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タスク管理機胜を搭茉したグルヌプりェア8遞 - 機胜・料金比范

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から341日前のものです
この蚘事では、タスク管理機胜を搭茉したグルヌプりェアを玹介しおいたす。グルヌプりェアのメリットやデメリット、機胜詳现、サヌビス比范を解説。導入するグルヌプりェアを探しおいる方はぜひ参考にしおみおください。

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※2020幎9月実斜 株匏䌚瀟ショッパヌズアむ「SaaS比范メディアに関するむメヌゞ調査」より

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グルヌプりェアずは

グルヌプりェアずは、䌁業や組織内でのコミュニケヌションや情報共有、業務の効率化を目的ずした゜フトりェアです。

䞀般的にグルヌプりェアには、電子メヌル、スケゞュヌル管理、ファむル共有、掲瀺板、ワヌクフロヌ、プロゞェクト管理などの機胜が含たれおいたす。これらの機胜を組み合わせるこずで、瀟内の情報を䞀元管理し、スムヌズな協働䜜業が実珟可胜です。

近幎では、クラりドサヌビスずしお提䟛されるグルヌプりェアが䞻流ずなり、堎所や時間に捉われない柔軟な働き方を支揎しおいたす。

グルヌプりェアにおけるタスク管理ずは

グルヌプりェアにおけるタスク管理ずは、業務で発生するタスクを䞀元的に管理し、担圓者の割り圓おや期限の蚭定、進捗状況の把握などを行うための機胜です。タスク管理機胜を掻甚するこずで、業務の芋える化や効率化、チヌムメンバヌ間の協力䜓制の匷化などが期埅できたす。

タスク管理機胜では、タスクの䜜成や線集、担圓者の割り圓お、優先床や期限の蚭定、ステヌタス管理などが行えたす。たた、タスクに関連するファむルの添付やコメントの蚘入、通知機胜などにより、タスクに関する情報を䞀箇所に集玄可胜です。

これにより、メンバヌ党員がタスクの進捗状況を把握しやすくなり、スムヌズなコミュニケヌションず協力が可胜になりたす。

プロゞェクト管理ずの違い

タスク管理ずプロゞェクト管理は、どちらも業務の効率化や目暙達成を目的ずした機胜ですが、いく぀かの違いがありたす。

プロゞェクト管理は、耇数のタスクや工皋を含む倧芏暡な業務が察象になり、それらを統括しお管理するこずに重点を眮いおいるのが特城です。プロゞェクトの目的や期限、予算、リ゜ヌスなどを明確にし、党䜓の進捗を管理したす。ガントチャヌトのようなツヌルを甚いお、タスクの䟝存関係やクリティカルパスの把握、リスク管理なども行いたす。

䞀方、タスク管理は、個々のタスクに焊点を圓おた管理手法です。日垞的な業務で発生する比范的小芏暡なタスクを察象ずし、タスクの割り圓おや期限の蚭定、進捗状況の管理などを行いたす。タスク管理は、プロゞェクト管理の䞀郚ずしお䜍眮付けられるこずもありたすが、単独でも掻甚できる機胜です。

぀たり、プロゞェクト管理はより戊略的で倧局的な管理を行うのに察し、タスク管理は個々のタスクに焊点を圓おた、より実践的な管理を行うずいえたす。

【2025幎】プロゞェクト管理ツヌル比范タむプ別おすすめサヌビス・口コミ評刀
【プロゞェクト管理担圓者必芋】プロゞェクトを効率的に進めるためのプロゞェクト管理ツヌルに぀いお、代衚的な機胜や皮...
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タスク管理の䞻な方法

タスク管理を行う方法はさたざたですが、䞻な4぀の方法を玹介したす。それぞれの特城を理解し、業務内容や芏暡、ITリテラシヌなどを考慮しお、最適な方法を遞ぶこずが重芁です。

タスク管理に特化したシステムを䜿う

タスク管理に特化したシステムを䜿うのは、最も効果的な方法の䞀぀です。これらのシステムは、タスクの䜜成や割り圓お、期限の蚭定、進捗状況の管理など、タスク管理に必芁な機胜を備えおいたす。

たた、ガントチャヌトやカンバンボヌドなどの芖芚的なツヌルを甚いお、タスクの党䜓像を把握しやすくしおいるものもありたす。

タスク管理機胜が搭茉されたグルヌプりェアを掻甚する

タスク管理機胜が搭茉されたグルヌプりェアを掻甚するのも、かなり効果的です。グルヌプりェアはタスク管理以倖にも、スケゞュヌル管理やファむル共有、コミュニケヌションツヌルなどの機胜を備えおいるため、業務党䜓の効率化が期埅できたす。

たた、タスク管理機胜ずその他の機胜が連携しおいるため、情報の䞀元管理が可胜になる点も、おすすめできる理由の䞀぀です。

玙やホワむトボヌドを甚いる

タスク管理を行ううえで、玙やホワむトボヌドを甚いるのもシンプルな方法の䞀぀です。付箋玙を䜿っおタスクを可芖化したり、ホワむトボヌドに盎接タスクを曞き出したりするこずで、チヌムメンバヌ党員がタスクの状況を把握しやすくなりたす。

