アポの取り方・電話（テレアポ）のコツ！準備の仕方やポイント、会話例 - デキる営業マンへの第一歩

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アポ取りとは

アポ取りとは、面接や面会の約束であるアポイントを取ることです。アポイントを取ることで見込み顧客へ営業をかけられます。

優れたサービスを提供していても、顧客がサービスの存在を知らなければ、使用者は増えません。利用者を増やすためには、サービスを知ってもらうための営業活動が必要です。

しかし飛び込み営業では、対応してもらえる可能性は高くありません。そこで、電話やメールによるアポ取りが行われます。

なぜアポ取りが必要なのか

アポ取りは、見込み顧客を作るために行われます。

サービスを契約してもらうためには、サービスへの価値を感じてもらう必要があります。しかし、電話上や飛び込み営業では、まとまった時間を作ってもらえず、十分に魅力を伝えられません。

じっくりと話を聞いてもらうためには商談が不可欠です。つまりアポ取りは、見込み顧客を形成し、商談を通じて新規顧客になってもらうために必要なステップだと言えるでしょう。

一方でアポ取りは簡単でなく、多くのビジネスパーソンが四苦八苦しています。

なぜアポ取りが難しいのか

アポ取りが難しい理由は、担当者が営業を嫌うことにあります。

営業の電話がかかってきたとき、次のような考えが真っ先に思い浮かぶのではないでしょうか。

• 「話を聞いたら契約させられる」
• 「時間の無駄である」
• 「どうやって断ろうか」

多くの営業電話が「相手の立場を考えていない」ことで、電話に対してネガティブな印象をもつようになった方は少なくありません。

アポ取りを成功させるためには、相手に話す価値があると感じてもらわなければなりません。上記のようにネガティブな印象を抱いている顧客にも、「このサービスは良い。この方は信頼もできそうだ」と思ってもらわなければならず、高いスキルが求められます。

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アポ取りの方法

アポ取りには、電話アポとメールアポの2つの方法があります。それぞれメリットとデメリットが異なるため、手段を選べる場合は、状況にあう方法を選びましょう。

電話アポ

アポ取り電話（テレアポ）は、企業に電話でアポイントを取る方法です。

直接担当者と話ができるため、営業力があればスムーズに日程調整まで進めます。また、直接の会話を通じて相手と個人的な関係を築きやすく、信頼関係の構築にも有効です。

一方、電話が受けられない場合や拒否反応を示されるリスクもあります。さらに、忙しいなかで話をまとめられるだけの営業力が必要で、スキルがなければアポイントを獲得できません。

メールアポ

メールアポは、メールでアポイントを取る方法です。

顧客のコーポレートサイトに掲載されているメールアドレスや問い合わせ窓口から、営業メールを送信することで、アポイントにつなげます。

電話と異なり、営業メールを一斉送信できるため、メールの訴求力次第で効率的にアポイントを獲得できます。拒否反応が少なく、受け手が対応するタイミングを選べるのも大きな利点です。さらに、製品やサービスの詳細を文書で伝えられるため、受け手はじっくりと内容を確認できます。

一方、担当者の目を惹くメールが作れなければ、メールが開封されずアポイントを獲得できません。直接的な対話ができないため、反応を即座に得ることは難しく、一斉送信のメールでは個々の顧客に合わせたパーソナライズも難しいでしょう。

商材ごとに最適な方法を選ぶ

電話アポとメールアポには、それぞれ強みと弱みがあります。また商材によっても成功率は異なるため、PDCAを回しながら、最適な方法を選びましょう。

ここからはアポ取りの成功率が高くなるコツを紹介します。

アポ取り電話のポイント

ただ闇雲に数をこなすだけでは、アポ取りの成功率は高められません。電話でのアポ取りにおける成功率を高めるためにも、次に紹介するポイントを押さえておきましょう。

事前準備で意識すること

アポ取りの電話をかける前に準備しておきたいポイントについて紹介します。

自社製品の強みや需要を把握しておく

アポ取りを始める前に、自社製品やサービスの強みと市場での需要を正確に理解しておきましょう。自社製品やサービスの強みを把握する際は、競合他社との比較や市場のトレンドを考慮に入れることが重要です。

