封筒の書き方|ビジネスマナーを守った正しい敬称・外付けの使い方・便箋の入れ方を解説

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封筒の書き方には、正式な宛名の書き方やビジネスマナーが存在します。基本的なルールはもちろん、郵便番号を基準にした住所の書き方や部署名、名前につける敬称、外付けの使い方など、封書を郵送した相手にいい印象を持ってもらうための最低限のマナーや正式な封筒の書き方を解説します。
封筒の書き方|ビジネスマナーを守った正しい敬称・外付けの使い方・便箋の入れ方を解説

封筒の書き方に必要なビジネスマナーとは?

ビジネス文書に正式な書き方があり、マナーがあるように、封筒にも正式な書き方・マナーがあります。ビジネスでの連絡にメールが利用されることがほとんどとなった現代だからこそ、ビジネス文書を郵送する封書のマナーには気を付けたいものです。

誤字脱字をなくし、楷書で読みやすい字で書くのはもちろん、マナーを守って正式な封筒の書き方をしていれば、相手にいい印象を与えられます。

封筒の書き方の基本は縦書き

ビジネス文書を郵送する場合、封書の宛名は縦書きが基本です。横書きの封筒(洋封筒)を使用しているケースでは宛名も横書きになるものの、内容がお礼状やお詫びなどの場合、見積書や請求書などの重要文書の場合、弔辞の場合、目上の方への場合などは、宛名も縦書きにするとより丁寧な印象を与えられます。

また、弔辞などの場合を除いて二重封筒を使うようにし、封はセロテープやホッチキスなどは使わず、のり付けしましょう。

縦書き封筒(和封筒)の書き方

表面の書き方

  • 切手:貼る位置は封筒の左上です。
  • 住所:郵便番号枠の右に揃えて、一文字分下げた位置から書き始めます。都道府県から書き始め、番地を含めた数字は漢数字で書き、ビル名や階数などを省略しないようにします。
  • 会社名・部署名:住所の左隣に一文字分下げた位置から書き始めます。会社名に英語が入っている場合は、そのまま縦に書きます。部署名が同じ行で収まらなければ、隣の行に一文字分下げた位置から書きます。
  • (肩書き)相手の名前:肩書きに続いて相手の名前を大きく書きます。肩書きが「代表取締役」などで収まらない場合は、名前の右に小さめの字で書きます。

裏面の書き方

  • 住所:郵便番号枠の右に揃えて、一文字分下げた位置から書き始めます。都道府県から書き始め、番地を含めた数字は漢数字で書き、ビル名や階数などを省略しないようにします。
  • 会社名・部署名:住所の左隣に一文字分下げた位置から書き始めます。会社名に英語が入っている場合は、そのまま縦に書きます。部署名が同じ行で収まらなければ、隣の行に一文字分下げた位置から書きます。
  • 名前:名前を大きめに書きます。
  • 封締め:「〆」もしくは「封」を書きます。
  • 封かん日:必要な場合は左上に漢数字で書きます。

縦書き封筒(和封筒)の裏面には、差出人である自分の住所・会社名・部署名・名前を書きます。正式には中央に書くのがマナーとされていますが、近年では郵便番号枠にあわせて左に書くのが一般的です。

横書き封筒(洋封筒)の書き方

表面の書き方

  • 切手:貼る位置は封筒の右上です。
  • 住所:端によりすぎないよう、二文字分スペースを空けて書き始めます。都道府県から書き始め、番地を含めた数字は英数字で書き、ビル名や階数などを省略しないようにします。
  • 会社名・部署名:住所から一文字分下げた位置から書き始めます。部署名が同じ行で収まらなければ、下の行に一文字分下げた位置から書きます。
  • (肩書き)相手の名前:肩書きに続いて相手の名前を大きく書きます。肩書きが「代表取締役」などで収まらない場合は、名前の上に小さめの字で書きます。

横書き封筒(洋封筒)の場合の宛名の書き方は横書きにします。しかし、上述したように、重要書類などを郵送するケースでは、縦書きにした方がいいでしょう。その場合、和封筒に準じた書き方になります。

