アポメールの作成・件名・本文のポイント | 状況ごとの例文も紹介効率的なメールアポイントの獲得なら

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営業活動を行っていくうえで、新規を含む取引先とアポイントを取ることは非常に重要であり、そのためのツールとしてアポメールは有効です。ではビジネスチャンスを掴むアポメール作成にはどのようなポイントがあるのか、例文とともに紹介します。
営業代行
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営業活動を行っていくうえで、商談のためにアポイントを取ることは必須の条件です。
その際に、行き違いをなくしたりミスを防ぐという意味でも、メールを使ったコンタクトは有効です。

それでは、アポイント獲得の確率を上げてチャンスを掴むビジネスメールとはどのようなものなのか、ポイントを解説するとともに、例文を紹介していきます。

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アポイントを取るのにメールは有効?

メールと電話、アポイント獲得が成功するのは

アポイントを取るためにはメールを使用する、電話を使用するなどが考えられますが、実際どちらの成功率が高いのでしょうか。

電話の場合、相手の都合を考えていない、失礼な印象を与えてしまう可能性がありますが、メールの場合は、相手が自身の都合で見ることができ、手元に情報として残るという利点があります。

どちらもアポイント獲得のためには工夫が必要ですが、一般的にはメールの方が成功率が高くなるようです。

メールと電話を併用する

アポイントのためにメールを出した後、電話で確認を行うという方法も、場合によっては有効です。

たとえば、メールに後日電話する旨、書き加えておいた場合などですが、相手が返事を忘れていたりメールを見ていなかった場合の押さえとして、電話を併用することができますし、この場合は電話をすることが記載されているため、失礼にはあたりません。

メールと電話は、ケースバイケースで併用していくのが有効です。

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アポメール作成のポイント

アポイント獲得成功のためには、メールに限らず、相手の立場を考慮したうえで要件を明確に伝える必要がありますが、アポメール作成時ならではのポイントもあります。

内容がわかる件名にする

一目見て内容がわかるよう、明快な件名にする必要があります。
アポ取りをしたい相手は毎日大量のメールを受取っているはずですが、件名が不明瞭なメールは不親切ですし、後回しにされて埋もれてしまうかもしれません。

正しい敬語を使う

直接面会する商談を依頼するアポメールでは、よりいっそう言葉遣いに気をつけ正しい敬語を使う必要があります。

たとえば、役職名はそれだけで敬称になるため、役職名の後に「様」を付けるのは正しくありません。

本文は的確で簡潔、かつわかりやすく

どのような人に、何のために訪問したいか、5W1H(Who、When、What、Why、Where、How)を意識して、的確で簡潔、かつわかりやすい本文となるよう心がけましょう。

また、本文の最初に結論となる要点、その後に詳細と続くと相手に伝わりやすくなります。

顧客のメリットを盛り込む

面会させていただくということは、相手の貴重な時間を自分のために割いてもらう、ということなります。

したがってアポイントを獲得するために、その時間が相手にとって有意義なものになるという、顧客のメリットとなる提案を盛り込んでおく必要があります。

複数の日程を提示する

アポメールによって相手が面会に興味を示した場合、相手方の負担軽減のためにも複数のアポイント日程を提示しておく必要があります。

一見、スケジュールを相手にゆだねる方が丁寧に思えますが、この場合、何度もスケジュール調整のやり取りをしなければならなくなるため、逆に相手方の負担となってしまいます。

返信の期限を切る

アポメールに対しての返信がいつまでに欲しいか、明確な期限を記載することをおすすめします。

期限指定に関してはぶしつけに感じて記載しない場合が多いかもしれませんが、相手にとってもスケジュール調整がしやすいため、早い判断をしてもらえるという利点があります。

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【ご利用の事例】
◎人材・採用商材をご提供している企業様の事例
新規顧客へのアプローチ(メールアポイント)

  • 企業規模:数十名のベンチャー企業
  • 課題:人手が少なく新規顧客へのアプローチが上手くできず、アポイント獲得に課題
  • 支援内容:ターゲットリストの抽出〜メール文面の複数作成(ABテスト)・メールの送付
  • 実績:アポイント獲得率が3〜4倍

◎クラウドサービスをご提供している会社様の事例
休眠リードのスコアリング(掘り起こし)

