中小企業向けの文書管理システムを厳選して紹介します。中小企業が抱える文書管理業務の課題や、その課題を文書管理システムのメリットがどのように解決するかなども解説しています。システム選定のポイントもあわせて紹介しているため、参考にしてください。
【30秒でわかるこの記事のポイント】
・中小企業には、書類の保管スペースや検索の手間を削減し、情報流出リスクの防止や電子帳簿保存法への対応も進めやすい文書管理システムがおすすめ
・比較の際は現場が扱いやすい操作性や検索性、セキュリティとアクセス権限、電子帳簿保存法などの法制度への対応を要チェック
・中小企業向け文書管理システムには、「NotePM」「楽々Document Plus」「Dropbox」などがある
文書管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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文書管理システムとは
文書管理システムとは、契約書や請求書、社内マニュアルなどの文書を電子データとして保管し、検索や共有、更新までを一元的に扱えるシステムです。近年は、紙の書類を読み取って文字データに変換するAI-OCRや、蓄積した文書をAIが要約・回答する機能を備えた製品も増えています。
紙のファイリングやファイルサーバでの管理を文書管理システムに置き換えることで、担当者しか置き場所を知らない文書をなくし、必要な書類に誰でもたどり着ける状態をつくれます。
導入が広がる背景には、ペーパーレス化の流れに加えて電子帳簿保存法※への対応があります。同法の保存区分は「1.電子帳簿等保存」「2.スキャナ保存」「3.電子取引データ保存」の3つです。
紙で受け取った書類を電子化して保存する場合は2、メールやクラウドで授受した取引データは3が関係します。
※出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」（2026年8月20日閲覧）
中小企業が抱える文書管理業務の課題
多くの中小企業は大企業に比べて人手も予算も限定される傾向があり、文書管理業務にもさまざまな課題を抱えるケースが見られます。
- 保管場所の確保に労力や費用がかかる
- 管理や検索に手間がかかる
- 紛失や流出のリスク管理ができていない
- 社外から文書を確認できない
- 法改正への対応が追いつかない
保管場所の確保に労力や費用がかかる
文書の保管場所の確保に労力や費用がかかることは、人手も予算も不足しがちな中小企業では大きな課題です。契約書や社内マニュアルの増加に伴って管理するべき文書が増えるほど、スペースを確保するための労力や費用も膨らみます。
契約しているオフィス内に十分なスペースがない場合は、新たに書類保管のためだけの場所を確保しなければなりません。社外の保管場所に書類を移動する手間がかかるうえ、そのスペースには賃料が毎月発生します。
管理や検索に手間がかかる
書類の管理や検索に手間がかかる点も課題の1つです。紙の文書を多く扱っている中小企業では、必要な書類やマニュアル、社内規程などを探したり元の場所に戻したりするために多くの時間を費やしていることもあるでしょう。
ファイル名の付け方や置き場所が担当者ごとに違うと、担当者が不在の際に探す側は書庫や共有フォルダなど複数の場所を探す必要が出てきます。
紛失や流出のリスク管理ができていない
文書の紛失や流出のリスク管理が不十分となっているケースもあります。紙の顧客情報や作業マニュアルを持ち帰って業務を行おうとしたときに、万が一紛失や盗難が発生した場合、企業の信頼に傷がつきます。
また、不正にコピーした文書が流出した場合も、企業イメージに傷がついたり行政処分の対象になったりと、企業活動に大きな悪影響を与えます。
社外から文書を確認できない
紙やオフィス内のパソコンで文書を管理していると、社外から中身を確認できません。書類の原本や共有フォルダがオフィスに置かれている限り、確認のためだけに出社や帰社が必要になるためです。
訪問先で契約条件を聞かれても即答できず、いったん社に戻ってから折り返す、といった対応は珍しくないでしょう。テレワークや直行直帰を認めていても、押印や書類確認のために出社が発生する状態では制度がうまく機能しません。
法改正への対応が追いつかない
中小企業の文書管理体制では、法改正への対応が追いつかないことも考えられます。電子帳簿保存法の電子取引データ保存では、保存方法に加えて検索機能の確保まで求められます。自社の保存が要件を満たしているかは、条文を読むだけでは判断しにくい部分です。
