労務管理のDX化とは？おすすめソリューションサービス15選

DXとは

DXとは「Digital Transformation：デジタルトランスフォーメーション」の略で、デジタル技術の活用で商品や業務、人々の生活をよりよいものへ変革することです。トランスには「交差する」といった意味があるため略称では「X」が使われます。

企業におけるDXでは、ITツールや業務システムの導入がとくに重要であり、実際に業務効率の向上や生産性の向上を実現する企業が多く見られます。一方日本全体ではまだまだDXが進んでおらず、経済産業省によると^※このままDXが進まなければ、2025年以降最大12兆円の経済的損失が発生すると予測されているのが現状です。

※出典：経済産業省「DXレポート ～ITシステム『2025年の崖』の克服とDXの本格的な展開～」（2024年10月25日閲覧）

労務管理にDXが必要な理由

業務のなかでも、直接的な売上につながることのない労務管理でDXを進めるべき理由としては、業務効率の向上や、人事データの活用が挙げられます。

人事や労務管理の業務効率が大幅に向上する

まず大きな理由として、業務効率の大幅な向上が挙げられます。電子化の進んでいない労務管理では、タイムカードの打刻時間を転記し集計する、有給申請書の情報をパソコンに入力し有給消化率を算出するといった、単純な入力作業も多く存在します。

しかしこういった単純作業・定型業務はシステムの導入やデジタル化により、多くの作業を自動化可能です。またさらにDX化が進めば、人事労務のビジネスプロセス全体をつなぎ、幅広い業務が自動化できるでしょう。作業時間が削減されれば、働き方改革や人事評価制度の見直しといったコア業務にも注力できるようになり、生産性の向上にも期待できます。

企業に蓄積された人事データを活用できるようにする

企業には人事に関するデータが多く蓄積されており、DX化によってこれを有効活用できるのも理由の1つです。近年日本では少子高齢化が急速に進んでいることから労働力人口も減少が激しく、今後は従業員により高いパフォーマンスを発揮してもらう必要があります。

ただし個人それぞれに得意や不得意、スキルや経験が異なるためこれらの情報を把握し、高いパフォーマンスを発揮しやすいよう、適切な人材育成や人材配置を行うのも重要です。ところがこういった有益な情報は各部門に点在しているケースが多く、データの項目や数値の基準などもバラバラで、うまく活用できていないのが現状です。

そのためDX化によって、こういったデータを1つの人事システムに集約し、同じ基準や項目で情報を比較・判断ができるように環境を整える必要があります。

労務管理におけるDX化のメリット

労務管理におけるDXのメリットは次のとおりです。

• 工数・ミスの削減
• 業務の属人化防止
• ペーパーレス化の促進
• 多様な働き方の促進
• 人材採用業務を効率化できる
• 人事業務全般を適正化できる

それぞれ詳しく解説します。

工数・ミスの削減

労務管理におけるDX化の大きなメリットは、工数とミスの削減です。従来の労務管理では、紙の書類やExcelファイルを使用して情報を管理するのが一般的でしたが、データの入力や更新、検索に多くの時間と労力を要し人為的ミスも発生しやすい状況でした。

しかしDX化が進めば、データの一元管理が可能になり、高度な検索機能で必要な情報へスムーズにアクセスできます。データ入力はもちろん、更新・確認・共有にかかる時間も大幅に削減できます。またAIやRPAの活用により、給与計算や勤怠管理などの複雑な作業も正確かつ迅速にでき、大量のデータ処理も自動化が可能です。

行政手続きも、多くの作業が簡略化できるうえ、スケジュール管理により手続き漏れが発生しにくくなるため、担当者の負担を大きく軽減できます。

業務の属人化防止

労務管理におけるDX化のメリットとして、業務の属人化防止も挙げられます。従来の労務管理では、特定の担当者の経験や知識に依存する傾向があり、業務プロセスや情報が個人に集中して、この人物がいないと業務が滞るリスクを伴いました。

しかしDX化で労務管理のプロセスがシステム化・標準化されれば、知識や経験がなくとも、誰でも簡単に情報確認や業務が行えます。

そのため特定の個人に頼らず、全員が同じ品質で業務を遂行できるほか、業務の引き継ぎや新人教育も効率化され、組織全体の生産性が向上します。

ペーパーレス化の促進

労務管理におけるDX化では、ペーパーレス化を促進できます。従来の労務管理では大量の紙書類を扱うのが一般的で、給与明細・勤怠記録・各種申請書など、さまざまな書類が日々発生し、管理に多くの時間と労力を要していました。

