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【比較表あり】ワークフローシステムおすすめ比較!価格・機能・クラウド対応一覧
ワークフローシステム
ワークフローシステムの口コミ数・満足度ランキング | クラウド
ワークフローシステムとは、予め定めた承認フロー(ワークフロー)に則って、電子化された申請書・通知書の承認を行うシステムです。 稟議書、報告書、届出書などの承認手続きが電子化されることで、承認業務のスピード向上や業務効率化、内部統制の強化が可能なワークフローシステムの、人気製品のレビュー数・満足度のランキングを紹介します。
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クラウド
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27
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BtoBプラットフォーム ワークフロー
4.5
4件の口コミ
社内承認・申請業務の電子化で、業務プロセスの標準化とコンプライアンス強化を実現!起案~決裁までが高速化し、企業の意思決定がスピードアップします。
料金プラン
0
円-/月
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kickflow
4.5
2件の口コミ
kickflowは、従業員規模 数百〜数千名規模企業の課題解決を目指す、あたらしいクラウド型ワークフローです。
料金プラン
-
無料トライアルあり
サービス
選択
Workcloud
5.0
1件の口コミ
Workcloudは、勤怠打刻・労務(人事情報)管理から給与計算まで、ワンプラットフォームで一元管理できる自社開発のクラウドシステムです。セルフサービスやワークフローといった機能が充実し、年末調整など手作業で行っていた業務の効率化が図れます。
料金プラン
-
サービス
選択
Ci*X Workflow
4.0
1件の口コミ
Ci*X Workflowは、ワークフローの申請や承認をおこなうユーザー、申請書の管理・運用をおこなうユーザー、それぞれの立場での課題を解決し従業員体験を向上させることで、ニューノーマルにおける働き方改革を強力に支援します。 ①マニュアルレスで迷わず入力できる、優れたUIと操作性 ②ドラッグ&ドロップで簡単に申請入力フォームを作成できるデザイナー機能 ③相対指定での承認者指定など柔軟性の高いワークフロー設定機能
料金プラン
-
サービス
選択
WebPerformerWf
5.0
1件の口コミ
WebPerformerWfは、キヤノンITソリューションズが提供する多様なビジネスプロセスに対応できるユーザー構築型のワークフローシステムです。プログラミング不要で、組織の変更や業務の更新に迅速に対応し、外部システムと連携して業務データベースを効率的に活用できます。
料金プラン
-
サービス
選択
ジョブマネワークフロー
0.0
0件の口コミ
ジョブマネワークフローはワークフローに特化したサービスです。使いやすさにこだわって、承認経路や項目など柔軟且つ簡単に設定することができます。初めてのワークフローシステムにぴったりで、長期の利用にも向いたサービスになっています。
料金プラン
-
無料トライアルあり
サービス
選択
ジンジャーワークフロー
0.0
0件の口コミ
ジンジャーワークフローは、申請承認業務を一元管理できるワークフローシステムです。さまざまな申請フォームの作成、柔軟なワークフロー設定が可能なため、申請処理にかかる工数を削減できます。また、申請を承認するとデータベース上の従業員情報が自動更新されるため、再度入力し直す必要はありません。
料金プラン
300
円-/月
無料トライアルあり
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何から始めていいか分からないという方は、まずはこのガイドを読んでその全体像を掴みましょう。その入門となる知識をご紹介します。このガイドでは
グループウェア
、
社内SNS
、
プロジェクト管理・工数管理
、
ビジネスチャット
、
クラウドメール
、
ナレッジマネジメントツール
、
文書管理システム
、
会議室予約システム
、
マニュアル作成
、
議事録作成ツール・ソフト
まで含めた一連の
ワークフローシステム
のサービスについてまとめています。
ワークフローシステムの基礎知識
1
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務の一連の流れや手続きを効率化するためのシステムです。申請書や企画書などの書類作成作業や、その申請手続きにかかるプロセスをシステム化し、社員の作業効率を大幅に向上させます。
複雑な作業や煩雑になりがちな手続きを自動化でき、書類の申請から承認の流れを同一のシステム上でフローとして実現できるのが特徴です。さまざまな手続きをシステム上で実行できるので、企業のペーパーレス化の実現も可能で、紙の書類を管理する手間とコストも削減できます。
【ワークフローシステムの機能】
ワークフローシステムの代表的な機能としては、次のものが挙げられます。
・各種フォームの作成:各種申請やメッセージの入力画面を作成
・承認フローの作成:設定したルールにしたがって承認経路を作成
・承認フローの可視化:作成した承認フローをビジュアル化
・ユーザー管理;作業・承認フローに組み込むユーザーの登録や管理
・各種検索機能:申請書類や関連書類の電子化と検索
システムによって具体的な機能は異なるものの、フォームや承認フローの作成、可視化機能はどのシステムにも共通しています。外部ツールと連携できる機能を有する製品・サービスもあります。
2
ワークフローシステムはなぜ必要か?
