NotePMの評判・口コミ

紙媒体でマニュアルや議事録、日報等を管理していましたが、保存管理に手間が掛かることに加えて、膨大な紙書類の中から必要な書類を探すのがかなり大変で、1時間経っても書類が見つからないようなことも多々ありました。 紙書類を電子化してNotePMでの管理にシフトして以降は書類を探すときに検索をかけられるため必要な時すぐに書類を見つけられるようになりました。また、それまで紙媒体の書類を保存管理するために使っていた物理的なスペースも空ける事ができ書棚がスッキリしました。

もともとpdfのマニュアルデータを共有して利用していたのですが、担当者によっては独自の手順をpdf上書きしていたり、一部の工程だけ変更されているなどマニュアルの内容が異なる事で共同作業がしづらくなっていましたが、NotePMにマニュアルを作成し、それ以降マニュアル確認はNotePMで行うようルールが定められた事でマニュアルの標準化に成功しました。

以前利用していたツールは作成したノートを誰が既読したか、誰がまだ未読なのかこちらで確認する術がなく、業務手順の変更など確認必須のノートを読んでいない人がいると、そのせいでその後の業務に大きな支障が出る事がありました。 NotePMはノートごとの閲覧履歴をアカウント単位で確認できるため、未読のアカウントを簡単に洗い出す事ができ、それぞれ確認を促せることで上記のような業務への支障が発生しなくなり、情報伝達を円滑化できました。

従来は他のツールを使ってマニュアルの作成を行っていたのですが、編集方法がやや特殊で決してシンプルとは言えず、また画像や動画の埋め込み操作が複雑で、正直なところ使いづらいと感じていました。 それが、NotePMならブログの記事を書くのと同じような簡単さでマニュアルを作る事ができ、画像や動画の埋め込みも簡単なので初心者でも扱いやすく、以前よりもマニュアルとして頻繁に活用されるようになりました。

こういったナレッジマネジメントツールを使うのは初めてではなかったのですが、以前利用していたツールは必要なナレッジを確認するまでの検索や画面の遷移が多かったことで閲覧される事が少なく、せっかく投稿された有用なナレッジもあまり役に立っていませんでした。 その点新たに導入されたNotePMはダッシュボード画面において一覧表示でナレッジを確認することができ、画面の遷移も少なく操作も簡単なことで閲覧率が大幅に向上し、投稿されたナレッジがしっかりと業務で活用されるようになりました。

社内で共通認識が必要な情報に関して、口頭やメールでの伝達だと時間が経つにつれて忘れられてしまったり、口頭伝達が続くことで内容が誤って伝わる事があったのですが、NotePMにアップする事で全社員が同じソースをもとに共通認識を確実に共有できるようになり、口頭やメール伝達によるトラブルをなくす事ができました。

①課題： ナレッジの蓄積がうまくいかず、同じ質問が何度も繰り返される。うんざりしていた。 ②効果： Q&Aやマニュアルを簡単に構築・共有できることで、同じ質問を繰り返さず、自主的な知識の向上につなげることができた。

ここ数年で事業を拡大したことで、新たに多くのマニュアルを作成、共有する必要があったものの、それぞれ常に忙しい事もあり口頭伝達で済ませてしまう事が多く、それによって業務の進め方にムラがでたり細かいミスが頻発するという問題が出てきました。 NotePMでオンラインマニュアルを作成してからは、業務上のTipを誰でも簡単に記事化して共有できるようになり、ムラがでていた業務手順の標準化、口頭伝達による細かなミスの発生防止に大きく寄与できました。

社内におけるさまざまなナレッジの蓄積をスタートしたいということで、一度別のナレッジマネジメントツールを導入しましたが、操作方法がやや特殊で使い方を慣れるまでに時間がかかり、新人への教育も予想以上に手間がかかっていました。 そういった点でNotePMは非常に操作が簡単で、教育コストもかかりませんし、投稿手順もシンプルなためナレッジが集まりやすくなりました。

これまで日報や議事録の管理、マニュアル管理、人事関係のデータなど、それぞれ専用の管理ツールを利用していたので無駄に管理の手間が多かったのですが、NotePMにそれら全てのデータをまとめて管理するようになってからは煩雑さがなくなり、同時に複数ツールを利用していた頃と比べてランニングコストを大幅に削減できました。

部署間でそれぞれの業務内容の周知が行われていなかったため、イレギュラーな共同作業がある場合など業務連携が上手くいかない事が多かったのですが、NotePMでそういった情報をオープンにして共有した事で部署間の業務連携が取りやすくなり、部署の違い関わらずシームレスに情報が共有されるようになりました。

社内の情報を一元管理するツールは他製品も利用してきましたが、検索性能という点でNotePMはズバ抜けており、ノートのタイトルやノート内のテキストはもちろん、ノートと一緒に保存されているエクセルファイル、ワードファイル、pdfファイルの中身まで検索範囲に設定できるため、従来利用していたツールとは比較にならないほどスピーディに情報を見つける事ができるようになりました。