しかしDX化によって、これらの紙書類を電子データ化することで、書類の作成や保管、検索がすべてデジタル上で行えます。

物理的な保管スペースの削減や文書の紛失リスクの低減、情報セキュリティの向上が実現できるほか、電子署名や電子印鑑の活用によって、各種申請や承認プロセスもオンライン化できます。ペーパーレス化は処理速度の向上を実現し、場所や時間に縛られず柔軟に業務を遂行できるでしょう。

多様な働き方の促進

多様な働き方を促進できるのも、労務管理をDX化するメリットです。

DXツールの導入により、多くの業務がオンライン化するため、企業はリモートワークやフレックスタイム制の導入が容易になります。また社員は自宅やサテライトオフィスから勤怠登録や各種申請が可能になり、管理者もリアルタイムで勤務状況を把握できます。

これはさまざまな雇用形態にも対応しやすく、育児や介護との両立を目指す社員や、副業・兼業を希望する社員など、幅広いニーズに応えられるでしょう。

人材採用業務を効率化できる

DXは労務管理だけでなく、人材採用業務の効率化も可能です。従来の採用活動では、応募者の履歴書や進捗管理、応募者への対応を行うだけでも多くの時間がかかります。また紙やExcelで管理を行っていると、情報共有もスムーズにできないため、採用担当者それぞれの求める人物像にズレが生じ、雇用のミスマッチが起こることも考えられます。

しかしDX化によって多くの業務は自動化できるため、応募者数が増加しチェックすべき履歴書や進捗管理が増加してもスムーズな処理が可能です。またシステムを通じて誰でも情報にアクセスできるため、情報共有も簡単であり雇用のミスマッチも起きにくくなるでしょう。

応募者への対応もスピーディーになり、合否の決定に至るまでの時間も短縮できるため、他社よりも早くアプローチを行うことで、優秀な人材も確保しやすくなります。

人事業務全般を適正化できる

DX化が進めば、人材育成や人材配置といった人事業務全般の適正化も可能です。DXが進むとシステムに人事情報も集約されるため、各従業員の年齢や性別といった基本情報はもちろんスキルや経験、職歴、行動特性といった情報まで一目で把握できるようになります。

これらの情報があれば、どこに配属すればより活躍できるかがわかるため、適正な人材配置が可能です。またこれらの情報を分析すれば得意不得意もわかりやすく、どのように教育すればより本人の能力を伸ばせるかがわかりやすいため、最適な人材育成プランもつくれるでしょう。

従業員としても活躍できる場所に配属されたり、自分の能力がしっかり伸びていると実感できたりすれば、仕事のモチベーションを維持しやすく、離職率の低下も期待できます。さらに、企業全体での年齢構成や離職率、有給消化率といった情報も蓄積・分析できるため、バックオフィスに関する企業全体での課題を可視化するのにも役立つでしょう。

労務管理のDX化が進まない主な要因・課題

上記のように多くのメリットがあるDXですが、冒頭でも紹介したように労務管理のDX化はスムーズに進んでいるとはいえない状況です。主な原因や課題としては次のようなものが挙げられます。

• 金銭的・人的コストの不足
• データの収集や整理に手間と時間がかかる
• 業務変化に抵抗がある
• DX化を推進できる人材がいない
• 旧システムへの依存

それぞれ詳しく解説します。

金銭的・人的コストの不足

労務管理のDX化が進まない要因の1つが、金銭的・人的コストの不足です。新しいシステムの導入には多額の支出を必要としますが、多くの企業ではDX化に必要な初期投資や運用コストのねん出が難しい状況です。

株式会社オービックビジネスコンサルタントが行った調査^※では、ペーパーレス化への取り組みに対しての課題として、多くの企業が次のポイントを挙げています。

• ツール導入のコスト
• 費用対効果の証明
• 社内のリソースの不足

このように人事労務担当者が自力では解決できない要素が上位を占めています。

金銭的・人的コストの不足は、とくに中小企業にとって大きな障壁であり、労務管理のDX化を遅らせる大きな要因といえます。

※出典：オービックビジネスコンサルタント「人事労務にもDXを！業務のペーパーレス化・デジタル化を確実にする最善の方法とは」（2024年10月26日閲覧）

データの収集や整理に手間と時間がかかる

デジタル化を進めるためにITツール・システムを導入する際、とくに必要なデータの収集や整理といった導入準備に手間や時間がかかることも課題の1つです。人事労務は企業全体に関わる分野であり、各部門に文書が点在し、紙の文書と電子化された文書が混在するケースも少なくありません。