たとえば、自社のソフトウェアがとくにユーザーフレンドリーである場合、そういった点を強調し、どのように顧客の作業効率を高めるのか具体的なシナリオを提示しましょう。また、市場での需要については、最新の業界レポートや顧客のフィードバックを分析して、現在市場がどのような製品や機能を求めているのかを理解することも重要です。

顧客情報の確認とロールプレイング

相手の企業、担当者確認とロールプレイングは、アポ取り前には必須です。あらかじめ売りたい商品やサービスを必要としていそうな会社をリストアップしても、相手のことを何も知らない状態は、アポの成功確率は低くなります。

アポ取り電話を行う前に、最低限の顧客情報を確認し、次のポイントを押さえたロールプレイングを行いましょう。

• 相手の時間をいただいていることが前提である言葉遣い
• 社名や名前を明確に名乗る
• 要件をまとめておきメリットとともに伝える
• 相手の反応に対する対応を考えておく
• 面会のチャンスが得られた場合に備え複数の候補日を用意する
• 感謝の言葉を忘れない

実践で慌てないためにも、ロールプレイングは慣れるまで繰り返ししましょう。

顧客の利益に貢献できる提案の準備

また、アポ取りの成功率を高めるためには、顧客の利益に貢献できる提案をできるように準備をしっかりすることも大切です。

とくに電話アポの場合、相手が営業電話にネガティブな感情を抱く原因には、電話をする側の一方的な姿勢があります。顧客の立場に立ち、相手を最優先した提案ができれば、進んで話を聞いてくれるでしょう。

顧客に「欲しいと感じていたサービスかも知れない」と思ってもらえるよう、提案内容を準備しておきましょう。

候補日を複数用意し具体的に伝える

また、面会の候補日を複数用意することも大切です。相手が面会の日の候補を挙げてくれても、アポを取る側のスケジュールが埋まってしまっている場合、貴重なアポのチャンスを逃してしまいます。

面会の了承が取れたら、すぐに日程を決められるよう、できるだけ余裕をもって複数の候補日を提示しましょう。

また、当日や1日前などの直前のスケジュールは、「こちらの都合を考えていない」と思われる可能性があります。相手の状況に応じた日程調整ができるよう候補日は直近の日程からすこし先の日程まで用意しておきましょう。

トークスクリプトを用意しておく

効果的なトークスクリプトを用意することで、電話中の流れをスムーズにし、要点を明確に伝えられます。トークスクリプトは、相手にどのような質問をすべきか、どのように反応すべきかを事前に検討するのに役立つものです。

トークスクリプトを作成する際は、相手の興味を惹く導入部から始め、自社製品のメリットや特徴、顧客への価値提案までを網羅することが大切です。スクリプトは柔軟性をもちつつも、目的を達成するための要点を絞り込む必要があります。また、相手の反応や質問に応じて方向を変えられるように、複数の応答パターンを準備することも有効です。

たとえば健康食品を販売している企業の場合、トークスクリプトには製品の健康への利点、有機素材の使用、特定の健康問題への対応などを含められるでしょう。また、顧客が「すでに類似の製品を使用している」と答えた場合に備えて、自社製品の独自性や他社製品との違いを強調する内容も準備しておくと、顧客に興味をもってもらいやすくなります。

電話前に意識すること

トークスクリプトの作成やロールプレイングが済み、実際に電話をかける前に意識しておくべきポイントを紹介します。

相手の迷惑にならない時間帯を選ぶ

営業電話をかけるタイミングが悪いと、相手に電話に出てもらえない可能性があります。

一般的に会社が始業してすぐはアポが取りにくいといわれています。朝礼やメールのチェックなどで追われて忙しいときに電話が来ても対応しきれないためです。10:00〜11:00くらいを目安に電話をするといいでしょう。

とくに営業電話を取り合ってもらえやすい時間帯は夕方です。会社によって変わりますが、終業時間に向かって仕事が少なくなることも予想できます。また日中営業に出ていた人が帰ってくる頃でもあります。

そのため、夕方から忙しくなる会社もあることを考慮して、16:00〜17:00くらいに電話をかけるのがベストでしょう。

過去のコンタクトをチェックしておく

以前に相手との間で行ったやり取りを確認することは、アポ取りの成功に欠かせません。過去のコンタクト履歴を確認して、以前の会話内容や合意事項、相手の反応などを把握しておきましょう。これにより、相手に対して個別化されたアプローチを行え、信頼関係を築きやすくなります。

