オンプレミス（パッケージ）のワークフローシステム8選！クラウドとの違いは？

ワークフローシステムのオンプレミス（パッケージ）とクラウドの違い

オンプレミス型ワークフローシステムのメリット・デメリットをクラウド版と比較しながら解説します。

オンプレミスのワークフローシステムのメリット

オンプレミス型のワークフローシステムは社内のサーバーにインストールして利用するため、クラウド型と比較してデータの流出や不正アクセスのリスクを抑えられることがメリットとして挙げられます。ワークフローシステムでは、多くの個人情報を取り扱うため、セキュリティの高さはオンプレミス型の大きな魅力と言えます。

また、オンプレミス型は、業務フローに合わせてカスタマイズや拡張が容易で、自社に合ったシステムで運用ができます。

オンプレミスのワークフローシステムのデメリット

オンプレミス型のワークフローシステムを導入する際には、社内にサーバーを設置する必要があるため、クラウド型よりも初期費用や運用費用がかかることがしばしばあります。

また、オンプレミス型のワークフローシステムではサーバーの購入や設置、保守・更新、セキュリティ対策などを社内で行わなければなりません。これらの作業には、専門的な知識やスキルが求められるため、対応できる人員を確保しておく必要もあるでしょう。

さらに、オンプレミス型は自社のネットワーク内でしか利用できない場合もあり、外出先からのアクセスが難しいこともあります。リモートワークや在宅勤務など、社外からの利用がメインである場合には、不便に感じる場面があるかもしれません。

オンプレミスのワークフローシステムに向いている企業

オンプレミス型のワークフローシステムは、社内で運用リソースが確保できる企業に向いています。そのうえで、セキュリティやカスタマイズ性に優れているため、セキュリティ面を重視したい企業やカスタマイズ性を重視する企業におすすめです。

また、クラウド型よりも費用が高額になる傾向があるため、導入予算に余裕があるとよいでしょう。

オンプレミス型のワークフローシステムは、膨大なデータを社内で管理できるため、独自のセキュリティポリシーや規制に基づいてデータを保護できます。

また、既存の業務プロセスやワークフローを反映させるだけでなく、独自の要件や規則に合わせた機能のカスタムやルールの追加が可能で、企業に合わせて柔軟にカスタマイズできるでしょう。

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オンプレミス（パッケージ）のおすすめワークフローシステム8選

おすすめのオンプレミス型（パッケージ型）ワークフローシステムを紹介します。

ワークフローシステムの中では、クラウド版とパッケージ版のプランを用意していることがあります。パッケージ型はソフトウェアやライセンスを購入して、自社サーバーやIaaS環境で利用できる形態で、自社サーバーにパッケージソフトをインストールすることでオンプレミス型と同様の運用が可能です。

そのため、以下ではパッケージ版で提供しているサービスも紹介しています。

ActionPassportは、紙の書類をそのまま活用できるワークフローシステムで、高いセキュリティと柔軟なシステム構築が強みです。ExcelやWord、PDFなどのファイルを取り込んでフォームを作成したり、APIを使って他のシステムと連携したりでき、申請・承認・決裁などの業務を効率化してくれます。クラウド版とパッケージ版のプランから選択でき、要望によってオンプレミスやASPでも提供しています。

コラボフローは、Excelを使って自由に申請フォームを作成できるワークフローシステムです。直感的な操作で承認経路を設定でき、パソコンやスマートフォンから申請・承認が可能です。1,500社以上の幅広い業界で利用されています^※。稟議書や経費申請の標準テンプレートや、他システムとの連携機能、帳票出力機能などの機能が充実しており、クラウド版とパッケージ版のどちらかを選択可能です。

※出典：コラボスタイル「コラボフロー 顧客満足度No.1の誰でも使いやすいワークフローシステム」（2024年2月20日閲覧）

楽々WorkflowIIは、複雑な承認経路も簡単かつ迅速に立ち上げられるワークフローシステムです。ブラウザベースのフォーム作成ツールや柔軟な経路設定機能、システム間連携機能が魅力です。文書管理やユーザー管理、グローバル対応、帳票出力などの機能も搭載しており、文書管理機能では、申請書の種類や申請者の部署ごとに権限を細かく設定できます。クラウド型とオンプレミス型が展開されており、オンプレミス型の利用料金は、基本ライセンスが2,500,000円（税抜）からです。

ワークフローEXは、クラウド型とオンプレミス型から選べるワークフローシステムで、カスタマイズ性とセキュリティが強みです。申請・承認・決裁、文書管理、業務改善などの機能を搭載しており、メールやFAXでのやりとりをなくし、ペーパーレス化を実現します。また、文書の作成・編集・保存・検索を一貫して管理でき、ワークフローの履歴や統計を分析することで、業務の効率化や品質向上にも役立てられます。導入費用は、利用規模や機能によって変動します。

MAJOR FLOW Z FORMは、業務フローに柔軟に対応できるワークフローシステムです。専用ツール「FormDesigner」を使うことで申請書画面が簡単に作成でき、豊富なサンプル申請書を利用すれば、さらなる効率アップも狙えるでしょう。マスタ参照やスクリプトによる機能拡張も可能で、社内の業務にあった承認フローを実現できます。クラウド版とパッケージ版から選べるため、ニーズに合わせて導入が可能です。

Ci*X Workflowは、人事や総務にかかわる業務の電子化とペーパーレス化を促進するワークフローシステムです。申請書のデザインや承認ルートの設定が直感的に行える機能や、人事システムとの自動連携、組織外のグループで承認ルートを設定できる機能を搭載しています。申請書デザイナー機能では、ドラッグ&ドロップで申請書のレイアウトや入力項目を柔軟にカスタムできます。オンプレミス型とクラウド型の両方から選べる形態です。

Hi-PerBT ワークフローは、承認や決裁までのフローを効率化し、業務の流れを可視化してくれるワークフローシステムです。オンプレミス型とクラウド型から選べます。稟議・届出・業務帳票の回覧までをWeb上で完結でき、スマートデバイスにも対応。多彩な経路設定や申請データの自動計算、他システムとの連携、検索・出力・督促メールなどの機能も備わっています。申請データの自動計算機能では、合計金額や消費税を自動的に算出可能です。

AgileWorks

AgileWorksは、拡張性に優れたワークフローシステムで、組織改編や業務変更にも幅広く対応できます。複雑な組織構造やワークフローをノーコードで設定できるのがポイントです。システム連携・アドオン開発、グループウェア連携、多言語対応などの機能を搭載しており、既存の各種システムとの連携により製品機能の拡張が可能です。利用料金は、同時接続ユーザー数に応じたライセンス体系で、オンプレミス型のみ提供されています。初期費用が2,400,000円（税抜）、サポートサービス価格が年間360,000円（税抜）で、同時ユーザーライセンス数によって別途料金が発生します。

導入形態ごとの特徴を比較してサービスを選ぶ

オンプレミス型のワークフローシステムは、セキュリティが高く、柔軟なカスタマイズ性が魅力です。そのため、セキュリティ面を重視したい企業やニーズに合わせてカスタマイズしたい企業に向いていますが、クラウド型よりもコストがかかりがちなことに注意しておきましょう。

ワークフローシステムの導入を検討する際には、自社のニーズや予算に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

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