しかしシステムの導入やDXを行うには、こういったデータをすべてまとめて必要な書類を整理したうえで、データの取扱いルール策定やデータ活用を行う必要があります。当然こういった作業は非常に手間も時間もかかるため、前述したような人的リソースの確保が難しい企業では、DX化に着手するのは難しいといえるでしょう。

業務変化に抵抗がある

労務管理のDX化が進まない要因として、業務変化への抵抗もあります。長年同じシステムや手法を使用してきた組織では、新しい技術や方法への移行に対して強い抵抗感が存在します。

理由としては慣れ親しんだ業務フローの変更や技術的な不安に加えて、デジタル化や自動化によって仕事を失うことへの懸念、DX化のメリットが理解できないなどさまざまな要因が考えられるでしょう。

また、変化を望まない保守的な組織文化が根付いている場合、新しい取り組みへの抵抗が組織全体に広がっている場合もあります。

DX化を推進できる人材がいない

DX化を推進できる人材がいないことも、労務管理のDX化が進まない要因です。DX化の推進には、IT知識をもった人材が必要ですが、多くの企業でそういった人材が不足しており、外部からの人材採用における金銭的な負担も大きくなりやすいでしょう。

既存の人事や総務の担当者が知識・スキルを習得するには時間がかかるうえ、日常業務と両立できないケースや、どのように進めればよいかわからず、取り組みが停滞するケースもあります。

またDXの必要性や効果を経営層に説明し、理解を得られる人材がいないと、予算や人員の確保も難しいでしょう。

旧システムへの依存

労務管理のDX化が進まない要因の1つが、旧システム（レガシーシステム）への依存です。長年事業を展開している大企業では、古い基幹システムを使い続けていることが多く、業務プロセスに深く組み込まれているため、すぐに変更できない場合があります。

またレガシーシステムには新しい技術との互換性や保守・運用コストの増大、セキュリティリスク、システムを使える人材の減少による知識・スキルの継承など、さまざまな問題点があります。

これらの要因により、多くの企業が旧システムから脱却できず、DX化の推進は滞っているのが現状です。システムの刷新には多大な時間とコストがかかるため、経営判断が遅れる場合もあるでしょう。

労務管理のDX化を成功させる進め方

このように労務管理のDX化には、さまざまな課題が存在しますが、これらの課題はやり方によって軽減や解消も可能です。労務管理のDX化を進める際のポイントを、各工程ごとに紹介します。

目的を定めて段階的に進める

労務管理のDX化を成功させるには、目的を明確に定めて段階的に進めるのが重要です。労務管理における課題や改善点を洗い出し、DX化の具体的な目的を設定してから、目的にもとづいた優先順位をつけて段階的な導入計画を立てます。

一度にすべての業務をDX化するのではなく、高い効果が見込める部分から着手して、徐々に範囲を広げていくアプローチが効果的です。

それぞれの段階で小さな成功を積み重ねることで、社内の理解と協力を得やすくなり、DX化への抵抗も軽減できます。また、段階的な推進によって問題点を迅速に発見できるため、軌道修正もしやすくなります。

業務の内容やフローの見直し

DX化の対象となる業務や対象となる業務の周辺業務は、内容やフローの見直しを行いましょう。システムの導入やデジタル化を行うと、これまでの業務フローではうまく業務が回らないことも多く、不要となる作業も出てくるでしょう。

そのためDX化を行うことによる業務の変化を予測し、今一度業務の内容やフローをDXに合わせたものへ変更します。こういった作業を行うことで、現場の混乱を未然に防ぎ、スムーズにDXを進めやすくなります。

目的に合わせたITツールを選定する

労務管理のDX化の成功には、目的に合わせた適切なITツールの選定が大切です。明確化された労務管理業務の課題や改善点に対して、それらが解決できる最適なツールを探す必要があります。