たとえば、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務調査でダウンロードの求めに応じられれば検索機能の要件が不要になります※。自社がこの例外に当てはまるのかどうかを判断する段階でつまずくケースも少なくありません。
何をどこに保存すればよいかを整理しきれないまま運用が続き、要件を満たせているか自社で判断できない状態にあることが、中小企業における文書管理業務の課題です。
※出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和7年6月）」（2026年8月20日閲覧）
中小企業こそ文書管理システムを導入すべき理由
前章の課題は、人手や予算が限られているからこそ影響が大きくなるものです。文書管理システムを導入すると、次の効果が見込めます。
- デジタルで保管できて省スペース化できる
- 管理や検索が効率化できる
- アクセス制限やログ管理で紛失・情報流出リスクを防げる
- 社外からも安全に書類を確認できる
- 電子帳簿保存法などの法対応を進めやすい
デジタルで保管できて省スペース化できる
文書管理システムを導入すると、デジタルデータで文書を保管でき、書庫や倉庫のスペースを削減できます。データで文書を管理できれば多くの書類において紙での保管が不要になり、保管場所とその継続コストを減らせるためです。
膨大な量の紙の文書も、デジタルデータとして保管すれば必要なスペースはストレージ分だけになるでしょう。
さらに役立つのは、紙の書類を読み取って文字データに変換できるスキャン・AI-OCR機能です。この機能を使用すれば過去の書類も電子化できます。
管理や検索が効率化できる
文書管理システムで文書を管理すれば、管理や検索の業務が大きく効率化できます。データであればフォルダ移動も書類同士の関連付けも手間がかからず、条件を指定して検索すれば必要な文書がすぐに表示されるからです。
ここで役立つ機能が、本文の中身まで対象にする全文検索とタグ付けです。マニュアル名や取引先名だけでなく、書類の中の一語からも文書を探し出せるため、文書探しの時間を短縮できます。
さらに、同じ文書を複数人で同時に編集できる共同編集と、いつ誰がどこを直したかを残すバージョン管理によって、文書を共有しやすい体制が構築しやすくなります。
アクセス制限やログ管理で紛失・情報流出リスクを防げる
文書管理システムを導入することで、紙の持ち出しや不適切なコピーによる紛失・情報流出のリスクの軽減が期待できます。
閲覧・編集権限の細かな設定や「誰がいつ文書を開いたか」の操作ログを自動で記録可能です。そのため、不正な持ち出しや情報漏えいを抑止し、自社の信用と安全性を確保するのに役立ちます。
社外からも安全に書類を確認できる
クラウド型の文書管理システムなら、社外からも必要な書類にアクセスできます。ブラウザやアプリからアクセスできるため、テレワークや直行直帰の運用と両立しやすくなります。
営業先で急に契約条件の確認が必要になった場合や、出張先で文書業務を進めたいときにも役立ちます。これまで出社しなければできなかった確認作業がオフィス外から対応できるため、移動と待ち時間が減ります。
電子帳簿保存法などの法対応を進めやすい
文書管理システムは法令に対応するよう随時アップデートが行われているサービスも多いです。保存要件を満たす仕組みが製品側に備わっているため、自社で一から環境を用意する工数を抑えられます。
たとえば、電子帳簿保存法※の電子取引データ保存では、真実性の確保として次の4つのいずれかの措置が求められます。
- タイムスタンプが付された後にデータを授受する
- データの授受後、速やかにタイムスタンプを付す
- 訂正や削除の記録が残るシステム、または訂正や削除ができないシステムで授受と保存を行う
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定し、運用・備え付ける
加えて可視性の確保として、画面や書面で確認できる見読可能装置の備え付けと、検索機能の確保が必要です。
検索機能は、日付・金額・取引先を条件にできること、日付と金額は範囲を指定できること、2つ以上の項目を組み合わせられることの3点が求められます※。
※自社開発のプログラムを使う場合はシステム概要書の備え付けも必要です。また、ダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、範囲指定や組み合わせ検索の要件は不要です。
タイムスタンプ機能や訂正削除の履歴を残す仕組み、条件を組み合わせた検索を備えた製品を使えば、これらの措置のうち一部を製品側で満たせます。
ただし、システムを導入すれば法対応が完了するわけではありません。運用ルールの整備や保存対象の切り分けは自社で決める必要があるため、製品はあくまで要件を満たしやすくする手段と考えましょう。