たとえば、以前の電話で相手が特定の製品に興味を示した場合は、製品の最新情報を提供するアプローチから入れます。また、過去の会話で顧客が抱えていた課題やニーズを引き続き考慮し、それに対する解決策を提案することで、有意義な会話を展開できるでしょう。

可能であれば相手の趣味や性格をリサーチしておく

相手の趣味や性格、興味を事前にリサーチすることも、アポ取りの成功につながります。これにより、電話中の会話に個人的な要素を取り入れられ、相手に親近感をもってもらいやすくなります。

たとえば、ゴルフが趣味の相手である場合、軽いゴルフの話題で会話を始めることで、打ち解けやすい雰囲気を作れるでしょう。また、相手が特定の業界の専門知識をもっている場合は、そうした知識に関連する話題を振ることで、興味を引きやすくなります。

さらに、相手の年齢や業界に応じて、話し方にも注意が必要です。若い世代の相手や、クリエイティブな業界の人には、比較的フランクな話し方を好まれることがあります。一方で、年配の相手や、伝統的な業界の人には、より堅苦しい、敬意を込めた話し方が適している場合もあります。

このように、相手の性格や趣味に加えて、年齢や業界の特性を考慮し、相手に合わせたアプローチを取ることで、電話アポイントメントの成功率を高めることにつながるでしょう。

電話中に意識すること

電話中には次のことに気をつけて対応しましょう。

第一印象が良くなるような話し方をする

電話での第一印象は、聞き手に大きな影響を与えます。明るい声のトーン、ハッキリとした発音、積極的な話し方で始めることで、ポジティブな印象を与えられるでしょう。

一方、話し方が曖昧だったり、消極的だったりすると、相手に興味をもってもらえない可能性があります。また、初対面の相手にはとくに、礼儀正しく丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

電話した理由をハッキリ伝える

電話の目的を簡潔かつ明確に伝えることで、相手の理解を促し、関心を引きます。電話相手に親近感をもってもらうことは大切ですが、長々とした前置きは避け、なぜ電話をしているのかをハッキリと伝えるようにしましょう。

これにより、相手に自社のサービスや製品に関心をもってもらいやすくなります。

話が長くならないように気をつける

電話での会話は、短くポイントを絞ったものが効果的です。長々と話すと相手の注意が散漫になり、本来の目的を見失いがちです。重要な情報を簡潔に伝え、相手の反応や質問に応じて適宜情報を提供しましょう。

相手を尊重しつつ主導権を握る

相手の立場を意識しすぎて、消極的にならないように注意しましょう。アポ取りでは、相手の立場に立ちつつも自身が主導権を握って話を進めていくことが大切です。

多くの場合、顧客は具体的に説明されなければ、サービスを使うベネフィットに気づきません。そのためアポイントを取るためには、「サービスを利用することで得られる可能性」を理解してもらわなければなりません。

相手のペースで話が進むと、デメリットばかりに焦点が当たることもあります。そのため、相手の話に耳を傾けつつも、主導権は渡さないよう注意しましょう。

詳細を伝えずに興味を引く

よくあるミスが、テレアポの電話で商品やサービスの説明を完結させようとすることです。

テレアポで詳細を伝えようとすると、「いきなり電話がかかってきたと思いきや、いろいろと聞いてくる」、「説明を一方的にしてくる」と相手に感じさせてしまう可能性があります。これでは、相手としてはただ時間を奪われただけになってしまいます。

そのため電話アポやメールアポでは、「メリットや解決できる課題、商品の概要」などのサービスの核のみ伝え、詳細は伝えないようにしましょう。

料金や機能の詳細のように、電話で伝えにくいことは、顧客を訪問したときに営業担当者から伝えれば大丈夫です。むしろすべてを話さないことで、興味をもってもらいやすいでしょう。

顧客第一を忘れない

電話でのアポ取りは音声のみのコミュニケーションになるため、情報が限定されがちです。できるだけ多くの情報を伝えようとして、訪問をしたい趣旨やサービスの説明を必要以上に話してしまうケースが多く見られます。