ツール選定の際は、次のポイントを意識しましょう。

• 使いやすさ
• カスタマイズ性
• セキュリティ
• サポート体制
• コストパフォーマンス

全従業員が使用するツールであれば、直感的で操作しやすいインターフェースであるか確認します。業務フローに合わせて設定を変更できたり、既存のシステムとスムーズに連携できたりすると便利です。

また近年はクラウド型システムも多く初期費用は無料か低価格で、月額料金も安く抑えられるケースが多くあります。最低限必要な機能を搭載したシステムであれば、高いコストパフォーマンスも期待できるでしょう。

さらに個人情報を扱う労務管理では、高度なセキュリティ機能が不可欠なほか、導入後のサポートが充実しているかも重要な選定基準です。複数のベンダーでデモを比較検討し、最適なツールを見つけましょう。

導入効果を明確にする

労務管理のDX化を成功させるためには、導入効果を明確にすることが重要です。

まずは、DX化を推進する前の現状を正確に把握して数値化します。勤怠管理や給与計算にかかる時間、ミスの発生頻度、紙の使用量などを測定しておきましょう。

次に「勤怠管理にかかる時間を50%削減する」や、「給与計算のミスをゼロにする」「紙の使用量を80%削減する」など、DX化によって達成したい具体的な目標を設定します。

これらの目標にもとづいてDX化推進の効果を予測し、可能な限り数値化します。コスト削減額や業務効率化の程度、従業員満足度の向上など、さまざまな視点から効果を検証するのが重要です。

DXツールの導入後は実際の効果を定期的に測定し、目標との差を分析します。効果が予想を下回る場合は、原因を特定して改善策を講じましょう。

このように、導入効果を明確にすることで、DX化の必要性や投資対効果を経営層に説得力のある説明ができるため、全社的なDX化も進めやすくなります。

入社手続きのDX化におすすめシステム3選

クラウドハウス労務は、複雑な人事労務業務をペーパーレスで簡単にできるセミオーダー型クラウドサービスです。入社手続きや雇用契約といった労務業務を電子化ができるほか、従業員データベースの構築により、データを一元的に管理できます。

年末調整の手続き申請や承認業務も、スマートフォンやパソコンから簡単に行えるため、担当者だけではなく従業員の負担も軽減できます。

かんたん雇用契約 for クラウドは、雇用契約手続きに特化したクラウド型DXサービスです。入社手続きに必要な個人情報の収集から、雇用契約締結、管理まですべてオンラインで完結できるのが特徴です。

勤怠システムや人事システム、給与システムともCSVで連携できるため、既存のシステムをそのまま利用しながら導入できます。要望や用途に応じたカスタマイズも可能で、Web面談機能や採用管理機能、評価機能などの拡張ができます。

SmartHR労務管理は、労務業務のペーパーレス化に役立つ労務管理ツールです。入社手続きや雇用契約・従業員への文書配布・年末調整・マイナンバー管理・給与明細など、労務に関する機能が搭載されています。

年末調整のDX化におすすめシステム3選

ロウムメイトは、低価格でスムーズに導入できる労務管理システムです。年末調整の申請手続きに必要な書類を、簡単なアンケートに回答するだけで作成できるのが特徴です。設問ごとにヒントテキストを設定できるため、記入ミスや従業員からの問い合わせも軽減できます。

システムが保険料控除を自動計算したり、前年データを自動的に複写したりするため、担当者は内容を確認するのみで、ヒューマンエラーの削減にも効果的です。

マネーフォワード クラウド年末調整は、労務担当者の手入力を削減できる年末調整ソフトです。年末調整の書類配布から入力・修正依頼・回収・提出まで、すべてオンラインで完結できるほか、年税額の自動計算・訂正、電子手続きもすべてソフト1つで対応できます。

他社の給与計算ソフトとも連携でき、クラウドと紙を併用した運用も可能です。メールアドレスがなくても、個別IDの発行でアルバイトやパート従業員にも対応できます。

オフィスステーション年末調整は、年末調整業務のペーパーレス化で業務を効率化できるツールです。最新の所得税制に対応して控除額まで自動計算してくれるほか、既存の給与システムとCSV・APIで連携できます。従業員はスマートフォンから申告書を提出できるほか、入力時間は最短3分と短いため簡単に対応可能です。