※出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和7年6月）」（2026年8月20日閲覧）
中小企業向け文書管理システムの選び方
確認したい軸は次の4つで、加えて従業員規模ごとの選定ポイントも整理します。
- 誰でも扱いやすい操作性か
- 検索性と必要な機能が揃うか
- 電子帳簿保存法などの法制度に対応できるか
誰でも扱いやすい操作性か
専任の情報システム担当を置けない中小企業では、誰でも扱える操作性が定着を左右します。画面表示や操作感がなじまないシステムだと導入後の利用が浸透せず、結局紙のままの運用が残ってしまう可能性があります。
比較のポイントは、マニュアルを読まなくとも文書を登録・検索できるぐらいの簡単な操作性かどうかです。
なお、文書管理システムには電子契約システムを兼ね備えているものもあります。この場合は取引先もシステムを操作するため、社内の使いやすさだけでなく、取引先側の手間の少なさも確認しておきましょう。
検索性と必要な機能が揃うか
文書管理システムの比較ポイントの1つは、探している文書にスムーズにたどり着けるかです。全文検索の対象範囲（ファイル名だけか、添付ファイルの中身まで含むか）や、タグ付けの自由度などを確認しましょう。たとえば、NotePMはファイルの中身まで対象にした検索を強みとしています。
既存の業務手順を変えられない場合は、申請・承認のワークフローを自社の流れに合わせて設定できるかも確認しましょう。ワークフローの大幅な変更が必要になると、その検討や現場への周知に時間と手間がかかります。
他にも、バージョン管理や承認ワークフローまで必要なら楽々Document Plus、取引先との契約書のやり取りを電子化したい場合はDocYouなどが選択肢に入ります。
電子帳簿保存法などの法制度に対応できるか
請求書や契約書を扱うなら、電子帳簿保存法の保存要件に沿った機能が備わっているかを確認しましょう。要件を満たさない保存方法のまま運用すると、あとから保存先ごと組み替える作業が発生するためです。
比較のポイントは、日付・金額・取引先での検索と範囲指定・組み合わせ検索に対応しているか、そしてタイムスタンプや訂正削除の履歴を残す仕組みがあるかです。
電子帳簿保存法への対応を公表している製品には、楽々Document Plusやクラウドサイン、DocYou、WAN-RECORD Plusがあります。
電子帳簿保存法への対応を軸にサービスを絞りたい場合は、対応製品を比較した次の記事を参考にしてください。
【従業員規模別】特に確認すべきポイント
中小企業とひと口に言っても、10人の会社と100人の会社では扱う文書の量も管理体制も異なります。従業員規模ごとに、優先して確認すべきポイントを紹介します。
10人以下
従業員10人以下の企業で確認したいのは初期費用をかけずに、無理のない金額で始められるかです。
たとえば、10人まで無料で使えるConfluenceや、無料プランがあるクラウドサインなら、費用をかけずに文書の電子化を試せます。初期費用0円で40人まで月額5,400円（税抜）のNotePMも、人数が増えたときの余裕がある選択肢です。
100人以下
100人規模になると部署や拠点が分かれ始め、アクセスを制限したい文章も増えていきます。ここで確認したいのは部署や役職ごとに閲覧・編集の範囲を分けられるかです。
たとえば、NotePMはノート単位で共有範囲を設定でき、参照専用権限やゲスト権限、ユーザーをまとめて扱うグループ機能も用意されています。
100人以上
100人規模では扱う文書の種類と量が増え、承認を口頭やメールで済ませる運用は難しくなっていきます。確認したいのは申請から承認までのワークフロー機能と、バージョン管理ができるかです。
たとえば、楽々Document Plusは登録した文書に電子承認のプロセスを設定でき、複数の承認者へ同時に回す並列経路や、前の担当者への差し戻しにも対応しています。変更履歴の追跡とバージョンの比較・復元ができるConfluenceも候補の1つです。
文書管理システムの選び方は次の記事でも詳しく紹介しています。
中小企業向け文書管理システムにかかる費用・価格相場
クラウド型の文書管理システムの月額費用は、課金の単位によって次の3つの型に分かれます。
- ユーザー課金型：1人あたり月額●●円と、使う人数に比例する料金体系
- プラン定額型：△△人まで月額●●円からと、人数の枠ごとに定額の料金体系
- 容量課金型：1TBあたり月額●●円からと、保存容量で決まりユーザー数は無制限の料金体系
初期費用は無料の製品と有料の製品に分かれます。たとえば、NotePMやDocYou、WAN-RECORD Plusは初期費用が0円です。