①導入前 社内情報が分散しており、必要な情報へのアクセスに時間がかかっていた。 ②導入後 社内のあらゆるドキュメントやナレッジをNotePMに一元管理できるようになった。 キーワード検索だけでなく、ファイルの中身まで検索できる全文検索機能で情報探索時間が大幅に短縮された。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内における有益なノウハウの属人化、また情報の散乱が問題となっていましたが、NotePMの導入以降、属人化していたノウハウのマニュアル化と散乱している情報の統一管理が進み、前述の問題をスムーズに解決できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 各情報共有が効率化したことは肌で感じていますが、特に業務の引き継ぎ情報がNotePM上にあることで急な引き継ぎや前任者不在の引き継ぎに対応できるのが便利に感じています。

社内の各部署でこれまで蓄積してきた紙書類が膨大な量になっており、何らかのタイミングで過去の書類を確認する必要がある際、悪い場合だと半日かかっても該当書類が見つからず、既に紛失している可能性もあるがそれすらも100%断定できないというひどい状況でした。それらの書類をデータ化してNotePMに集約した事で、書類の確認が必要な場合にワード検索で該当書類を素早く呼び出す事が可能となり、書類検索に要する時間を劇的に短縮できました。

マニュアルや取引先情報、社員情報などを紙管理から電子化してクラウド管理に変更して以降、検索にかける時間を大幅に短縮することができ、必要な情報を必要な時に素早く参照できるようになったことで、マニュアルが見られないことが起因となるトラブルを減らしてスムーズに業務を進行できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で各部署、各担当による業務情報のブラックボックス化が進んでしまい、問い合わせの頻度が増えたことで業務進行が遅れる事案が増えていました。 NotePMの導入以降はブラックボックス化していた情報をノート化して共有した事で、各担当に問い合わせをしなくても必要な情報を確認できるようになり、社内の問い合わせを約70％削減できました。

社内の多種多様なデータ、情報、マニュアルなどを一元管理していますが、カテゴリ分けやファイルの階層設定ができること、またワード検索の精度が高い事で、膨大なデータが保存されていても探す時に迷う事がないのが使っていて快適です。 こういったツールはいかに速くデータにたどり着けるかが使いやすさのネックだと思っているので、NotePMには満足しています。

社内ではもともと独自に開発したオンラインマニュアルを利用しており、セキュリティ性が高いことは理解できるが正直なところ操作性が悪く、エラーも多かったことでほとんど使われていないような状況でした。NotePMはセキュリティ性の高さが第三者機関から証明されており、操作性がよく、かつエラーも起きず、非常に使い心地が良いことで利用が定着し、社内での問い合わせを削減できたと同時に業務上のミスも低減できました。

NotePMの導入で確実な情報共有ができるようになりました。各ノートでだれが既読済みかということを確認できるため、まだ未読のメンバーへ確認するように連絡を入れる事ができ、必要なメンバー全員が、情報を確実に確認するようになったことで、仕事がより円滑に、トラブル無く進行できるようになりました。

これまで社内でマニュアルの内容を更新するというということが基本的に少なく、業務手順に細かな変更があってもマニュアルの最新化ができていなかったことでミスに繋がることも多かったのですが、NotePMを使い始めてからは紙のマニュアルからデータに変わったことで編集が容易になり、マニュアルの内容が頻繁に更新されるようになりました。

NotePMを利用する前はオンラインの業務マニュアルというものが存在せず、在宅勤務をしている人が必要な時にマニュアルを確認できないことで作業がストップし、その都度社内に問い合わせを入れなければいけないことが非効率的でしたが、NotePMでオンラインマニュアルを作成して共有したことで、在宅勤務でも、出張中でも場所関係なくマニュアルを確認できるようになり業務の円滑化ができました。

導入前： 社内の情報が各個人のPCやメールに散在しており、必要な情報を探すのに時間がかかっていた。 また、過去の議事録やマニュアルが適切に管理されておらず、業務の属人化が進んでいた。 導入後： NotePMを導入したことで、情報が一元管理され、検索機能を活用することで業務スピードが向上。 特に新人教育の際に、過去のナレッジを簡単に参照できるようになり、教育コストの削減にも貢献した。

【導入前の課題とサービスでの解決】 口頭での情報共有や作業に関する指導は、後々になって話が変わってしまい、作業手順を間違えたり、言った言わない問題に発展することがあったのですが、NotePMを利用することでノートとして様々な情報を共有でき、エビデンスにもなることでそういったトラブルを無くすことができました。

導入前は、マニュアルや社内規定などがファイルサーバーの深い階層に眠っていたり、更新情報が全体に周知されにくかったりといった課題がありました。 NotePMを導入してからは、最低限の社内ルールやマニュアルをNotePMに集約し、いつでも参照できる環境を整えることができました。 口頭での確認を減らし、まずはNotePMを見る、という習慣が少しずつ根付いてきています。