30件超の工事もリアルタイムに進捗共有でき会議時間も半減 -「Jooto」導入事例
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事例概要
株式会社PR TIMESが提供する、「Jooto」の活用事例です。
サービス導入企業
- 企業名：株式会社リューケンハイム
- 業種：不動産／建設／設備
- 従業員規模：11～30人
- 所在地：長野県
- 設立年：1999年
受賞部門
「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクション建設業界部門1位
※対象
建設業に関連する企業の生産性向上に貢献した事例を対象とする
導入前の課題
「Jooto」を導入した株式会社リューケンハイムは、長野県東信地区で注文住宅の建築やリフォーム、保育園運営など幅広く事業を展開する地域密着型の工務店です。
土地探しや不動産管理も行う同社では、現場数が増えるにつれ進捗管理が煩雑になっただけでなく、情報共有の困難化など複数の課題を抱えていました。
「DX」をテーマに生産性の向上に取り組んでいた同社では、新築工事の進捗管理や複数ITツールの導入を検討。しかし、ツール導入に向けて動き始めた時点で、ツールの選定や導入、その後の運用に対する課題も見えてきます。
ホワイトボードで進捗管理も情報共有が困難に
「Jooto」導入以前は、本社に設置したホワイトボードにて新築工事の進捗管理をしていた同社。しかし、これでは本社勤務以外の担当者がすぐに記入できず、情報共有にタイムラグが発生している状況にありました。
現場数が増えると、担当者以外が進捗を把握できていないケースも発生するようになり、工事の全体像がわからず危機感を抱いていたといいます。
また、建築に関わるほとんどの担当者が参加する月に2回の進捗確認会議では、案件数が多いために会議に3時間ほどを要することもしばしばあり、残業時間に差し掛かってしまうことも課題でした。
ITツールで業務効率化のはずが選定・導入・運用で担当者に負担
DX推進の一環として、同社では勤怠管理など複数のITツールの導入を並行して進めていました。ところが、ITツールの選定、導入、運用を総務の1名がほとんど担当することとなり、大きな負担がかかっていました。
ツールの選定においては、社内の誰もが使いやすいかどうかを判断軸に数多くのツールの中から選ばなければなりません。自身が理解し利用できるツールかを代表自身も確かめたそうです。
導入による効果
このような課題を解決するために、工事の進捗共有を容易にし、サポートも充実しているタスク管理ツールを検討していた同社。
検討していた10以上のツールのなかから、ガントチャートやカンバンでタスクを可視化・管理できるJootoを導入した結果、次のような効果を得ています。
導入支援プログラムで担当者の負担大幅減
導入にあたっては、導入支援プログラムを活用したことで、総務の担当者がほとんど一人で行っていたツールの選定・導入・運用業務が大幅に軽減されました。
とくに効果が大きかったものに、プロジェクトボードのカスタマイズがあります。自社仕様にカスタマイズする工程をサポートしてもらえたことで、客観的な視点が加わり、自社では気づきにくい抜け漏れを防げたといいます。また、Jootoを初めて使う社員にもわかりやすい仕組みにできたことも利点です。
新たなツールの導入・運用にはいくつものハードルが存在しているものです。ツールを知り尽くしたサービス提供元によるサポートによって、社内でのツールの定着も図れるでしょう。
30件超の案件の進捗をリアルタイムに管理
導入後、建築に関わるすべての部署でJootoを利用し、常時30件超のプロジェクトがJooto上で管理されているといいます。
ホワイトボードによる管理からJootoに移行した結果、情報がリアルタイムで共有されるようになっただけでなく、タスクカードのコメント欄にて担当者間のコミュニケーションが活発に行われるようになりました。
そのほか、総務担当者は、Jootoの「インポート機能」を活用し、独自の工夫でさらなる業務効率化を図っているとのことです。
会議時間が3時間から1.5時間に半減
月2回の進捗確認会議では案件数が多いために3時間ほどかかっていた会議時間が、Jootoの導入により半分の1.5時間にまで削減。
Jootoに共有事項を会議前に入力しておくことで、口頭で説明するのは全体への共有が必要な重要なポイントだけで済むようになりました。
会議による残業がなくなったことも大きなメリットです。残業時間の削減は、人件費の抑制になるだけでなく、社員の労働負担の軽減にもなりました。
効果をもたらした機能
- 初期設定や運用ルールの作成などを支援する「導入支援プログラム」サービス
参照）株式会社PR TIMES「導入支援プログラムで担当者負担が大幅削減。30件超の案件をリアルタイムに管理し、進捗会議の時間は半分に」https://www.jooto.com/casestudy/ryuken-haim/, 2024/2/10確認
BOXIL SaaS AWARDとは
「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS（ボクシル サース）」を運営するスマートキャンプ株式会社が、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。年1回、SaaSの日（※）を記念し発表しているほか、Spring、Summer、Autumn、Winterの四半期ごとにも、優れたSaaSを表彰しています。
「BOXIL SaaS AWARD 2024」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計3つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。さらに部門1位の中から総合1位を選出し、その証として「Best SaaS in Japan」の称号を付与します。
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※スマートキャンプが独自に定めた記念日で、毎年3月4日です