一方、承認や版管理まで含む本格的な文書管理製品では初期費用が発生する傾向があります。楽々Document Plusは初期費用300,000円（税抜）から、月額費用は100人で90,000円（税抜）からという水準です。
BOXILが主要40サービスを調査したところ（2026年6月時点）、初期費用は0円～200,000円程度、月額費用は10,000円～100,000円程度が相場でした。
費用相場の詳細は、次の記事で確認できます。
中小企業が利用できる補助金・助成金
文書管理システムの導入費用は、公的な補助金で負担を軽くできる場合があります。2026年度に利用できる代表的な制度が、デジタル化・AI導入補助金2026※（旧称：IT導入補助金）です。
通常枠の補助率は1/2以内で、令和7年度改定の地域別最低賃金未満で雇用していた従業員の割合など一定の条件を満たす事業者は2/3以内です。補助上限額は、対象となる業務プロセスが1〜3つなら5万円以上150万円未満、4つ以上なら150万円以上450万円以下となります。
対象経費にはソフトウェア購入費とクラウドサービス利用料（最大2年分）が含まれ、対象業務プロセスには「総務・人事・給与・教育訓練・法務・情シス・統合業務」のカテゴリがあります。文書管理システムはこのカテゴリに該当する可能性があります。
ただし、補助の対象になるのはIT導入支援事業者が事務局に登録・公開したITツールに限られます。IT導入支援事業者が登録・公開したツールは中小企業基盤整備機構のサイトで検索できるため、製品ごとに登録の有無や詳細プランを確認しましょう。
本記事で紹介する製品の登録状況は次のとおりでした。（BOXIL上に掲載されているサービス名称で検索）
| サービス名 | ITツール登録 | 導入支援事業者 |
|---|---|---|
| NotePM | あり | ・株式会社アーデント |
| Confluence | なし | ー |
| 楽々Document Plus | あり | ・住友電工情報システム株式会社 |
| クラウドサイン | あり | ・NTT東日本株式会社 ・株式会社アーデント ・ユナイテッド・アドバイザーズ株式会社 ・GFクラウドデザイン株式会社 など |
| DocYou | なし | ー |
| Dropbox | あり | ・株式会社CAREARC ・株式会社Essencimo ・ユナイテッド・アドバイザーズ株式会社 ・富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社など |
| Box／Box over VPN | あり | ・株式会社デジタルスフィア ・富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社 ・ユナイテッド・アドバイザーズ株式会社 ・植田機械株式会社など |
| コンテンツ管理ストレージ「WAN-RECORD Plus」 | なし | ー |
| CLOUD CABINET | なし | ー |
※出典：中小企業基盤整備機構「通常枠 ｜ デジタル化・AI導入補助金2026」（2026年8月20日閲覧）
中小企業向け文書管理システムの比較表
この記事で紹介するサービスを、タイプと料金から一覧にまとめました。
| サービス名 | タイプ（強み） | 主な機能例 | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|---|---|
| NotePM | 社内文書の共有・ナレッジ活用 | 全文検索・テンプレート・AI | 0円 | 5,400円（税抜）〜（40人まで） |
| Confluence | 社内文書の共有・ナレッジ活用 | 共同編集・Jira連携 | 0円 | 有料：920円/ユーザー） 無料プランあり |
| 楽々Document Plus | 社内文書の共有・ナレッジ活用 | 版管理・承認・AI-OCR | 300,000円（税抜）〜 | 90,000円（税抜）〜（100人） |
| クラウドサイン | 契約書・重要書類の法対応管理 | 電子契約・タイムスタンプ | 0円 | 有料：11,000円（税抜）〜 無料プランあり |
| DocYou | 契約書・重要書類の法対応管理 | 企業間取引・電子契約統合 | 0円 | 20,000円（税抜）〜（50人まで） |
| Dropbox | 大容量ファイルの共有・保管 | ファイル同期・共有リンク | 0円 | 1,500円～ |
| Box | 大容量ファイルの共有・保管 | 大容量保存・外部サービス連携 | 0円 | 2,085円（税込）～ |