  • 従業員数:1,000人以上
  • 課題:リードは獲得出来たが、マンパワーが足りずアポイントに繋げられていない
  • 支援内容:休眠リードへのコール → スコアリング(ランク付け)→ アポイント設定
  • 実績:休眠リードの低単価でのアポイント獲得、商談化を実現

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アポメールの例文

取引実績のない新規顧客

件名:弊社サービス○○ご紹介について面談のお願い<株式会社○○・○○>

株式会社XX
営業部XX様

初めてご連絡させていただきます、
株式会社○○・営業部の○○と申します。

ご多用中はなはだご迷惑とは存じますが、
当社のサービス○○につきまして、
ぜひともXX様とお会いしてご意見を参考にさせていただきたく、ご連絡を差し上げた次第です。

当社の○○は貴社のXXに利用していただくのに最適なサービスとなり、
貴社のXXを最大○%削減する効果が期待できます。

つきましては、貴社をご訪問のうえ、
内容を詳しく説明申し上げたく存じます。
下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか?

<訪問候補日時>

・○月○日(○) XX:XX 〜 XX:XX
・○月○日(○) XX:XX 〜 XX:XX
・○月○日(○) XX:XX 〜 XX:XX

上記以外でも、XX様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。

ご多忙な時期に申し訳ありませんが、
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

========署名

取引実績のある既存顧客

件名:新サービス○○のご案内

株式会社XX
営業部XX様

お世話になっております。株式会社○○・営業部の○○です。

このたび、当社のサービス○○につきまして、
ぜひともXX様とお会いしてご意見を参考にさせていただきたく、ご連絡をいたしました。

当社の○○はXX様に利用していただくのに最適なサービスとなり、
貴社のXXを最大○%削減する効果が期待できます。

もしよろしければ、直接内容をご説明できればと考えております。
下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか?

<訪問候補日時>

・○月○日(○) XX:XX 〜 XX:XX
・○月○日(○) XX:XX 〜 XX:XX
・○月○日(○) XX:XX 〜 XX:XX

上記以外でも、XX様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。

ご多忙な時期に申し訳ありませんが、
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

========署名

訪問完了までフォローする

ポイントを押さえたアポメールを先方へ送信し、うまくアポイント獲得できたとしても、そこで終わりにしてはいけません。
訪問させていただき、面会が完了した後まで、しっかりとしたフォローを行うことが必要です。

アポイント獲得のお礼

相手からアポイントの了承と日時の指定をいただいたら、返信に対するお礼と、その日時に間違いなく訪問させていただく旨を返信する必要があります。

また、訪問の前日には確認のメールを送信、もしくは電話でのスケジュール確認を行った方がよいでしょう。

相手がアポイントを思い出すきっかけにもなりますし、急なスケジュールの変更などにも対処しやすくなります。

訪問後のお礼

訪問させていただいた後は、帰社後すぐにお礼のメールを送信することをおすすめします。

できれば、当日の商談内容をまとめた議事録などを添付できればよいですが、準備が翌日以降になってしまう場合、お礼メールを先に送り、後日あらためて詳細をお知らせする旨を記載しておくのがよいでしょう。

その際には、次回以降の商談をスムーズにするためにも、打ち合わせ予定などを含めておくことが重要です。


件名:本日はご対応いただきありがとうございました。

株式会社XX
営業部XX様

お世話になっております。XX株式会社の○○です。
本日は大変お忙しい中、お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

当社の○○サービスについて、XX様にご好評いただけたことに
厚くお礼申し上げます。引き続き、貴社のお役に立てるよう
ご提案させていただければと存じます。

念のため本日のお打ち合わせ内容と議事録をお送りいたします。
ご確認のほどお願いいたします。

<本日のお打合せ内容>

  • ~~
  • ~~

ご不明な点がございましたら、何なりと私、
○○までお申し付けください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

========署名

アポメールは相手の立場を考慮したマナーを

営業活動におけるアポイントの獲得に、メールが有効なことがご理解いただけたかと思います。

しかし、親しい間柄でのメールのやり取りでもわかるように、メールの内容に気を配らないと行き違いや誤解などが生じてしまう可能性も否定できません。

アポメールを送る際は、相手の立場を考慮し、敬語を含めたマナーを守ったうえで、簡潔で的確な文面を作成することが重要となります。

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