裏面の書き方

  • 住所:郵便番号枠の左に揃えて書き始めます。都道府県から書き始め、番地を含めた数字は英数字で書き、ビル名や階数などを省略しないようにします。
  • 会社名・部署名:住所の下に、左に揃えて書き始めます。部署名が同じ行で収まらなければ、下の行に書きます。
  • 名前:名前を大きめに書きます。
  • 封締め:洋封筒の場合はなくてもかまいません。書く場合は「〆」もしくは「封」を書きます。
  • 封かん日:必要な場合は左上に英数字で書きます。

A4サイズ封筒の書き方

履歴書や職務経歴書、A4サイズの重要書類などは、できる限りおらずに郵送するのがエチケットです。その場合は大判のA4サイズ封筒を使用します。

大判の封筒を使用する場合でも、基本は縦書きとなるため、表面・裏面ともに縦書き封筒(和封筒)の書き方と同様です。

正しい敬称の使い方

ビジネス文書の郵送に限らず、相手の名前には敬称をつけなければなりません。間違った敬称の付け方をしてしまうと、相手に大変失礼にあたりますので注意が必要です。

会社宛・担当部署あての敬称

宛名が会社名だけの場合、会社名の下に「御中」を入れます。担当部署まで記載する場合は、担当部署名の下に「御中」を入れましょう。担当部署名が長く、一行で収まらない場合は会社名で改行し、部署名を書いても問題ありません。

会社名、担当部署名ともに宛名に書く場合、両方に「御中」を入れるのは間違いです。

担当者個人あての敬称

会社名、部署名に続き、担当者個人の名前を入れる場合は、個人名の下に「様」のみを入れます。会社名や部署名に「御中」を入れ、重複して個人名に「様」を入れるのは間違いです。

肩書き・役職者あての敬称

肩書き・役職者あての場合、宛名に担当者個人を入れるケースと同様「様」のみを入れます。肩書き・役職を宛名に入れる場合は「肩書き」>「名前」>「様」と書きましょう。

社長や先生という言葉はの場合は、「社長様」「先生様」のように肩書きに続けて「様」を入れるのは間違いです。また、様の代わりに「殿」を使う場合があるようですが「殿」は目下の者に使う言葉とされているため、極力使わない方が無難でしょう。

返信用封筒の敬称

ビジネス文書を郵送する際に、返信用の封筒を同封することもあるでしょう。この場合は、返信用封筒の表面のみ、自分の住所・会社名・部署名・名前を書き、名前の下に「宛」を入れておきます。

逆に、返信用封筒を使って相手先に郵送する場合は、名前の下になにも記載がなければ、適した「敬称」を入れます。名前の下に「宛」が入っていれば、二重線で消し、その横に適した「敬称」を入れます。

正しい外付けの使い方

重要なビジネス文書を郵送する際、封筒の左下に「親展」「在中」などが記載されていることがあります。これを外付けといいます。

親展には、その文書を受け取った本人に「自ら開封してください」という意味があります。このため、企業の議事録や、B2Cビジネスにおいて個人の顧客に送る個人情報が記された書類など、本人以外の目に触れて欲しくない文書には「親展」を使います。

請求書や見積書、履歴書などでは、それぞれ「請求書在中」「見積書在中」「履歴書在中」などとすることで、受け取った担当者が内容物を判断しやすくなるでしょう。

正しい便箋の入れ方

封筒の書き方にマナーがあるように、その中身となる文書の入れ方にもマナーがあります。

縦書きの和封筒に入れる場合、便箋は三つ折りにするのが基本です。便箋が大きくて三つ折りで入らない場合は四つ折りでもかまいません。いずれの場合も下から折って上から重ねるように折ります。

一方、横書きの洋封筒に入れる場合は四つ折りが基本です。和封筒の場合と異なり、縦・横で折るのが違いです。

封筒の書き方のまとめ

メールのやり取りが主流になった現在でも、重要な場面でのビジネス文書の存在はまだまだ欠かせないものです。郵送時のマナーはビジネスパーソンとして知っておく必要があるでしょう。

手紙などを書く機会の少ない現代だからこそ、封書の書き方をマスターし、相手に不快感を与えない最低限のマナーを心得ておきたいものですね。

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