NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題】 社内の情報共有が属人的で、必要な資料を探すのに時間がかかることが多かった。 属人化されたマニュアルの作成手順があり、他者が介入しづらかった 【導入後の効果】 基本テンプレートからマニュアル作成することで、属人化しないマニュアル作成ができた。 カテゴリ分けやタグ付けにより、整理された状態でナレッジを蓄積でき、マニュアル検索がスムーズになった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 コア業務が忙しいと紙媒体の業務マニュアルを新規作成、更新する作業はなかなか行えず、業務内容に変更があってもマニュアルは以前のままといったことがよくあったのですが、NotePMならパソコンやスマホで空き時間にサクッとマニュアルを作成したり更新できることで、常に最新の業務内容に合わせたマニュアルを共有できるようになりました。

私の場合、業務委託という形で会社に籍を置いているため、ある意味一般の社員さんとは壁を感じることも多く、何か疑問があってもいちいち問い合わせて社員さんの手を煩わせることに遠慮を感じることも多いのですが、NotePMがあることで何か疑問がある場合にNotePMで情報が見つかれば自己解決できますし、情報が見つからない場合でもNotePMで一度確認した後なら気兼ねなく問い合わせできます。

リモートワーク導入にあたり、以前のように隣のデスクの社員に聞きたいことを聞くということができなくなり、他のツールのチャットを引き続き使用していたがあまりにも非効率になっていた。また他の業務を可視化するツールを徐々に導入していたが、一元管理の保管場所の問題、情報共有の場を作る必要があった。 そこでいくつかトライアルをした結果御社導入に至る。どのファイル、PDFに入っている情報も検索できるという検索力の高さ、他のツールにない全文検索が可能という強力なツール。容易な投稿に閲覧記録もわかりモチベーションが向上し投稿したくなる使用でコミュニケーションも活発になった。共有、管理が容易になったので業務も効率化。属人化の問題もなくなる。わからないこともNotePMで質問でき他の部署からのアドバイスも返ってくるようになりリモートワークでも連帯感を感じれるので意欲向上になった。マークダウンも慣れる。散在していたファイルがまとまり他部署のワークフローをも可視化したことでお互いの業務への理解が深まった。新しいコミュニケーションの形だと実感している。

導入前は業務に関するノウハウ、各部署におけるマニュアル、その他議事録などが部署ごとの管理であった為属人化しており情報共有に関する意識も低く、増え続ける情報、ファイルの管理は煩雑になっており、また活用もできていなかった。 社内フローを円滑にする上でまず情報共有ツールの見直しが始まり社員が使用しやすい、参加しやすいことを前提に複数のツールのトライアルをした。notePMの導入の決め手は検索力の高さが他のツールに比べ秀でていた為。またテンプレートが社内報、日報、議事録、電話対応マニュアルなどと多くあり一元管理に適していた。動画の埋め込みもできるので（携帯から撮影した）文字に起こしていた時に比べ業務も迅速になり社員の理解力も上がった。コミュニケーションを活発化させる機能があり今までは個人でメールしていたところを全てnotePM上で行え属人化もなくなり、コメント、いいね機能は手軽に使えるから好評。見た目にも色別で変更がわかるなど視覚的にわかりやすいようになっている。権限設定も柔軟にできるのでグループごとに作成し共有などとにかく使用勝手が良い。無制限ツリー構造はファイルをまとめるのに便利。