重要なことは、相手のメリットになることを強調しつつ、アポイント獲得に集中することです。自社最優先にならずに、顧客目線に立った会話を忘れないようにしましょう、

会話を弾ませる

営業電話を受けた側は、見知らぬ相手からの連絡に警戒心をもっています。この警戒心を解いて和やかな雰囲気の電話にすることにより、アポイント獲得の確率を上げられるでしょう。

アポイント第一に考え会話をするのではなく、相手と会話を弾ませることの意識が大切です。相手との会話が弾めば、顧客の課題が自然に見えてきて、アポイント獲得につながるはずです。

テレアポの目的を意識する

テレアポの目的は何なのかを考えるようにしましょう。

目的、つまりゴールが明確でなければ、テレアポで無駄な話が増え、通話時間が長くなります。これでは相手にとって迷惑です。さらに、通話時間が長いと他の電話をかける時間がなくなります。

ゴールをしっかり設定していると、話さねばならないことや、相手に聞かねばならないことを決められます。無駄な話が減り、わかりやすい会話になることで、相手の反応もよくなるでしょう。

スケジュール調整の主導権を握る

商談やミーティングの日程を決める際には、相手の都合を尊重しつつも、自社の利益を優先するバランスが重要です。候補日を複数提示し、相手に選択肢を提供することで、スムーズな日程調整が可能になります。

また、日程の調整は積極的に行い、相手に適切なタイミングで提案することで、会話の主導権を握れるでしょう。

日程調整後に意識すること

日程の調整ができたあとは、次のことを意識するとよりスムーズに進められるでしょう。

お礼を忘れずに伝える

アポイントを取るために相手の時間をいただいたわけなので、感謝の気持ちをしっかりと伝えることが、今後の良好な関係構築につながります。

また、商談の日時が近づいたら、再度お礼を伝えるとともに、楽しみにしていることを伝えると、ポジティブな印象を与えられるでしょう。

日程調整や状況確認といったクロージングを徹底する

アポイントが取れた後は、クロージング作業が非常に重要です。商談の日程が確定したら、すぐに日時をメールで確認しましょう。これにより、両者の間での誤解を防ぎ、商談を確実にできるでしょう。

また、商談前にもう一度連絡を取り、日程の確認や最終的な準備状況を確認することで、商談がスムーズに進行します。

商談に必要な情報をあらためて確認する

アポイントが取れたら、商談に向けて必要な情報を再確認することが大切です。相手企業の最新情報、担当者の役職や役割、過去の商談の履歴など、詳細な情報を集め、面会での話題や提案内容を事前に準備しましょう。

これによって、より具体的で有益な提案が可能になり、商談の成功率が高まります。

アポ取りメールのポイント

電話によるアポ取りと同じく、メールによるアポ取りにも意識すべきポイントやコツがいくつか存在します。アポ取りメールを送る際に意識すべきポイントやコツは、次のとおりです。

わかりやすく開封率が上がるような件名をつける

件名は、メールが開封されるかどうかの鍵を握ります。単なる「アポイン
トのお願い」よりも、「○○社様に特別な提案がございます」や「貴社の課題解決に向けた新しいアイデア」のように、具体的で興味を引く表現にしましょう。件名に相手の名前や会社名を入れると、パーソナライズされた印象を与え、開封率が高まるでしょう。

用件をメールの冒頭に書く

メールの最初の数行は、相手が読むかどうかを決定づける重要な部分です。メールの目的や提案の要点を最初に置くことで、読者はメールの全体像をすぐに把握できます。たとえば、「貴社の業務効率向上に貢献できるソリューションをご提案させていただきたく、お時間をいただければ幸いです」といった明確なメッセージを最初に配置しましょう。

アポイントにつながる導線をわかりやすくする

メールの終わりには、具体的なアクションが促せるような文言を入れることが重要です。「具体的な提案をお話しできればと思います。ご都合の良い日時をお知らせください」のように、次のステップへと導く文言を明確にしましょう。

メール送信のタイミングを意識する

一般的に、火曜日や水曜日の午前中がメールの開封率が高くなるといわれています。これは週の真んなかで、週初めの忙しさも落ち着き、メールをチェックする時間が取りやすいためです。また、金曜日の夕方や週末は避けるのが良いでしょう。

