PPAPの代替案4つ - おすすめの代替サービス6選 | 課題と脱するメリット

PPAPとは

PPAPとは、パスワード付きのZIPファイルをメールで送信し、その後、別のメールでパスワードを送るファイル共有方法です。

P：パスワード（Password）付きZIP暗号化ファイルを送信する
P：パスワード（Password）を送信する
A：暗号化（Angoka）する
P：プロトコル（Protocol）

※出典：一般財団法人日本情報経済社会推進協会「PPAP」（2024年6月28日閲覧）

主にファイルを安全に送受信する目的で、多くの企業や組織で利用されてきました。しかし平井卓也デジタル改革担当相が中央省庁にてPPAP利用廃止を宣言したことも相まって、近年PPAPから運用を変更する気運が高まっています。

PPAPの問題点

セキュリティリスクがある

PPAPは一見すると安全なファイル共有方法ですが、ZIPファイルとパスワードを別々のメールで送信したとしても、メールの送信経路を傍受された場合には効果をなしません。またアカウントの乗っ取りにも弱いといえます。

運用負荷が高い

PPAPはファイルの送信者と受信者の双方に工数が発生しやすい方式です。送信者はファイルをZIP形式に圧縮し、パスワードを設定し、2通のメールを送信します。受信者は2通のメールを受信し、パスワードを入力してファイルを解凍します。どちらにおいても一定の作業が発生しており非効率だといえるでしょう。

取引先からの信用低下

PPAPは、セキュリティ上のぜい弱性や運用上の非効率性に加え、取引先からの信用低下を招く可能性もはらんでいます。PPAPを使い続けることで、セキュリティ意識の低さやITリテラシーの不足を露呈するだけでなく、時代の流れに適応できていない印象を与えかねません。

PPAPから脱するメリット

セキュリティ強化

PPAPに代わるクラウドストレージやファイル送信サービスの導入で、セキュリティを強化できます。これらのサービスは暗号化やアクセス制御を備え、ファイルの漏えいを防ぎます。多要素認証やIPアドレス制限など、追加のセキュリティ対策も利用可能です。さらに、バージョン管理やアクセス履歴により適宜追跡もできます。

業務の効率化

PPAPからの脱却は業務効率の向上につながります。オンラインストレージやファイル送信サービスではアップロードしてURLを送信するだけで共有が完了。そのためファイルの圧縮や解凍といった手間が省け、業務時間を短縮できます。

ブランドイメージの向上

PPAPからの脱却は企業のイメージ向上に寄与します。安全で効率的な代替手段は、セキュリティ意識の高さを示し信頼性の向上につながります。これにより取引先の企業や見込み顧客へ安心感を与えられるでしょう。

PPAPの代替案

オンラインストレージ

オンラインストレージは、インターネット上でファイルを保存するサービスです。URLでの共有、アクセス権限設定、バージョン管理などセキュリティ面でも優れているのが特徴です。Google ドライブやDropbox、OneDriveなど有名なサービスが多数提供されています。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスは、大容量ファイルの送信に特化したサービスです。メールに添付できないサイズのファイルを送る際に便利で、必要ならダウンロード期限やパスワード設定もできます。代表的なサービスとして、オフィス宅ふぁいる便、GigaFile便、firestorageなどが挙げられます。

メールセキュリティ対策

メールのセキュリティ対策ソリューションの中には、PPAPの代替機能を提供しているものもあります。メール本文や添付ファイルを自動的に暗号化したり、ダウンロード期限を設定したりできるため、メールでのファイル送信のセキュリティを高められます。

ビジネスチャット

そのほかとしては、ビジネスチャットでのファイル共有が候補としてあげられます。ファイル共有単体の機能ではないものの、会話の流れの中でファイルを共有できるため、コミュニケーションを円滑に進めやすいのが強みです。

PPAPの代替案となるサービス【オンラインストレージ】

Fleekdriveは、セキュアなファイル共有と共同編集を可能にする企業向けのオンラインストレージです。Fleekdriveには次のような特徴があります。

• リアルタイム共同編集による作業効率向上
• アクセス制限やウィルスチェックで安全を確保
• ダウンロードせずとも大容量のデータを再生可能

Fileforceは、普段のフォルダ管理のように扱いやすい法人向けのオンラインストレージです。Fileforceには、次のような特徴があります。

• 多要素認証やシングルサインオンへ対応
• ユーザー数無制限プランとID課金プランあり
• 開発から運用、サポートを日本国内で実施

Box／Box over VPNは、VPN経由での利用が可能なオンラインストレージです。Box／Box over VPNには、次のような特徴があります。

• ストレージ容量が無制限
• 120種類以上の拡張子でプレビュー
• 7種類の細かなアクセス権限設定

PPAPの代替案となるサービス【ファイル転送サービス】

Bizストレージ ファイルシェアは、ファイル送受信と共有フォルダーの両方の機能を備えた、コストパフォーマンスの高いサービスです。Bizストレージ ファイルシェアには次のような特徴があります。

• ファイル送受信機能と共有フォルダー機能を提供
• IDを持っていないゲストとも送受信が可能
• 容量課金のため利用者数が多くても低コスト

SECURE DELIVERは、富士フイルムイメージングシステムズが提供する安全で使いやすいファイル転送サービスです。SECURE DELIVERには次のような特徴があります。

• 大容量ファイルや機密データの送受信に適切
• ゲストユーザーへの送付に対応
• 利用通数に応じた従量課金制でコストを抑える

OKURNは、ファイル転送に特化したシンプルなファイル転送サービスです。OKURNには次のような特徴があります。

• 1ファイルあたり100GBまで送信可能
• ID課金制で費用をコントロールしやすい
• ワークフロー機能で上長のチェックを挟める

PPAPに代わる最適なファイル共有手段を見つけるために

PPAPの代替手段には、それぞれ特徴やメリットがあります。セキュリティ要件や業務内容、コストなどを考慮し、最適なファイル共有手段を選ぶことが重要です。ファイル共有サービスやメールセキュリティを比較する際には、容量が必要十分か、どのようなセキュリティ対策がなされているかなどをチェックしましょう。

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