導入前はナレッジ共有、マニュアルに対する意識が低く情報の集約ができておらず、更新もしばらくしていない状態であった為、必要な情報は他の部署に確認のメールをすることが多かった。その為業務遂行に関して時間を要することが多かった。トライアルでマニュアル作成を実施。ステップガイドを参照にテンプレートで容易に作成できた。フォルダ階層が無限にできるという他にない機能もあり管理面、ユーザー面共に使用勝手が良い。アップロードにファイルを選ばないので手間も省け他のツールと比較して断然早い。検索面、ファイルはもちろんPDF内のファイルまで検索できるという高機能で見つからないがなくなった。 他に、変更、編集後の自動更新で常に最新の情報を載せれ、お知らせ通知機能で周知が容易になった。また閲覧記録もわかる。デバイスはモバイルも可能だが作成はパソコンからの方が良い。エクスポートインポートも容易。社全体で言うと、検索力の高さから積極的に利用するようになり、また投稿も容易なのでコミュニケーションが活発になりナレッジ共有への意識も変わった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前からナレッジの蓄積が推進されていたがHTMLでの作成だったので一部の社員しか投稿できないといった課題がありました。 NotePMはHTML要らずでノートを投稿できることで、文字通り誰でも簡単にナレッジをノート化することができ、上記の課題を改善できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの蓄積が進み、さまざまな業務で応用できるようになったことで業務を円滑に進められるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前利用していたツールと比べて編集の操作が簡単になったことで情報更新の頻度が増したことに加え、検索性が高いことで必要なノートに素早くリーチでき、情報確認の速度化によって業務全体の生産性を向上できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ノートの更新履歴が詳細に残るので何か問題があった場合に原因がわかりやすいのはありがたいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で発生する問い合わせの中で、新人が増える時期や繁忙期に特定の重複した内容の問い合わせが多く発生することで対応業務の負荷となっていましたが、NotePMを使ってそういった問い合わせに対する答えをどんどんマニュアル化して共有することができるようになり、問い合わせの数を減らして問題となっていた対応業務の負荷を軽減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内のファイルサーバは検索性が悪く、キーワード検索をかけてもなかなか必要な情報に辿りつくことができず、無駄に時間を使うことが多かったのですが、NotePMは検索性能が優秀で、さまざまな絞り込みに対応しているため個人的には今のところ検索で時間を取られたことがありません。

属人化しているナレッジのマニュアル化は、会社としては非常に有益ですが、社員側からすると自分の頭に入っているナレッジをわざわざマニュアル化するという作業自体が負担であるとも言えるので、自発的にマニュアルを作成してくれる社員は少ないのが現状でした。 NotePMならマニュアル化されたページにいいねをつけたり、感謝のコメントを書き込めるほか、ページを見た人がわかる、閲覧数をランキング形式で表示できるなど、ナレッジをマニュアル化することで会社への貢献度を感じやすいためモチベーションが生まれやすく、NotePMの導入以降は積極的にマニュアルを投稿してくれる社員が増えました。

導入前は各店舗で独自のツールを使用しており店舗により異なるマニュアルで店舗格差があり、また店舗同士の知識、ノウハウの共有はできておらず、またスタッフも情報共有の重要性の認識は低かったと感じていた。 導入後、各店舗のマニュアルを参考に新しいマニュアルを作成、統一化を図り、また誰でも情報投稿ができるようになった為（以前は主任のみだった）スタッフ達が自発的に投稿し始めて意欲にもつながったと感じている。画面も見やすく検索もしやすい使い勝手の良さはパソコンが苦手なスタッフへのハードルをも下げ情報共有しやすい環境作りが実現。作成面、テンプレートが多く、下書き機能もあり容易に作成できた。ツリー構造でフォルダ管理も容易。情報共有状況、更新情報が履歴として残り状況把握ができるのも便利。結果、各店舗の格差がなくなった他、情報共有がしやすくなったことでノウハウを均一化できた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMの導入以前は、自社独自のツールでナレッジの蓄積を進めていたのですが、そのツールではページを作成するためにHTMLの知識が必須で、それがネックとなり思ったようにナレッジが集まらないという問題がありました。 NotePMの場合はマークダウンでページを作成でき、HTMLと比べて非常に簡単であるため、NotePMを使い始めてからは急速にナレッジの投稿数が増えました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの数が増えることで自社マニュアルとしての品質をより向上することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 導入当初はマニュアルをデジタル化することが目的でしたが、使っているうちに日報や署名済みの稟議書、議事録などの書類を電子化して保存できることの利便性に気付き、今では社内の電子化できる書類は全てOCRで読み込んでNotePM上で一元管理しています。紙書類を管理する手間が省けたうえに、書類検索を大幅に効率化できました。

自分が新人だった頃はこういったオンラインマニュアルが無く、作業方法がわからないがいちいち質問で上司を煩わせるのも気が引け、独自の判断で進めてしまい結果的にミスにつながるというパターンがありましたが、今ではNotePMがあり、基本的なマニュアルから多種多様なトラブルの対処法、作業を早く進めるためのノウハウまで様々なTipが共有されているので、導入によって新人のミスを大幅に減らすことができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 マニュアルが紙媒体だった時は「マニュアルはすでに完成されているので新規項目の追加は基本的に無い」という共通認識になっており、自分自身も新たなマニュアルを追加することなど考えてもいなかったのですが、NotePMの導入で属人化していたナレッジをマニュアル化する流れができ、紙媒体の頃と比べてより質の高い自社独自マニュアルを作ることができています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 マニュアルの項目が増えれば増えるほど作業がスムーズに進み、社員間での問い合わせもなくなるので非常に効率が良いです。