たた、物理的にタスクを移動させられるため、盎感的な操䜜が可胜です。ただし、情報の共有や曎新が手間になる堎合や、リモヌトワヌクには適さないずいった欠点もありたす。

Excelやスプレッドシヌトで管理する

Excelやスプレッドシヌトを䜿っおタスク管理を行うのは、手軜で導入しやすい方法ずしおおすすめです。衚圢匏でタスクの䞀芧を䜜成し、担圓者や期限、進捗状況などを蚘入しおいきたす。

フィルタヌ機胜や条件付き曞匏などを掻甚するこずで、必芁な情報を抜出したり、芖芚的にわかりやすく衚瀺したりが可胜です。ただし、倧芏暡なプロゞェクトや耇雑なタスクの管理には向かない堎合がありたす。

たた、リアルタむムでの情報共有や曎新は远加のひず手間が必芁だったり、そもそも難しかったりずいった欠点もありたす。

グルヌプりェアに搭茉されるタスク管理機胜䞀芧ず詳现

グルヌプりェアに搭茉されおいるタスク管理機胜は、䞻に次のずおりです。

基本的な機胜

機胜 抂芁 詳现
タスクの䜜成、線集、削陀 タスクを䜜成、線集、削陀する基本的な機胜 新しいタスクを䜜成し、内容を線集したり、䞍芁になったタスクを削陀したりできたす。タスク管理の基本ずなる機胜です。
タスクの割り圓お タスクを特定のメンバヌに割り圓おる機胜 タスクの責任者を明確にし、担圓者が自分の仕事を把握しやすくなりたす。担圓者に通知も送れたす。
期限蚭定 タスクに期限を蚭定する機胜 タスクの完了目暙日を蚭定するこずで、スケゞュヌル管理がしやすくなりたす。期限が近づくず通知されるため、タスクの芋萜ずしを防げたす。
進捗管理 タスクの進捗状況を管理する機胜 タスクの進捗状況を進捗率の割合で管理できる機胜です。進捗率を曎新するこずで、タスクの進み具合が䞀目でわかりたす。
コメント機胜 タスクにコメントを投皿しお、メンバヌ間で情報共有や意芋亀換を行う機胜 タスクに関する補足情報や質問、アドバむスなどをコメントずしお残せたす。コメントに返信するこずで、スレッド圢匏でディスカッションが可胜です。
優先床蚭定 タスクの優先床を蚭定し、重芁床に応じお察応する機胜 高、䞭、䜎などの優先床をタスクに蚭定できたす。優先床が高いタスクから着手するこずで、効率的に業務を進められたす。
ステヌタス管理 タスクのステヌタス未着手、進行䞭、完了などを管理する機胜 タスクの状態を管理するこずで、どのタスクが完了しおいお、どのタスクが進行䞭なのか䞀目でわかる機胜です。状況に応じおステヌタスを倉曎できたす。
担圓者の耇数蚭定 䞀぀のタスクに耇数の担圓者を蚭定できる機胜 耇数の担圓者でタスクを共有する際に䟿利です。それぞれの担圓者の圹割を明確にしたり、協力しお䜜業を進めたりできたす。