| WAN-RECORD Plus | 紙とデータの一元管理 | 原本保管・AIタギング | 0円 | 5,000円〜（ライトプラン） |
| CLOUD CABINET | 紙とデータの一元管理 | 原本保管×電子化 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
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中小企業向け文書管理システムおすすめ3選【社内文書の共有・ナレッジ活用に強み】
マニュアルや議事録、社内規程といった社内文書の蓄積と共有を軸に据えたタイプです。属人化の解消と検索性の向上を優先したい企業に向いています。
NotePM
- ファイルの中身まで検索できる検索機能に強み
- 豊富なテンプレートで統一感のある文書ができる
- ナレッジ共有がしやすく属人化の防止にも役立つ
NotePMは、社内文書の作成や共有に強みをもつナレッジマネジメントシステムです。マニュアルや社内Wikiを手軽に作成でき、共有にも使いやすいため、社内でのノウハウ蓄積や共有に課題がある中小企業に向いています。
強力な検索機能もNotePMの優れたポイントで、Word・Excel・PDFなどファイルの中身まで含めて検索できるため、必要な情報をすぐに取り出せて業務を効率的に行えます。
NotePMのプラン・料金
| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
| 0円 | 5,400円（税抜・40人まで）〜 |
30日間の無料トライアルがあります。
中小企業ユーザーの口コミ・評判
・価格が良心的で、スモールスタートから使えるため利用する目的の幅が広いのがいい。
以前は別のサービスを使っていたのですが、動作が重かったり、ファイルをアップするのに時間が掛かったりしてましたが、NotePMはサクサク動くのでその点でもとても良いです。
Confluence
- 多くの部署にまたがってナレッジを共有しサイロ化を解消
- プロジェクト計画やブレーンストーミングにも活用可能
- 作成したドキュメントはAIで整理してきれいな文書に整えられる
Confluenceは、ノウハウの共有や活用に向いている機能を多く備えたナレッジ共有プラットフォームです。複数人での文書作成や部署を横断した文書の共有に強みをもち、コミュニケーションを取りながら文書作成を進められます。
作成した文書をデータベースで管理できるほか、プロジェクト計画やブレーンストーミングにも利用できるホワイトボードのような機能を備えており、作成したメモからAIできれいなドキュメントにまとめられます。
Confluenceのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| Free | 0円 | 0円（10人まで） |
| 有料プラン | 0円 | 920円/ユーザー |
中小企業ユーザーの口コミ・評判
Markdownに対応している点や、Jiraとの連携によるタスク管理との親和性も高く、開発現場との連動もスムーズ。
単なるストレージではなく、「知識を育てる場」として活用できます。
楽々Document Plus
- 管理部門の文書から営業部門の契約書類まで幅広い文書に対応
- AI技術を利用した高性能で高度な検索機能
- 組織体制や規模にあわせて導入形態を選べる
楽々Document Plusは、管理部門の社内文書から営業部門の契約関連文書まで、幅広い文書に対応した文書管理システムです。ISO対応の文書や営業報告の管理もできるため、文書の定期的な見直しや情報の共有・活用にも役立ちます。
AI技術を搭載した高度な検索機能をもっているため、必要な情報をもつ文書の利用にも役立ちます。クラウド版とオンプレミス版で利用が可能なため、組織規模にマッチした形態を選択できることも楽々Document Plusの特徴です。
楽々Document Plusのプラン・料金
| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
| 300,000円（税抜）〜 | 90,000円（税抜）〜 |
※月額90,000円（税抜）は100人で利用する場合の料金です。クラウド版とオンプレミス版で費用は異なります。
中小企業ユーザーの口コミ・評判
ペーパーレス化が進む中でペーパーベースで書類を保存していたため、紙の電子化と既存の電子ファイルを組み合わせて保存できるのが役立ちました。
【操作性・使いやすさ】
慣れれば面倒な作業はありません。
中小企業向け文書管理システムおすすめ2選【契約書・重要書類の法対応管理に強み】