文章構成はシンプルにする

メールでのアポ取りをする場合、シンプルでわかりやすい文章構成を心がけましょう。長文や複雑な文章は、相手に負担を与える可能性があります。用件、提案のメリット、次のステップへの呼びかけなど、メールの主要な要素を短いパラグラフに分けて、シンプルに伝えることが大切です。

顧客にとってのメリットを明確にする

メールのなかで、相手にどのようなメリットがあるのかを明確に伝えることが重要です。たとえば、「弊社サービスを活用することで、貴社がお悩みの業務効率を向上できます」といったニュアンスのように、具体的なメリットを強調しましょう。

複数の日程を用意する

面談の日程調整をスムーズにするために、複数の候補日を提案しましょう。これにより、相手が日程を選びやすくなります。たとえば、「来週の火曜日または木曜日の午後にお時間はいかがでしょうか」といった形で提案します。日程調整ツールを活用することも、スムーズな商談のための手段としておすすめです。

返信の期限を設定する

メールに返信期限を設定することで、相手が返信するための行動を促せます。「来週の月曜日までにご返信いただけますと幸いです」といった形で期限を伝えましょう。

宛名や挨拶は省略しない

メールの最初には、正確な宛名と礼儀正しい挨拶を入れることで、相手に対する敬意を示しましょう。これは相手に好印象を与え、メールの内容を真剣に受け止めてもらうために重要です。

送信先ごとにメールの内容をパーソナライズさせる

送信先によってメールの内容をカスタマイズすることで、より個別化されたアプローチが可能になります。相手の業界や役職、以前のやり取りなどにもとづいて、メールをパーソナライズしましょう。これにより、相手が関心をもちやすくなります。

例文でわかるアポ取り電話のポイント

実際にどのようにアポ取り電話をすればよいのでしょうか。基本型と質問型の2種類を解説していきます。

基本型

アポ取り電話の際によく使われる「基本型」は次のように進めます。

日本語にはネガティブな表現が多いので、「お忙しいところ」といった言葉は使わないほうが良いでしょう。

信用を与えるためにフルネームで、相手に聞き取りやすくハッキリと伝えます。

〜の担当者はいらっしゃますか？と聞くより、担当者の個人名を出したほうが対応してくれる確率は高いといわれています。

• 相手側が弱い断りの姿勢であれば「Q：御社が発展するうえで必ず役立つものです。」
• アポが取れるようであれば「Q：それでは○日の○時、X日のX時、△日の△時でご都合はいかがでしょうか？お時間は1時間程度です。」

必ず複数の候補を挙げ、時間がどれくらいか明確にし、相手に選択させることが重要です。

最後には必ず感謝の言葉を添えましょう。

質問型

会話のなかで顧客の課題を見つけていく「質問型」は次のように進めます。

• Q：当社では人材育成のための教育を提供しております。御社では人材育成に関してなにか取り組んでいらっしゃることはございますか？
• A：ある程度行っています。
• Q：そうですよね。失礼ですがどのような分野に取り組んでいらっしゃいますか？たとえば○○研修は行っていますか？
• A：やっています。
• Q：なるほど、では○○研修でもう少しこうなって欲しいなといったご要望はございませんか？
• A：もうすこし持続性が強化されればいいですね
• Q：なるほど、そのための相談や検討などは何かされていますか？
• A：いまのところは考えているだけです。
• Q：なんとかしたいところですよね？
• A：そうですね。
• Q：実は、弊社の人材育成教育はその部分にすごく力を入れているんです。
• A：そうなんですか？
• Q：もしよろしければ、一度お会いさせていただけませんか？こちらからお伺いさせていただきます。
• A：話を聞くだけならいいですよ。
• Q：ありがとうございます。では日時ですが…

顧客の課題はそれぞれ違うため、臨機応変に対応する力が求められると言えるでしょう。

アポ取りに失敗する理由

アポ取りは失敗することも多いですが、失敗する原因は多岐にわたります。次に、アポ取りに失敗してしまう主な理由と対策を紹介します。

話のまとまりがない

電話やメールでのコミュニケーションが散漫で、要点が伝わらない場合、相手は関心をもちません。話のまとまりがないと、相手は何を求められているのか理解できず、アポイントに至ることは少なくなります。話をする前に要点をまとめ、具体的で明確なメッセージを伝えるよう心がけましょう。