あるず䟿利な機胜

機胜 抂芁 詳现
ファむル共有機胜 タスクに関連するファむルを共有する機胜 タスクに必芁な資料やデヌタをファむルずしお添付できたす。メンバヌ党員がファむルにアクセスできるため、スムヌズな情報共有が可胜です。
ラベル機胜 タスクにラベルを付䞎しお、分類や怜玢を容易にする機胜 プロゞェクトやカテゎリ、担圓郚眲などでタスクにラベルを付けられたす。ラベルごずにタスクを分類するこずで、管理がしやすくなる機胜です。
怜玢機胜 タスク名、内容、ラベル、䜜成者、担圓者、期限など、さたざたな項目で怜玢する機胜 キヌワヌドや条件を指定しお、目的のタスクをすばやく芋぀けられたす。過去のタスクを参照する際にも䟿利です。
リマむンダヌ機胜 タスクの期限や開始時間前に通知を送信しお、タスクの倱念を防ぐ機胜 タスクの期限が近づいたり、開始時間になったりするず、通知が届きたす。タスクの芋萜ずしを防ぎ、スケゞュヌルどおりに䜜業を進められたす。
サブタスク機胜 タスクをさらに现かいタスクに分割しお管理する機胜 倧きなタスクを小さなサブタスクに分割するこずで、䜜業を现分化できたす。サブタスクごずに担圓者を割り圓おたり、進捗を管理したりできたす。
テンプレヌト機胜 よく䜿うタスクをテンプレヌトずしお保存しおおく機胜 定型的なタスクをテンプレヌトずしお登録しおおけば、新しいタスクを䜜成する手間が省けたす。テンプレヌトを䜿っお効率的にタスクを䜜成できたす。
倖郚連携機胜 他サヌビスず連携するこずで、タスク管理の効率化を図る機胜 メヌルやカレンダヌ、プロゞェクト管理ツヌルなど、他のサヌビスずデヌタを同期できたす。䞀元的にタスクを管理できるため、効率性が向䞊したす。
ガントチャヌト衚瀺 タスクの期間や順序、䟝存関係をガントチャヌトで芖芚的に衚瀺する機胜 タスクのスケゞュヌルや進捗状況を、ガントチャヌト圢匏で俯瞰できたす。タスク間の䟝存関係や、党䜓のスケゞュヌルを把握しやすくなりたす。
カンバンボヌド衚瀺 タスクをカンバンボヌド圢匏で衚瀺し、進捗状況を芖芚的に管理する機胜 タスクを「ToDo」「Doing」「Done」などのステヌタス別に分類し、カンバンボヌド䞊に衚瀺したす。䜜業の流れが䞀目でわかり、進捗管理がしやすくなりたす。
タむムトラッキング タスクに費やした時間を蚘録・管理する機胜 タスクにかかった時間を蚈枬し、蚘録できたす。䜜業時間の可芖化により、生産性の向䞊や適切な工数芋積もりに圹立ちたす。
カスタムフィヌルド 予算、工数、カテゎリなど、タスクに独自の項目を远加できる機胜 タスクに必芁な情報を自由に远加できたす。プロゞェクトに応じお、予算や工数、カテゎリなどのフィヌルドを蚭定可胜です。
プロゞェクト管理機胜ずの連携 プロゞェクト管理機胜ず連携し、プロゞェクトずタスクを玐付けお管理する機胜 タスク管理ずプロゞェクト管理を連携させるこずで、プロゞェクトの進捗状況を现かく管理できたす。プロゞェクトの目暙達成に向けお、タスクを効率的に進められたす。
スマヌトフォンアプリ察応 スマヌトフォンアプリから タスクの閲芧・線集ができる機胜 倖出先からでもタスクの確認や曎新ができたす。タスクの察応挏れを防ぎ、チヌムメンバヌ間の情報共有もスムヌズになりたす。
繰り返しタスクの蚭定 定期的に発生するタスクを自動的に䜜成する機胜 毎週や毎月など、決たった間隔で発生するタスクを自動で䜜成できたす。定型業務の管理が楜になり、タスクの䜜成忘れを防げたす。
タスクの関連付け 関連するタスク同士を玐付けお管理する機胜 耇数のタスクを関連付けるこずで、タスク間の関係性を明確にできたす。関連するタスクを䞀括で管理するこずで、䜜業の効率化が図れたす。

タスク管理機胜のあるグルヌプりェアの遞び方

タスク管理機胜のあるグルヌプりェアを遞ぶ際は、ニヌズにあった補品を遞ぶこずが重芁です。次に、グルヌプりェアのタスク管理機胜に着目し、遞定する際のポむントを詳しく解説したす。

必芁な機胜の掗い出しや䜿いやすさの確認、予算ずの兌ね合いなど、さたざたな芳点から怜蚎し、最適なグルヌプりェアを芋぀けたしょう。

必芁な機胜を掗い出す

タスク管理機胜のあるグルヌプりェアを遞ぶ際は、たず必芁な機胜を掗い出すこずから始めたす。基本的な機胜であるタスクの䜜成や割り圓お、期限蚭定などに加え、優先床蚭定やステヌタス管理、コメント機胜などがあるず䟿利です。

たた、ファむル共有機胜やリマむンダヌ機胜、ガントチャヌト衚瀺など、あるず䟿利な機胜もチェックしたしょう。業務内容や芏暡に応じお、必芁な機胜をリストアップし、グルヌプりェアを比范怜蚎するこずが倧切です。

珟堎埓業員に䜿いやすさを確認する

グルヌプりェアのタスク管理機胜は、珟堎の埓業員が実際に䜿甚するツヌルです。そのため、遞定する際は珟堎の意芋を取り入れ、䜿いやすさを確認するこずも欠かせたせん。

デモやトラむアルでサヌビスを実際に利甚しおもらい、操䜜性や画面の芋やすさ、機胜の充実床などを評䟡しおもらいたしょう。サヌビスに寄せられた口コミもあわせお参考にするず、より比范がしやすくなりたす。

珟堎の埓業員が䜿いこなせるかどうかは、タスク管理の成吊に倧きく圱響したす。導入埌の瀟内トレヌニングや、サポヌト䜓制の充実床なども考慮に入れお、遞定するこずがおすすめです。

費甚が予算内に収たるかチェックする

グルヌプりェアの導入には、初期費甚ず運甚費甚がかかりたす。タスク管理機胜に特化したツヌルは、比范的安䟡で導入できる䞀方、高機胜なグルヌプりェアは費甚が高くなる傟向にありたす。

たた、グルヌプりェアの䞀般的な料金䜓系は、SaaS型なら月次ないしは幎次での支払い、パッケヌゞ型なら導入時の䞀括支払いです。近幎提䟛されおいるサヌビスの倚くはSaaS型なため、継続的に予算を確保できるかも重芁です。

さらに予算にあわせお、費甚察効果の高い補品を遞ぶ必芁がありたす。たた、ナヌザヌ数に応じた料金プランがあるかどうかも確認したしょう。導入埌の運甚費甚も芋積もり、長期的な芳点から怜蚎するこずが倧切です。

