があります。

ノーマルの差し込み印刷では、クライアントマシンに用意されたMicrosoft Wordの機能を利用して帳票出力します。そのため、WordのバージョンやWindows OSのバージョンに細かな制限があり、現在の最新の環境では実現が難しいです。

一方の拡張差し込み印刷では、セールスフォース側で作成した帳票をクライアントマシンにダウンロードする形のため、動作要件は幅広くなります。

しかし、「複数オブジェクト・データをひとつの帳票にまとめられない」「操作が煩雑」「出力後の改変ができてしまう」などの問題があり、日本企業の要件を満たすとはいえないでしょう。

Visualforceで帳票作成

それでは、Force.comの機能であるVisualforceを活用し、セールスフォースで帳票を作成するのはどうでしょうか。

この方法は、セールスフォースのライセンスでまかなえるコスト面、Force.com環境で動作するといったセキュリティ面で大きなメリットがあります。しかし、この方法は、HTMLの知識が必須であり、開発のためのコストも小さくありません。さらに、日本企業が求める「綿密で美しい帳票作成」には向いておらず、作成や修正にも膨大な時間がかかってしまうでしょう。

専用の帳票作成基盤を構築

その他には、オンプレミス、もしくはプライベートクラウドのPaaS基盤に、専用の帳票作成プラットフォームを構築する方法が考えられます。

この方法の場合、企業の要件を満たす「綿密で美しい帳票作成」は可能になるでしょう。しかし、プラットフォーム構築に必要なハードウェアの調達、ソフトウェアの開発などに莫大な投資が必要であり、稼働までに長い時間も必要となります。

また、Salesforceとの接続にはAPI連携、メンテナンスにはVPNの利用が考えられるものの、セキュリティが担保された接続を実現するにはそれなりの知識と経験が必要です。

クラウド帳票作成ツールのメリット

上述のように、セールスフォースからの帳票出力にはさまざまな課題があり、どの方法を採用してもなんらかのデメリットが存在します。これらの課題を解決し、セールスフォースから「企業要件を満たす帳票作成」を実現するには「クラウド帳票作成ツール」の活用が有効です。

クラウド帳票作成ツールの活用が有効な理由を、クラウド帳票作成ツールのメリットから解説します。

自由度の高い綿密な帳票作成

クラウド帳票作成ツールは、日本企業独自の要件を踏まえ、それを満足させる機能が搭載された、帳票作成に特化したツールです。

ツールによって機能の違いはあるものの、固定帳票はもちろん、セールスフォースでは難しい複雑な可変帳票への対応や多彩なフォントへの対応など、高い自由度を持ちます。

また、多くのツールが豊富な帳票テンプレートを用意しており、それを基本にカスタマイズが可能なほか、PDFやExcelを読み込んでのフォーマット作成も可能なため綿密で美しい帳票作成を実現します。

導入と開発が容易

すでにプラットフォームとして確立されたクラウドサービスを利用するため、導入が容易であり、初期費用も比較的低く抑えられるのもメリットです。

また、上述したように豊富なテンプレートが用意され、従来のフォーマットを読み込んでフォーマット作成可能なため、帳票作成を含めた開発も容易に行えます。

当然、導入から運用までのロスタイムも最小限にできます。

規模に応じた運用コスト

多くのクラウド帳票作成ツールが、帳票出力数に応じた従量制、もしくはそれに準じた各種月額プランとする費用体系を採用しています。

これは、企業規模に応じて運用コストの最適化が可能なことを意味し、オンプレミスやPaaSを活用した帳票作成プラットフォーム構築に比べ、中小規模の企業でも導入・運用がしやすいといえるでしょう。

セキュリティの確保とメンテナンスフリー

クラウド帳票作成ツールとセールスフォースは、API連携によって接続されます。それぞれのクラウドサービスのセキュリティが確保されているのに加え、ログインAPIによるユーザー認証で、より強固なセキュリティが担保されます。

また、それぞれがクラウドサービスであるため、メンテナンスの必要がなく、常に最新機能の活用が可能です。

帳票作成ツールを選ぶポイント

帳票作成ツールを選ぶ際には、次のポイントに注目するのがおすすめです。

• レイアウトの自由度
• 連携機能
• 価格

レイアウトの自由度

帳票作成ツールの多くは、ドラッグ＆ドロップのような簡単な操作で自由に帳票のレイアウト設計が可能なほか、豊富なテンプレートが用意されている場合もあります。

テンプレートを使用すれば、デザインに悩んだり、1からレイアウトをデザインしたりする必要がなく、簡単に帳票の作成が可能です。多くのテンプレートが用意されているサービスを選べば、最適なテンプレートが見つかりやすくなるでしょう。

他にも、既存の帳票をPDFで読み込みレイアウトを自動作成できるものもあるため、このようなツールを選べば、手間なく帳票のレイアウトを作成できます。

連携機能

帳票作成ツールのなかには、WebAPIでの連携や、Excel・Wordからのデータ取り込みが可能なものもあります。

Salesforce以外にも他のクラウドサービスと連携できるサービスを選べば、出力した帳票をクラウド上で保管や管理したり、電子契約を行えたりと、さらに利便性を高められます。

連携機能のあるツールを選ぶことで、デジタル化を促進し、業務時間を短縮できるでしょう。

価格

帳票作成ツールを選ぶ際には、価格にも注目しましょう。

クラウド帳票作成ツールの利用には、月額費用のほか、サービスによっては初期費用が必要です。月額費用は、帳票数により変動することが多いため、どの程度の出力数が必要かをまずは把握しておく必要があります。