ワークフローシステムは、企業の業務効率化に欠かせない存在として、広く導入・運用されています。承認フローが複雑な大企業の場合、紙面や口頭で承認・決裁処理をするのは非効率で、伝達ミスも頻繁に発生してしまうでしょう。責任者の多い職場や判断を仰ぐ管理者のいるフロアが違う場合、責任者に会うのにも時間がかかってしまいます。
そこで、ワークフローシステムを導入すれば書類作成から申請、承認までの流れを電子化できるのに加えて、システム上ですべての作業を完結できます。結果として、社員の作業効率が改善し、本来の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
さらに、書類や情報を電子データとして蓄積できるので、コンプライアンスの強化や監査対策にも対応できるようになります。ペーパーレス化の実現を目指す企業にも役立ちます。また、会計システムや経費精算システムなど、他のシステムと連携すればさらに効率的な運用が可能です。
3
ワークフローシステムを導入するメリット
【迅速な意思決定が可能になる】
システム上で書類の作成から申請・承認まで完結できるので、承認フローに関わる社員の業務効率が向上し、迅速な意思決定が可能になります。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末でもシステムを利用できるので、外出先や出張先からでも書類申請や決済ができます。
また、書類の作成ミスによって戻り工数が発生した場合でも、システム上でのやり取りならば、すぐに対応・修正できるのもワークフローシステムの強みです。新たに申請ルートの作成や、承認方法の変更なども簡単にできるので、社員の作業負担を大幅に軽減できます。
【用紙・印刷コストの削減ができる】
事業規模が大きくなるほど多くの申請処理が必要で、紙ベースで申請している場合は、用紙にかかるコストや印刷費用が膨大になりがちです。
一方、ワークフローシステムを申請業務の中心に据えれば、データのほとんどを電子化でき、書類を保管するためのファイルや社内スペースの削減も可能になります。書類の紛失リスクを軽減できるのもメリットです。
【さまざまな働き方に対応できる】
ワークフローシステムは、テレワークやリモートワークなど、多様な働き方に対応できます。特にクラウド型のシステムは、社員がオフィス以外の場所から簡単にアクセスが可能で、必要な情報を必要なタイミングで共有できます。
わざわざ申請作業のためにオフィスに出勤する必要がなくなるので、外回りの営業担当者や社員出張が多い企業にとっても、メリットが大きいでしょう。
4
ワークフローシステムを導入するデメリット
【申請・承認フローの見直しが必要になる】
ワークフローシステムの導入にあたり、申請フローを見直さなければいけません。システムを運用しやすい体制にするために、業務プロセス全体の変更が必要なケースも珍しくないでしょう。
とくに、発展途上の企業や人員の変動が激しい環境の場合、頻繁にワークフローの変更・設定が求められる可能性もあります。事業規模の拡大や業務形態の変更が必要な場合も、その都度システムの設定が必要になり、対応に相応の時間がかかるはずです。
【情報漏えいのリスクがある】
クラウド型のワークフローシステムの場合、インターネット経由でシステムを活用するため、情報漏えいのリスクがあります。外出先からアクセスする社員も多いため、端末の置き忘れや紛失により、重要なデータが外部に漏れてしまう恐れもあります。
社員一人ひとりがIDやパスワードの管理などを徹底するとともに、安全にシステムを運用するためのルール作りが欠かせません。
5
ワークフローシステムの比較ポイント
【システムの使いやすさで選ぶ】
ワークフローシステムは主に、書類の申請・承認作業を効率化するためのものです。多くの社員が日常的にシステムを利用するため、画面構成や機能がわかりやすく、使いやすい製品・サービスでなければいけません。
ITツールに慣れていない新入社員や、高齢の社員も利用するケースが想定されるため、誰にでも理解しやすいインターフェースのシステムを選ぶ必要があります。無料体験版や、トライアル版が利用できるワークフローシステムも多いので、まずは使い勝手を確認してみるとよいでしょう。
【他のツールやシステムとの連携性で選ぶ】
必要に応じて機能の追加やカスタマイズがしやすいシステムを選ぶのに加えて、他のツールとスムーズに連携できるものがよいでしょう。すでに社内で何らかのツールを運用しているならば、その製品とワークフローシステムを連携できれば、業務プロセス全体の効率化ができます。
たとえば、グループウェアや会計システムなどと連携ができれば、業務フロー全体が最適化され、社員の業務生産性が向上するでしょう。同じベンダーからリリースされている製品同士ならば、デフォルトで連携が可能な場合が多いので、ツール同士の連携を考えて製品を選ぶのもおすすめです。