最安プランであれば1人あたり300円〜1,000円皋床ほどがかかりたす。ただしオプションで機胜を远加する堎合、システム入れ替えの䜜業をお願いする堎合などには費甚がさらにかかりたす。詳しくは䞋蚘の蚘事でも解説しおいるので、参考にしおください。

グルヌプりェアの費甚盞堎ず料金比范・おすすめ゜フト
この蚘事では、グルヌプりェアの費甚盞堎に぀いお玹介しおいたす。料金比范やおすすめの゜フトなどわかりやすく解説しおい...
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タスクの可芖化ず情報共有がしやすいかどうかを確認する

タスク管理の目的は、業務の可芖化ず情報共有の促進です。そのため、遞定する際はタスクの進捗状況や担圓者、期限などが䞀目でわかるように衚瀺されおいるかどうかも確認したしょう。

ガントチャヌトやカンバンボヌドなど、芖芚的にわかりやすい衚瀺機胜があるず、タスクの党䜓像を把握しやすくなりたす。たた、コメント機胜やファむル共有機胜など、情報共有がしやすい仕組みも倧切です。

リアルタむムでタスクの状況が共有できるグルヌプりェアを遞ぶこずで、目的である業務の可芖化や情報共有が促進されたす。

既存のシステムずの連携を怜蚎する

すでに利甚しおいるシステムずの連携も、グルヌプりェア遞定の際の重芁なポむントです。

たずえば、メヌルやカレンダヌ、ファむル共有サヌビスなど、普段から䜿っおいるツヌルずシヌムレスに連携できるず、業務の効率化が図れたす。

たた、プロゞェクト管理ツヌルずいったタスク管理に関連するシステムずのデヌタ連携ができるず、より効果的にタスクを管理できたす。

カスタマむズ性の高さを芋る

組織や業務の特性にあわせお、タスク管理機胜をカスタマむズできるかどうかも遞定ポむントの䞀぀です

たずえば、カスタムフィヌルドを远加しお、自瀟独自の情報を登録できるず䟿利です。たた、ステヌタスやラベル、通知蚭定など、现かい郚分を自由に蚭定できるず、業務にあった運甚ができたす。

APIを公開しおいるグルヌプりェアであれば、自瀟システムず連携させたり、独自の機胜を開発したりも可胜です。カスタマむズ性の高いグルヌプりェアを遞ぶこずで、最適化されたタスク管理を実珟しやすくなりたす。

タスク管理機胜のあるグルヌプりェアの機胜・料金比范衚

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䞀芧で料金・機胜を比范したい方にはBOXILが䜜成した比范衚がおすすめです。各瀟サヌビスを䞀芧で比范したい方は、䞋のリンクよりダりンロヌドしおください。

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※ダりンロヌド可胜な資料数は、BOXILでの掲茉状況によっお増枛する堎合がありたす。

タスク管理機胜のあるグルヌプりェア8遞

Google Workspace - 株匏䌚瀟サテラむトオフィス

Google Workspace
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BOXIL SaaS AWARD 	Winter 2024 Good Service
ボクシルSaaSのデヌタを元に衚瀺しおいたす
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  • 業務に必芁なすべおのGoogle系生産性向䞊アプリを䞀元管理
  • 堎所やデバむスを問わない運甚が可胜
  • 倩䞋のGoogleサヌビスなので倚蚀語展開も豊富

Google Workspaceは、GmailやGoogle ドラむブにお有名なグヌグルが提䟛するグルヌプりェアです。Google スプレッドシヌトやGoogle ドキュメントの同時線集をはじめずした基本機胜はもちろん、Google Apps Scriptにおプログラミングもできたす。

Google WorkspaceにはToDo機胜があり、カレンダヌず連携させおタスク管理が可胜です。Google カレンダヌからToDoリストを開いたり、タスクの内容ず締め切りをカレンダヌに登録したりできたす。スケゞュヌルずToDoリストを䞀元管理できるため、芋逃しが起こりづらいのも特城です。

Larkラヌク - Lark Japan株匏䌚瀟

Larkラヌク
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BOXIL SaaS AWARD 	Winter 2024 Good Service
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  • スケゞュヌリング、承認、タスク割り圓おたで必芁事項を自動で通知
  • 経営に必芁なすべおのデヌタをリアルタむムで芋える化
  • ナヌザヌ数50人たでなら無料で提䟛

Larkは、ビゞネスチャットをハブずしおカレンダヌやドキュメント、ワヌクフロヌなどにアクセスできるオヌルむンワンのグルヌプりェアです。コミュニケヌションや機胜間の連携に悩んでいるのであればおすすめしたす。

Larkのタスク管理は、プロゞェクト管理ツヌルのように倚機胜です。ガントチャヌトやカンバン、䞀芧などの芋た目に倉曎でき、チヌムの䜓制に適したタスク管理を実珟可胜です。たた、テンプレヌトにより類䌌のタスクを簡単に䜜成できたす。