契約書や請求書など、保存要件が定められた書類の管理に向いたタイプです。電子帳簿保存法への対応を進めたい企業や、取引先とのやり取りまで電子化したい企業が対象です。
クラウドサイン
- 契約の締結から保管までをクラウド上で完結できる
- 無料プランがあり、月2件までなら費用をかけずに試せる
- 取引先はアカウントを用意せずに署名できる
クラウドサインは、弁護士ドットコムが提供する電子契約サービスです。契約書の送信から相手方の合意、締結後の保管までをクラウド上で扱えるため、印刷や製本、郵送といった紙の手順を省けます。
初期費用0円で、月2件までの無料プランが用意されている点は、契約件数が多くない小規模な事業者にとって始めやすい条件です。本格的に運用する場合はLightプランが月額11,000円（税抜）からで、送信件数や機能に応じて上位プランを選べます。
クラウドサインのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| Free | 0円 | 0円 |
| Light | 0円 | 11,000円（税抜）〜 |
※Freeプランの送信件数は月2件までです。
中小企業ユーザーの口コミ・評判
DocYou
- 企業間の書類のやり取りと電子契約を1つの基盤で扱える
- 電子帳簿保存法への対応を公表している
- 初期費用0円で50人まで月額20,000円（税抜）から始められる
DocYouは、日鉄日立システムソリューションズが提供する、企業間取引の書類と電子契約をまとめて扱える文書管理システムです。請求書や発注書のやり取りから契約の締結、締結後の保管までを同じ基盤で進められます。
電子帳簿保存法への対応を公表しており、取引書類の保存を制度に沿って進めたい企業に向いています。初期費用は0円、月額費用は50人まで20,000円（税抜）からで、部門単位から試しやすい価格帯です。
DocYouのプラン・料金
| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
| 0円 | 20,000円（税抜）〜 |
無料トライアルがあります。
中小企業ユーザーの口コミ・評判
中小企業向け文書管理システムおすすめ2選【大容量ファイルの共有・保管に強み】
写真や図面、動画など容量の大きいファイルを社内外で共有したい企業に向いているタイプです。ファイルの置き場所を一本化し、社外との受け渡しまで同じ環境で済ませられます。
Dropbox
- パソコンやスマートフォンといったさまざまなデバイスからアクセスが可能
- Dropbox内で直接クラウドコンテンツやファイルの作成、編集ができる
- 2段階認証や新しいデバイスのログイン認証といったセキュリティ機能が充実している
Dropboxは、世界中にユーザーをもつ大手のクラウドストレージサービスです。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットといったさまざまなデバイスからアクセスが可能で、ファイル管理が便利です。
Dropbox内で直接コンテンツの作成や編集ができるため、シームレスにファイル作業ができます。
2段階認証や新しいデバイスからのログインに対して通知を送れるなど、セキュリティ機能も備えています。
Dropboxのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| 個人用 | 0円 | 1,500円 |
| チーム・プロフェッショナル向け | 0円 | 1,800円 |
| 企業向け | 0円 | 2,880円 |
※公式サイトと販売代理店で料金体系が異なることがあります。
Box／Box over VPN
- ストレージ容量無制限
- ファイル上限5GB
- 60種類以上のログやセキュリティレポートを取得できる
Boxは、容量無制限のコンテンツ・マネジメント・プラットフォームです。さまざまなファイルを1つのシステムで一元管理でき、社内外との共有も容易です。ファイル上限が5GBと大きいため、大容量のファイルでも保存・共有・活用できます。
豊富なログやセキュリティレポートを取得できるため、誰がどのファイルを扱ったかを後から確認できます。
Boxのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| Business | 0円 | 2,085円（税込） |
| Business Plus | 0円 | 3,474円（税込） |
| Enterprise | 0円 | 4,864円（税込） |
※公式サイトと販売代理店で料金体系が異なることがあります。
中小企業向け文書管理システムおすすめ2選【紙とデータの一元管理に強み】