【ベンダーのサポート体制で選ぶ】
ワークフローシステムをスムーズに導入・運用するには、ベンダーのサポートも有効に活用しましょう。すでに多くの管理ツールを運用しており、IT技術者が社内にいる場合は問題ないかもしれませんが、導入時に問題やトラブルが発生する可能性もあります。
社内で対応しきれないトラブルが発生した際、速やかなサポートを受けられるベンダーの製品を選ぶことが大事です。サポート専用の窓口が設置されているのはもちろん、24時間体制のサポートが受けられるかなど、事前にベンダーのサポート体制をチェックしておきましょう。
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ワークフローシステムの導入に失敗しない方法は?成功するためのポイント
ワークフローシステムを導入する際には、まず書類申請のルールや作業フローを再確認し、システムの導入によって本当に業務効率化が実現できるか、冷静に判断しましょう。ツールの導入によって現場が混乱してしまい、逆に生産性が下がってしまうケースはけっして珍しくありません。
事前に社内アンケートをとったり、現場の担当者に話を聞いたりして、書類申請上の問題や課題を明確にしたうえで、それを解消できるワークフローシステムを選ぶことが大事です。導入するツールありきで話を進めないように注意しましょう。
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ワークフローシステムの口コミ
SmartDBの口コミ
匿名のユーザー
ユーザー
IT/通信/インターネット系
利用状況:利用中
/
利用アカウント数:31件〜50件
投稿日:2024/04/24
5/5
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承認フロー構築を実現する手厚いカスタマーサポート
プログラミング不要のノーコードで申請システムを構築できます。申請フローの作成はもちろん、承認工程の設定や任意の項目の追加なども自在です。操作に困った際は、手厚いカスタマーサポートがありますので、よりスムーズな業務フローが実現できます。
サービス導入後の効果・メリット・解決したことを教えてください
ワークフローを細かく設定できるので、業務に沿った承認フローが構築できるようになりました。過去に承認した書類も検索で簡単に調べられ、トラブル発生時の原因究明や対応が手際よくできます。また、電子帳簿保存法にも対応しているため、重要書類のペーパーレス化が実現しました。
このサービスの良いポイントはなんですか?
カスタマーサポート
承認フロー構築
ペーパーレス化
このサービスの改善点はなんですか?
利用コスト
費用感や連携サービスをくわしく見る
ジョブカンワークフローの口コミ
匿名のユーザー
ユーザー
IT/通信/インターネット系
利用状況:利用中
/
利用アカウント数:51件〜100件
投稿日:2024/04/21
4/5
投稿経路
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ボクシルが口コミ投稿に謝礼をお渡ししています
承認フローを一元化でき業務効率化
様々な申請プロセス・承認フローを一元化できるジョブカンワークフローは非常に便利です。 稟議から決裁までのログが残り、誰がいつ何を承認したかがわかるので、 情報の見落としや手違いを防げます。 承認者も自動設定できるので、手間が省けて効率的です。 UIがやや古いのが若干の気になる点ですが、総合的に大変有用なツールだと感じています。
サービス導入後の効果・メリット・解決したことを教えてください
当社では以前、プロジェクト承認プロセスで口頭での決裁が主流でした。 しかし、議事録が残っておらず、誰が承認したか不明確なため、 クライアントに発注してしまった企画が実は未承認だった、といった事態が発生していました。 ジョブカンワークフローを導入したことで、承認ログが残り、誰がいつ何を判断したかが明確になりました。このように業務プロセスを可視化・一元管理できるメリットは非常に大きく、 労働生産性が格段に向上しました。 スムーズな意思決定・フローが可能になり、事故リスクも大幅に低減できています。
このサービスの良いポイントはなんですか?
承認フローの一元管理と可視化ができる
承認者の自動設定で手間が省ける
承認ログが残り、トレーサビリティが保たれる
このサービスの改善点はなんですか?
しいていうなら、デザインが若干古く感じる
費用感や連携サービスをくわしく見る
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