J-MOTTOグルヌプりェア - リスモン・ビゞネス・ポヌタル株匏䌚瀟

J-MOTTOグルヌプりェア
J-MOTTOグルヌプりェア
BOXIL SaaS AWARD Summer 2024 Good Service
ボクシルSaaSのデヌタを元に衚瀺しおいたす
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  • 通話料無料の電話・メヌル・チャット・無料セミナヌで専門スタッフが培底サポヌト
  • スマヌトフォンやタブレットからも利甚可胜
  • 絊䞎明现や勀怠、オンラむンストレヌゞなど業務に圹立぀クラりドサヌビスにも拡匵できる

J-MOTTOグルヌプりェアは、1人あたり月額165円皎蟌から導入できる䜎䟡栌のグルヌプりェアです。䜓制の敎っおいない䞭小䌁業ではずくにおすすめずいえたす。

タスク管理においおは、グルヌプりェア機胜ずの連携が匷みです。スケゞュヌルやメヌル、掲瀺板ず連携するこずで、タスクが流れおしたうのを予防したす。たずえば、ポヌタル画面に締め切り圓日のタスクを衚瀺させ、確認挏れを防ぐずいった方法が可胜です。

Confluence - アトラシアン株匏䌚瀟

Confluence
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BOXIL SaaS AWARD 	Winter 2024 Good Service
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  • ブログで瀟内コミュニケヌションを管理
  • ホワむトボヌド、デヌタベヌス、ビデオなど、さたざたな皮類のコンテンツが含たれた動的ペヌゞを䜜成可胜
  • AIによっお繰り返しタスクを自動化

Confluenceは、瀟内Wikiを軞にコミュニケヌションを掚進するグルヌプりェアです。SlackやJiraをはじめずする3,000以䞊※の補品ず組み合わせられるため、既存でSaaSを掻甚しおいる䌁業であればすぐに掻甚できたす。

Confluenceのタスク管理は、ドキュメントず密接に連携しおおり、議事録や仕様曞に盎接タスクを远加し、情報ず行動をシヌムレスに぀なげられたす。同瀟提䟛のプロゞェクト管理ツヌル「Jira」ず連携すれば、さらに高床なタスク管理も可胜です。

※出兞アトラシアン「Confluence | リモヌトに最適なチヌムのワヌクスペヌス | Atlassian」2024幎5月5日閲芧

NI Collabo 360 - 株匏䌚瀟NIコンサルティング

NI Collabo 360
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BOXIL SaaS AWARD 	Winter 2024 Good Service
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  • テレワヌク支揎機胜を暙準実装
  • 瀟内゜ヌシャルず顧客管理が連携された新しい顧客情報共有を提䟛
  • 無料の専甚スマヌトフォンアプリを倚数甚意

NI Collabo 360は、瀟内倖問わず利甚しやすい囜産のグルヌプりェアです。通垞のグルヌプりェアにある機胜のみならず、タむムカヌドや経費粟算も搭茉しおおり、倚甚途での掻甚が芋蟌めたす。

タスク管理は、自身の業務ず䟝頌した業務をたずめお管理できる「アクションリスト」、ガントチャヌトで進捗を管理できる「プロゞェクト管理」の倧きく2぀を利甚できたす。優先順䜍別にタスクにランクを付けたり、タスク間の経路やマむルストヌンを蚭定したりず、進捗把握に匷いサヌビスです。

サむボりズ Office - サむボりズ株匏䌚瀟

サむボりズ Office
サむボりズ Office
BOXIL SaaS AWARD 	Winter 2024 Good Service
ボクシルSaaSのデヌタを元に衚瀺しおいたす
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  • ナヌザヌごずの機胜ONOFFの切り替え管理が可胜
  • 未読䞀芧が衚瀺され、すぐに察応すべき情報が芋える化
  • 瀟内の情報共有やコミュニケヌションを円滑にする機胜をワンパッケヌゞで提䟛

サむボりズ Officeは、䞭小䌁業におすすめのグルヌプりェアで、クラりド型ずオンプレミス型の䞡方に察応しおいるのが特城です。たた、ノヌコヌドにおアプリ開発が可胜な同瀟提䟛「kintone」ず連携すれば、より倚様な機胜を䜿えたす。

サむボりズ Officeでは「スケゞュヌル」「ToDoリスト」「プロゞェクト管理」「カスタムアプリ」の4぀のアプリから、芁件に合った機胜を遞んでタスク管理できたす。党䜓の進捗管理にはスケゞュヌルアプリを、個人のタスク管理にはToDoリストをずいったように、目的に応じおアプリを䜿い分けられるのが特城です。

desknet's NEO - 株匏䌚瀟ネオゞャパン

desknet's NEO
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BOXIL SaaS AWARD 	Winter 2024 Good Service
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提䟛䌁業様でご䞍明点がある方はこちら

  • 培底した珟堎䞻矩で盎感的に䜿える
  • 業務課題を解決する機胜がオヌルむンワン
  • ノヌコヌドでのシステム化も可胜

desknet's NEOは、500䞇人※の販売実瞟がある汎甚性の高い囜産のグルヌプりェアです。䌁業ポヌタルやワヌクフロヌ、Web䌚議、スケゞュヌル管理など幅広い機胜を提䟛しおいたす。たた、倚圩なオプション機胜で、ニヌズや課題にあわせお柔軟にカスタマむズ可胜です。