以前はチャット、メールを使い、個人間、もしくはグループ内で情報共有をしていたので、共有した情報は時間が経つにつれてスレッドやメールボックスの奥に埋もれてしまい、あとから探すのも面倒ですし、蓄積されるということがありませんでした。 NotePMを利用し始めてからは蓄積する価値があると判断した情報に関しては全てNotePM上に残すようにしたことで、時間が経っても埋もれてしまうことがなく、価値のある情報を蓄積、活用できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 毎年新入社員が入る時期になると、作業の手順はもちろん各申請方法、社内手続きなどの方法に関して新入社員からの問い合わせが急増し、顧客からの問い合わせ対応に支障が出ることがありました。 NotePMの導入後は問い合わせがあった場合にその内容とアンサーをマニュアルにまとめるようにしたことで、問い合わせがあってもNotePMを確認するように指示するだけで済むようになり、顧客対応の遅延を防ぐことができています。

以前は社内で各個人とのメールやチャット、または異なるクラウドストレージ上に情報が散在していた事で、いざ何かしら過去のデータを参照するとなったときに該当情報がどこにあるかわからず非効率的な場面が多々ありましたが、NotePMが使われるようになってからは全ての情報の保存管理をNotePMにまとめることができ、過去のデータ検索も容易になりました。

以前利用していたナレッジマネジメントツールは社内サーバーで運用されていたので個人の私用デバイスでは開く事ができず、社外で確認が必要なシチュエーションが発生しても自分では確認できないために社内にいる者にその都度連絡して代理で確認してもらい、再度こちらへ内容を伝えてもらっていたのですが、NotePMが導入されてからは社外にいてもスマホからNotePMにアクセスできるようになったためすぐ必要な情報を確認でき、社内の問い合わせを大幅に削減する事ができました。

導入前は他のツールを使用していたが情報が散在しておりまた部署による属人化も課題の一つであった。導入後は窓口を一つにしたことによりナレッジ共有を平等に行えるようになった。ファイル、PDF検索が非常に容易にでき検索スピードが格段と上がり見つからないがなくなった。テンプレートの多さでマニュアルのみならず目標管理などもできシンプルな操作、見やすいアイコンは作成を容易にしてくれている。形式を選ばないアップロードはかなり便利。そして早い。レポート機能、既読した人がわかるのも状況把握に役に立っており業務の改善も積極的に行えるようになった。連携しているLINEWORKに更新の度周知が行き届くので見逃しがない。

以前はマニュアルが紙だったので、顧客から問い合わせがあった場合に紙のマニュアルから対応方法を探すのに時間がかかり、顧客を長時間待たせてしまう事がありましたが、NotePMの導入でマニュアルをオンライン化した事で、顧客からの問い合わせに対してすぐに適切なマニュアルを呼び出すことができるようになり、顧客からの問い合わせに素早く対応できるようになりました。

社員の増加に伴い、それぞれの教育担当により研修の手順に違いが出てしまい、その結果として作業の抜け漏れが出るという事が社内で問題となっていました。 NotePMが導入されてからは、共通認識となる研修内容をノートで作成、共有したことで社内の研修内容を標準化することができ、作業手順のムラをなくして問題となっていた抜け漏れを解決できました。

導入前は店舗により異なるマニュアルだったので店舗により差が出てしまっていた。委託社員を店舗に増員したことにより更に差が広がってしまい導入を検討、トライアルの勝手の良さで導入を決定。 導入後はマニュアルを統一したことにより平等にナレッジ共有が可能となり属人化もなくなった。 また以前のツールでは文字だけだったが御社は動画も共有でき、それが非常にわかりやすいと評判。ナレッジ共有の場を作ったことで他の社員も積極的に使用し始めオープンな業務になった。 ナレッジ共有は知識の偏りをなくし店舗社員だけでなく、顧客にも平等に対応できるようになり業務の効率化、業績の向上を共に実感。

・検索性の向上 社内のデータを一元管理しているが、検索時の細かなオプション設定が可能なことで検索に時間を要する事がなく従来利用していたツールと比較して段違いに速くデータが見つかる。 ・シンプルな操作性 従来利用していたツールは専用のアプリが必要で、操作もやや煩雑な部分があり一部の社員からは使いづらいと言われ敬遠されていたが、NotePMはブラウザで使えてUIのデザインや操作がシンプルなので使いづらいというクレームが出ておらず、全ての社員が平等に利用できている。