過去の紙書類が大量に残っている企業に向くタイプです。原本を倉庫で預かりつつ、必要な分だけ電子化して管理できるため、一度にすべてをスキャンする負担を抑えられます。
コンテンツ管理ストレージ「WAN-RECORD Plus」
- 原本の保管と電子データの管理を組み合わせられる
- 初期費用0円・ライトプラン月額5,000円から始められる
- AIによるタグ付けで文書の整理を任せられる
WAN-RECORD Plusは、NXワンビシアーカイブズが提供するコンテンツ管理ストレージです。倉庫での原本保管と電子データの管理を組み合わせられるため、紙の書類を残しながら日々の確認はデータで済ませる運用が組めます。
初期費用0円、ライトプランは月額5,000円からで、電子帳簿保存法への対応も公表されています。クラウド版とオンプレミス版が用意されています。
WAN-RECORD Plusのプラン・料金
| プラン | 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|---|
| ライトプラン | 0円 | 5,000円〜 |
| ベーシックプラン | 0円 | 50,000円〜 |
※ライトプランは10IDまで・容量100GBまでです。無料トライアルは最大3か月です。
CLOUD CABINET
- 紙の契約書と電子契約をまとめて1つのサービスで管理
- 必要な書類だけをリモートでスキャン
- 契約が紙で行われたか電子で行われたか一覧で表示
CLOUD CABINETは、倉庫での保管業務を得意とする寺田倉庫が運営する文書管理サービスです。寺田倉庫で紙の文書を保管し、その管理をCLOUD CABINET上で行えます。
手元に文書がなくても必要に応じてリモートで紙文書をスキャンし電子化できるため、電子化する範囲を必要な分に絞れます。
契約が紙で行われたか電子で行われたか、また、紙の場合には文書がどこで管理されどのようなステータスであるかまで管理できます。
CLOUD CABINETのプラン・料金
| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
| 要問い合わせ | 要問い合わせ |
中小企業の文書管理システム導入事例
実際に導入したユーザーの声から、導入前にどのような課題があり、何が変わったのかを課題別に紹介します。
情報が散在してナレッジが埋もれていたケース
ある製造業の中小企業では、Teamsやファイルサーバでナレッジを共有していたものの、情報がすぐに埋もれてほとんど蓄積されていませんでした。作成にも手間がかかり、活用状況が見えないため滞りがちだったといいます。
NotePMの導入後は、ナレッジとして蓄積されている実感が持てるようになり、情報の共有場所としての共通認識もできたとのことです。画像編集やバージョン管理といった機能も、作成の負担を下げる役割を果たしています。
必要十分な機能を備えた、手頃な価格のナレッジツール – NotePMの口コミ ☆4/5 メーカー/製造系
あるサービス業の中小企業では、情報がメールや個別のファイルサーバ、ローカルパソコンに散在しており、必要な情報や過去の議事録を探すのに時間がかかっていました。ナレッジの共有も属人的になりがちだったといいます。
Confluenceの導入後は、情報を一元的に集約できるスペースが整い、検索機能と整理されたページ構造によって情報へのアクセス性が向上したとのことです。議事録もテンプレートを活用して作成・共有できるようになりました。
情報共有と文書作成機能に適したグループウェア – Confluenceの口コミ ☆4/5 サービス/外食/レジャー系
文書業務が属人化し引き継ぎに苦労していたケース
ある製造業の中小企業では、ファイルサーバにフォルダやファイルが乱雑に保存され、何がどこにあるか分からないまま作業が属人化していました。
NotePMの導入後は、各自が業務のマニュアルを手軽に作成できるようになり、一元管理することで配置転換時の引き継ぎもスムーズになったといいます。タイムラインやコメント機能によって、誰が何をしたのかも明確になったとのことです。
資料管理が楽になりました – NotePMの口コミ ☆4/5 メーカー/製造系
あるIT・通信業の中小企業では、プロジェクトに携わっていた担当者が退職しました。Confluenceを導入していたことで、その担当者が記載したページの情報を検索・閲覧できたため、情報共有の取りこぼしがなく業務を進められたといいます。
文書が個人の手元ではなく共有スペースに残る運用が、引き継ぎのリスクを下げた例です。
ナレッジベースやプロジェクト管理など、さまざまに利用可能 – Confluenceの口コミ ☆4/5 IT/通信/インターネット系