また、機能の追加をする場合は別途オプション料金が発生することもあるため、あらかじめ料金形態や必要な機能を確認し、どの程度のコストがかかるのかを把握しておきましょう。

おすすめのクラウド帳票作成ツール7選

日本企業の要件が満たされた帳票作成を、セールスフォース連携で可能にするには「クラウド帳票作成ツール」の活用が最善策です。下記では、なかでもとくにおすすめできるクラウド帳票作成ツールを厳選して紹介していきます。

多くの電子帳票システムから選びたい方向けにはこちらで比較し解説しています。

• 帳票の発行、配信、受領、保管までを一括管理
• インボイス制度の適格請求書の管理に対応
• 複雑な社内システムとの連携が可能

invoiceAgentは、企業間でやり取りされる多様な形式の帳票を集約管理できる電子帳票プラットフォームです。請求書といった帳票の受配信に加え、データ化、商取引における契約の電子化など、多様な帳票業務を一括管理できます。ワークフローやSFA、CRMなどと連携した、文書管理やデータ更新が可能です。

• 請求書管理の効率化でコスト削減
• 柔軟なワークフロー
• 支出を見える化

Concur Invoiceは、請求書データの管理を電子化することで、請求書の支払いプロセスを改善して大幅なコスト削減に導く電子帳票システムです。請求書管理を効率化することで、1請求書あたりの処理コストを大幅にカットします。また、柔軟に設定できるワークフローで規定違反の発見もしやすく、現場の請求処理や発注申請をトータルでサポートしてくれるのも特徴です。さらに、豊富な標準レポートや、高機能なビジネスインテリジェンスツールが見える化を支援し、支払いの傾向を読み解くことでコスト削減のための計画立案に役立ちます。

• ノンプログラミングで簡単帳票設計
• セールスフォースからボタンひとつで帳票出力
• WebAPIでさまざまなツールと連携可能

SVF Cloudは、綿密な美しい帳票の設計をノンプログラミングで可能にする、クラウド帳票作成ツールです。豊富なテンプレートから独自の帳票を素早く作成、PDFやExcel、スキャンデータから罫線と固定文字を読み込んでフォーマット作成も可能です。またセールスフォースからボタンひとつで可能な帳票出力とあわせ、スムーズな業務進行を約束します。セールスフォース以外にもkintoneとの連携が可能なほか、提供されるWebAPIにより、ERPのようなクラウド業務システムとも簡単に連携できます。

• 幅広い種類のテンプレートを収録
• 帳票発行から履歴の共有・管理まで一元化
• 軽減税率制度、インボイスにも対応

LinkPrint CLOUDは、帳票資産を一元化できる請求書発行システムです。すぐに利用可能な標準テンプレートフォームを収録しており、独自の仕様にカスタマイズも可能です。帳票開発工数を大幅に削減します。どの方法で印刷した場合も日付や作成者、フォーム選択など利用した履歴がすべて残せるのも特徴です。印刷用のPDFの作成以外にも、帳票画面起動やモバイルプリンタ出力など業務にあわせて連携できます。

• Excelの帳票からセールスフォースに適合可能
• マクロ・数式・複数シートを帳票に反映
• マルチクラウド連携・データクエリ機能

oproartsは、Excelのマクロを反映した帳票が作成できるクラウド帳票作成ツールです。Excelでデザインした帳票をクラウドへアップロードし、ブラウザでセールスフォースデータをマッピングするだけで、マクロの反映された帳票作成が可能になります。帳票作成機能のほかにも、帳票の保管・配信をさまざまなクラウドサービス間で実現するマルチクラウド連携機能、複数オブジェクトからのデータ抽出・集計を行うデータクエリー機能も持ち、多彩な場面で活用可能です。

• Excelを活用した帳票作成・出力
• 外出先でもアプリで簡単に帳票出力
• Fleekdriveと連携した帳票の保管・配布

Fleekformは、Excelで作成した帳票に、セールスフォースのデータをドラッグ＆ドロップするだけで、自由度の高い帳票が完成するクラウド帳票作成ツールです。異なる帳票フォームを1つにまとめ、入力データ量に応じて自動で帳票を編集可能といった、自由度の高い帳票作成ができます。また、PDF化した帳票へのパスワード設定、出力履歴確認などセキュリティ面も万全で、スマートフォンアプリでも利用可能です。Fleekdriveとの連携で、作成した帳票の保管・配布もクラウドのみで完結します。

• セールスフォース内で帳票作成を完了
• 出力枚数課金・ユーザー課金なし
• モバイルブラウザ対応

Smart Report Meisterは、ブラウザでのドラッグ＆ドロップで帳票を簡単作成でき、セールスフォース内で動作する帳票作成アプリケーションです。外部連携するサーバーを持たないため、強固なセキュリティを実現します。また、セールスフォースの組織単位での導入となるため、出力枚数課金やユーザーごとの課金もなく利用可能です。もちろん、セールスフォースからの帳票出力となるため、スマートデバイスで外出先からも利用できます。

クラウドERPとも連携可能なSVF Cloud

日本企業がセールスフォースからの帳票出力にこだわるのは、それだけ帳票が重視されていることの表れであり、それを前提としたうえでの業務効率化を望むからでしょう。

一方では、本文中でも解説したとおり、業務の複雑化に呼応するように帳票の種類と数は増加傾向にあり、企業内のさまざまな部門での利用が進んでいます。

クラウド帳票作成ツールには、こうした状況にも対応可能なサービスがあり、たとえばWebAPI機能を提供しているSVF Cloudでは、クラウドERPのような業務システムとも連携可能です。目先の帳票作成機能だけでなく、現状を見据えたうえで、最適なクラウド帳票作成ツールを選択するのがポイントとなるでしょう。

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