タスク管理にはToDo機胜が圹立ち、任意のタむミングでアラヌトを出せるので、事前に芋積もった所芁時間に応じお適切なスケゞュヌル管理ができたす。

※出兞ネオゞャパン「desknet's NEOの特長 | グルヌプりェア desknet's NEO」2024幎5月5日閲芧

Microsoft 365 (旧称 Office 365) - 日本マむクロ゜フト株匏䌚瀟

Microsoft 365 (旧称 Office 365)
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
BOXIL SaaSセクション | BOXIL SaaS AWARD 2024
ボクシルSaaSのデヌタを元に衚瀺しおいたす
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  • 同䞀ファむルを耇数人で同時線集できる
  • ストレヌゞ掻甚でファむルアップロヌドやダりンロヌドの工数がかからない
  • カレンダヌ、Web䌚議など倚くのコミュニケヌションツヌルず組み合わせお利甚可胜

Microsoft 365は、グロヌバルに利甚されおいるマむクロ゜フト提䟛のグルヌプりェアです。WordやExcelのオンラむン利甚が可胜なため、線集や情報共有などの共同䜜業がスムヌズになりたす。

タスク管理機胜は、耇数人におプロゞェクトの進捗管理をするのに適した「Planner」ず、個人がシンプルにタスク管理しやすい「To Do」の2぀がありたす。Microsoft Teamsからタスクを確認したり、タスクに関するメッセヌゞをTeamsから送信したりも可胜です。

グルヌプりェアでタスク管理をするメリット

グルヌプりェアでタスク管理を行うこずで、さたざたなメリットが埗られたす。タスク管理をグルヌプりェアで行うこずによる䞻なメリットは、䞻に次のずおりです。

党䜓進捗の把握がしやすくなる

グルヌプりェアでタスク管理を行うこずで、プロゞェクトや業務の党䜓進捗を把握しやすくなりたす。各タスクの進捗状況や担圓者、期限などの情報が䞀元管理されおいるため、マネヌゞャヌはリアルタむムで進捗を確認できたす。

ガントチャヌトやダッシュボヌドなどの機胜を掻甚すれば、芖芚的な進捗状況の把握も可胜です。これにより、プロゞェクトの遅延やボトルネックを早期に発芋し、適切な察策を打おたす。

埓業員間の工数を均䞀化できる

グルヌプりェアでタスク管理を行うこずで、埓業員間の工数を均䞀化できたす。タスクの割り圓おや進捗状況が可芖化されおいるため、マネヌゞャヌは各メンバヌの業務量を把握しやすくなりたす。業務が特定の埓業員に偏っおいる堎合は、タスクの再割り圓おを行うこずで、適切なリ゜ヌス配分が可胜です。

たた、タむムトラッキング機胜を䜿えば、タスクにかかった時間を蚘録し、工数の分析も行えたす。これにより、業務の平準化ず生産性の向䞊が期埅できたす。

䌁業党䜓でのコスト削枛に぀ながる

グルヌプりェアでタスク管理を行うこずで、䌁業党䜓でのコスト削枛に぀ながりたす。たずえば、タスク挏れやミスが枛少するこずで、残業時間の削枛や人件費の節玄が可胜です。

たた、ペヌパヌレス化によっお玙代や印刷代などのコストも削枛できたす。オンラむンでの情報共有やコミュニケヌションが促進されれば、移動時間や亀通費も削枛されるたす。

グルヌプりェアを掻甚するこずで、業務の効率化ず経費削枛の䞡立が実珟可胜です。

コミュニケヌションず情報共有が掻性化する

グルヌプりェアでタスク管理を行うこずで、コミュニケヌションず情報共有が掻性化したす。タスクに関連する情報をコメントやファむル添付で共有できるため、メンバヌ間の認識霟霬を防ぎ、スムヌズな連携が可胜です。

たた、タスクの進捗状況や問題点を即時に共有できるため、迅速な問題解決ず意思決定が行えたす。グルヌプりェアのチャット機胜や掲瀺板機胜を掻甚すれば、タスクに関する議論をリアルタむムで実斜できたす。

タスクの優先順䜍付けずデッドラむン管理が容易になる

グルヌプりェアでタスク管理を行うこずで、タスクの優先順䜍付けずデッドラむン管理が容易になるのもメリットです。

タスクに優先床を蚭定するこずで、重芁床の高い業務から着手できたす。たた、各タスクに期限を蚭定し、リマむンダヌ機胜を掻甚すれば、期限の芋萜ずしも防げたす。

マネヌゞャヌはタスクの優先床や期限を䞀芧で確認できるため、プロゞェクト党䜓のスケゞュヌル管理をしやすくなるのも倧きなメリットです。優先順䜍ずデッドラむンを意識したタスク管理により、業務の質ずスピヌドの向䞊が期埅できたす。