紙の契約書の郵送や押印に時間がかかっていたケース
ある製造業の中小企業では、契約書の印刷や郵送に手間がかかり、管理も煩雑で契約締結のスピードが上がらない状況でした。
クラウドサインの導入後は契約締結がオンラインで完結するようになり、書類管理の手間が減ったほか、リモート環境でも契約業務を進められるようになったといいます。
契約業務の手間を大幅に削減 – クラウドサインの口コミ ☆5/5 メーカー/製造系
あるコンサルティング業の中小企業では、1件ごとに書類の作成と郵送処理が必要で、事務作業に時間を取られていました。
DocYouの導入後はその処理がなくなり、事務処理の時間を大幅に短縮できたとのことです。データでやり取りできるようになったことで、テレワーク中や出張中の社員とのやり取りもスムーズになったといいます。
電子契約の時代にぴったりです – DocYouの口コミ ☆4/5 コンサルティング・専門サービス
ここで紹介した口コミ以外にも、BOXIL Magazineでは導入事例を詳しく紹介しています。
中小企業向け文書管理システムを活用するポイント
文書管理システムを定着させるために現場で重視すべき4つのポイントを紹介します。
フォルダ・命名・タグの運用ルールを決めて統一する
導入直後に、フォルダの階層とファイル名の付け方、タグの粒度を1枚のルールにまとめて共有しましょう。各自が思いつくままに登録すると、検索できる状態を目指して導入したはずのシステムが、置き場所が増えただけの結果になりかねません。
ルールは細かくしすぎず、「日付は西暦8桁で先頭に置く」「契約書は取引先名を必ず入れる」といった数項目から始めるのが現実的です。運用しながら迷った事例を追記していけば、実態に合ったルールに育ちます。
入力担当を決めて現場に周知する
誰が文書を登録するのかを決めないままだと、登録が後回しになって情報が古びます。部署ごとに登録の担当者を決め、月初や案件終了時など登録するタイミングも合わせて決めておきましょう。
紙とデータの二重管理を避ける
電子化を進めても、紙の書類をこれまでどおり回覧していると、どちらが最新か分からない二重管理の状態に陥ります。どの書類は電子だけで扱い、どの書類は原本を残すのかを決め、原本を残すものは保管場所と保管期間まで一覧にしておきましょう。
紙での保管・運用が必要な場合は、WAN-RECORD Plusのような倉庫での保管と電子化を組み合わせるサービスを使い、手元に置く紙を減らす方法もあります。
保存設定を定期的に見直す
制度や社内体制が変わると、いま使っている保存方法が要件から外れることがあります。年に1回は、保存対象の書類とフォルダ構成、検索条件の設定を棚卸ししましょう。
点検の観点は、新しく増えた取引形態の書類が保存対象から漏れていないか、退職者のアカウントに権限が残っていないか、日付や取引先で検索して該当書類が出てくるかです。
中小企業向け文書管理システムに関するよくある質問（FAQ）
中小企業の担当者からよく寄せられる疑問に、候補となるサービスを添えて回答します。
予算が限られています。できるだけ低コストで始められる文書管理システムはどれですか？
無料プランのある製品から試すのがおすすめです。たとえば、Confluenceは10人まで無料で使え、クラウドサインも月2件までなら0円で契約書の電子化を試せます。
請求書や契約書の保存が心配です。電子帳簿保存法に対応した文書管理システムはどれですか？
たとえば、楽々Document Plusやクラウドサイン、DocYouは電子帳簿保存法へ対応しており、検索やタイムスタンプの機能を備えています。
過去の紙書類が大量に残っています。紙もあわせて管理できる文書管理システムはどれですか？
原本保管と電子化を組み合わせられる製品があります。たとえば、CLOUD CABINETやWAN-RECORD Plusは倉庫での保管と必要な分だけの電子化を両立できます。
中小企業向け文書管理システムを比較するならBOXIL
中小企業の文書管理では、保管コスト、書類探しの時間、属人化、電子帳簿保存法への対応が課題になります。人手と予算が限られるからこそ、多機能さより自社で使いこなせるかを軸に選びましょう。
確認したい軸は、操作性、検索性、権限管理を含むセキュリティ、法制度への対応などです。
社内文書の共有、契約書の法対応管理、大容量ファイルの共有、紙とデータの一元管理といった特長から絞り込む方法もあります。
どのサービスを選ぶか負担に感じているのであれば、BOXILでのサービス資料請求がおすすめです。BOXILならサービス提供会社が作成した紹介資料をまとめて入手できます。
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