たとえば、製品の機能を羅列するだけで、製品が顧客にどのような利益をもたらすのかが明確でない場合、話にまとまりがなくなります。重要なのは、製品の特徴だけでなく、それが顧客のどのような課題を解決するのかを具体的に示すことです。この場合、「当社のCRMツールは顧客管理を効率化し、貴社の営業活動の時間削減に貢献します」といったように伝えることで、話に焦点を当てられます。

日程調整を相手に委ねている

アポ取りでは、日程調整を積極的に進めることが重要です。相手に日程の調整を委ねてしまうと、返事がなかったり、調整が難航したりすることもあるでしょう。複数の候補日を提示し、相手が選びやすいようにすることで、スムーズな日程調整が可能になるでしょう。

たとえば、「いつご都合が良いですか？」と尋ねる代わりに、「来週の火曜日か水曜日の午前中はいかがでしょうか？」と具体的な候補を提案することで、日程調整がスムーズになります。これにより、相手に決定を委ねることなく、効率的に日程を確定させられるでしょう。

事前準備が十分にできていない

事前準備が不十分だと、相手に対する理解が浅く、適切な提案ができません。相手企業の背景やニーズをリサーチし、どのような提案が最適かを事前に検討することが重要です。

たとえば、相手企業が最近新しい製品を発表した場合、製品に関連する自社サービスを提案することで、興味関心を引けます。また、業界内での課題やトレンドについて調査し、それらに対するソリューションを提案することで、相手の関心をより引き付けられるでしょう。

売り込みの意識が強く出てしまっている

アポ取りで強く売り込みを感じさせると、相手は抵抗を感じることがあります。自社の製品やサービスの良さを伝えることは重要ですが、相手のニーズや関心に合わせたアプローチを心がけましょう。

自社製品の機能や価格を主に話すのではなく、相手企業の現在直面している問題やニーズに対するソリューションを提案することで、売り込みではなく解決策の提供者として位置づけられます。これにより、相手にとって価値ある提案となり、信頼関係を築きやすくなるでしょう。

次のアクションを決めずに会話を終えている

アポイントの目的を達成するためには、次のアクションを明確にすることが重要です。面談の日程を決める、追加情報を送るなど、会話の最後に具体的なネクストアクションを決めましょう。

電話の最後に「次はいつご都合がよろしいですか？」「次のステップとして、弊社から資料を送らせていただいてもよろしいでしょうか？」などと具体的な次のアクションを提案することが大切です。これにより、相手との関係を継続し、アポイントへとつながりやすくなります。

成約につながるアポ取りをするコツ

成約につながるアポ取りを行うためには、戦略的なアプローチと効率的なプロセスが必要です。次のポイントに意識して取り組みましょう。

ターゲットを明確に定める

成約につながるアポ取りの第一歩は、ターゲットを明確に定めることです。自社の製品やサービスが解決できる課題、または提供できる価値を最大限に感じられるような顧客層を特定しましょう。このターゲット選定は、アポ取りの効率と成果に直結するため、市場分析や過去のデータをもとに慎重に行うことが重要です。

ターゲットのリスト化と優先順位を決める

ターゲットを定めたら、リスト化し、優先順位を決めましょう。これにより、どの顧客にどれだけの時間とリソースを割くべきかが明確になります。とくに潜在的な高収益顧客や、短期間で成約が見込める見込み客に優先的にアプローチすることで、営業効率が高まるでしょう。

目標から逆算した架電数を決める

アポ取りの成功率や成約率をもとに、目標達成に必要な架電数を逆算しましょう。これにより、日々のアポ取り活動のペースや進捗を測ることでき、目標達成に向けた具体的な行動計画を立てられます。

インサイドセールスを活用する

インサイドセールス、つまり社内営業チームの活用も成約につながるアポ取りには有効です。インサイドセールスは顧客とのコミュニケーションを深め、ニーズをより詳細に把握することで、アウトサイドセールス（訪問営業）よりも効率的なアプローチが可能です。デジタルツールを駆使して効果的なフォローアップやアポイント調整を行うことで、成約率の向上に貢献します。

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