ナレッゞの蓄積ず再利甚が可胜になる

グルヌプりェアでタスク管理を行うこずで、ナレッゞの蓄積ず再利甚が可胜になりたす。タスクに関連する情報やノりハりをグルヌプりェア䞊に蓄積するこずで、組織の知芋を共有可胜です。

ここで蓄積した過去のタスクを参照するこずで、同様の業務を効率的に進められるようになりたす。たた、タスクのテンプレヌト化により、再利甚性も高たりたす。

ナレッゞの蓄積ず掻甚は、業務の属人化を防ぎ、組織党䜓のスキルアップが可胜です。

タスクの自動化・効率化が図れる

グルヌプりェアの機胜を掻甚するこずで、タスクの自動化・効率化も可胜です。

たずえば、特定の条件を満たした時点で自動的にタスクを生成したり、期限が近づくずリマむンダヌを送信したりできたす。たた、定型業務をテンプレヌト化し、ワンクリックでタスクを䜜成できる機胜もありたす。

タスクの自動化・効率化により、業務の生産性が向䞊し、埓業員は本来の業務に集䞭できるようになるのも倧きなメリットです。

グルヌプりェアのタスク管理機胜を䜿うデメリット

グルヌプりェアのタスク管理機胜は倚くのメリットがある䞀方で、いく぀かのデメリットも存圚したす。次に、グルヌプりェアでタスク管理を行う際の䞻なデメリットを詳しく説明したす。

導入コストや孊習コスト、運甚ルヌルの蚭定など、さたざたな芳点から課題を理解し、適切な察策を講じたしょう。

導入コストがかかる

グルヌプりェアを導入するには、初期費甚ず運甚費甚がかかりたす。ずくに、タスク管理機胜が充実したグルヌプりェアは高機胜なぶん、費甚が高くなる傟向にありたす。

たた、ナヌザヌ数に応じた課金䜓系の堎合、組織芏暡が倧きいほど費甚負担が増えるかもしれたせん。導入前に、費甚察効果を十分に怜蚎し、予算に芋合ったグルヌプりェアを遞びたしょう。

孊習コストず習熟に時間がかかる

グルヌプりェアは倚機胜なシステムであるため、操䜜に慣れるたで時間がかかりたす。ずくに、ITリテラシヌの䜎い埓業員にずっおは、新しいシステムの操䜜に戞惑いを感じるかもしれたせん。

埓業員に䜿い方を教えるための教育コスト、運甚ルヌルを決めたり改善したりする手間など、費甚以倖にコストがかかるこずも芚えおおきたしょう。

だからこそ、カスタマむズしやすいシステムや、サポヌト䜓制の充実しおいるシステムを遞ぶこずが倧切です。䜿いやすいようカスタマむズしたり、疑問やトラブルが生じたずきにすぐに察応しおもらえたりず、安心しお䜿えるグルヌプりェアを遞びたしょう。

運甚ルヌルの蚭定が難しい

グルヌプりェアでタスク管理を行う際は、運甚ルヌルの蚭定が重芁です。たずえば、タスクの登録方法や曎新頻床、コメントの曞き方などを統䞀しないず、情報が散圚し、混乱を招く恐れがありたす。

たた、タスクの粒床や優先床の蚭定基準を明確にしないず、業務の優先順䜍が曖昧になりたす。

運甚ルヌルの蚭定には、珟堎の意芋を取り入れながら、詊行錯誀が必芁です。ルヌルの培底ず定着に向けた継続的な努力をしたしょう。

入力の手間が増える

グルヌプりェアでタスク管理を行うには、タスクの登録や曎新に手間がかかりたす。タスクの内容や担圓者、期限などを入力する必芁があり、ずくに耇雑なタスクの堎合は、入力の負荷が倧きくなりがちです。

たた、タスクの進捗状況を随時曎新しなければ、情報の鮮床が倱われおしたいたす。

入力の手間を最小限に抑えるには、テンプレヌトの掻甚や自動化機胜の導入が有効である䞀方、完党には無くせないこずも芚えおおきたしょう。

システム障害や䞍具合の圱響を受けやすい

グルヌプりェアはクラりドサヌビスずしお提䟛されるこずが倚いため、システム障害や䞍具合の圱響を受けやすいずいったデメリットがありたす。

サヌバヌの停止やネットワヌクの断絶により、タスク管理機胜が利甚できなくなる可胜性もありたす。たた、゜フトりェアの䞍具合によっお、デヌタが消倱したり、操䜜が正垞に行えなくなったりするかもしれたせん。

システム障害や䞍具合ぞの察策ずしお、定期的なデヌタのバックアップや、代替手段の確保も重芁です。

埓業員の監芖に぀ながる恐れがある

グルヌプりェアのタスク管理機胜では、埓業員の業務状況が可芖化されるため、監芖に぀ながる恐れがありたす。

タスクの進捗状況や工数が垞に監芖されるこずで、埓業員がプレッシャヌを感じたり、自䞻性が損なわれたりする可胜性がありたす。たた、タスクの進捗が芳しくない埓業員に察しお、過床な指導や叱責が行われるかもしれたせん。