人事労務のさまざまな業務に対応する機能を拡張できるほか、金融機関並みのセキュリティ性能を誇っています。

勤怠管理のDX化におすすめシステム3選

KING OF TIMEは、働き方に合わせたさまざまな打刻方法を利用できる勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォン、ICカード、指紋による生体認証での勤怠打刻が可能です。加えてパソコンでのパスワード認証や従業員各自の端末での打刻、クラウド上や位置情報からの打刻など、幅広い打刻方法を選択できます。

就業規則に合わせた勤怠管理が可能で、休暇管理や申請・承認、給与連携など、機能が充実しています。専門スタッフによるサポート体制も整っており、チャットや電話、オンラインヘルプ、動画などで不明点を解決できるでしょう。

ジンジャー勤怠は打刻修正や集計、承認作業を効率化できる勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォン、タブレット、ICカードなど、従業員の働き方に合わせてさまざまな打刻方法を選択できます。また打刻漏れや不正打刻を防止できる機能、出退勤情報から労働時間を自動集計する機能も搭載されています。

他にも、各種申請・承認、シフト管理、有給管理など勤怠管理に関する幅広い機能を利用可能です。セキュリティ体制やサポート体制も整っています。

ジョブカン勤怠管理は、初めてでも簡単に使える勤怠管理システムです。ICカード打刻や指紋認証打刻、GPS、LINE・Slackといったチャットツールからの打刻など、職場環境や働き方に合わせた打刻方法を利用できます。

シフト管理や休暇の申請管理、従業員の勤務状況の自動集計など、業務が効率化できるさまざまな機能を搭載しています。医療機関に特化した複雑なシフトパターンの勤怠管理でも運用可能です。

給与計算のDX化におすすめシステム3選

マネーフォワード クラウド給与は、勤怠集計データの自動計算やWebでの明細発行が可能な給与計算システムです。企業の方針に合わせた給与の計算式を自由にカスタマイズできるほか、各月の給与計算結果を比較でき、差分が生じた従業員をすぐに確認できます。

所得税や雇用保険料の自動計算機能に加えて、マネーフォワード クラウドの各種サービスとの連携も可能で、労務管理業務を大幅に効率化できます。

freee人事労務は、複雑な労務業務を一元化でき、ミスの削減や業務効率化を実現できるツールです。勤怠管理と給与計算をシステム上でまとめて管理できるため、担当者の転記で生じるミスや作業時間を削減できます。

給与計算の自動化やWebでの給与明細の出力はもちろん、月額変更届や所得税徴収高計算書の作成、インターネット上での給与振り込みなど、さまざまな機能が搭載されています。

COMPANY給与計算システムは、給与計算における複雑な処理業務を自動化できる給与計算システムです。給与・賞与計算の自動化機能に加えて、計算結果がチェックできる豊富な機能を搭載しています。

社会保険の届出が必要な場合でも、書類の自動作成や作成書類での電子申請が可能です。年末調整での所得税や退職金、企業年金の計算も行えるなど機能性の高いシステムです。

経費精算のDX化におすすめシステム3選

TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応した、経費精算業務を大幅に効率化できるシステムです。領収書を専用ポストに投函するだけで経費申請が可能で、担当者はシステム上で画像を確認するだけで経費計算が完了します。

回収された領収書はTOKIUMが回収して10年間保管するため、担当者は原本の確認や保管作業からも解放されます。

Bill One経費は、専用のビジネスカードを使った経費精算が可能なクラウド経費管理サービスです。全社員にビジネスカードを発行して、領収書と明細金額の自動突合ができます。企業から立替経費を排除し、効率的な経費精算が可能です。

領収書の受け取りから承認、仕訳、保管まですべてオンラインで完結できるほか、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度にも迅速に対応しています。

バクラク経費精算は、経理業務で発生する手作業をすべて自動化できるシステムです。領収書を使いまわした際の自動判定機能や、スキャナの保存要件を自動判定する機能などにより、ミスを事前に防止できるのが特徴です。アプリやチャットツールから時間や場所を選ばずに承認できます。

スマートフォンアプリから複数の領収書を自動で読み取ったり、一括でアップロードできたりする機能も搭載されており、経費申請をしやすい点が魅力です。

目的に合わせたツール選定でDX化を成功させよう

労務管理のDX化によって、業務効率を大幅に改善できるほか、担当者の業務負担の軽減が可能です。現在では、労務管理を改善するためのさまざまなDXツールが提供されているため、目的に合わせたツールを選択すればDXを推進できます。

本記事を参考に、課題が解決できる労務管理システムを比較しましょう。

労務管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。