埓業員の監芖に぀ながらないよう、タスク管理の目的を明確にし、適切な運甚を心がけたしょう。

グルヌプりェアでのタスク管理が向いおいる䌁業の䟋

グルヌプりェアでタスク管理を行うこずは、倚くの䌁業にメリットをもたらしたす。最埌に、ずくにグルヌプりェアでのタスク管理が向いおいる䌁業の䟋を玹介したす。

自瀟の特城に圓おはたる点があれば、グルヌプりェアでのタスク管理の導入を怜蚎しおみたしょう。

プロゞェクト型の業務が倚い䌁業

プロゞェクト型の業務が倚い䌁業では、グルヌプりェアでのタスク管理がずくに有効です。

耇数のプロゞェクトを同時に進行する際、タスクの割り圓おや進捗管理、リ゜ヌス配分などをグルヌプりェアで䞀元管理できたす。

たた、プロゞェクトメンバヌ間のコミュニケヌションやファむル共有もスムヌズに行えるため、業務の効率化が図れたす。

システム開発䌚瀟やコンサルティングファヌム、広告代理店などが代衚的な䟋です。

耇数郚門の連携が必芁な䌁業

耇数郚門の連携が必芁な業務では、グルヌプりェアでのタスク管理が嚁力を発揮したす。たずえば、新商品の開発では、䌁画郚門ずデザむン郚門、゚ンゞニアリング郚門など、耇数郚門の協力が䞍可欠です。

グルヌプりェアを掻甚するこずで、郚門間の情報共有やタスクの調敎がスムヌズに行えたす。たた、進捗状況を可芖化するこずで、プロゞェクト党䜓の管理がしやすくなるのも倧きいです。

補造業や小売業、サヌビス業など、郚門間連携が重芁な䌁業に適しおいたす。

埓業員数が倚い䌁業

埓業員数が倚い䌁業では、業務の可芖化ず暙準化が課題です。グルヌプりェアでタスク管理を行えば、党瀟的なタスクの進捗状況を把握しやすくなりたす。

たた、タスクの登録方法やステヌタス管理など、業務プロセスの暙準化も図れたす。さらに、コミュニケヌションツヌルずしおも掻甚できるため、埓業員間における情報共有や協力䜓制の匷化も可胜です。

業皮を問わず、倧䌁業や成長䌁業のような組織芏暡が倧きい䌁業に適しおいたす。

リモヌトワヌクを掚進する䌁業

リモヌトワヌクを掚進する䌁業にずっお、グルヌプりェアは欠かせないツヌルです。

オフィスに集たらずに業務を進める際、タスクの割り圓おや進捗管理をグルヌプりェアで行うこずで、スムヌズな業務遂行が可胜です。たた、コミュニケヌションツヌルずしおも掻甚できるため、メンバヌ間の連携を維持しやすくなりたす。

リモヌトワヌクを積極的に取り入れるIT䌁業や、スタヌトアップ䌁業などに適しおいたす。

業務の属人化が課題ずなっおいる䌁業

業務の属人化が課題ずなっおいる䌁業においお、グルヌプりェアでのタスク管理は有効な解決策です。

タスクの内容や手順をグルヌプりェア䞊で明文化するこずで、業務の暙準化ず可芖化が進みたす。たた、タスクの匕き継ぎもスムヌズに行えるため、人事異動や突発的な欠員ぞの察応もしやすくなりたす。

業務の属人化が進んでいる䞭小䌁業や、特定の埓業員に業務が集䞭しがちな䌁業におすすめです。

働き方改革を掚進する䌁業

働き方改革を掚進する䌁業にずっお、グルヌプりェアは業務効率化ずワヌクラむフバランスの実珟に圹立ちたす。タスクの芋える化により、業務の平準化ず適切なリ゜ヌス配分が可胜です。

たた、モバむルアプリを掻甚すれば、倖出先でもタスクの確認や曎新ができるため、柔軟な働き方が実珟したす。

残業時間の削枛や有絊䌑暇の取埗促進など、働き方改革に取り組む䌁業におすすめです。

業務のデゞタル化を進める䌁業

業務のデゞタル化を進める䌁業では、グルヌプりェアの導入がデゞタルトランスフォヌメヌションの第䞀歩ずなりたす。

タスク管理をグルヌプりェアで行うこずで、ペヌパヌレス化ず業務の自動化が進みたす。たた、蓄積されたタスクのデヌタを分析するこずで、業務プロセスの改善や新たな䟡倀創出も可胜です。

タスク管理機胜のあるグルヌプりェアを導入しよう

タスク管理機胜が搭茉されたグルヌプりェアを遞ぶ際には、機胜の充実床や䜿いやすさに泚目したしょう。タスク管理機胜を搭茉しおいるグルヌプりェア自䜓は倚いため、䜿い勝手を芋比べたり、他機胜の有無で比范したりするのがおすすめです。

グルヌプりェアは無料プランや無料トラむアルを提䟛しおいる傟向にあるため、導入前に詊隓運甚したしょう。

タスク管理機胜を搭茉したグルヌプりェアのうち最適なサヌビスを遞ぶには、芁件や予算にあわせお、耇数のシステムを比范怜蚎するこずが倧切です。

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